27 Ideias Únicas de Gala para o Evento Final de Captação de Recursos

Quando você pensa em uma gala, você provavelmente imagina um evento formal, real. Isso pode significar um código de vestimenta de gravata preta, jantar, banda ao vivo e discursos ou apresentações sobre o convidado (ou causa) de honra.

Por outro lado, as galas também podem descrever um passeio ou festival social casual com uma grande lista de convidados.

De qualquer forma, os eventos de gala podem realmente aumentar a reputação da sua marca, especialmente se for uma função corporativa projetada para impressionar potenciais investidores, doadores ou clientes de alto nível.

Aqui estão algumas dicas e truques para ajudá-lo a iniciar uma gala luxuosa que irá mostrar a sua empresa ou organização de uma forma positiva.

1. Principais ideias de gala para angariação de fundos
2. Como planejar uma gala de angariação de fundos

Explorar as Melhores Ideias de Planejamento de Eventos de Gala para Angariação de Fundos

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Agora, explore dicas inspiradoras de planejamento de gala para impressionar os participantes &Explorar as Melhores Ideias de Planejamento de Eventos de Gala para Angariação de Fundos

Forme um comitê de designers, gerentes de local e caterers que também são pessoal ou emocionalmente afetados pelo foco do seu evento.

Por terem vivido estes problemas a um nível pessoal, estarão mais dispostos a comprometerem-se todos no evento. Se você ainda não tem ninguém em mente, poste na sua mídia social ou envie um e-mail para a sua lista de contatos sobre a oportunidade e veja quem responde com o maior entusiasmo. Você também pode dar uma olhada nas listas de participantes de eventos anteriores e ver se algum desses convidados também é profissional do evento.

Livestream o evento online.

Se a sua gala tem um significado especial para um grande grupo de potenciais participantes remotos ou envolve grandes revelações/anúncios, então você deve pelo menos considerar animar o evento. Se o fizer, assegure-se de que só a ação de animação é interessante (como apresentações e balcões de arrecadação de fundos) e verifique se os palestrantes ou convidados se sentem confortáveis em estar na câmera.

Convide pessoas que se beneficiaram da sua organização para se misturarem e se misturarem com os doadores.

Esta tática é especialmente eficaz se você planeja levantar fundos na sua gala. Se a história deles for particularmente emocional ou memorável, convide-os a fazer um pequeno discurso.

Para uma actividade financeiramente focada com uma que seja só por diversão.

Por exemplo, se você fizer um leilão silencioso, certifique-se de incluir algo divertido como uma performance de comédia em pé para que os doadores não tenham de sentir que cada parte deste evento lhes custa cada vez mais dinheiro.

Adicionar decoração de eventos de classe que acrescenta à sua marca.

Atuques de ouro, prata e cobre elevam qualquer esquema de cores de gala ou item de decoração e podem ser usados para exibição de logotipos, materiais de marketing específicos do evento e brindes para levar a marca para casa. Certifique-se também de incluir muitas velas, flores frescas e louça de alta qualidade em cores que combinam com a sua empresa.

Utilize dados de eventos anteriores para ajudar a determinar o seu tema de gala.

Alguns eventos foram mais bem assistidos que outros? O que os seus eventos mais populares tinham todos em comum? Encontre e explore estas semelhanças no seu design de gala. Você também pode obter feedback de pesquisas com participantes anteriores e aplicar suas notas diretamente no seu novo evento.

Considerando uma parceria com um patrocinador corporativo.

Não só lhe vai poupar dinheiro, como também pode escolher estrategicamente com quem alinhar a sua própria marca. E se você nunca chegou a potenciais patrocinadores corporativos antes, não deixe de seguir este grande guia.

Agelere o seu processo de check-in.

Listas de papel e lápis podem agitar o pessoal do evento, pois as multidões tendem a chegar em ondas. Use o software do evento que facilita aos funcionários a atualização das informações dos participantes com detalhes como membros adicionais da festa, novas doações e fotos capturadas dos convidados VIP para futura promoção do evento.

Prendas, prêmios e bolsas de brindes devem todos apoiar o tema principal e o significado por trás da sua gala.

Exemplos de malas de gala bem feitas incluem mercadorias de marca emparelhadas com cobertores de luxo, velas, ou livros (livros de fotografia de mesa de café relacionados ao seu principal tema de caridade ou evento são sempre um sucesso). Se você tem o orçamento, tente encontrar estes itens em lojas de departamento de ponta como a Neiman Marcus ou a Saks Fifth. Ou você pode fazê-los (sites como o Shutterfly permitem que você crie seus próprios álbuns de fotos de capa dura com modelos pré-fabricados).

Escolha um local de evento não convencional.

As galerias de arte, teatros, e até arcadas podem ser o próximo local da sua gala. Desde que se encaixe no tema, caridade, ou marca, o céu é o limite.

Prover pacotes de bilhetes para grupos.

Aqui estão algumas dicas para maximizar a venda de bilhetes para qualquer tipo de evento, incluindo aqueles em que os bilhetes são comprados em massa.

Permitir que os convidados doem através dos seus telefones.

Aplicações de doação de ponta (como as que estão nesta lista) oferecem marcas personalizadas e segurança digital.

Integra as representações físicas da causa principal da sua associação no design do seu evento.

Por exemplo, se a sua organização não lucrativa ou empresarial trabalha com crianças, crie um cenário fotográfico inteiramente composto por desenhos e cartões de agradecimento feitos por beneficiários de caridade.

Utilize o software do evento para reunir, avaliar e analisar o sucesso do seu evento.

Não se baseie apenas numa quantia de um dólar. Galas também são úteis para construir a sua marca, difundir a consciência e construir relacionamentos de longo prazo. Todos esses benefícios podem ser medidos através de pesquisas de opinião, entrada de inscrições de participantes e análise da venda de ingressos.

Tem tempo para reconhecer até onde a sua organização chegou.

Esta gala pode ser a primeira vez que alguns de seus participantes já interagiram com sua organização, então lembrá-los de onde você veio (e, consequentemente, para onde você está indo potencialmente) irá ajudar a provar que seu investimento de tempo e/ou dinheiro foi bem colocado.

Considerar como a iluminação do seu evento irá definir o tom para a noite.

Fornecedores experientes de iluminação de eventos recomendam a escurecimento ou a eliminação da iluminação aérea. Depois adicione alguns salpicos de cor ou destaque peças de decoração interessantes com LEDs. Adicione algumas luzes de corda, GOBOs, ou mapeamento 3D, se você realmente quer ficar chique.

Utilize um modelo de cronograma de planejamento de gala para aperfeiçoar seu processo.

Este kit de ferramentas irá ajudá-lo a começar. Em geral, você deve esperar começar a planejar sua gala pelo menos 18 meses fora.

Convidados surpresa com alto-falantes de celebridades, decoração de cair o queixo, ou uma experiência tocante.

Ubuntu Pathways usou retratos gigantes das crianças que eles ajudaram (vestidos como o que eles querem ser quando crescerem) em uma de suas galas. Tocos atenciosos e prontos a usar como estes tornam o seu evento ainda mais memorável.

Tema o seu menu de catering com cocktails especiais de eventos e considerações específicas do público.

Por exemplo, se a sua gala celebra o tratamento de animais justos, você provavelmente deveria se concentrar em oferecer um menu vegan. Você também pode criar algumas bebidas artesanais com palhinhas exclusivas ou decoração em vidro. E se você for por esse caminho, certifique-se de que eles tenham alguns nomes de punny orgulhosamente exibidos.

Escolha uma data de evento pouco antes de um feriado nacional ou evento cultural.

Uma das melhores galas tem lugar no Halloween ou no Super Bowl. Se você adotar essa abordagem, você pode basear a maioria de suas escolhas de design nessa época do ano.

Utilize o marketing em vídeo para envolver potenciais participantes nas mídias sociais.

Todos os gala devem incluir os seguintes tipos de vídeos no seu conteúdo de marketing:

• Uma breve e doce introdução à sua empresa como um todo.
• Uma história que simbolize o significado por trás da sua gala e porque é tão importante.
• Um vídeo de sensibilização que destaca a sua causa principal.

Deixe que os convidados saibam que se não conseguirem, você doará o bilhete a outro participante digno.

Os convidados podem ainda sentir-se bem por terem doado à causa ou ao seu negócio enquanto dão a outra pessoa (que normalmente não poderia pagar) a oportunidade de desfrutar do evento eles próprios. Sorteie os ingressos extras nas mídias sociais ou apresente-os publicamente aos dignos participantes e marque ou grite para a pessoa que tornou tudo isso possível.

Enviar convites escritos à mão através de correio de caracol.

É um gesto muito atencioso que vai captar a atenção do destinatário melhor do que um e-mail. Se a sua gala terá uma lista de convidados muito grande, você pode sempre terceirizar parte da escrita da carta usando sites como Fiverr ou Upwork.

Criar uma caça ao tesouro surpresa.

Siga os passos do Mickey Escondido da Disney e esconda alguns “ovos de Páscoa” pelo local do seu evento. Os participantes podem caçá-los, compartilhar fotos hashtagged em mídias sociais e coletar imagens suficientes para participar de um grande sorteio no final da noite. Use mascote plushies de marca ou símbolos de logotipos para os itens.

Faça da sobremesa uma oportunidade de networking.

As experiências interativas de sobremesa são uma ótima maneira de ajudar os convidados a se misturarem e se encontrarem quando estiverem todos confortáveis e acomodados na gala. Prepare bolinhos de bricolage, chocolate quente ou mesmo mini-portas. Ou peça aos pasteleiros que preparem sobremesas dignas de serem partilhadas em mesas estreitas, em estilo buffet.

Adicionar um prémio de porta.

Delight convidados com um presente especial no momento em que chegam. Enche-o com algo que os excite ou que os faça realmente felizes. Dá o tom para uma noite cheia de diversão e pode encorajá-los a serem ainda mais generosos. Se você também planeja distribuir os sacos de pano mais tarde, certifique-se de que o item do prêmio da porta vai bem com o que está nos presentes maiores também.

Alimentar os convidados assim que o evento começar.

Ninguém, na história dos eventos, alguma vez gostou de esperar que a sua comida fosse servida. Convidados felizes e bem alimentados são mais propensos a doar dinheiro do que os “famintos”. Portanto, mantenha os aperitivos fluindo ou inicie o buffet imediatamente para garantir que todos tenham a chance de mordiscar quando quiserem.

Agora, Aqui está como planejar seu incrível evento de gala do início ao fim em poucos passos simples:

>Configure seu objetivo no evento de gala.

Qual é o propósito do seu evento? Você está tentando recrutar novos clientes? Você está planejando revelar o seu último produto? Talvez este seja um evento de caridade, e você está tentando levantar fundos para uma causa nobre.

Faça com que fique claro qual é o seu objetivo para qualquer um que o ajude no processo de planejamento, e crie uma estratégia para chegar a este fim. O seu objectivo deve ser claro e mais específico do que apenas atingir um determinado número de vendas de bilhetes.

Os objectivos devem incluir múltiplos objectivos, tais como:

• Alcançar $X para a sua causa escolhida
• Alcançar X número de leads de vendas dentro de Y número de semanas do evento
• Alcançar um novo benchmark ROI
• Alcançar um determinado número de acções nas redes sociais (i.e. Fazendo o seu evento hashtag trend)

Embora os objectivos sejam importantes, não concentre todos os seus esforços em atingir um número arbitrário. O que é mais valioso é que você ainda tenha um impacto no seu negócio ou caridade através desta gala. Se você falhou um pouco seus objetivos, extraia qualquer lição a ser aprendida com ela para que você a faça ainda melhor da próxima vez.

A seleção de gêneros é fundamental para que a sua gala seja um sucesso.

Se você está organizando um evento formal, um ginásio de escola secundária provavelmente não vai cortá-lo para o seu local de gala. Felizmente, não há falta de locais de alto nível, especialmente nas grandes metrópoles americanas – quer você esteja indo para uma vibração histórica ou um estilo moderno.

Você também precisa decidir entre um local “tela em branco” ou um local já construído para se adequar ao seu estilo e evento. O primeiro é uma instalação nua (e “pronta para tema”) que você pode decorar livremente para se adequar à gala.

New York’s Madison Square Garden, por exemplo, é um local de topo que pode ser considerado uma instalação de tela em branco contemporânea. Em contraste, The Red Rocks Amphitheatre, em Denver, é um local ao ar livre projetado especificamente para concertos de música ou eventos temáticos.

Galas também pode assumir uma estrutura semelhante a um festival, o que significa que alguma parte do evento pode ser realizada ao ar livre. Considere um local conhecido pelo seu espaço exterior, se quiser que os seus convidados possam mergulhar na natureza em cima dos seus espaços interiores. Aqui estão algumas maneiras de começar a encontrar um local online.

Escolha entretenimento complementar para a sua gala.

A gala não está completa sem alguma forma de entretenimento. Se você estiver realizando um evento formal, uma dança de rave provavelmente não será um bom ajuste. Mais adequado, no entanto, seria algo parecido com uma orquestra de cordas.

Você pode emparelhar músicos de qualquer tipo com danças para um evento divertido – especialmente com temas que se prestam bem a um par de pista de dança (como um baile de máscaras!).

DJs também são apropriados, se for melhor para o seu tema ou público. Há um equívoco de que os DJs só se apresentam para eventos mais informais, mas isso não é absolutamente o caso. Os DJs são versáteis e podem tocar uma variedade de batidas clássicas que se adaptam a eventos de blacktie ou música eléctrica/funk/hip-hop para um público mais groovy.

Wow convidados com comida e bebidas no seu evento de gala.

Não é preciso dizer que você deve servir comida memorável na sua gala. Cheeseburgers e cachorros quentes não serão suficientes para galas formais.

Consulte empresas de catering conhecidas por servir eventos formais, tais como casamentos e funções corporativas. Você também precisará decidir entre um jantar em estilo bufê ou uma refeição com placa, dependendo se você quer que os convidados se misturem e se misturem ou conheçam seus vizinhos de mesa.

Você também pode servir refrescos leves durante a recepção se o seu evento durar algumas horas – e se você estiver procurando garantir que os convidados tenham combustível suficiente para dançar a noite fora. Comidas típicas como porcos numa manta e mini-mordidas de queijo, todas servidas por um servidor formalmente vestido com os aperitivos numa bandeja de prata, são um par divertido que os convidados vão adorar ao fim da noite.

Como para as bebidas, colocar de lado um bar de martini, fazer a sua própria estação de margaritas, ou outra reviravolta no serviço tradicional de bar vai deixar uma impressão duradoura. Ou, contrate um mixologista que possa criar coquetéis personalizados no local.

Planeie seu PR e maximize seu marketing para a gala.

Galas precisam ser comercializadas como qualquer outro evento. Enquanto você precisa estar ativo nas mídias sociais, você também não deve fugir completamente dos métodos offline.

Para as redes sociais, tente tudo o seguinte:

• Usando uma hashtag de evento que mostre sua causa e tema
• Criando uma página oficial de evento nas redes sociais para ganhar alcance orgânico e novos participantes
• Utilizando várias redes sociais como Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, e assim por diante, para combinar com o seu público alvo. Tente o LinkedIn para eventos corporativos direcionados a certas empresas ou profissões relevantes.

O seu marketing de mídia social também deve incluir assistência de defensores da marca, afiliados, patrocinadores e influenciadores que podem alavancar seus próprios seguidores para ajudá-lo a empacotar o seu espaço com participantes entusiastas.

Para métodos offline, uma boa estratégia é enviar panfletos tradicionais na forma de convite. Convide cordialmente o convidado para a sua gala com uma esmola temática que lhe pareça especial e emocionante. E certifique-se de dar todos os detalhes necessários sobre como se inscrever online, comprar bilhetes e muito mais.

Encontre o tema perfeito para a sua gala.

Temas de gala merecem uma secção só deles! Galas são muito mais vibrantes quando há um tema sobre o qual os seus convidados podem ficar animados.

Isso também lhe dá mais espaço para alguma criatividade como organizador de eventos e ajuda você a navegar em detalhes como seleção de alimentos, escolhas musicais e decoração. Os temas podem ser específicos para uma estação do ano, como um país maravilhoso de inverno para um evento em dezembro. Você também pode optar por um tema que complemente uma determinada indústria, como um tema de viagem para uma organização internacional ou causa.

O tema também ditará o tipo de atividades que você pode fornecer aos convidados para mantê-los ocupados durante toda a noite. Para uma noite de casino, você precisará de mesas para jogos de cartas e roleta, e talvez até mesmo prêmios para os maiores ganhadores da noite.

As idéias de gala de brainstorming tem tudo a ver com a criação de um bom momento para os convidados e garantir que você proporcione uma fuga divertida de eventos ou festas de correria. Com um evento cuidadosamente planejado, você não só pode alcançar seus objetivos de angariação de fundos ou de reconhecimento da marca, mas também irá elevar a imagem da sua marca e impulsionar um maior número de seguidores na sequência.

As galas de angariação de fundos são um dos tipos de eventos mais lucrativos e eficazes, trazendo uma média de $275.000 em lucros, mesmo para as versões mais pequenas e de baixo orçamento. As dicas e truques de planejamento de gala abaixo o ajudarão a maximizar seu investimento e a criar uma experiência de sucesso para os participantes que os convidados irão falar durante o resto do ano.

Agora você está pronto para trazer uma gala incrível à vida!

Aqui estão algumas formas de exceder os KPIs do seu evento, e algumas melhores práticas de planificação do evento para fazer do seu evento de gala um enorme sucesso.

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