Brevity, Clarity e Wit: 10 Mandamentos para uma conversa de 10 minutos

“Brevidade é a Alma de Wit”

– William Shakespeare

Ninguém gosta de uma conversa aborrecida (Figura 1). Em todos os aspectos da vida, mas especificamente na cardiologia e no laboratório de cateterismo, é essencial ter uma boa comunicação de idéias entre médicos, enfermeiros, tecnólogos e outros (como representantes da indústria) para melhores operações e cuidados com o paciente.

Ser conciso (ou seja, brevidade) não é tão fácil quanto parece. Mark Twain disse: “Eu não tive tempo de escrever uma carta curta, então escrevi uma longa”, e isso realmente se aplica a dar uma conversa muito boa de 10 minutos. Achamos que seria apropriado nesta época do ano, depois de termos trabalhado com colegas que apresentaram casos e conversas curtas, rever o que é preciso para dar uma boa palestra de 10 minutos. Pesquisando online, ninguém deve se surpreender que a breve palestra de 10 minutos seja um grande tópico. Ao preparar nosso artigo, encontramos mais de 500 citações para aprender como fazer breves apresentações em uma grande variedade de formatos. Com a intenção de promover boas habilidades de comunicação e com o conhecimento que nossos estagiários (bolsistas) e muitos funcionários do laboratório de cateterismo também terão de dar breves palestras em vários fóruns, aqui está a minha e minha colega, a Dra. Jeannie Yu, sugerindo a metodologia. Nós a chamamos de “os 10 mandamentos de uma palestra de 10 minutos”.

Mandment #1: Como um escoteiro, esteja preparado (Figura 2).

Para se preparar para uma palestra, desenvolva objetivos claros e um roteiro para sua apresentação.

a. Qual é o escopo do seu tópico? Por que você está falando sobre isso? Ou, em outras palavras, o que é sobre este tópico que você quer que o seu público entenda e, espero, retenha?

b. Quem é o seu público? Certifique-se de adaptar o material à sua perspectiva e necessidades.

Que materiais ou quem você precisa para lhe ajudar na preparação? Você deve ter uma folha breve e focada para preparar a sua palestra com os quatro itens seguintes: Objetivo, Público, Mensagem Chave, Conceito Take-Home.

Comando #2: “No início, havia escuridão…” Comece sua palestra iluminando seu público.

a. Apresente-se. Conte-lhes um pouco sobre você para desenvolver uma relação com o público.

b. Apresente a palestra. Diga-lhes porque você está aqui e também porque eles estão aqui.

Mandment #3: Deixe a informação ser transformacional.

Após ouvir sua palestra, o público deve sair com algo que é novo e importante para eles. A informação deve dar a eles algo mais do que eles vieram, algo que mudaria ou transformaria seu pensamento. Muitas vezes é valioso fornecer um ponto chave para identificar o conceito mais importante que você está apresentando. Dê um resumo que deve incluir tópicos acionáveis para o seu público ir para casa com.

Mandment #4: Conheça o seu material.

A fim de dar uma boa apresentação, você tem que conhecer o seu material. Você tem que praticar a sua apresentação. Você deve antecipar e saber o que fazer com perguntas no final.

Mandamento #5: Controle a atenção da audiência.

Um dos aspectos importantes de uma boa apresentação é ser capaz de comunicar os seus pontos de aprendizagem e manter a atenção da audiência focada. Você, seus slides, e seu conteúdo devem ser compreensíveis para uma ampla faixa de sua audiência. Porque nem todos aprendem da mesma maneira, você terá que ser flexível, ou seja, facilitar falando de forma clara, lenta e concisa para não sobrecarregar os ouvintes.

Como orador, tenha confiança. Um bom ponto de partida é tomar fôlego. Respirar durante a sua fala irá relaxar tanto você como os ouvintes. Uma respiração confortável irá reduzir o stress e transmitir confiança. Aqueles ebbs e fluxos naturais na palestra também podem proporcionar um momento para verificar com o seu público, para ver se você tem a atenção deles ou, inversamente, se eles parecem perdidos. Não se sinta pressionado ou tenha “discurso pressionado”. Não tenha medo do silêncio – aplicar pausas irá enfatizar pontos de ensino.

Como você se apresenta também faz parte do pacote, desde o seu vestido e aparência até a sua voz. Pense na sua voz como um instrumento musical. Ela deve ser feita em um som forte, poderoso e tonal. Para melhorar sua voz, escute a si mesmo falando em uma gravação e considere seu registro, madeira, cadência de fala, a aplicação de silêncios, tom e volume. Estas são todas as técnicas que bons falantes empregam para dar apresentações poderosas e impactantes.

Mandment #6: “Twitter” e “Marie Kondo” seus slides.

Ao compor sua fala, considere fortemente o seguinte:

1. Editar intensamente. Faça a palestra se encaixar no tempo limite que você tem.
2. Identifique o(s) ponto(s) mais importante(s) que você quer transmitir. Não é eficaz comunicar 100 pontos, nenhum dos quais será retido. É melhor dar 3 pontos take-home, todos claramente absorvidos e compreendidos.
3. Dando a velocidade normal da fala, você deve considerar uma conversa de 10 minutos o mesmo que um papel de 1500 palavras. A regra geral para o número de slides é 10 slides durante 10 minutos, e muitos alto-falantes variam entre 20 a 30 segundos ou um minuto por slide. Crie apenas 10 ou 12 slides para serem usados durante este período de 10 minutos.
4. Informações sobre os slides devem ser capazes de ser imediatamente absorvidas. Reduza a verborreia para um formato de contorno. Menos (texto) é mais (compreensão e retenção).
5. Seja conciso. Faça os slides extremamente apertados, com palavras e visualmente desordenados.
6. Utilize gráficos claros e fáceis de entender.
7. Deixe o “fator glitz” baixo (esta é uma frase do Dr. Paul Edwards da Escola de Informação e Departamento de História da Universidade de Michigan, em um ensaio de outubro de 2014 sobre como dar uma palestra acadêmica. O Dr. Edwards fornece um excelente esboço e tabelas sobre chaves para apresentações orais). A tabela 1 mostra seu resumo das características de boas e más palestras.

Mandamento #7: Fale comigo e saiba com quem está falando.

Endereçar a audiência e não a tela. Encontre uma pessoa na platéia e fale com ela. Capte a atenção do público, olhando para eles. Você pode fazer uma pergunta a alguém e envolvê-lo. “De onde você é?” é uma boa pergunta de abertura. Não há problema em verificar com os membros da audiência para ver se eles estão a seguir. Em uma sala de conferência, não se esqueça de se levantar ao se apresentar; faz parte do comando da sala.

Não se esqueça com quem você está falando. Quem é a platéia? Estes são os enfermeiros e tecnólogos do laboratório de cateterismo? Eles são colegas e estagiários, ou é um público misto? É uma sessão científica de alto nível? É uma audiência médica geral ou uma audiência específica do consultório de cardiologia, ou pior ainda, cardiologistas intervencionistas (brincadeira)? Qual é a única mensagem chave que você quer que os ouvintes deixem com?

Mando #8: Lembre-se de estar no horário “Lombardi”.

Vince Lombardi, famoso treinador da equipe de futebol Green Bay Packer, disse: “Se você não está 5 minutos adiantado, você já está 10 minutos atrasado”. Não ultrapasse o tempo em nenhuma circunstância. O público odeia isso, os palestrantes que estão esperando para dar sua palestra odeiam isso, os organizadores odeiam isso, e você não será apreciado como um bom palestrante, mas apenas como alguém que tem colocado todos os outros fora do horário.

Para muitas reuniões, os organizadores têm os slides parar e ir para uma tela preta no final do tempo. Você deve ser muito consciente de não perder os seus últimos slides para uma tela preta. Isso faz você parecer despreparado. Além disso, lembre-se, a improvisação no último momento durante a sua conversa não faz mal se você for um orador muito praticante, mas no início, você deve ter uma idéia do que vai dizer e abordar esses pontos de uma maneira simples e casual. Não invente coisas sob o impulso do momento. Praticar sua palestra vai ajudar.

Mandment #9: Compartilhe as perguntas

As perguntas podem ser um desafio. Você deve repetir a pergunta para a sua audiência, pois eles podem não ouvir o questionador sem um microfone. A repetição da pergunta também lhe dá um momento para pensar. Se você estiver incomodado ou perplexo com a pergunta, você sempre pode pedir ajuda à audiência. Por exemplo: “Sabe, não tenho a certeza se entendi a pergunta. Alguém pode abordar isto por mim ou ajudar-me?” Você sempre pode dizer, “Estou feliz que você perguntou e mesmo que eu não tenha uma resposta específica, isso me lembra de mencionar que a reserva de fluxo coronário é realmente a chave para essa questão”, ou algo nesse sentido.

Comando #10: Lembre-se que o Sr. Murphy estará presente.

A Lei de Murphy (“Se pode dar errado, vai”) aplica-se a todas as atividades humanas, mas especificamente a você quando você vai dar uma palestra importante em uma grande sessão ou em sua instituição. Você deve estar preparado para problemas: estar preparado com seu computador, estar preparado com uma apresentação de backup, estar preparado para que não haja PowerPoint e que você possa dar esta palestra sem slides. Você deve preparar notas, mas não as use a menos que o pior aconteça. Achamos que esta citação foi particularmente relevante: “São apenas 10 minutos (a palestra), não tempo suficiente para fazer justiça ao tema, mas muito tempo para fazer figura de parvo.” Organize seus pensamentos cuidadosamente.

Dicas para o Novo Apresentador

• Não leia os slides verbatim.
• Fale mais devagar, muito mais devagar, do que você pensa que é. Falar rápido torna-se incompreensível para alguns, e especialmente em uma sala grande onde a fala rápida produzirá um eco de suas palavras. Você pode acabar falando por cima de si mesmo e perder sua audiência. Isto aplica-se ainda mais para audiências maiores com falantes não-nativos de inglês.
• Fale claramente. Pense em como é sentar-se numa audiência onde mal consegue ouvir e compreender alguém que está a ser pressionado pela fala. Frases curtas com gráficos claros fazem uma apresentação vencedora.
• Nunca apresente um slide ruim. Não digas: “Lamento que não consigas ler isto, mas significa ‘X'”. Se você não consegue ler, eles não conseguem ler; não o use. Essa é a abordagem do homem preguiçoso para apresentar informações.
• Lembre-se de que temos pouco tempo de atenção. Não tente se amontoar em demasiada informação. Evite detalhes minúsculos. Use uma idéia por slide e tenha apenas uma boa e forte conclusão slide.
• Diga ao público o que você planeja dizer 3 vezes. Introduza o tópico com um pequeno esboço. Lembre-os no meio através de blocos de construção lógica e sequencial e depois diga-lhes novamente com o seu conceito final slide.
• Menos é mais. Use menos texto e mais gráficos, raramente coloque uma fórmula, verificação ortográfica para eliminar erros. Uma imagem é preferida ao texto quando você não tem outras informações a transmitir. Cada slide deve ter um título curto para que o público não se perca. Usar fotografias reais é muito apelativo e muitas vezes faz um forte ponto de vista visual. Minimize qualquer animação do PowerPoint, pois distrai do seu tópico principal e sugere que você gosta mais de glitz do que de substância.

O resultado final

Remmbrar use brevidade, clareza e sagacidade (Figura 3). O objetivo da sua palestra é dar ao público um presente de conhecimento. Esperamos que os pequenos conselhos que oferecemos neste artigo sejam úteis para você preparar uma palestra, não importa a quem você está dando, quando, ou onde.

Disclosures: O Dr. Morton Kern informa que é consultor da Abiomed, Abbott Vascular, Philips Volcano, ACIST Medical, Opsens Inc., e Heartflow Inc.