IRS-formulier 941, kwartaalaangifte federale belasting van de werkgever: Inzendinstructies en tips die u moet weten

Of u nu een klein bedrijf hebt of een multimiljardair bedrijf, als u werknemers loon betaalt, moet u formulier 941 indienen. De IRS is ijverig in de manier waarop het de lonen van werknemers bijhoudt en hoeveel er van die lonen moet worden afgehaald in de vorm van belastingen. Formulier 941 moet elk jaar op kwartaalbasis (om de 3 maanden) worden ingediend. Als u echter werknemers hebt van wie de jaarlijkse loonbelastingverplichtingen minder dan $ 1.000 bedragen, kunt u misschien op jaarbasis in plaats van op kwartaalbasis aangifte doen.

Wat is formulier 941?

Er zijn een paar verschillende loongerelateerde belastingen die u op formulier 941 moet aangeven:

• Inhoudingstaksen: Dit zijn belastingen die worden ingehouden op het inkomen van uw werknemers. U bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze belastingen op het loonstrookje van uw werknemers. Hoeveel u inhoudt, hangt af van het aantal inhoudingen dat de werknemer op zijn of haar formulier W-4 heeft opgegeven.

• Belastingen voor werkgevers: Dit zijn belastingen die door u worden betaald.

Gedeelde belastingen: FICA-belastingen omvatten belastingen die worden ingehouden voor de sociale zekerheid en Medicaid. U houdt het deel van de werknemer in en draagt dit af.

Als ondernemer bent u verplicht elk kwartaal formulier 941 in te dienen voor al uw werknemers. Het formulier van vier pagina’s stelt de IRS elk kwartaal op de hoogte van het belastbare inkomen en de aansprakelijkheid van uw werknemers, en meldt de inhoudingen voor de federale inkomstenbelasting en de socialezekerheids- / ziektekostenbelasting. Seizoensarbeiders hoeven geen Formulier 941 in te dienen als, en alleen als, zij één of meer kwartalen niet werken. Alle bedrijven moeten dit formulier eind april, eind juli, eind oktober en eind januari indienen.

Form 941 Filing Deadlines

Alle bedrijven moeten dit formulier eind april, eind juli, eind oktober en eind januari indienen. De uiterste data zijn:

• april 30
• juli 31
• oktober 31
• januari 31

Indien de uiterste datum van formulier 941 op een feestdag of in een weekend valt, wordt de datum verschoven naar de eerstvolgende werkdag. Als de vervaldatum bijvoorbeeld op 4 juli valt, wordt deze verschoven naar de 5e als het een dag buiten het weekend is.

Hoe verschilt formulier 941 van formulier 944?

Form 941 en formulier 944 lijken veel op elkaar, omdat ze beide de inhouding van FICA en inkomstenbelasting melden. Het belangrijkste verschil tussen de twee formulieren is het bedrag van de belastingen verschuldigd door het bedrijf dat indient.

De meeste kleine bedrijven dienen Form 941 op kwartaalbasis in. Maar kleine bedrijven waarvan de jaarlijkse FICA- en bronbelastingen minder dan $ 1.000 bedragen, kunnen Formulier 944 indienen. In tegenstelling tot formulier 941 hoeft formulier 944 maar één keer per jaar te worden ingediend.

Instructies voor formulier 941

Het invullen van uw formulier 941 is een relatief eenvoudige taak. Van u wordt verwacht dat u de volgende informatie verstrekt:

• Het aantal mensen dat u in dienst hebt
• De werknemers-ID’s van al uw werknemers
• Het totale loon dat u aan elke werknemer hebt betaald
• Het bedrag aan belastingen dat u hebt ingehouden
• Loonstaten
• Documentatie voor eventuele belastbare fooien het rapport van uw werknemer
• Het totaalbedrag dat u naar de IRS moet sturen

Form 941 Berekeningen

Hier volgen enkele algemene berekeningen die u helpen uw belastingverplichting te bepalen voor de verschillende soorten belastingen op formulier 941.

Inkomstenbelastinginhouding

x

• Hoe bepaalt u het belastingtarief van een werknemer: Hun belastingtarief wordt bepaald door hun indieningsstatus en jaarloon
• Hoe bepaalt u het totaal betaalde loon voor het kwartaal: Deel het jaarloon van uw werknemer door 4.

Socialezekerheidsbelasting

x x

Merk op dat de socialezekerheidsbelasting alleen van toepassing is op de eerste $ 132.900 van het loon van een werknemer.

Medicare-belasting

x

Werknemers die een vast inkomen verdienen, moeten een extra 0,9% Medicare-belasting betalen over inkomsten boven $ 200.000. Deze extra belasting wordt betaald door de werknemer, niet door u, en moet uit hun loon worden gehaald.

Het kan tijdrovend en vervelend zijn om al deze berekeningen te maken, vooral als u meerdere werknemers hebt voor wie u ze moet maken. Een belastingprofessional kan u helpen bij het maken van deze driemaandelijkse berekeningen en betalingen.

Verantwoordelijkheden van de werkgever

Als werkgever rust de verantwoordelijkheid om Formulier 941 zo nauwkeurig mogelijk in te dienen en alle noodzakelijke gegevens te verstrekken op uw schouders. Alle gegevens op formulier 941 moeten overeenkomen met wat uw werknemers zullen claimen of indienen op hun IRS W-2-formulier. Het niet verstrekken van nauwkeurige informatie over lonen en inhoudingen aan de IRS kan resulteren in een audit van de IRS.

De werkgever is ook verantwoordelijk voor het doen van een extra betaling aan de IRS die overeenkomt met het bedrag dat is ingehouden voor Medicare en socialezekerheidsbelastingen voor al hun werknemers. Vanaf 2015 moet het werkgeversdeel van de loonbelasting extra Medicare-belasting inhouden op lonen die tijdens elk belastingjaar meer dan $ 200.000 bedragen, evenals alle andere ingehouden belastingen.

Vermijd boetes en blijf op de top van deadlines

Als u boetes en straffen van de IRS wilt vermijden, is het het beste om Formulier 941 op tijd in te dienen. Als u dat niet doet, kan dat leiden tot een boete van 5% van de verschuldigde belasting voor elke maand of deel van de maand dat het te laat is. Deze boete is echter beperkt tot 25%. Bovendien zal er een aparte boete zijn voor het te weinig betalen van deze belastingen; de IRS zal een werkgever 2-15% van het te weinig betaalde bedrag in rekening brengen, afhankelijk van het aantal dagen dat u te laat bent met het betalen van het juiste bedrag. Aan het einde van het fiscale jaar moet het totaal van de bedragen die u rapporteert op het formulier 941 gelijk zijn aan het totaal van alle bedragen die u hebt gerapporteerd op de W-2’s van uw werknemer en hun W-3’s.

Als u een situatie wilt voorkomen waarin u wordt geconfronteerd met boetes en een mogelijke audit van de IRS, is het raadzaam dat u professionele payroll services gebruikt om al uw werknemer en bedrijfsgerelateerde belastingen af te handelen. Een gelicentieerde belastingprofessional of CPA zal niet alleen u en uw bedrijf uit de problemen houden met de IRS, maar ze kunnen zelfs manieren vinden om u geld te besparen op uw belastingen.

Een van de vele manieren waarop bedrijven failliet gaan, is door achter te raken met hun belastingen en de boetes die daaruit voortvloeien. Als u niet wilt behoren tot de vele kleine bedrijven die niet slagen in hun eerste drie jaar, is het uiterst belangrijk dat u op de hoogte blijft van deadlines en boetes.

Can Form 941 Be Filed Electronically?

U kunt Form 941 elektronisch indienen als u daarvoor kiest. U kunt Formulier 941 online indienen via de website van de IRS, en u moet de EFTPS.gov-service gebruiken om elektronisch geld over te maken. Een belastingprofessional kan uw bedrijf helpen met online indienen.

Waar Formulier 941 posten

Als u uw formulier hebt ingevuld en een cheque hebt uitgeschreven aan de “United States Treasury”, zorg er dan voor dat u uw EIN vermeldt (als u er nog geen hebt, kunt u er online een aanvragen). Er zijn twee verschillende 941 postadressen:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service; Ogden, UT 84201-0005-dit adres wordt gebruikt voor elk bedrijf dat wenst in te dienen zonder een betaling bijgevoegd.
• Internal Revenue Service PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941-dit adres wordt gebruikt voor bedrijven die een betaling bij hun 941 belastingformulier willen voegen.

In een poging om de hoeveelheid papier te verminderen die wordt gebruikt om belastingen en formulieren in te dienen, zal de IRS u toestaan om uw 941 belastingformulieren online in te dienen. De IRS kan vragen om kopieën van elektronische boekhoudkundige software records, dus zorg ervoor dat ze bij de hand als u ervoor kiest om online bestand. Als u geen gebruik maakt van digitale boekhoudkundige diensten, kunnen er bepaalde documenten en bewijs van indiening details zijn die de IRS zal vereisen dat u post (zelfs als u online bestand).

Indienen belastingformulier 941 met een professional

Voor alle van uw bedrijf indiening en belasting gerelateerde behoeften, is Gemeenschap Belasting hier om te helpen. Onze toegewijde en gekwalificeerde medewerkers zijn er om u te helpen uw belastingen correct en op tijd in te dienen. Ontdek waarom bedrijven in het hele land vertrouwen op Community Tax voor al hun belastingaangiften en loonlijstdiensten. Bel vandaag nog op 888.684.5798 en wij zorgen voor een gemakkelijke en handige manier om uw werknemers te betalen, terwijl wij voor de details zorgen terwijl u zich op uw bedrijf concentreert.

• Betaalformulier
• Instructies