Qu’est-ce que le formulaire 940 de l’IRS ?

Du jour où vous embauchez votre premier employé W-2 et gérez la paie pour votre entreprise, beaucoup de nouvelles responsabilités et de complexités surgissent. Des formulaires de paie aux impôts sur l’emploi, il y a beaucoup de choses à comprendre – et si vous avez regardé le site Web de l’Internal Revenue Service (IRS) pour obtenir des éclaircissements, vous avez probablement laissé encore un sentiment de confusion et d’incertitude.

C’est pourquoi nous sommes ici pour démystifier tout ce qui va dans la gestion de la paie et les taxes et formulaires qui l’accompagnent.

Ici, nous expliquons le formulaire 940 de l’IRS, la déclaration annuelle de l’employeur sur l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA), y compris :

• Ce qu’est le formulaire 940
• Pourquoi l’IRS exige que les employeurs le déposent
• Comment déterminer si vous devez déposer le formulaire 940
• Quand et comment remplir et déposer le formulaire 940

Qu’est-ce que le formulaire 940 ?

Si vous êtes pressé, voici l’essentiel :

• Ce qui est déclaré sur le formulaire 940 : L’impôt fédéral sur le chômage (FUTA)
• Quand il est rempli : Annuellement
• Qui doit le remplir : La plupart des employeurs aux États-Unis.

En termes simples, le formulaire 940 est un document que l’IRS collecte annuellement auprès des employeurs. Le formulaire est conçu pour aider les petites entreprises et l’IRS à être sur la même longueur d’onde concernant l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) dû.

Sur le formulaire, les employeurs déclarent les salaires qu’ils ont versés aux employés à temps plein et à temps partiel (W-2) tout au long de l’année jusqu’à 7 000 $ par employé. Ensuite, l’impôt FUTA correspondant est calculé pour déterminer le montant que l’entreprise doit à l’IRS.

En quoi le formulaire 940 est-il différent du formulaire 941 ?

Si vous vous dites : « Mince, ça ressemble beaucoup au formulaire 941 », vous avez raison. Les deux formulaires de l’IRS sont similaires. Cependant, le formulaire 940 est déposé annuellement et il ne rapporte que les taxes FUTA d’un employeur. Le formulaire 941, quant à lui, rapporte les retenues d’impôt fédéral sur le revenu et les taxes de l’assurance fédérale (FICA) – et il est déposé chaque trimestre.

La différence clé ici est que le formulaire 941 est la façon dont vous déclarez les retenues d’impôt et les taxes partagées (celles qui sont divisées 50/50 entre l’employé et l’employeur). Le formulaire 940 déclare l’impôt FUTA, qui est payé entièrement par l’employeur.

Comment le formulaire 940 diffère-t-il du formulaire 944 ?

De même, le formulaire 944 est une alternative au formulaire 941. Il est utilisé à la place du formulaire 941, par les petits employeurs dont la dette annuelle d’impôt FICA et de retenue est inférieure à 1 000 $. Comme le formulaire 940, il n’est rempli qu’une fois par an, mais il déclare les impôts FICA et les retenues à la source – et non la FUTA.

Pourquoi l’IRS exige que les employeurs remplissent le formulaire 940

Les employeurs aux États-Unis sont tenus de verser des prestations fédérales de chômage pour leurs employés. Ce fonds permet aux employés de percevoir une indemnité de chômage s’ils sont licenciés ou renvoyés pour des raisons non liées à leur performance.

Pour calculer le montant de l’impôt FUTA qu’un employeur doit, l’IRS utilise le formulaire 940 et demande à la majorité des employeurs de le remplir chaque année. Le formulaire aide à la fois l’IRS et les employeurs individuels à comprendre et à garder la trace de l’impôt FUTA dû et payé tout au long de l’année.

Attendez – c’est quoi l’impôt FUTA de toute façon ?

Revenons en arrière pendant une minute. Vous vous demandez peut-être ce que signifie réellement cette « FUTA tax ». Lorsqu’il s’agit de charges sociales et d’impôts sur l’emploi, il existe trois principaux types d’impôts :

• Les retenues à la source : Ce sont des impôts que vos employés paient sur leur revenu – mais vous êtes responsable de les retenir sur les chèques de paie des employés et de les déposer à l’autorité fiscale appropriée.
• Impôts de l’employeur : Comme le nom l’indique, vous, l’employeur, êtes responsable du paiement de l’intégralité de ces impôts.
• Impôts partagés : Ces impôts sont répartis entre vous et vos employés. Là encore, il vous incombe de retenir la part de l’employé et de déposer le montant total (votre part et la leur) auprès de l’autorité fiscale appropriée.

L’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) entre dans cette catégorie intermédiaire – les impôts de l’employeur – ce qui signifie que vous payez le montant total de l’impôt. L’impôt FUTA est calculé sur la base d’un pourcentage (fixé par le gouvernement fédéral) des salaires que vous versez à chaque employé. Au cours des dernières années, le taux d’imposition FUTA standard a été de 6 %.

Cependant, vous ne payez l’impôt FUTA que sur les premiers 7 000 $ versés à chaque employé. Une fois que leur salaire dépasse ce seuil, vous n’aurez pas à payer de FUTA supplémentaire. En d’autres termes, l’impôt FUTA maximum dont vous pouvez être redevable est de 420 $ (6 % de 7 000 $) par employé.

Dois-je soumettre le formulaire 940 ?

Maintenant que vous comprenez mieux ce qu’est le formulaire 940 et pourquoi il est utilisé, vous vous demandez peut-être si vous devez le soumettre. Il est important de noter que tous les employeurs américains ne sont pas tenus de remplir le formulaire 940… mais la plupart le sont.

Si vous avez :

• Payé 1 500 $ ou plus en salaires à tout employé W-2 (pas un entrepreneur) OU
• Avait un ou plusieurs employés W-2 (à temps plein ou à temps partiel) pendant au moins 20 semaines sur la dernière année

Alors vous êtes tenu de payer l’impôt FUTA et de remplir le formulaire 940.

La Chambre de commerce américaine souligne les quelques exceptions à cette règle, en notant que « les organismes à but non lucratif, les organisations religieuses et les autres entreprises accréditées 501(c)(3) sont exemptées du paiement de cette taxe. » L’autre exemption concerne les entreprises qui travaillent exclusivement avec des entrepreneurs indépendants et non des employés W-2.

Si vous ne vous sentez pas sûr de devoir payer la taxe FUTA ou de remplir le formulaire 940, il est préférable de parler avec un professionnel de la fiscalité de votre petite entreprise et de ses exigences.

Comment remplir le formulaire 940

En supposant que vous ne faites pas partie des quelques entreprises exemptées de remplir le formulaire 940, parlons de la façon de le faire. Pour commencer, vous devrez avoir quelques informations clés à portée de main :

• Le taux d’imposition FUTA actuel : Pour 2019 (et les dernières années), le taux d’imposition de la FUTA est de 6 %.
• Le seuil maximal de la FUTA : Vous ne paierez cette taxe FUTA de 6 % que sur les premiers 7 000 $ payés à chaque employé.
• Le nombre d’employés que vous aviez au cours de l’année
• Le salaire total payé à chaque employé
• Le montant que vous avez payé en impôt sur le chômage de l’État (SUTA) pour l’année

Calcul du montant de l’impôt FUTA que vous devez

En résumé, c’est ce à quoi sert le formulaire 940 – calculer le montant correct de l’impôt FUTA que vous devez payer à l’IRS.

À sa base, la formule ressemble à ceci :

x x

Disons donc que votre petite entreprise a employé 20 personnes au cours de l’année et qu’elles ont chacune gagné 30 000 $. Votre assujettissement à la FUTA s’établirait comme suit :

6 % x 20 employés x 7 000 $ = 8 400 $ dus

Pendant toute l’année précédente, vous avez dû payer 8 400 $ en FUTA. À partir de là, il vous suffit de soustraire les paiements FUTA que vous avez déjà effectués au cours de l’année (la plupart des petites entreprises sont tenues de faire des dépôts trimestriels) pour trouver ce que vous devez encore.

Crédit pour l’impôt SUTA payé

En plus de l’impôt FUTA, la plupart des employeurs sont également responsables du paiement de l’impôt sur le chômage de l’État (SUTA). Avant de vous laisser submerger, sachez ceci : Vous pouvez généralement réclamer tout impôt SUTA payé comme un crédit sur votre facture d’impôt FUTA.

Par exemple, le taux d’imposition FUTA est de 6%. Si vous payez 4 % de l’impôt SUTA à votre État, vous ne devrez payer que les 2 % restants au gouvernement fédéral. La plupart des employeurs sont admissibles à un crédit pour un maximum de 5,4 % de l’impôt SUTA – ce qui signifie que votre impôt FUTA pourrait être aussi bas que 0,6 %.

En reprenant notre exemple ci-dessus, votre salaire total imposable FUTA était :

7 000 $ x 20 employés = 140 000 $

Avec le taux de 0,6 %, ajusté pour le crédit d’impôt SUTA, votre obligation fiscale FUTA devient 840 $ au lieu de 8 400 $. C’est beaucoup mieux, n’est-ce pas ?

Vous réclamerez l’impôt SUTA via les lignes 1a et 1b du formulaire 940, en inscrivant l’abréviation de tous les États auxquels vous avez payé l’impôt SUTA.

À la ligne 8, vous remarquerez que votre salaire FUTA total imposable est multiplié par 0,6 % – vous créditant jusqu’à 5,4 % d’impôt SUTA.

Quand soumettre le formulaire 940

Le formulaire 940 de l’IRS est une déclaration annuelle – ce qui signifie que vous ne devez le remplir et le soumettre qu’une fois par an. Pour la majorité des petites entreprises, le formulaire pour l’année précédente est dû le 31 janvier de chaque année.

Cependant : il est important de se rappeler que les impôts du formulaire 940 doivent être payés trimestriellement si vous devez 500 $ ou plus en impôt FUTA pour ce trimestre (ou cumulativement pour l’année).

Si votre obligation trimestrielle est inférieure à 500 $, vous pouvez reporter ce solde sur le trimestre suivant – jusqu’à ce que l’obligation totale dépasse ce seuil de 500 $. Une fois que cela se produit, vous devrez payer le solde complet au cours de ce trimestre.

Les dates limites de paiement trimestriel tombent le dernier jour du mois suivant chaque trimestre – donc le 31 janvier, le 30 avril, le 31 juillet et le 31 octobre.

Comment soumettre le formulaire 940 et effectuer vos paiements d’impôt FUTA

Lorsqu’il s’agit de soumettre le formulaire 940 et d’effectuer vos paiements d’impôt FUTA, les petites entreprises ont le choix entre plusieurs options. Vous pouvez :

• Déposer et payer en ligne
• Envoyer votre formulaire et vos paiements par la poste
• Travailler avec un compte qui déposera pour vous
• Toute combinaison de ce qui précède

Déposer et payer en ligne

Comme l’explique l’IRS, les principaux avantages du dépôt électronique sont :

• Rapidité
• Sécurité et précision
• Accusation de l’acceptation du formulaire fiscal dans les 24 heures

Pour déposer le formulaire 940 (ou tout autre formulaire de l’IRS) en ligne, vous devrez soit utiliser un logiciel fiscal, soit travailler avec un professionnel de l’impôt autorisé pour la télédéclaration. L’IRS fournit une liste de ses logiciels approuvés et une base de données de fournisseurs de services de télédéclaration autorisés parmi lesquels vous pouvez choisir.

Pour payer l’intégralité de votre solde d’impôt FUTA ou effectuer des dépôts trimestriels en ligne, vous utiliserez le système de paiement électronique de l’impôt fédéral (ou EFTPS).

Si vous travaillez avec un logiciel ou un professionnel de l’impôt, vous pouvez également choisir d’effectuer vos paiements par retrait électronique de fonds (ou EFW). Avec cette option, vous pouvez à la fois faire une déclaration électronique et autoriser le paiement en une seule étape.

Envoyez votre formulaire et votre paiement par la poste

Les petites entreprises ont également la possibilité d’envoyer par la poste le formulaire 940 et leurs paiements d’impôt FUTA. Toutefois, si votre solde de FUTA est supérieur à 500 $ au cours du quatrième trimestre, vous devrez payer par voie électronique.

Pour envoyer votre formulaire et votre paiement par la poste, imprimez les deux formulaires 940 et 940-V, le bon de paiement. Postez-les, ainsi que votre paiement, à l’adresse indiquée pour votre État. Vous trouverez l’adresse postale correcte aux pages 4 et 5 des instructions pour le formulaire 940.

Travailler avec un comptable pour qu’il fasse le dépôt pour vous

Votre dernière option pour remplir le formulaire 940 et effectuer les paiements ou dépôts correspondants est de travailler avec un comptable ou un autre professionnel de l’impôt qui peut remplir à la fois le formulaire et le paiement pour vous. Généralement, cela se fait via le système de retrait électronique de fonds (EFW) que nous avons mentionné ci-dessus.

Wrapping up

Pour conclure ici, ce sont les bases et les principaux points à retenir que le propriétaire de petite entreprise et l’employeur moyens doivent savoir sur le formulaire 940 de l’IRS :

• Le formulaire 940 rapporte le montant de l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) qu’un employeur doit payer
• Les employeurs qui ont payé 1 500 $ ou plus à tout employé W-2 OU qui avaient au moins 1 employé pendant 20 semaines ou plus de l’année doivent remplir le formulaire 940

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