HOP 3.1.2 Criminal Background Checks

Sec. 1 Purpose and Policy Statement

Administracja Systemu Uniwersytetu Teksańskiego jest zobowiązana do promowania bezpieczeństwa i ochrony personelu i własności Systemu U. T. zgodnie z wymogami prawa. W tym celu, polityka Administracji Systemu U. T. wymaga, aby sprawdzenie przeszłości kryminalnej było wymagane przy zatrudnieniu, dla wolontariuszy i stażystów oraz pracowników kontraktowych, którzy są przydzieleni do wykonywania pracy na terenie kompleksu Administracji Systemu U. T. w Austin.

Sec. 2 Wymagane sprawdzenie przeszłości kryminalnej

U. T. System Administration wymaga, aby sprawdzenie przeszłości kryminalnej było wymagane

. Administracja Systemu U. T. wymaga przeprowadzenia prześwietlenia kryminalnego dla następujących kategorii:

2.1 Kandydaci do pracy. Sprawdzenie przeszłości musi być przeprowadzone na każdym wnioskodawcy, wewnętrznym lub zewnętrznym, który jest ostatecznie rozpatrywany, po przeprowadzeniu normalnych procesów sprawdzania i selekcji, na każde stanowisko pracy w Administracji Systemu U. T.. Administracja systemu U.T. System Administration może opierać się na sprawdzeniu przeszłości kryminalnej przeprowadzonym w administracji systemu U.T. System Administration w ciągu ostatnich dwunastu (12) miesięcy, jeżeli nie nastąpiła przerwa w pracy dłuższa niż sześć (6) miesięcy, a sprawdzenie przeszłości kryminalnej, na którym się opiera, jest odpowiednie dla stanowiska, o które ubiega się kandydat.

Każde lub wszystkie z następujących źródeł prześwietlenia mogą być wykorzystane, odpowiednio, w odniesieniu do kandydatów do pracy:

a) The Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) Prywatny dostawca, który oferuje usługi sprawdzania przeszłości kryminalnej na poziomie krajowym.

c) Inne strony stanowe, krajowe i międzynarodowe.

Sprawdzenie przeszłości kryminalnej musi obejmować sprawdzenie rejestracji przestępców seksualnych.

2.2 Obecni pracownicy. Sprawdzenie przeszłości musi być przeprowadzone na:

a) obecnym pracowniku, który złożył podanie o pracę i jest finalistą na nowym stanowisku (nowe sprawdzenie przeszłości nie jest wymagane w przypadku awansu w ramach normalnego rozwoju kariery, za który odpowiedzialny jest ten sam dyrektor wykonawczy;

b) wszystkich obecnych pracownikach, wolontariuszach i stażystach, jeśli U. T. System Administration nie uzyskała wcześniej pozwolenia na pracę. T. System Administration nie uzyskała uprzednio sprawdzenia przeszłości kryminalnej; oraz

c) obecny pracownik, gdy Kanclerz lub osoba przez niego wyznaczona uzna, że jest to konieczne do realizacji celów U. T. System Administration. T. System Administration.

Sprawdzenie przeszłości kryminalnej musi obejmować sprawdzenie rejestracji przestępców seksualnych.

Wszystkie lub wszystkie z następujących źródeł sprawdzenia przeszłości mogą być wykorzystane, odpowiednio, w odniesieniu do obecnych pracowników:

a) The TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Inne publiczne witryny stanowe, krajowe i międzynarodowe.

c) Prywatny sprzedawca, z zastrzeżeniem zgodności z Fair Credit Reporting Act.

2.3 Wymagane ustawowo sprawdzenie przeszłości kryminalnej. W przypadku, gdy prawo stanowe lub federalne wymaga, aby dane stanowisko podlegało sprawdzeniu przeszłości kryminalnej przy użyciu określonego źródła informacji kryminalnych i/lub określonych procedur, Administracja Systemu U. T. będzie przestrzegać tych przepisów.

2.4 Kontrahenci i ich pracownicy. Administracja Systemu U. T. wymaga sprawdzenia przeszłości kryminalnej osób lub pracowników firm lub podmiotów zakontraktowanych przez Administrację Systemu U. T., jeśli te osoby lub pracownicy będą wykonywać obowiązki lub usługi na terenie Kompleksu Administracyjnego Systemu Uniwersytetu Teksańskiego w Austin. Ponadto w umowach zawieranych z Administracją Systemu U. T. znajdzie się postanowienie wymagające sprawdzenia danych o karalności, chyba że urzędnik Administracji Systemu U. T. kierujący biurem składającym wniosek o zawarcie umowy, w porozumieniu z Biurem Radcy Prawnego, stwierdzi, że nie jest to wymagane po uwzględnieniu charakteru usług, które mają być świadczone przez wykonawcę (tj. dostęp do zasobów informacyjnych uniwersytetu; dostęp do informacji poufnych; dostęp do waluty; dostęp do grup szczególnie narażonych).

U. T. System T. System Administration zazwyczaj wymaga, aby wykonawca dokonał sprawdzenia przeszłości kryminalnej.

Sec. 3. Opisy stanowisk pracy, ogłoszenia i publikacje

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) dopilnuje, aby wszystkie ogłoszenia o pracę i ogłoszenia w administracji U. T. System Administration zawierały oświadczenie, że dane stanowisko jest wrażliwe pod względem bezpieczeństwa, a pracodawca jest upoważniony do uzyskania informacji o przeszłości kryminalnej, w tym informacji o karalności.

Sec. 4. Przeprowadzanie prześwietlenia kryminalnego kandydatów

4.1 Prześwietlenie kryminalne nie zostanie przeprowadzone, dopóki OES nie otrzyma i nie przekaże do Biura Dyrektora Policji (ODOP) wypełnionego, podpisanego formularza prześwietlenia kryminalnego (patrz Formularze). Urzędnik zatrudniający jest odpowiedzialny za skierowanie danej osoby do wypełnienia, podpisania i dostarczenia formularza do OES. Kandydat, który nie wypełni, nie podpisze i nie złoży formularza, zostanie odsunięty od dalszego rozpatrywania kandydatury na dane stanowisko. Ponadto, jeśli wnioskodawca jest obecnym pracownikiem, taka odmowa stanowi podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego.

4.2 OES prześle wypełniony Formularz sprawdzenia przeszłości kryminalnej oraz, w stosownych przypadkach, kopię wniosku o zatrudnienie finalisty do ODOP.

4.3 Sprawdzenie przeszłości kryminalnej powinno obejmować państwa, w których wnioskodawca zamieszkiwał i/lub był zatrudniony w okresie nie krótszym niż siedem lat bezpośrednio poprzedzających datę podpisania przez daną osobę Formularza sprawdzenia przeszłości kryminalnej.

4.4 ODOP niezwłocznie uzyska i zapozna się z informacjami o przeszłości kryminalnej i powiadomi urzędnika zatrudniającego oraz właściwego przedstawiciela OES o wynikach badania.

4.5 ODOP przeprowadzi badanie przeszłości kryminalnej przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu przez urzędnika zatrudniającego. Jeżeli jednak okoliczności wymagają, aby oferta zatrudnienia została złożona przed zakończeniem sprawdzania przeszłości kryminalnej, oferta musi mieć formę pisemną i zawierać oświadczenie, że oferta jest uzależniona od pomyślnego przejścia badania przeszłości kryminalnej. Przeprowadzanie kryminalnego prześwietlenia obecnych pracowników

5.1 Administracja Systemu U. T. wykorzysta TxDPS Crime Records Service – Public Site i / lub inne publicznie dostępne lokalne, stanowe lub federalne źródła rejestrów karnych w celu przeprowadzenia tych kontroli, aby uzyskać informacje o wyrokach skazujących i inne publicznie dostępne informacje. Bezpieczna strona TxDPS nie będzie wykorzystywana do tych kontroli.

5.2. OES określi procedurę identyfikacji obecnych pracowników Administracji Systemu U. T., dla których nie uzyskano wcześniej sprawdzenia przeszłości kryminalnej i przekaże takie informacje do ODOP.

5.3 Administracja Systemu U. T. może przeprowadzić publiczne przeszukiwanie stron bez zgody pracownika. Nie jest wymagane wypełnienie przez pracownika żadnego formularza przed przeprowadzeniem przeszukania rejestrów publicznych, w tym przeszukania publicznej strony TxDPS. OES może jednak zażądać od pracownika wypełnienia, podpisania i dostarczenia do OES formularza sprawdzenia przeszłości kryminalnej. Odmowa pracownika stanowi podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego.

5.4 ODOP niezwłocznie uzyska i sprawdzi informacje o karalności i powiadomi kierownika działu i odpowiedniego przedstawiciela OES o ewentualnym wpisie do rejestru karnego.

Sec. 6 No Automatic Disqualification for Criminal Background

6.1 Z wyjątkiem przypadków określonych w punkcie 6.2, osoba z kryminalną przeszłością nie zostanie automatycznie zdyskwalifikowana z zatrudnienia, awansu lub mianowania. W przypadku, gdy dochodzenie ujawni informacje z rejestru karnego, urzędnik zatrudniający, w porozumieniu z OES i ODOP, określi w każdym przypadku indywidualnie, czy dana osoba jest wykwalifikowana w oparciu o takie czynniki jak:

a) szczególne obowiązki na danym stanowisku;

b) liczba wykroczeń;

c) charakter każdego wykroczenia;

d) okres czasu pomiędzy wykroczeniem a decyzją o zatrudnieniu;

e) historia zatrudnienia;

f) wysiłki na rzecz resocjalizacji; oraz

g) dokładność informacji, które dana osoba podała w podaniu o pracę.

6.2 U. T. System nie zatrudnia, nie kontynuuje zatrudnienia, nie mianuje ani nie przydziela pracowników, jeżeli uzyskał informacje, że dana osoba została skazana lub odroczono wobec niej wykonanie wyroku za przestępstwo, które wymagałoby:

a) osoba musi zarejestrować się jako przestępca seksualny zgodnie z rozdziałem 62, kodeksu postępowania karnego, który obejmuje, ale nie jest ograniczony do takich przestępstw jak ciągłe wykorzystywanie seksualne małego dziecka; napaść seksualna; poważna napaść seksualna; lub

b) przestępstwo na mocy prawa innego stanu lub prawa federalnego, które jest równoważne z przestępstwem wymagającym takiej rejestracji, chyba że urzędnik zatrudniający/mianujący, odpowiednio, przedstawi istotne uzasadnienie, dyrektor OES i dyrektor policji wyrażą zgodę, kanclerz wyrazi zgodę, a dana osoba nie ma wyższego niż poziom pierwszy (niski) ryzyka określonego w narzędziu przesiewowej oceny ryzyka wdrożonym zgodnie z rozdziałem 62 Kodeksu postępowania karnego. Jeśli taki poziom ryzyka nie jest przypisany, wówczas poziom ryzyka nie może przekroczyć niskiego ryzyka określonego przez Dyrektora Policji.

Sec. 7 Fałszowanie lub pominięcie informacji z rejestru karnego

Fałszowanie wniosku lub pominięcie informacji z rejestru karnego wymaganych do zgłoszenia jest podstawą do odrzucenia wnioskodawcy lub zdyscyplinowania/rozwiązania umowy z pracownikiem.

Sec.8 Powiadomienie Wymagane

8.1 Jeśli U. T. System Administration otrzyma raport wskazujący, że wnioskodawca lub obecny pracownik jest notowany w rejestrze karnym, dana osoba zostanie powiadomiona, otrzyma kopię raportu, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo lub politykę lub procedurę DPS, zostanie poinformowana o prawie do zakwestionowania dokładności i kompletności raportu w agencji, która dostarczyła raport, oraz zostanie poinformowana, że ma możliwość przedstawienia dodatkowych informacji odnoszących się do rejestru karnego i dlaczego nie powinny one wpłynąć na decyzję o zatrudnieniu.

8.2 Jeżeli Administracja Systemu U. T. skorzystała z usług agencji sprawozdawczości kredytowej będącej stroną trzecią w celu przeprowadzenia kontroli rejestrów karnych, raport taki jest uważany za „raport konsumencki” zgodnie z Ustawą o rzetelnej sprawozdawczości kredytowej (FCRA). Jeśli taki raport jest podstawą do odmowy zatrudnienia, odmowy awansu, przeniesienia lub wypowiedzenia umowy z pracownikiem, dana osoba otrzyma specjalne informacje przed podjęciem działań odwrotnych, zawierające kopię raportu konsumenckiego danej osoby oraz kopię „Podsumowania praw przysługujących pracownikowi na mocy ustawy o rzetelnej sprawozdawczości kredytowej”, dokumentu zalecanego przez Federalną Komisję Handlu. Agencja sprawozdawczości kredytowej, która dostarcza raport danej osoby jest zobowiązana do przekazania Administracji Systemu U. T. podsumowania praw konsumenta (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Opportunity to Respond

9.1 W ciągu pięciu dni roboczych od otrzymania raportu, jak przewidziano w punkcie 8.1, osoba może przedstawić dodatkowe informacje urzędnikowi zatrudniającemu/przełożonemu odnoszące się do rejestru karnego i dlaczego nie powinny one wpłynąć na decyzję o zatrudnieniu. Zanim urzędnik zatrudniający/przełożony podejmie ostateczną decyzję w sprawie zatrudnienia, zapozna się ze wszystkimi dostarczonymi mu informacjami wraz z OES i ODOP oraz skonsultuje się w sprawie ewentualnego złożenia oferty lub podjęcia niekorzystnych działań w sprawie zatrudnienia. Jeżeli OES lub ODOP uznają, że wyniki badania przeszłości karnej wskazują, że dana osoba może nie być w stanie pełnić funkcji na danym stanowisku lub kontynuować zatrudnienia, wówczas urzędnik zatrudniający nie może złożyć oferty ani kontynuować zatrudnienia danej osoby bez uprzedniej pisemnej zgody właściwego dyrektora wykonawczego lub osoby przez niego wyznaczonej. Jeżeli wyniki wskazują, że dana osoba popełniła przestępstwo opisane w punkcie 6.2 (a) lub (b), osoba ta nie kwalifikuje się do zatrudnienia lub mianowania, chyba że spełnione zostaną warunki określone w punkcie 6.2 oraz uzyskana zostanie zgoda urzędników wymienionych w punkcie 6.2.

9.2 Zewnętrzni kandydaci do pracy. Decyzja Administracji Systemu U. T. jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.

9.3 Obecni pracownicy. Jeśli dana osoba jest obecnym pracownikiem podlegającym sprawdzeniu przeszłości, standardowe procedury składania zażaleń przez pracowników są dostępne w celu zakwestionowania decyzji. Jeśli zaświadczenie o niekaralności prowadzi do rozwiązania umowy o pracę, stosuje się odpowiednią procedurę dyscyplinarną i zwalniania pracowników.

9.4 Ujawnienie informacji po podjęciu decyzji, gdy do przeprowadzenia prześwietlenia wykorzystano usługi prywatnego dostawcy. Jeśli raport konsumenta został wykorzystany do odmowy zatrudnienia, odmowy awansu, przeniesienia lub rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem po podjęciu przez instytucję niekorzystnych działań, dana osoba musi zostać poinformowana o podjęciu takich działań. Musi ono zawierać:

a) nazwę, adres i numer telefonu agencji sprawozdawczości kredytowej, która dostarczyła raport;

b) oświadczenie, że agencja sprawozdawczości kredytowej, która dostarczyła raport, nie podjęła decyzji o podjęciu niekorzystnych działań i nie może podać konkretnych powodów ich podjęcia; oraz

c) powiadomienie o prawie osoby fizycznej do zakwestionowania dokładności lub kompletności wszelkich informacji dostarczonych przez agencję oraz o jej prawie do dodatkowego bezpłatnego raportu konsumenckiego od agencji na żądanie w ciągu 60 dni.

Sec. 10 Self Reporting

10.1 Applicants for Employment. Kandydaci muszą zgłosić na piśmie wszelkie skargi karne, informacje, oskarżenia, przyznanie się do winy, orzeczenie o winie, odroczenie wyroku lub skazania (oraz czy są zarejestrowani jako przestępcy seksualni lub czy będą zobowiązani do zarejestrowania się jako przestępcy seksualni), z wyjątkiem wykroczeń drogowych karanych jedynie grzywną, które miały miejsce po dacie złożenia wniosku w ciągu pięciu dni roboczych.

10.2 Obecni pracownicy. Pracownicy Administracji Systemu U. T. są zobowiązani do pisemnego zgłaszania kierownikowi swojego działu, w ciągu pięciu dni roboczych, wszelkich skarg kryminalnych, informacji, oskarżeń, przyznania się do winy, odroczenia wyroku lub skazania (oraz informacji o tym, czy zostali zarejestrowani jako przestępcy seksualni lub będą zobowiązani do zarejestrowania się jako przestępcy seksualni), z wyjątkiem wykroczeń podlegających karze grzywny. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi naruszenie zasad i może prowadzić do podjęcia odpowiednich działań dyscyplinarnych. (Link do formularza samoujawnienia jest podany w niniejszej polityce.)

10.3 Obowiązki kierownika wydziału. Kierownik wydziału Administracji Systemu U. T., który otrzymał raport własny zgodnie z wymogami niniejszej sekcji, musi przekazać informacje do OES i ODOP oraz skonsultować się w sprawie przydatności danej osoby do pracy na danym stanowisku.

10.4 Fałszowanie lub pomijanie informacji z rejestru karnego. Z zastrzeżeniem standardowych procedur składania zażaleń i dyscyplinarnych w stosownych przypadkach, fałszowanie lub pomijanie zapisów lub niezgłaszanie się zgodnie z wymogami niniejszej polityki lub prawa stanowi naruszenie polityki i będzie prowadzić do działań dyscyplinarnych.

Sec. 11 Przechowywanie zapisów dotyczących sprawdzania przeszłości kryminalnej

11.1 Zapisy poufne. Zapisy uzyskane z bazy danych kryminalnego prześwietlenia będą traktowane jako poufne zgodnie z wymogami prawa i nie będą stanowić części akt wnioskodawcy lub akt osobowych pracownika. Informacje te będą przechowywane w oddzielnym bezpiecznym pliku i nie będą przekazywane żadnej nieupoważnionej osobie.

11.2 Informacje z rejestru historii karnej. Zgodnie z Texas Government Code Section 411.085, nieuprawnione ujawnienie informacji z rejestru karnego, informacji uzyskanych z bezpiecznej strony TxDPS, zawierających możliwe do zidentyfikowania opisy i adnotacje o aresztowaniach, zatrzymaniach, aktach oskarżenia, informacjach i innych formalnych zarzutach karnych oraz ich rozstrzygnięciach, stanowi przestępstwo karne, w związku z czym urzędnicy administracyjni Systemu U.T. będący w posiadaniu takich informacji powinni zasięgnąć porady prawnej w odniesieniu do każdego żądania ujawnienia takich informacji.

11.3 Niszczenie zapisów uzyskanych z bazy danych zawierającej informacje o karalności. ODOP niszczy wszelkie zapisy uzyskane z bazy danych zawierającej informacje o przeszłości kryminalnej dotyczące danej osoby po upływie sześciu miesięcy od ich uzyskania.

11.4 Raporty własne. Raporty własne dotyczące zarzutów lub wyroków skazujących, wymagane przez niniejszą politykę, będą przechowywane wraz z aktami osobowymi pracownika w OES zgodnie z harmonogramem przechowywania dokumentacji Administracji Systemu U. T..

Sec. 12 Inne prześwietlenia

Niniejsza polityka i procedura odnosi się wyłącznie do prześwietleń kryminalnych i nie ogranicza uprawnień Administracji Systemu U. T. do przeprowadzania innych prześwietleń dozwolonych przez prawo.

Definicje

Kandydat – osoba, która ubiega się o stanowisko w Administracji Systemu U. T., niezależnie od tego, czy jest to kandydat z zewnątrz, czy obecny pracownik.

Odpowiednie – korzystanie z baz danych, które są autoryzowane, biorą pod uwagę charakter stanowiska, informacje uzyskane od rządu USA w związku z procesem wizowym, jak również takie, które zawierają dane dotyczące stałego, tymczasowego i edukacyjnego miejsca zamieszkania każdego, kto mieszkał poza stanem Teksas od 17 roku życia.

Informacje o wyrokach karnych – informacje publiczne przechowywane przez Departament Bezpieczeństwa Publicznego, zgodnie z sekcją 411.135 Kodeksu Rządowego Teksasu (Texas Government Code Section 411.135)

Informacje o historii karnej – informacje zebrane na temat danej osoby przez agencję wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych, które składają się z możliwych do zidentyfikowania opisów i adnotacji dotyczących aresztowań, zatrzymań, oskarżeń, informacji i innych formalnych zarzutów karnych oraz ich rozstrzygnięć, zgodnie z pełniejszym opisem w sekcji 411 Kodeksu Rządowego Teksasu.082.

Krajowe sprawdzenie historii karnej (NCHRC) – sprawdzenie historii karnej uzyskane zarówno z Departamentu Bezpieczeństwa Publicznego Teksasu, jak i Federalnego Biura Śledczego na podstawie informacji o identyfikacji odcisków palców, lub sprawdzenie historii karnej uzyskane od prywatnego dostawcy na podstawie krajowych rejestrów karnych.

Stanowisko – zarówno stanowiska pełnoetatowe, jak i niepełnoetatowe, niezależnie od tego, czy stanowisko jest obsadzone lub ma być obsadzone przez pracownika stałego lub tymczasowego, czy też wymaga statusu studenta jako warunku zajmowania stanowiska, ale nie obejmuje stanowiska obsadzonego przez pracownika tymczasowego dostarczonego przez agencję pracy tymczasowej; należy oczekiwać, że agencja pracy będzie przeprowadzać i ponosić odpowiedzialność za przeprowadzanie prześwietlenia kryminalnego.

.