Het meest fundamentele onderscheid tussen particuliere en openbare entiteiten is eigendom. De publieke sector wordt gecontroleerd door de overheid – zowel de staat als de federale – terwijl de particuliere sector wordt geleid door individuen die bedrijven leiden en beheren. De particuliere sector omvat alle bedrijven met winstoogmerk die geen eigendom zijn van of beheerd worden door de overheid. Vanwege dit onderscheid in eigendom zijn er veel verschillende praktijken en beleidslijnen met betrekking tot het aanbestedingsproces.
Transparantie
Overheidsorganisaties worden geleid door een hogere overheidsinstantie. Alles wat zij doen, moet gemakkelijk zichtbaar zijn voor het publiek. Er moet een duidelijk controlespoor zijn, met alle informatie duidelijk en toegankelijk.
Informatie zoals een contractmogelijkheid, gunning van het contract, prijsstelling en timing worden allemaal opgenomen in verslagen die met regelmatige tussenpozen worden opgesteld. De overheid moet gelijke kansen bieden aan elke entiteit die zaken met hen wil doen en die aan de vereisten voldoet. Openingen van aanbestedingen zijn derhalve openbare gebeurtenissen.
De transparantie in de particuliere sector is niet zo duidelijk. Hoewel aan particuliere entiteiten eisen worden gesteld inzake volledige openbaarheid, behoeven zij geen gelijke kansen te bieden en zullen zij vaak informatie achterhouden die voor de inschrijvende leveranciers niet noodzakelijk is. Zij bereiken niet elk bedrijf en hoeven hun gunningen niet op dezelfde manier te publiceren als overheidsinstanties.
Praktijken bij het plaatsen van overheidsopdrachten
Omdat overheidsinstanties eigendom zijn van de overheid, worden zij voornamelijk gefinancierd uit belastinginkomsten, boetes, tarieven, enz. De financiering is afkomstig van het publiek, en hun belangrijkste zorg is het op de juiste wijze toewijzen van geld aan publieke belangen.
Dit betekent dat publieke organisaties niet zo veel controle hebben over het aanbestedingsproces. Zij moeten wachten tot de financierende instelling de vereiste inkomsten int en deze vervolgens op de juiste wijze uitkeert alvorens zich met aanbestedingsactiviteiten bezig te houden. Als de uitbetaling te laat is, kan het zijn dat de organisatie de betaling of verdere inkooppraktijken moet uitstellen.
Andere veel voorkomende vertragingen in het proces zijn het gebruik van achtergrondcontroles van potentiële leveranciers, strengere contractonderhandelingspraktijken, en diverse andere onderzoeken en onderzoeken, die minimaal 30 dagen toevoegen aan het inkoopproces.
Daar komt nog bij dat overheidsorganisaties tot meerdere jurisdicties kunnen behoren, en dat hun inkooppraktijken door meerdere overheidsinstanties moeten worden goedgekeurd (b.v. stad en staat, staat en federaal, enz.).
Er zijn echter een paar methoden om tijd te besparen in de publieke sfeer. Overheidsinstanties mogen gebruik maken van “voorkeursleveranciers”, of leveranciers die een bepaalde reputatie hebben bij de overheid. Deze leveranciers kosten aan de oppervlakte misschien meer geld, maar zij besparen tijd in het onderzoeksgedeelte van het aanbestedingsproces. Het besparen van tijd en geld op achtergrondcontroles en andere stappen kan opwegen tegen de extra kosten van de leverancier.
Backdrop-contracten zijn ook een veelgebruikte manier om tijd en geld te besparen. Een backdrop-contract is een contract waarover vooraf is onderhandeld of dat wordt verlengd. Dit gebeurt vaak in dezelfde context als waarin gebruik zou worden gemaakt van een voorkeursleverancier.
Private inkooppraktijken
Private organisaties halen hun inkomsten uit verkoop, investeringen en andere bedrijfsgerelateerde gebieden. Hun geld is meer gecentraliseerd, wat het inkoopproces versnelt. Particuliere bedrijven kunnen op zoek gaan naar verschillende leveranciers om de beste deal te vinden, omdat ze meer tijd en middelen hebben om dit te doen. Hun focus ligt meer op het besparen van het meeste geld en het snel gedaan krijgen van dingen.
Private organisaties zullen nog steeds vaak gebruik maken van voorkeursleveranciers, om soortgelijke redenen als die gebruikt worden door de publieke organisaties. Hoewel particuliere organisaties lang niet zoveel tijd in onderzoek steken, doen zij hun uiterste best om hun leveranciers te begrijpen voordat zij een contract tekenen (door bijvoorbeeld eenvoudige referentie- en kredietcontroles, bezoeken ter plaatse en beoordelingen van monsters uit te voeren). Het gebruik van voorkeursleveranciers en de eenvoudige verlenging van contracten is een eenvoudige manier om de tijd die aan het inkoopproces wordt besteed, te verminderen.
Andere praktijken in de particuliere sector zijn onder meer supply chain management, supplier relationship management, voorraadbeheer en het segmenteren van leveranciers. Deze praktijken dragen bij tot een grotere zelfmotivatie van de particuliere sector, maar ze zijn ook onstabieler. Vanwege het “hoge risico, hoge opbrengst”-karakter van particuliere inkooppraktijken, moet er meer risicoanalyse worden verricht. Publieke entiteiten kunnen economisch zekerder en stabieler zijn, maar private organisaties genereren vaak meer groei dan publieke.
Voor zowel private als publieke organisaties is een goed beheer van het inkoopproces van cruciaal belang voor succes. Automatisering en stroomlijning kunnen helpen het proces te optimaliseren, zelfs met veel stappen langs de weg. Een contract lifecycle management platform zal helpen bij het holistisch beheren van het proces end-to-end om snellere doorlooptijden te garanderen voor zowel de private als de publieke sector.
Demo aanvraag