- Formatar Cartas Comerciais
- Tipos de Formatos de Cartas Comerciais
- Exemplos de formatos de cartas de negócios
- Partes de uma carta comercial
- Pacing and Font Formats
- Tabalho e Formato de Formato Indentado
- Block Formatting
- Formatação Modificada de Blocos
- Formatação Semi-bloco
- The Tone for Business Letter Formatting
- Opção de palavras e Gramática
- Formatos de assinatura
- Email Business Letter Formats
- Erros e erros comuns
- Formatos de cabeçalho
Formatar Cartas Comerciais
Comunicar nestes dias é enviar um e-mail, digitar uma mensagem de texto ou conectar-se através das redes sociais. Compor uma carta de negócios real escrita, e certificar-se que o formato da carta de negócios está correto, pode parecer antiquado, e ainda assim permanece mais vital do que nunca para os proprietários de pequenas empresas.
Se você precisar escrever uma carta de apresentação para persuadir alguém a ler um relatório, apresentar-se a um potencial cliente ou expressar agradecimentos, uma carta de negócios bem elaborada pode se destacar. As cartas escritas continuam a ser uma parte importante – e talvez mesmo crucial – da estratégia de comunicação de cada pequeno empresário.
Vários estudos sugeriram que as comunicações em papel podem ser mais memoráveis e enriquecedoras do que as mostradas nos ecrãs, tais como o e-mail. Como os trabalhadores americanos de escritório recebem uma média de 121 e-mails por dia, uma carta também se destaca quando é entregue através da sua caixa de correio em vez da sua caixa de entrada. (Alguns especialistas, incluindo a especialista em etiqueta comercial Jacqueline Whitmore, também afirmam que cartas manuscritas para fins comerciais são ainda mais impactantes do que cartas dactilografadas.)
Uma carta comercial real mostra compromisso porque o autor se preocupou o suficiente com o assunto em questão para se sentar e colocar tinta no papel. As cartas demonstram um nível de profissionalismo e classe. Elas também fornecem um registro escrito do que aconteceu, que ambas as partes podem arquivar. Às vezes, os eventos que as cartas marcam são suficientemente importantes para uma empresa que se tornam mementos preciosos.
Embora as cartas de negócios ainda sejam importantes, podem prejudicar a sua reputação profissional se estiverem cheias de erros ortográficos e gramaticais. Uma carta de negócios que não esteja devidamente formatada também pode sugerir que o escritor é inexperiente, não profissional ou não orientado para os detalhes – todas as primeiras (ou segundas) impressões que os proprietários de empresas não querem fazer.
É importante, então, que cada pequeno proprietário de empresa saiba como construir e formatar uma carta de negócios com aspecto profissional de forma adequada. Os tipos de formatos de cartas comerciais podem incluir cartas de apresentação, cartas de agradecimento, cartas de reclamação, cartas de ajuste e mais, dependendo da situação comercial.
Tipos de Formatos de Cartas Comerciais
Tipos comuns de cartas comerciais incluem:
- Cartas de apresentação. Enviadas com um pacote, relatório ou outro item, o objectivo de uma carta de apresentação é descrever o que está incluído e fornecer uma descrição do que o destinatário deve fazer com ela.
- Cartas de agradecimento. Estas podem ser ótimas para networking e construção de relacionamentos. Não se limite a escrever um, “Obrigado por”, e deixe-o assim. Forneça mais detalhes sobre o que eles fizeram e como isso o ajudou, e depois feche com uma segunda expressão de agradecimento.
- Cartas de reclamação. A chave para estes tipos de cartas é demonstrar que você está descontente sem estar muito zangado. Sugira como o receptor da carta pode corrigir a situação.
- Cartas de ajuste. Isto é uma resposta a uma carta de reclamação. O objectivo é ser humilde na resposta e oferecer soluções potenciais. Você quer evitar queimar pontes e em vez disso usar a sua resposta como uma ferramenta de construção de relacionamento.
- Cartas de más notícias. A chave com cartas de más noticias é suavizar o golpe. Ser directo é valorizado na escrita de negócios. Mas ao escrever más notícias, é melhor lembrar ao receptor o que realmente funciona na sua relação de negócios antes de lhe dar as más notícias.
- Cartas de agradecimento. Elas destinam-se a reconhecer que recebeu um item de alguém, ou que está ciente de um facto ou erro que eles apontaram. Avise o destinatário quando recebeu o pacote ou informação, e depois agradeça-lhe por isso.
- Memos Muitas vezes usados para divulgar notícias e directivas importantes dentro de uma empresa, o ponto com memorandos é ser rápido e ao ponto com as suas comunicações.
- Cartas de agradecimento. O objectivo com este tipo de cartas é manter-se no ponto e evitar soar exageradamente ou zombar. Descreva o que o motivou a enviar as suas felicitações e o feedback positivo que já ouviu. Mantenha a carta concisa.
- Cartas de resposta. Trata-se de explicar ou listar como um pedido foi cumprido.
- Carta de pedido. Eles teclam com estes tipos de cartas é para pedir ajuda sem se rastejar ou ser excessivamente emotivo. Dê uma olhada nos adjetivos que você está usando na carta.
- Cartas de vendas. Estas cartas requerem uma forte chamada à acção ou gancho no início para que o destinatário continue a ler e descubra os benefícios do que quer que esteja a vender. Certifique-se de fornecer informações para que eles possam responder facilmente.
- Cartas de demissão. Trata-se de notificar que você está deixando um cargo, fornecendo um último dia de emprego, e explicar o que está causando a sua saída.
Aqui estão as bases que você precisa saber quando se trata de escrever uma carta de negócios:
Exemplos de formatos de cartas de negócios
Então digamos Tanya Smith, CEO da Acme Corp. em Minneapolis, quer enviar uma carta para a NewTech de San Jose, Califórnia, para solicitar uma consulta gratuita sobre o software de gestão de vendas baseado na nuvem da NewTech. O que Smith precisa ter em sua carta? Como sua carta comercial deve ser formatada?
Partes de uma carta comercial
Os especialistas concordam que uma carta comercial deve ter pelo menos as sete partes seguintes em uma carta comercial:
- Endereço do remetente. Você não quer que o destinatário tenha de procurar o seu endereço para poder escrever uma resposta. Um número de telefone e endereço de e-mail também podem ser incluídos.
- Data. Deve ser imediatamente visível quando a carta foi escrita. Desta forma, o destinatário pode ser mais facilmente lembrado de quando e porque é que a carta foi escrita, especialmente se a mesma girou em torno de um determinado evento ou situação comercial.
- Endereço do destinatário. Não quer que o seu assistente tenha de procurar a morada para enviar a carta (ou não quer ter de procurar a morada novamente por si próprio).
- Saudação. Um “A quem possa interessar” é uma forma segura de conseguir que a sua carta forre um cesto de papéis. É importante ter um nome no endereço do destinatário e saudação, mesmo que tenha de ligar para a empresa ou fazer alguma pesquisa no LinkedIn para descobrir para quem a carta deve ir.
- Corpo. É geralmente sensato manter-se profissional e ir directo ao assunto. Como em qualquer comunicação, ser claro e conciso tende a reflectir melhor no escritor.
- Encerramento/assinatura. A assinatura dá um toque pessoal à carta, mostra exactamente de quem é e que aprova o conteúdo da carta.
- Encerramentos. É importante ter uma lista de quaisquer itens adicionais anexados à carta comercial, no caso do destinatário os colocar incorrectamente.
Pacing and Font Formats
Apresentação também é importante quando se trata de transmitir profissionalismo numa carta comercial. A regra básica aqui é que a utilidade e a legibilidade triunfam sobre a individualidade. Você não está enviando uma carta para um velho amigo universitário – você está fazendo negócios. Aqui estão as regras de espaçamento e fonte que geralmente se vê em uma carta comercial:
Alinhamento. Todas as cartas de negócios apropriadas devem ser alinhadas à esquerda. A sabedoria comum ao longo das décadas é que esse alinhamento é melhor para a legibilidade.
>
Arrosamento. As letras devem ser espaçadas entre as frases para maximizar o espaço na página. Inclua quatro quebras de linha entre a frase ou parágrafo final da carta e seu nome impresso para deixar espaço para sua assinatura.
Font. A fonte padrão é Times New Roman, tamanho 12, embora outras fontes comumente usadas como Arial e Helvetica sejam aceitáveis. A legibilidade é crucial quando se trata de fontes, portanto evite ser criativo e usar fontes góticas ou cursivas difíceis de ler. Se o corpo da sua letra estiver ficando sem espaço em uma única página, é melhor cortá-la do que reduzir o tamanho da fonte.
Margins. A maioria dos especialistas concorda que as margens do 1″ são as melhores porque maximizam o espaço, embora você possa ter que criar espaço para papel timbrado se você estiver usando-o. (Leia mais sobre papel timbrado abaixo.)
Tabalho e Formato de Formato Indentado
Digitalizar ou não? Essa é a questão. Esta é realmente uma questão de quão formal você quer que a carta fique. Por exemplo, você pode querer um formato de bloco para transmitir formalidade se você estiver reclamando de algo, mas um semi-bloco pode comunicar um visual bonito, “formal light” em uma carta de agradecimento, especialmente se for alguém que você já conhece.
Os três estilos geralmente usados são bloco, bloco modificado e semi-bloco. Voltemos ao nosso exemplo de Smith escrevendo Wilde. Eis como seria a sua carta em cada um dos três formatos: formatação de blocos, formatação de blocos modificados, e formatação de semi-blocos.
Block Formatting
Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Junho 1, 2018
Sr. Oscar Wilde, VP de Vendas
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Dear Mr. Wilde:
Quero uma consulta gratuita sobre o software de gestão de vendas baseado na nuvem da NewTech. Acme Corp. é um fabricante em rápido crescimento (20% de crescimento anual de receitas nos últimos cinco anos). Queremos continuar a crescer, e o software da NewTech parece ser um produto que pode levar nossa equipe de vendas a um próximo nível. Quero explorar com vocês se o software da NewTech é um bom ajuste para Acme.
Estarei ansioso para falar com vocês o mais cedo possível.
Sinceramente,
Tanya Smith, CEO
Acabamentos: Acme Corp. brochura
Note que este é um tipo mais formal de carta de negócios: sem recuos e tudo está à esquerda. Se você está questionando como a carta deve aparecer formalmente, provavelmente é melhor jogá-la com segurança e ir com um formato de bloco.
Formatação Modificada de Blocos
Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Junho 1, 2018
Sr. Oscar Wilde, VP de Vendas
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Dear Mr. Wilde:
Quero uma consulta gratuita sobre o software de gestão de vendas baseado na nuvem da NewTech. Acme Corp. é um fabricante em rápido crescimento (20% de crescimento anual de receitas nos últimos cinco anos). Queremos continuar a crescer, e o software da NewTech parece ser um produto que pode levar nossa equipe de vendas a um próximo nível. Quero explorar com vocês se o software da NewTech é um bom ajuste para Acme.
Estarei ansioso para falar com vocês o mais cedo possível.
Sinceramente,
Tanya Smith, CEO
Acabamentos: Folheto da Acme Corp.
Nota que ainda não há recuos, mas nem tudo está alinhado à esquerda. É apenas um pouco menos formal. Neste caso, Smith pode ser mais sábia em manter o formato de bloco, mas ela pode mudar para bloco modificado assim que tiver uma relação de trabalho com Wilde.
Formatação Semi-bloco
Ms. Tanya Smith, CEO
Acme Corp.
12345 Acme Ave.
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
Junho 1, 2018
Sr. Oscar Wilde, VP de Vendas
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113
Dear Mr. Wilde:
Quero uma consulta gratuita sobre o software de gestão de vendas baseado na nuvem da NewTech. Acme Corp. é um fabricante em rápido crescimento (20% de crescimento anual de receitas nos últimos cinco anos). Queremos continuar a crescer, e o software da NewTech parece ser um produto que pode levar nossa equipe de vendas a um próximo nível. Quero explorar com vocês se o software da NewTech é um bom ajuste para Acme.
Estarei ansioso para falar com vocês o mais cedo possível.
Sinceramente,
Tanya Smith, CEO
Acabamentos: Acme Corp. brochura
Note que este é praticamente um formato de bloco, mas os parágrafos têm indentações. Se você está debatendo se deve usar o formato de bloco ou de bloco modificado (ou simplesmente odiar olhar para parágrafos sem recuos), semi-bloco é um bom compromisso.
The Tone for Business Letter Formatting
Além do formato, o tom da carta pode ser crítico se for para atingir seus objetivos de negócios, ou pelo menos garantir que você seja levado a sério. Aqui estão algumas dicas importantes quando se trata de definir o tom apropriado na carta:
- Não se apresente como arrogante, ou pretensioso.
- Faça o seu tom conversacional, mas profissional.
- É geralmente uma boa ideia chegar ao ponto o mais rápido possível. Como Benjamin Franklin gostava de dizer, “Tempo é dinheiro”
- Quando escreve cartas de reclamação use um tom formal para expressar desagrado, mas o tom não deve ser exageradamente zangado. “Estávamos inicialmente entusiasmados por subscrever o seu software de gestão de vendas, mas ficámos desiludidos por descobrir que…” Descreva brevemente o problema e depois explique como gostaria de o ter resolvido.
- Ao escrever cartas que contenham más notícias, mantenha o tom conciso e profissional de uma carta de negócios, mas também seja sensível aos sentimentos do leitor. Você não quer queimar as suas pontes. Este é um caso em que você não quer chegar rapidamente ao ponto. Você quer amortecer o golpe: “Ficámos contentes por saber do interesse da sua empresa no software de gestão de vendas da nossa empresa.” É importante ser sincero e tentar que o destinatário veja o seu ponto de vista: “Nós também somos uma empresa em rápido crescimento, por isso infelizmente ainda não temos recursos para fornecer uma consulta gratuita a todos os potenciais clientes.” Feche com boa vontade, assim como uma solução potencial. “Lamento não termos consultas gratuitas, mas queremos muito iniciar uma relação comercial com você. Estou anexando folhetos sobre como nosso software pode atender às necessidades de sua empresa. Tenho o prazer de discutir mais por telefone, bem como organizar um teste gratuito do nosso software”
- Ao escrever um memorando, não se esqueça de usar um tom extremamente nítido, directo ao assunto, de negócio. Os memorandos são frequentemente comunicações internas da empresa, por isso faz sentido não desperdiçar o tempo dos funcionários com gentilezas. “Os nossos mais recentes folhetos de produtos de software estão prontos para ir para as impressoras. Por favor, faça as suas encomendas nos próximos 10 dias com base nas suas necessidades antecipadas”
Opção de palavras e Gramática
Opção de palavras pode fazer ou quebrar a eficácia de uma carta comercial. Procure a direcionalidade em seu idioma, evitando palavras como “tente”, “apenas”, “provavelmente”, e “talvez”. Mantenha sua linguagem simples, evitando as palavras ou jargões obscuros em que as pessoas às vezes caem quando estão tentando parecer mais inteligentes do que são.
Interrogar-se se uma palavra transmite corretamente o significado que você pretende? Tente pesquisar no dicionário e no thesaurus online. Nos casos em que a letra é especialmente importante, também ajuda ter alguém a editar e ler a letra para dar feedback.
A todo custo, evite erros gramaticais. Eles sugerem falta de atenção aos detalhes e profissionalismo.
Tambem, use verbos que tenham uma voz ativa versus uma passiva. A voz activa mostra que você está no comando e é responsável pelas suas acções. (Exemplo: “Vamos instalar o seu software até 1 de Setembro.” Não… “Seu software será instalado até Set. 1.”)
Formatos de assinatura
Quando se trata da assinatura, é importante evitar carimbos e assinaturas computadorizadas. Uma assinatura manuscrita é um sinal de que você endossa a mensagem da carta. Por baixo da assinatura transcrita, você deve digitar seu nome e título para evitar confusão com a sua caligrafia. Se estiver representando uma empresa, o nome da empresa deve ser escrito em maiúsculas. Lembre-se também de incluir quatro espaços entre o fechamento complementar e o nome digitado, a fim de fornecer espaço suficiente para a assinatura.
Email Business Letter Formats
Uma carta comercial escrita pode realmente fazer a diferença, pois ela transmite que quem enviou a carta é sério. É fácil de rapidamente correr um e-mail para alguém e pressionar “enviar”, mas uma carta escrita leva tempo. Você precisa realmente pensar no que está escrevendo, verifique novamente para ter certeza de que não há nenhum erro bobo, e então coloque a carta em um envelope e envie para o seu destino.
Porem, algumas vezes, o tempo é tão importante que você simplesmente precisa enviar um e-mail. Mesmo nesse caso, porém, usando um formato de bloco pode acrescentar-lhe alguma formalidade.
Erros e erros comuns
Evite erros de rotina na sua carta comercial, porque sugerem desleixo. Passe o texto pela Gramática para verificar se há problemas gramaticais, erros de digitação, palavras duplicadas, erros de pontuação e outros problemas. Certifique-se também de fazer uma verificação ortográfica enquanto estiver a fazer isso. Qualquer nome próprio que você esteja usando na letra – faça uma pesquisa no Google para verificar se você está soletrando corretamente.
Formatos de cabeçalho
Você também pode considerar o uso de cabeçalho para as cartas comerciais da sua empresa, pois ele oferece uma aparência profissional e também é informativo. Ter papel de carta com papel timbrado é como ter um website da empresa: Indica que o seu negócio é legítimo.
O papel timbrado deve mostrar o endereço postal da empresa, número de telefone e qualquer outra informação de contacto. Se usar papel timbrado, você precisará lembrar de ajustar as margens e formatação de acordo.
Escrever cartas comerciais é uma habilidade fundamental para qualquer dono de negócio e sua vida profissional em geral. Uma carta bem escrita mostra que está a falar a sério porque teve o cuidado e o tempo necessários para a escrever, formatar, imprimir e enviar. Se uma empresa recebe uma reclamação por escrito no correio, as probabilidades são de que o autor não vai deixar o assunto cair. Da mesma forma, uma carta de agradecimento escrita é muito mais poderosa e eficaz do que um agradecimento transmitido por e-mail.
Uma carta de negócios, no entanto, perde o seu poder se a sua formatação não for profissional, se definir o tom errado, se for mal escrita, ou se incluir erros gramaticais e ortográficos. Portanto, é importante aprender como fazê-los corretamente.