27 Unique Gala Ideas for the Ultimate Fundraising Event

Kiedy myślisz o gali, prawdopodobnie wyobrażasz sobie formalne, królewskie wydarzenie. Może to oznaczać czarny strój, kolację z cateringiem, zespół na żywo i przemówienia lub prezentacje na temat gościa honorowego (lub sprawy).

Czasami jednak gale mogą również opisywać swobodne wyjście towarzyskie lub festiwal z dużą listą gości.

W każdym razie, gale mogą naprawdę zwiększyć reputację marki, zwłaszcza jeśli jest to funkcja korporacyjna zaprojektowana, aby zaimponować potencjalnym inwestorom, darczyńcom lub klientom z wyższej półki.

Oto kilka wskazówek i porad, które pomogą Ci rozpocząć wystawną galę, która zaprezentuje Twoją firmę lub organizację w pozytywnym świetle.

1. Pomysły na galę fundraisingową
2. Jak zaplanować galę fundraisingową

Poznaj najlepsze pomysły na galę fundraisingową

Teraz poznaj inspirujące wskazówki dotyczące planowania gali, aby zaimponować uczestnikom &prowadzić fundraising.

Stwórz komitet projektantów, menedżerów miejsc i firm cateringowych, którzy są również osobiście lub emocjonalnie dotknięci tematem Twojego wydarzenia.

Ponieważ doświadczyli oni tych kwestii na poziomie osobistym, będą bardziej skłonni do zaangażowania się w wydarzenie. Jeśli nie masz jeszcze nikogo na myśli, napisz w mediach społecznościowych lub na swojej liście kontaktów o tej możliwości i zobacz, kto zareaguje z największym entuzjazmem. Możesz również spojrzeć na listy uczestników poprzednich imprez i sprawdzić, czy któryś z tych gości jest również profesjonalistą w dziedzinie eventów.

Przekazuj wydarzenie na żywo online.

Jeśli Twoja gala ma specjalne znaczenie dla dużej grupy potencjalnych zdalnych uczestników lub obejmuje wszelkie wielkie ujawnienia/ogłoszenia, to powinieneś przynajmniej rozważyć livestreaming go. Jeśli to zrobisz, upewnij się, że transmitowana będzie tylko interesująca akcja (jak prezentacje i liczenie pieniędzy) i sprawdź, czy mówcy lub goście dobrze czują się w kamerze.

Zaproś ludzi, którzy skorzystali z pomocy twojej organizacji, aby zmieszali się z darczyńcami.

Taktyka ta jest szczególnie skuteczna, jeśli planujesz zbierać fundusze podczas swojej gali. Jeśli ich historia jest szczególnie emocjonalna lub zapadająca w pamięć, zaproś ich do wygłoszenia krótkiego przemówienia.

Połącz działanie skoncentrowane na finansach z takim, które jest po prostu dla zabawy.

Na przykład, jeśli organizujesz cichą aukcję, upewnij się, że włączysz do niej coś zabawnego, jak występ komediowy, aby darczyńcy nie musieli czuć, że każda część tego wydarzenia kosztuje ich coraz więcej pieniędzy.

Dodaj klasyczny wystrój wydarzenia, który dodaje do Twojej marki.

Złote, srebrne i miedziane akcenty podkreślają każdy schemat kolorystyczny gali lub element wystroju i mogą być wykorzystane do prezentacji logo, materiałów marketingowych związanych z wydarzeniem oraz markowych upominków do zabrania do domu. Upewnij się, że zawiera również mnóstwo świec, świeże kwiaty i ekskluzywne naczynia w kolorach, które pasują do Twojej firmy.

Wykorzystaj dane dotyczące poprzednich wydarzeń, aby pomóc określić motyw przewodni gali.

Czy niektóre wydarzenia cieszyły się większą frekwencją niż inne? Co łączyło Twoje najpopularniejsze wydarzenia? Znajdź i wykorzystaj te podobieństwa w projekcie swojej gali. Możesz również wykorzystać informacje zwrotne z ankiet przeprowadzonych wśród uczestników w przeszłości i zastosować ich uwagi bezpośrednio do nowego wydarzenia.

Rozważ nawiązanie współpracy ze sponsorem korporacyjnym.

Nie tylko zaoszczędzisz w ten sposób pieniądze, ale także będziesz mógł strategicznie wybierać, z kim sprzymierzyć swoją markę. A jeśli nigdy wcześniej nie dotarłeś do potencjalnych sponsorów korporacyjnych, upewnij się, że skorzystasz z tego świetnego przewodnika.

Usprawnij swój proces odprawy.

Papierowe i ołówkowe listy mogą denerwować personel imprezy, ponieważ tłumy mają tendencję do przybywania falami. Skorzystaj z oprogramowania do obsługi imprez, które ułatwia pracownikom aktualizację informacji o uczestnikach z takimi szczegółami, jak dodatkowi członkowie imprezy, nowe darowizny i przechwycone zdjęcia gości VIP w celu przyszłej promocji imprezy.

Prezenty, nagrody i torby z upominkami powinny wspierać główny temat i znaczenie Twojej gali.

Przykłady dobrze wykonanych toreb z upominkami obejmują markowe towary sparowane z luksusowymi kocami, świecami lub książkami (książki fotograficzne związane z głównym tematem charytatywnym lub wydarzeniem są zawsze hitem). Jeśli masz budżet, spróbuj znaleźć te przedmioty w wysokiej klasy domach towarowych, takich jak Neiman Marcus lub Saks Fifth. Możesz też je zrobić (strony takie jak Shutterfly pozwalają na tworzenie własnych albumów fotograficznych w twardej oprawie z gotowymi szablonami).

Wybierz niekonwencjonalne miejsce imprezy.

Galerie sztuki, teatry, a nawet salony gier mogą być kolejnym miejscem Twojej gali. Tak długo, jak pasuje to do tematu, organizacji charytatywnej lub marki, niebo jest nieograniczone.

Dostarcz pakiety biletów grupowych.

Oto kilka wskazówek dotyczących maksymalizacji sprzedaży biletów na dowolny typ wydarzenia, w tym takich, na które bilety są kupowane masowo.

Zezwalaj gościom na przekazywanie darowizn za pośrednictwem ich telefonów.

Najnowocześniejsze aplikacje do przekazywania darowizn (takie jak te z tej listy) oferują niestandardowy branding i bezpieczeństwo cyfrowe.

Włącz fizyczne reprezentacje głównego celu stowarzyszenia do projektu imprezy.

Na przykład, jeśli Twoja organizacja non-profit lub firma pracuje z dziećmi, stwórz tło fotograficzne w całości wykonane z rysunków i kartek z podziękowaniami wykonanych przez odbiorców dobroczynności.

Używaj oprogramowania eventowego do zbierania, oceniania i analizowania sukcesu swojego wydarzenia.

Po prostu nie opieraj się tylko na jednej kwocie dolara. Gale są również pomocne w budowaniu marki, szerzeniu świadomości i budowaniu długotrwałych relacji. Wszystkie te korzyści można zmierzyć poprzez ankietę wśród gości, dane wejściowe z rejestracji uczestników i analizę sprzedaży biletów.

Poświęć czas, aby przyznać, jak daleko zaszła Twoja organizacja.

Ta gala może być pierwszym kontaktem niektórych uczestników z Twoją organizacją, więc przypomnienie im, skąd pochodzisz (a w konsekwencji, dokąd potencjalnie zmierzasz) pomoże dostarczyć dowodów na to, że ich inwestycja w czas i/lub pieniądze została dobrze ulokowana.

Zastanów się, w jaki sposób oświetlenie Twojego wydarzenia nada ton wieczorowi.

Eksperci dostawcy oświetlenia eventowego zalecają przyciemnienie lub wyeliminowanie oświetlenia górnego. Następnie dodaj kilka rozprysków kolorów lub podświetl ciekawe elementy wystroju za pomocą diod LED. Dodaj kilka świateł sznurkowych, GOBO lub mapowanie 3D, jeśli naprawdę chcesz być fantazyjny.

Użyj szablonu osi czasu planowania gali, aby udoskonalić swój proces.

Ten zestaw narzędzi pomoże Ci zacząć. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś jednak oczekiwać, że rozpoczniesz planowanie swojej gali co najmniej 18 miesięcy przed jej rozpoczęciem.

Zaskocz gości przemawiającymi celebrytami, wystrojem przyprawiającym o zawrót głowy lub wzruszającym doświadczeniem.

Ubuntu Pathways sławnie wykorzystało gigantyczne portrety dzieci, którym pomogli (przebranych za to, kim chcą być, gdy dorosną) na jednej ze swoich gal. Przemyślane, nieszablonowe akcenty, takie jak te, sprawią, że Twoje wydarzenie będzie jeszcze bardziej niezapomniane.

Modeluj swoje menu cateringowe z koktajlami na specjalne okazje i specyficznymi względami publiczności.

Na przykład, jeśli Twoja gala świętuje sprawiedliwe traktowanie zwierząt, prawdopodobnie powinieneś skupić się na oferowaniu wegańskiego menu. Możesz również stworzyć kilka napojów rzemieślniczych z unikalnymi słomkami lub wystrojem szkła. A jeśli pójdziesz tą drogą, upewnij się, że mają kilka dumnie wyświetlanych zabawnych nazw.

Wybierz datę wydarzenia tuż przed świętem narodowym lub wydarzeniem kulturalnym.

Niektóre z najlepszych gal odbywają się przez Halloween lub Super Bowl. Jeśli podejmiesz takie podejście, możesz oprzeć większość swoich wyborów projektowych na tej porze roku.

Użyj marketingu wideo, aby zaangażować potencjalnych uczestników w mediach społecznościowych.

Każda gala powinna zawierać następujące rodzaje filmów wideo w swoich treściach marketingowych:

• Krótkie i słodkie wprowadzenie do Twojej firmy jako całości.
• Historia, która symbolizuje znaczenie Twojej gali i dlaczego jest ona tak ważna.
• Wideo uświadamiające, które podkreśla Twoją główną sprawę.

Pozwól gościom wiedzieć, że jeśli nie będą mogli tego zrobić, przekażesz ich bilet innemu godnemu uczestnikowi.

Goście mogą nadal czuć się świetnie o po darowizny do sprawy lub firmy, podczas gdy dając komuś innemu (kto normalnie nie byłby w stanie sobie na to pozwolić) szansę cieszyć się wydarzenie siebie. Zorganizuj loterię z dodatkowymi biletami w mediach społecznościowych lub publicznie wręczyć je godnym uczestnikom i oznaczyć lub okrzyknąć osobę, która sprawiła, że to wszystko jest możliwe.

Wysyłaj odręczne zaproszenia pocztą tradycyjną.

To naprawdę przemyślany gest, który przyciągnie uwagę odbiorcy lepiej niż e-mail. Jeśli Twoja gala będzie miała bardzo dużą listę gości, zawsze możesz zlecić część pisania listów za pomocą stron takich jak Fiverr lub Upwork.

Stwórz niespodziankę w postaci polowania na padlinożerców.

Pójdź w ślady Disney’s Hidden Mickey i ukryj kilka „jajek wielkanocnych” w całym miejscu imprezy. Uczestnicy mogą na nie polować, udostępniać zdjęcia z hashtagiem w mediach społecznościowych i zebrać wystarczającą liczbę zdjęć, aby wziąć udział w losowaniu nagrody głównej pod koniec wieczoru. Wykorzystaj pluszaki maskotki marki lub symbole logo do wykonania przedmiotów.

Uczyń z deseru okazję do nawiązania kontaktów.

Interaktywne doświadczenia związane z deserem to świetny sposób, aby pomóc gościom w nawiązywaniu kontaktów i spotykaniu się, gdy już się rozgoszczą na gali. Ustaw DIY babeczki, gorącą czekoladę, a nawet mini stacje ciasta. Albo zleć cukiernikom przygotowanie deserów na wąskich stołach w stylu bufetu.

Dodaj nagrodę za drzwi.

Zachwyć gości specjalnym prezentem w chwili ich przybycia. Wypełnij go czymś, co będzie ich ekscytować lub sprawi, że będą naprawdę szczęśliwi. To nadaje ton dla wieczoru wypełnionego zabawą i może zachęcić ich do bycia jeszcze bardziej hojnymi. Jeśli planujesz również rozdać później torby z upominkami, upewnij się, że nagroda na drzwi pasuje do tego, co znajduje się w większych upominkach.

Pokarm gości zaraz po rozpoczęciu imprezy.

Nikt, w historii wydarzeń, nigdy nie cieszył się czekaniem na ich jedzenie, które ma być serwowane. Szczęśliwi, dobrze odżywieni goście są bardziej skłonni do ofiarowania pieniędzy niż „głodni”. Więc trzymaj przekąski płynące lub rozpocznij bufet od razu, aby upewnić się, że każdy ma szansę na skubnięcie kiedy tylko chce.

Teraz, Oto Jak Zaplanować Niesamowitą Galę od początku do końca w kilku prostych krokach:

Postaw cel swojej gali.

Jaki jest cel Twojego wydarzenia? Czy próbujesz pozyskać nowych klientów? Czy planujesz odsłonić swój najnowszy produkt? Być może jest to impreza charytatywna, a ty próbujesz zebrać fundusze na szlachetny cel.

Make it clear what your goal is for anyone helping you with the planning process, and craft a strategy to get to this end. Twój cel powinien być jasny i bardziej konkretny niż tylko osiągnięcie określonej liczby sprzedaży biletów.

Cele powinny zawierać wiele celów, takich jak:

• Zbieranie $X dla wybranej przyczyny
• Zdobycie X liczby leadów sprzedażowych w ciągu Y liczby tygodni od wydarzenia
• Uzyskanie nowego wzorca ROI
• Osiągnięcie określonej liczby akcji w mediach społecznościowych (i.

Choć cele są ważne, nie skupiaj wszystkich swoich wysiłków na osiągnięciu arbitralnej liczby. Co jest bardziej wartościowe, to fakt, że nadal masz wpływ na swoją firmę lub organizację charytatywną poprzez tę galę. Jeśli przegapiłeś swoje cele nieznacznie, wydobyć co lekcja, aby być nauczył się z niego, więc zrobić to jeszcze lepiej następnym razem.

Wybór miejsca jest kluczem do gali, aby być sukces.

Jeśli jesteś gospodarzem formalnego wydarzenia, sala gimnastyczna szkoły średniej nie jest prawdopodobnie będzie go wyciąć dla swojego miejsca. Na szczęście, nie brakuje wysokiej klasy miejsc, zwłaszcza w głównych metropoliach USA – niezależnie od tego, czy chodzi o historyczny klimat, czy nowoczesny flair.

Musisz również zdecydować między „pustym płótnem” lub miejscem już zbudowanym, aby dopasować się do Twojego stylu i wydarzenia. Pierwszy z nich to goły (i „gotowy do tematu”) obiekt, który można dowolnie udekorować, aby dopasować go do gali.

Nowojorski Madison Square Garden, na przykład, to najlepsze miejsce, które można uznać za współczesny obiekt typu „czyste płótno”. Dla kontrastu, Red Rocks Amphitheatre w Denver to miejsce na świeżym powietrzu, zaprojektowane specjalnie na koncerty muzyczne lub wydarzenia o tematyce muzycznej.

Gale mogą również przybrać strukturę festiwalową, co oznacza, że część imprezy może odbywać się na świeżym powietrzu. Jeśli chcesz, aby Twoi goście mogli zanurzyć się w naturze, rozważ wybór miejsca znanego z przestrzeni zewnętrznej. Oto kilka sposobów na rozpoczęcie poszukiwania miejsca online.

Wybierz uzupełniającą rozrywkę dla swojej gali.

Gala nie jest kompletna bez jakiejś formy rozrywki. Jeśli organizujesz formalne wydarzenie, taniec rave prawdopodobnie nie będzie dobre dopasowanie. Bardziej pasowałoby jednak coś na wzór orkiestry smyczkowej.

Możesz sparować muzyków każdego typu z tańcem, aby uzyskać zabawny romans – szczególnie w przypadku tematów, które dobrze nadają się do parkietu (jak bal maskowy!).

DJ’e są również odpowiedni, jeśli jest to lepsze dopasowanie do Twojego tematu lub publiczności. Istnieje błędne przekonanie, że DJ-e występują tylko na bardziej nieformalnych imprezach, ale to absolutnie nie jest prawdą. DJ-e są wszechstronni i mogą grać szereg klasycznych bitów pasujących do wydarzeń black-tie lub muzyki elektrycznej/funk/hip-hop dla bardziej groovy tłum.

Zachwyć gości jedzeniem i napojami na swojej gali.

To rozumie się samo przez się, że powinieneś podać niezapomniane jedzenie na swojej gali. Cheeseburgery i hotdogi nie wystarczą do formalnych gal.

Poszukaj firm cateringowych znanych z obsługi formalnych wydarzeń, takich jak wesela i funkcje korporacyjne. Będziesz także musiał zdecydować między kolacją w formie bufetu lub posiłkiem na talerzu, w zależności od tego, czy chcesz, aby goście mieszają się i mingle lub poznać swoich sąsiadów tabeli.

Możesz także służyć lekkie przekąski podczas przyjęcia, jeśli wydarzenie rozciąga się na kilka godzin – i jeśli szukasz, aby upewnić się, że goście mają wystarczająco dużo paliwa do tańca noc daleko. Typowe przekąski typu finger foods, takie jak świnie w kocu i mini kąski serowe, wszystkie serwowane przez formalnie ubrany serwer niosący przystawki na srebrnej tacy, są zabawną parą, którą goście pokochają późną nocą.

Jeśli chodzi o napoje, ustawienie na bok baru martini, make-your-own margarita station, lub innego skrętu na tradycyjnej usłudze barowej pozostawi długotrwałe wrażenie. Możesz też zatrudnić miksologa, który stworzy na miejscu koktajle dostosowane do Twoich potrzeb.

Zaplanuj działania PR i zmaksymalizuj działania marketingowe podczas gali.

Gale muszą być reklamowane tak samo jak każde inne wydarzenie. Choć musisz być aktywny w mediach społecznościowych, nie powinieneś całkowicie rezygnować z metod offline.

W przypadku mediów społecznościowych, wypróbuj wszystkie z następujących elementów:

• Używanie hashtagu wydarzenia, który przedstawia Twoją sprawę i temat
• Tworzenie oficjalnej strony wydarzenia w mediach społecznościowych w celu uzyskania organicznego zasięgu i nowych uczestników
• Używanie wielu sieci społecznościowych, takich jak Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat i tak dalej, aby dopasować się do docelowych uczestników. Spróbuj LinkedIn dla wydarzeń korporacyjnych skierowanych do określonych firm lub odpowiednich zawodów.

Twój marketing w mediach społecznościowych powinien również obejmować pomoc ze strony zwolenników marki, partnerów, sponsorów i influencerów, którzy mogą wykorzystać własnych zwolenników, aby pomóc Ci zapakować miejsce z entuzjastycznymi uczestnikami.

Dla metod offline, jedną dobrą strategią jest wysyłanie tradycyjnych ulotek w formie zaproszenia. Serdecznie zaprosić gościa do swojej gali w tematycznym hand-out, który czuje się specjalne i ekscytujące. Upewnij się, że zawiera ona wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące rejestracji online, zakupu biletów i nie tylko.

Znajdź idealny temat dla swojej gali.

Tematy gali zasługują na osobną sekcję! Gale są o wiele bardziej żywiołowe, gdy istnieje temat, którym goście mogą się ekscytować.

To również daje więcej miejsca na kreatywność jako planista wydarzeń i pomaga nawigować szczegóły, takie jak wybór żywności, wybór muzyki i wystrój. Tematy mogą być specyficzne dla danej pory roku, jak na przykład zimowa kraina czarów na grudniową imprezę. Możesz również zdecydować się na temat, który uzupełnia pewną branżę, taką jak temat podróży dla międzynarodowej organizacji lub przyczyny.

Temat będzie również dyktować rodzaj działań można zapewnić gościom, aby utrzymać je zajęte przez całą noc. Na noc kasyna, trzeba będzie stoły do gier karcianych i ruletki, a może nawet nagrody dla największych zwycięzców nocy.

Brainstorming pomysłów gali jest wszystko o tworzeniu dobry czas dla gości i upewniając się, że zapewniają ucieczkę zabawy z run-of-the-mill wydarzeń lub stron. Dzięki starannie zaplanowanemu wydarzeniu nie tylko osiągniesz swoje cele związane ze zbieraniem funduszy lub zwiększeniem świadomości marki, ale także poprawisz wizerunek swojej marki i zyskasz większe grono zwolenników.

Gale fundraisingowe są jednym z najbardziej lukratywnych i efektywnych typów wydarzeń, przynosząc średnio 275 000 USD zysków nawet w przypadku najmniejszych, niskobudżetowych wersji. Poniższe wskazówki i triki dotyczące planowania gali pomogą Ci zmaksymalizować inwestycję i stworzyć zabójcze doświadczenie uczestników, o którym goście będą mówić przez resztę roku.

Teraz jesteś gotowy, aby doprowadzić niesamowitą galę do życia!

Oto kilka sposobów na przekroczenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) wydarzenia oraz kilka najlepszych praktyk w zakresie planowania imprez, które sprawią, że Twoja gala odniesie ogromny sukces.

Czy szukasz pomocnej dłoni przy planowaniu gali? Uzyskaj najlepsze z diagramów, odpraw, zarządzania gośćmi i pozyskiwania miejsc – wszystko w jednej aplikacji do planowania wydarzeń.

Szukasz więcej informacji o galach?

.