HOP 3.1.2 Criminele antecedentenonderzoeken

Sec. 1 Doel en beleidsverklaring

De administratie van het University of Texas System zet zich in voor de bevordering van de veiligheid en beveiliging van het personeel en de eigendommen van het U.T. System, in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. Daartoe is het het beleid van de U.T. System Administration om te eisen dat een strafrechtelijk antecedentenonderzoek wordt uitgevoerd voor tewerkstelling, voor vrijwilligers en stagiaires, en voor werknemers van aannemers die zijn aangesteld om werkzaamheden uit te voeren op het terrein van het U.T. System Administration-complex in Austin.

Sec. 2 Criminal Background Check Required

U. T. System Administration vereist dat een crimineel antecedentenonderzoek wordt verricht bij de volgende categorieën:

2.1 Sollicitanten voor tewerkstelling. Een antecedentenonderzoek moet worden uitgevoerd bij elke sollicitant, intern of extern, die na de normale screening- en selectieprocessen definitief wordt overwogen voor een positie van tewerkstelling bij U. T. System Administration. U. T. System Administration kan zich baseren op een strafrechtelijk antecedentenonderzoek dat binnen de afgelopen twaalf (12) maanden bij U. T. System Administration is uitgevoerd, indien er geen onderbreking in dienst is van meer dan zes (6) maanden en het strafrechtelijk antecedentenonderzoek waarop men zich baseert geschikt is voor de gezochte functie.

Alle of een van de volgende bronnen voor antecedentenonderzoek kunnen, in voorkomend geval, worden gebruikt voor sollicitanten:

a) De dienst misdaadgegevens van het Texas Department of Public Safety (TxDPS) – Beveiligde site.

b) Een particuliere verkoper die nationale strafrechtelijke achtergrondcontrolediensten aanbiedt.

c) Andere staats-, nationale en internationale sites.

Het strafrechtelijk antecedentenonderzoek moet een controle van de registratie van zedendelinquenten omvatten.

2.2 Huidige werknemers. Een antecedentenonderzoek moet worden uitgevoerd bij:

a) een huidige werknemer die heeft gesolliciteerd naar en finalist is voor een nieuwe functie (een nieuw antecedentenonderzoek is niet vereist voor een promotie als onderdeel van de normale loopbaanontwikkeling onder de verantwoordelijkheid van dezelfde Executive Officer;

b) alle huidige werknemers, vrijwilligers en stagiaires indien U. T. System Administration niet eerder een strafrechtelijk antecedentenonderzoek heeft laten uitvoeren; en

c) een huidige werknemer wanneer de Chancellor, of zijn/haar aangewezen functionaris, bepaalt dat het noodzakelijk is om de doelstellingen van U. T. System Administration.

Het criminele antecedentenonderzoek moet een controle van de registratie van zedendelinquenten omvatten.

Elk of alle van de volgende bronnen voor antecedentenonderzoek kunnen, indien van toepassing, worden gebruikt voor huidige werknemers:

a) De TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Andere openbare staats-, nationale en internationale sites.

c) Een particuliere verkoper, onder voorbehoud van naleving van de Fair Credit Reporting Act.

2.3 Wettelijk verplicht strafrechtelijk antecedentenonderzoek. Wanneer de staats- of federale wetgeving vereist dat een functie wordt onderworpen aan een strafrechtelijk antecedentenonderzoek waarbij gebruik wordt gemaakt van een specifieke bron van strafrechtelijke antecedenteninformatie en/of bepaalde procedures, zal U. T. System Administration aan dergelijke wetten voldoen.

2.4 Contractanten en hun werknemers. De U.T. System Administration vereist dat een antecedentenonderzoek wordt uitgevoerd bij personen of werknemers van bedrijven of entiteiten die door de U.T. System Administration zijn gecontracteerd, wanneer deze personen of werknemers taken of diensten zullen uitvoeren in de gebouwen van het University of Texas System Administration Complex in Austin. Bovendien zal in contracten van de U.T. System Administration een bepaling worden opgenomen die een antecedentenonderzoek voorschrijft, tenzij de ambtenaar van de U.T. System Administration die de leiding heeft over het bureau dat het contract aanvraagt, in overleg met het Office of General Counsel bepaalt dat dit niet vereist is, rekening houdend met de aard van de door de contractant te verlenen diensten (d.w.z. toegang tot universitaire informatiebronnen; toegang tot vertrouwelijke informatie; toegang tot valuta; toegang tot kwetsbare bevolkingsgroepen).

U. T. System Administration eist in het algemeen dat de contractant het strafrechtelijk antecedentenonderzoek uitvoert.

Sec. 3. Functiebeschrijvingen, advertenties en bekendmakingen

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) zal ervoor zorgen dat alle personeelsadvertenties en -publicaties voor U. T. System Administration een verklaring bevatten dat de functie veiligheidsgevoelig is en dat de werkgever gemachtigd is om een strafrechtelijk antecedentenonderzoek te laten uitvoeren met inbegrip van informatie uit het strafregister.

Sec. 4. Uitvoeren van een strafrechtelijk antecedentenonderzoek voor sollicitanten

4.1 Een strafrechtelijk antecedentenonderzoek wordt pas uitgevoerd wanneer OES een ingevuld, ondertekend formulier voor strafrechtelijk antecedentenonderzoek (zie Formulieren) ontvangt en doorstuurt naar het Bureau van de directeur van politie (ODOP). De aanwervende ambtenaar is verantwoordelijk voor het geven van instructies aan de betrokkene om het formulier in te vullen, te ondertekenen en aan OES te bezorgen. Een sollicitant die verzuimt het formulier in te vullen, te ondertekenen en in te dienen, zal van verdere overweging voor de functie worden uitgesloten. Bovendien, als de sollicitant een huidige werknemer is, is een dergelijke weigering reden voor disciplinaire maatregelen.

4.2 OES zal het ingevulde Criminal Background Check Form en, indien van toepassing, een kopie van de sollicitatie van de finalist naar ODOP sturen.

4.3 Het criminele achtergrondonderzoek moet staten omvatten waar de sollicitant heeft gewoond en/of tewerkgesteld gedurende de periode van niet minder dan zeven jaar onmiddellijk voorafgaand aan de datum waarop de persoon het Criminal Background Check Form heeft ondertekend.

4.4 ODOP zal onmiddellijk de criminele achtergrondinformatie verkrijgen en beoordelen en zal de aanwervende ambtenaar en de juiste OES-vertegenwoordiger op de hoogte stellen van de resultaten van het onderzoek.

4.5 ODOP zal het strafrechtelijk antecedentenonderzoek uitvoeren voordat de aanwervende ambtenaar de arbeidsbeslissing neemt. Als de omstandigheden echter vereisen dat een aanbod tot aanstelling wordt gedaan voordat het strafrechtelijk antecedentenonderzoek is afgerond, moet het aanbod schriftelijk zijn en een verklaring bevatten dat het aanbod afhankelijk is van de afronding van een bevredigend strafrechtelijk antecedentenonderzoek

Sec.5 Het uitvoeren van een crimineel achtergrondonderzoek bij huidige werknemers

5.1 U. T. System Administration zal gebruik maken van de TxDPS Crime Records Service – Public Site en/of andere publiekelijk beschikbare lokale, staats- of federale bronnen van strafregisters om deze controles uit te voeren om informatie over strafrechtelijke veroordelingen en andere publiekelijk beschikbare informatie te verkrijgen. De beveiligde site van de TxDPS zal niet voor deze controles worden gebruikt.

5.2. OES zal een procedure vaststellen om de huidige U. T. System Administration-werknemers te identificeren voor wie niet eerder een strafrechtelijk antecedentenonderzoek is verkregen en deze informatie aan ODOP verstrekken.

5.3 U. T. System Administration mag een openbare site-zoekopdracht uitvoeren zonder de toestemming van een werknemer. Er is geen formulier vereist dat door een werknemer moet worden ingevuld voorafgaand aan het uitvoeren van een zoekopdracht naar openbare documenten, met inbegrip van een openbare zoekopdracht op de openbare site van TxDPS. OES kan echter van een werknemer verlangen dat hij een formulier voor een antecedentenonderzoek invult, ondertekent en aan OES overhandigt. De weigering van een werknemer om hieraan te voldoen, is reden voor disciplinaire maatregelen.

5.4 ODOP zal onmiddellijk de criminele achtergrondinformatie verkrijgen en bekijken en zal het afdelingshoofd en de juiste OES-vertegenwoordiger op de hoogte stellen van een eventueel strafblad.

Sec. 6 Geen automatische diskwalificatie voor criminele achtergrond

6.1 Behalve zoals bepaald in 6.2, zal een persoon met een strafblad niet automatisch worden gediskwalificeerd voor werkgelegenheid, promotie of benoeming. Indien het onderzoek informatie uit het strafblad aan het licht brengt, zal de aanwervende ambtenaar, in overleg met OES en ODOP, van geval tot geval bepalen of de persoon gekwalificeerd is op basis van factoren zoals:

a) specifieke taken van de positie;

b) aantal overtredingen;

c) aard van elke overtreding;

d) lengte van de tijd tussen de overtreding en de arbeidsbeslissing;

e) arbeidsverleden;

f) inspanningen voor rehabilitatie; en

g) nauwkeurigheid van de informatie die de persoon op de sollicitatie heeft verstrekt.

6.2 U. T. Het systeem zal een persoon niet in dienst nemen, in dienst houden, aanstellen of toewijzen indien informatie is verkregen dat de persoon is veroordeeld of in uitgestelde berechting is geplaatst voor een strafbaar feit dat zou vereisen:

a) het individu zich moet registreren als zedendelinquent onder Hoofdstuk 62, Wetboek van Strafvordering, waaronder, maar niet beperkt tot, zulke overtredingen als Voortdurend Seksueel Misbruik van Jong Kind; Seksuele Aanranding; Zware Seksuele Aanranding; of

b) een strafbaar feit volgens de wetgeving van een andere staat of federale wetgeving dat gelijkwaardig is aan een strafbaar feit waarvoor een dergelijke registratie vereist is, tenzij de aanwervende/benoemende ambtenaar een dwingende reden opgeeft, de directeur van OES en de directeur van politie ermee instemmen, de kanselier ermee instemt en de persoon niet meer dan een risiconiveau één (laag) heeft, zoals bepaald door het risicobeoordelingsinstrument dat overeenkomstig hoofdstuk 62 van het Wetboek van Strafvordering wordt toegepast. Indien geen risiconiveau wordt toegekend, kan het risiconiveau niet hoger zijn dan een laag risico zoals bepaald door de directeur van politie.

Sec. 7 Vervalsing of weglating van strafregisterinformatie

Valsheid in geschrifte of weglating van strafregisterinformatie die moet worden gerapporteerd, is reden om een sollicitant af te wijzen of een werknemer te tuchtmaatregelen op te leggen/te beëindigen.

Sec. 8 Kennisgevingsvereiste

8.1 Als U. T. System Administration een rapport ontvangt waaruit blijkt dat een sollicitant of een huidige werknemer een strafblad heeft, zal de persoon hiervan op de hoogte worden gebracht, een kopie van het rapport krijgen, behalve zoals bepaald door de wet of het beleid of de procedure van DPS, op de hoogte worden gebracht van het recht om de nauwkeurigheid en volledigheid van het rapport aan te vechten bij de instantie die het rapport heeft verstrekt, en op de hoogte worden gebracht dat hij/zij de mogelijkheid heeft om aanvullende informatie in te dienen met betrekking tot het strafblad en waarom dit geen invloed zou mogen hebben op een arbeidsbeslissing.

8.2 Indien U. T. System Administration gebruik heeft gemaakt van een kredietrapportagebureau van een derde partij om strafbladcontroles uit te voeren, wordt het resulterende rapport beschouwd als een “consumentenrapport” onder de Fair Credit Reporting Act (FCRA). Indien een werknemer op basis van een dergelijk rapport een baan wordt geweigerd, een promotie wordt geweigerd, wordt overgeplaatst of wordt ontslagen, krijgt de betrokkene een specifieke mededeling voorafgaand aan een negatieve actie, met inbegrip van een kopie van het consumentenrapport van de betrokkene en een kopie van “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”, een document dat is voorgeschreven door de Federal Trade Commission. Het kredietrapportagebureau dat het rapport van de persoon verstrekt, is verplicht om de U. T. System Administration de samenvatting van de rechten van de consument te geven (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Gelegenheid om te reageren

9.1 Binnen vijf werkdagen na de ontvangst van het rapport zoals bepaald in paragraaf 8.1, kan de persoon aanvullende informatie indienen bij de aanwervende ambtenaar/supervisor met betrekking tot het strafblad en waarom het niet van invloed zou moeten zijn op de arbeidsbeslissing. Voordat de aanwervende ambtenaar/supervisor een definitieve beslissing neemt, bekijkt hij/zij alle informatie die hem/haar is verstrekt met OES en ODOP en overlegt hij/zij of hij/zij overgaat tot een aanbod of tot een nadelige actie in verband met het dienstverband. Als OES of ODOP van mening is dat de resultaten van het antecedentenonderzoek erop wijzen dat de betrokkene onaanvaardbaar zou kunnen zijn voor de functie die wordt vervuld of voor de voortzetting van het dienstverband, dan mag de ambtenaar die de functie aanneemt de betrokkene geen aanbod doen of diens dienstverband voortzetten zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke leidinggevende of zijn of haar gemachtigde. Indien de resultaten aangeven dat de persoon een overtreding heeft zoals beschreven in 6.2(a) of (b), is de persoon niet gekwalificeerd voor tewerkstelling of aanstelling tenzij aan de voorwaarden in 6.2 is voldaan en de goedkeuring van de functionarissen in 6.2 is verkregen.

9.2 Externe kandidaten voor tewerkstelling. De beslissing van U. T. System Administration is definitief en kan niet worden aangevochten.

9.3 Huidige Werknemers. Als de persoon een huidige werknemer is die onderworpen is aan een strafrechtelijk antecedentenonderzoek, zijn er standaard klachtenprocedures voor werknemers beschikbaar om de beslissing aan te vechten. Als het strafblad leidt tot ontslag, zal de van toepassing zijnde disciplinaire en ontslagprocedure voor werknemers worden gebruikt.

9.4 Openbaarmaking na het besluit wanneer diensten van particuliere verkopers zijn gebruikt om een strafrechtelijk achtergrondonderzoek uit te voeren. Indien een consumentenrapport is gebruikt om een werknemer niet in dienst te nemen, geen promotie te geven, opnieuw te werk te stellen of te ontslaan nadat de instelling een nadelige actie heeft ondernomen, moet de betrokkene van deze actie in kennis worden gesteld. Het moet het volgende omvatten:

a) de naam, het adres en het telefoonnummer van het kredietinformatiebureau dat het rapport heeft verstrekt;

b) een verklaring dat het kredietinformatiebureau dat het rapport heeft verstrekt niet de beslissing heeft genomen om de nadelige actie te ondernemen en daarvoor geen specifieke redenen kan geven; en

c) een mededeling over het recht van de persoon om de juistheid of volledigheid van alle informatie die het bureau heeft verstrekt te betwisten, en zijn of haar recht op een aanvullend gratis consumentenrapport van het bureau op verzoek binnen 60 dagen.

Sec. 10 Zelfrapportage

10.1 Sollicitanten voor tewerkstelling. Sollicitanten moeten elke strafrechtelijke klacht, informatie, aanklacht, no contest plea, schuldig pleidooi, uitgestelde veroordeling, of veroordelingen (en of geregistreerd als zedendelinquent of zal worden verplicht zich te registreren als zedendelinquent), met uitzondering van verkeersovertredingen die alleen bestraft worden met een boete, die zich voordoen na de datum van sollicitatie binnen vijf werkdagen schriftelijk melden.

10.2 Huidige werknemers. Medewerkers van de U. T. System Administration zijn verplicht om elke strafrechtelijke klacht, informatie, aanklacht, “no contest plea”, schuldig pleidooi, uitgestelde veroordeling of strafrechtelijke veroordeling (en of ze geregistreerd zijn als zedendelinquent of zich moeten registreren als zedendelinquent) binnen vijf werkdagen schriftelijk te melden aan hun afdelingshoofd, met uitzondering van misdrijven die alleen met een boete worden bestraft. Doet u dit niet, dan is dit een overtreding van het beleid en kunnen passende disciplinaire maatregelen worden genomen. (Een link naar een zelfmeldingsformulier is in dit beleid opgenomen.)

10.3 Verplichting van het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd van de U. T. System Administration dat een zelfrapportage ontvangt zoals vereist onder deze paragraaf, moet de informatie verstrekken aan OES en ODOP en overleg plegen over de geschiktheid van de persoon voor de functie.

10.4 Vervalsing of weglating van informatie uit strafregisters. Behoudens de standaardprocedures voor klachten en tucht, zoals van toepassing, is het vervalsen of weglaten van gegevens of het niet melden van gegevens zoals vereist door dit beleid of de wet, een overtreding van het beleid en zal leiden tot tuchtmaatregelen.

Sec. 11 Bewaring van antecedentenonderzoekgegevens

11.1 Vertrouwelijke gegevens. Gegevens die zijn verkregen uit een strafrechtelijke antecedentenonderzoeksdatabase zullen als vertrouwelijk worden beschouwd zoals de wet vereist, en zullen geen deel uitmaken van het dossier van de sollicitant of van het personeelsdossier van de werknemer. De informatie zal in een apart beveiligd bestand worden bewaard en zal niet aan onbevoegden worden meegedeeld.

11.2 Criminal History Record Information. Krachtens Texas Government Code Section 411.085 is de ongeoorloofde vrijgave van informatie uit het strafregister, informatie verkregen van de beveiligde site van TxDPS bestaande uit identificeerbare beschrijvingen en aantekeningen van arrestaties, detenties, aanklachten, informatie, en andere formele strafrechtelijke aanklachten en hun afdoeningen, een strafbaar feit en dientengevolge dienen U. T. System Administration-functionarissen die in het bezit zijn van dergelijke informatie juridisch advies in te winnen met betrekking tot elke gevraagde vrijgave van dergelijke informatie.

11.3 Vernietiging van records verkregen uit een Criminal Background Check Database. ODOP vernietigt alle uit een strafrechtelijke antecedentenonderzoeksdatabank verkregen gegevens over de betrokkene zes maanden nadat deze zijn verkregen.

11.4 Zelfrapportages. Zelfrapporten van aanklachten of veroordelingen zoals vereist door dit beleid zullen worden bewaard met het personeelsdossier van de werknemer in OES in overeenstemming met het U. T. System Administration’s records retention schedule.

Sec. 12 Andere achtergrondcontroles

Dit beleid en deze procedure hebben alleen betrekking op strafrechtelijke achtergrondcontroles en beperken niet de bevoegdheid van de U. T. System Administration om andere achtergrondcontroles uit te voeren zoals toegestaan door de wet.

Definities

Aanvrager – een persoon die solliciteert naar een functie bij U. T. System Administration, ongeacht of de persoon een externe kandidaat of een huidige werknemer is.

Geschikt – met behulp van een database(s) die is geautoriseerd, rekening houdt met de aard van de functie, informatie die is verkregen van de Amerikaanse overheid in verband met de visumprocedure, evenals een die gegevens bevat voor permanente, tijdelijke en educatieve verblijfplaatsen voor iedereen die sinds de leeftijd van 17 jaar buiten de staat Texas heeft gewoond.

Criminal Conviction Record Information – openbare informatie die wordt bijgehouden door het Department of Public Safety, zoals bepaald in Texas Government Code Section 411.135.

Criminal History Record Information – informatie die over een persoon is verzameld door een strafrechtelijke instantie en die bestaat uit identificeerbare beschrijvingen en aantekeningen van arrestaties, detenties, aanklachten, informatie en andere formele strafrechtelijke aanklachten en hun afdoeningen, zoals meer volledig beschreven in Texas Government Code Section 411.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – een controle van het strafregister verkregen van zowel het Texas Department of Public Safety als het Federal Bureau of Investigation op basis van identificatiegegevens van vingerafdrukken, of een controle van het strafregister verkregen van een particuliere verkoper op basis van nationale strafregisters.

Positie – zowel voltijdse als deeltijdse posities, ongeacht of de positie wordt of zal worden vervuld door een vaste of een tijdelijke werknemer, of de status van student vereist als voorwaarde voor het bekleden van de positie, maar met uitzondering van een positie die wordt vervuld door een tijdelijke werknemer die door een uitzendbureau ter beschikking wordt gesteld; van het uitzendbureau wordt verwacht dat het het strafrechtelijk antecedentenonderzoek uitvoert en voor de uitvoering ervan verantwoordelijk wordt gehouden.