27 Unieke Gala Ideeën voor het Ultieme Fundraising Event

Wanneer u denkt aan een gala, stelt u zich waarschijnlijk een formeel, vorstelijk evenement voor. Dit kan een black-tie dresscode betekenen, een diner met catering, een live band en toespraken of presentaties over de eregast (of oorzaak).

Soms kunnen gala’s echter ook een casual sociaal uitje of festival met een grote gastenlijst beschrijven.

Hoe dan ook, gala-evenementen kunnen uw merkreputatie echt een boost geven, vooral als het een bedrijfsfunctie is die is ontworpen om indruk te maken op potentiële investeerders, donoren of high-end klanten.

Hier zijn een paar tips en trucs om u te helpen bij de aftrap van een uitbundig gala dat uw bedrijf of organisatie in een positief daglicht zal stellen.

1. Fondsenwervingsgala-ideeën
2. Hoe plant u een fondsenwervingsgala

Verken de beste ideeën voor het plannen van een fondsenwervingsgala

Verken nu inspirerende gala- planningstips om indruk te maken op de aanwezigen & fondsenwerving te stimuleren.

Stel een commissie samen van ontwerpers, locatiemanagers en cateraars die ook persoonlijk of emotioneel betrokken zijn bij de focus van uw evenement.

Omdat zij deze zaken persoonlijk hebben ervaren, zullen zij meer bereid zijn om zich volledig in te zetten voor het evenement. Als je nog niemand in gedachten hebt, post dan op je sociale media of e-mail je netwerklijst over de mogelijkheid en kijk wie het meest enthousiast reageert. Je kunt ook een kijkje nemen op de deelnemerslijsten van eerdere evenementen en zien of een van die gasten ook evenementenprofessionals zijn.

Livestream het evenement online.

Als uw gala een speciale betekenis heeft voor een grote groep potentiële bezoekers op afstand of als er grote onthullingen/aankondigingen bij zijn betrokken, moet u op zijn minst overwegen het te livestreamen. Als u dat doet, zorg er dan voor dat u alleen interessante actie livestreamt (zoals presentaties en fondsenwervende tellers) en controleer dubbel of sprekers of gasten zich op hun gemak voelen als ze op camera staan.

Nodig mensen uit die van uw organisatie hebben geprofiteerd om zich onder de donateurs te mengen.

Deze tactiek is vooral effectief als u van plan bent om fondsen te werven op uw gala. Als hun verhaal bijzonder emotioneel of gedenkwaardig is, nodig hen dan uit om een korte toespraak te houden.

Paar een financieel gerichte activiteit aan een die gewoon voor de lol is.

Zorg bijvoorbeeld voor een stille veiling met iets vermakelijks, zoals een stand-up comedy optreden, zodat donoren niet het gevoel hebben dat elk onderdeel van dit evenement hen steeds meer geld kost.

Voeg een stijlvolle evenementdecoratie toe die bijdraagt aan uw merk.

Gouden, zilveren en koperen accenten verheffen elk gala kleurenschema of decorstuk en kunnen worden gebruikt voor logodisplays, evenement-specifiek marketingmateriaal en gemerkte cadeaus die u mee naar huis neemt. Zorg ervoor dat u ook veel kaarsen, verse bloemen, en luxe servies in kleuren die overeenkomen met uw bedrijf op te nemen.

Gebruik gegevens van eerdere evenementen om uw gala-thema te helpen bepalen.

Waren bepaalde evenementen drukker bezocht dan andere? Wat hadden uw populairste evenementen gemeen? Zoek en benut deze overeenkomsten in uw gala-ontwerp. U kunt ook feedback halen uit enquêtes onder bezoekers uit het verleden en hun opmerkingen direct toepassen op uw nieuwe evenement.

Overweeg samenwerking met een bedrijfssponsor.

Dit bespaart u niet alleen geld, maar u kunt ook strategisch kiezen met wie u uw eigen merk op één lijn brengt. En als u nog nooit potentiële bedrijfssponsors hebt benaderd, moet u deze geweldige gids volgen.

Stroomlijn uw check-in proces.

Papieren en potloodlijsten kunnen het evenementpersoneel irriteren, omdat mensen vaak in golven aankomen. Gebruik evenementensoftware waarmee werknemers gemakkelijk informatie over deelnemers kunnen bijwerken met details zoals extra feestleden, nieuwe donaties en vastgelegde foto’s van VIP-gasten voor toekomstige evenementpromotie.

Geschenken, prijzen en goodiebags moeten allemaal het hoofdthema en de betekenis achter uw gala ondersteunen.

Voorbeelden van goed uitgevoerde swagbags omvatten merkartikelen in combinatie met luxe dekens, kaarsen of boeken (koffietafel fotoboeken met betrekking tot uw primaire goede doel of evenement thema zijn altijd een hit). Als u het budget hebt, probeer deze items dan te vinden bij high-end warenhuizen zoals Neiman Marcus of Saks Fifth. Of je kunt ze zelf maken (op sites als Shutterfly kun je je eigen hardcover fotoalbums maken met vooraf gemaakte sjablonen).

Kies een onconventionele plaats voor uw evenement.

Kunstgalerijen, theaters en zelfs arcades kunnen de volgende locatie van uw gala zijn. Zolang het past bij het thema, het goede doel of het merk, is de sky the limit.

Voorzie groepsticketpakketten.

Hier vindt u enkele tips om de kaartverkoop te maximaliseren voor elk soort evenement, inclusief evenementen waarbij kaartjes in bulk worden gekocht.

Mogelijkheid voor gasten om te doneren via hun telefoon.

Cutting edge donatie-apps (zoals die op deze lijst) bieden aangepaste branding en digitale beveiliging.

Integreer fysieke representaties van de belangrijkste oorzaak van uw vereniging in het ontwerp van uw evenement.

Bijvoorbeeld, als uw non-profit of bedrijf met kinderen werkt, maak dan een foto-achtergrond die volledig bestaat uit tekeningen en bedankkaartjes gemaakt door ontvangers van liefdadigheid.

Gebruik evenementensoftware om het succes van uw evenement te verzamelen, te beoordelen en te analyseren.

Baseer het niet op slechts een dollar bedrag. Gala’s zijn ook nuttig voor het bouwen van uw merk, het verspreiden van bewustzijn, en het opbouwen van lange termijn relaties. Al deze voordelen kunnen worden gemeten door middel van een enquête onder de gasten, registratiegegevens van de aanwezigen en analyses van de kaartverkoop.

Neem de tijd om te erkennen hoe ver uw organisatie is gekomen.

Dit gala kan de eerste keer zijn dat sommige van uw aanwezigen ooit interactie hebben gehad met uw organisatie, dus hen eraan herinneren waar u vandaan kwam (en dus waar u mogelijk naartoe gaat) zal helpen bewijzen dat hun investering van tijd en/of geld goed geplaatst was.

Bedenk hoe de verlichting van uw evenement de toon voor de avond zal zetten.

Expert evenementverlichting leveranciers raden dimmen of het elimineren van overheadverlichting. Voeg dan wat kleurspatten toe of accentueer interessante decorstukken met LED’s. Voeg wat string lights, GOBOs, of 3D mapping als je echt wilt fancy te krijgen.

Gebruik een tijdlijnsjabloon voor de planning van een gala om uw proces te perfectioneren.

Deze toolkit helpt u op weg. In het algemeen moet u er echter van uitgaan dat u uw gala minstens 18 maanden van tevoren kunt plannen.

Verras uw gasten met beroemde sprekers, een adembenemend decor of een ontroerende ervaring.

Ubuntu Pathways heeft op een van hun gala’s reusachtige portretten gebruikt van de kinderen die ze hebben geholpen (verkleed als wat ze willen worden als ze groot zijn). Doordachte, out-of-the-box accenten zoals deze maken uw evenement nog gedenkwaardiger.

Geef uw cateringmenu een thema met speciale evenementcocktails en specifieke publieksoverwegingen.

Bijvoorbeeld, als uw gala een eerlijke behandeling van dieren viert, moet u zich waarschijnlijk richten op het aanbieden van een veganistisch menu. U kunt ook een aantal ambachtelijke drankjes maken met unieke rietjes of glazen decor. En als je die route gaat, zorg er dan voor dat ze een aantal trots weergegeven woordspelende namen hebben.

Kies een datum net voor een nationale feestdag of een cultureel evenement.

Sommige van de beste gala’s vinden plaats tijdens Halloween of de Super Bowl. Als u voor deze aanpak kiest, kunt u het merendeel van uw ontwerpkeuzes op die tijd van het jaar baseren.

Gebruik videomarketing om potentiële deelnemers op sociale media te betrekken.

Elk gala zou de volgende soorten video’s in zijn marketingcontent moeten opnemen:

• Een korte en zoete introductie van uw bedrijf als geheel.
• Een verhaal dat de betekenis achter uw gala symboliseert en waarom het zo belangrijk is.
• Een bewustmakingsvideo die uw hoofddoel belicht.

Laat gasten weten dat als ze niet kunnen komen, u hun ticket aan een andere waardevolle genodigde zult doneren.

Gasten kunnen zich nog steeds geweldig voelen over het feit dat ze aan het goede doel of uw bedrijf hebben gedoneerd, terwijl ze iemand anders (die het zich normaal niet zou kunnen veroorloven) de kans geven om zelf van het evenement te genieten. Verloot de extra tickets op sociale media of presenteer ze publiekelijk aan waardige aanwezigen en tag of schreeuw naar de persoon die het allemaal mogelijk heeft gemaakt.

Verstuur handgeschreven uitnodigingen per slakkenpost.

Het is echt een attent gebaar dat de aandacht van de ontvanger beter zal trekken dan een e-mail. Als uw gala een zeer grote gastenlijst zal hebben, kunt u altijd uitbesteden een deel van de brief schrijven met behulp van sites als Fiverr of Upwork.

Creëer een verrassingsspeurtocht.

Trap in de voetsporen van Disney’s Verborgen Mickey en verstop een aantal “paaseieren” in de locatie van uw evenement. Bezoekers kunnen ze zoeken, foto’s met een hashtag delen op sociale media en genoeg foto’s verzamelen om mee te doen aan een grote prijstrekking aan het eind van de avond. Gebruik mascottepluche’s of logosymbolen voor de items.

Maak van het dessert een netwerkgelegenheid.

Interactieve dessertervaringen zijn een geweldige manier om gasten te helpen zich te mengen en elkaar te ontmoeten zodra ze allemaal comfortabel en gesetteld zijn in het gala. Stel doe-het-zelf-cupcakes, warme chocolademelk of zelfs minitaartstations op. Of laat patissiers waardige desserts bereiden op smalle, buffetachtige tafels.

Voeg een deurprijs toe.

Verras uw gasten met een speciaal geschenk op het moment dat ze aankomen. Vul het met iets waar ze enthousiast van worden of waar ze echt blij van worden. Het zet de toon voor een avond vol plezier en kan hen aanmoedigen nog vrijgeviger te zijn. Als u ook van plan bent om later een tasje uit te delen, zorg er dan voor dat het deurprijsitem ook goed past bij de grotere geschenken.

Voed de gasten zodra het evenement begint.

Niemand, in de geschiedenis van evenementen, heeft ooit genoten van het wachten op hun eten te worden geserveerd. Gelukkige, goed gevoede gasten zijn eerder geneigd geld te doneren dan “hangry” gasten. Dus laat de hapjes vloeien of begin meteen met het buffet om ervoor te zorgen dat iedereen een kans heeft om te knabbelen wanneer ze willen.

Nu volgt hoe u uw geweldige gala-evenement van begin tot eind in een paar eenvoudige stappen kunt plannen:

Stel het doel van uw gala-evenement vast.

Wat is het doel van uw evenement? Probeert u nieuwe klanten te werven? Bent u van plan om uw nieuwste product te onthullen? Misschien is dit een liefdadigheidsevenement, en probeert u geld in te zamelen voor een nobel doel.

Maak duidelijk wat uw doel is voor iedereen die u helpt met het planningsproces, en stel een strategie op om dit doel te bereiken. Uw doel moet duidelijk zijn en specifieker zijn dan alleen het bereiken van een bepaald aantal ticketverkopen.

Goals moeten meerdere doelstellingen omvatten, zoals:

• Raising $ X voor uw gekozen oorzaak
• Acquiring X number of sales leads within Y aantal weken van het evenement
• Achieving a new benchmark ROI
• Reaching a certain number of social media shares (i.d.w.z. het maken van uw evenement hashtag trend)

Hoewel doelen belangrijk zijn, richt niet al uw inspanningen op het bereiken van een willekeurig aantal. Wat waardevoller is, is dat je nog steeds een impact hebt op je bedrijf of liefdadigheidsinstelling via dit gala. Als u uw doelen enigszins hebt gemist, trek er dan lering uit, zodat u het de volgende keer nog beter doet.

De keuze van de locatie is de sleutel tot het succes van uw gala.

Als u een formeel evenement organiseert, is een gymnastieklokaal van een middelbare school waarschijnlijk niet de juiste locatie voor uw evenement. Gelukkig is er geen tekort aan high-end locaties, vooral in de grote Amerikaanse metropolen – of je nu gaat voor een historische vibe of een moderne flair.

U moet ook kiezen tussen een “blanco canvas” locatie of een locatie die al is gebouwd om uw stijl en evenement aan te passen. De eerste een kale (en “thema-ready”) faciliteit die u vrij kunt decoreren om het gala aan te passen.

New York’s Madison Square Garden, bijvoorbeeld, is een toplocatie die kan worden beschouwd als een eigentijdse blanco canvas faciliteit. Het Red Rocks Amphitheatre in Denver is daarentegen een openluchtlocatie die speciaal is ontworpen voor muziekconcerten of muziekthema-evenementen.

Gala’s kunnen ook een festivalachtige structuur aannemen, wat betekent dat een deel van het evenement buiten kan plaatsvinden. Overweeg een locatie die bekend staat om zijn buitenruimte als u wilt dat uw gasten kunnen genieten van de natuur op de top van uw binnenruimtes. Hier zijn een paar manieren om te beginnen met het vinden van een locatie online.

Kies aanvullend entertainment voor uw gala.

Een gala is niet compleet zonder een vorm van entertainment. Als u een formeel evenement houdt, zal een rave dance waarschijnlijk niet goed passen. Meer passend zou echter iets in de trant van een strijkorkest zijn.

Je kunt muzikanten van elk type koppelen aan dansen voor een leuke aangelegenheid – vooral met thema’s die zich goed lenen voor een dansvloerpaar (zoals een gemaskerd bal!).

DJ’s zijn ook geschikt, als het beter past bij uw thema of publiek. Er is een misvatting dat DJ’s alleen optreden voor informelere evenementen, maar dit is absoluut niet het geval. DJ’s zijn veelzijdig en kunnen een scala aan klassieke beats spelen die passen bij black-tie-evenementen of elektrische/funk/hiphop-muziek voor een meer groovy publiek.

Verras de gasten met eten en drinken op uw gala-evenement.

Het spreekt voor zich dat u gedenkwaardig eten moet serveren op uw gala. Cheeseburgers en hotdogs zullen niet volstaan voor formele gala’s.

Zoek naar cateringbedrijven die bekend staan om het serveren van formele evenementen, zoals bruiloften en bedrijfsfeesten. U zult ook moeten beslissen tussen een diner in buffetstijl of een schotelmaaltijd, afhankelijk van of u wilt dat gasten zich mengen en mengen of hun tafelburen leren kennen.

U kunt ook lichte versnaperingen serveren tijdens de receptie als uw evenement een paar uur duurt – en als u ervoor wilt zorgen dat gasten genoeg brandstof hebben om de nacht weg te dansen. Typische fingerfood zoals varkens in een deken en mini-kaashapjes, allemaal geserveerd door een formeel geklede server die de hapjes in een zilveren dienblad draagt, zijn een leuke koppeling die gasten op late-night.

Wat de drankjes betreft, zal het opzij zetten van een martini bar, maak-je-eigen-margarita-station, of een andere draai aan de traditionele bardienst een blijvende indruk achterlaten. Of huur een mixoloog in die ter plekke aangepaste cocktails kan maken.

Plan uw PR en maximaliseer uw marketing voor het gala.

Gala’s moeten net als elk ander evenement op de markt worden gebracht. Hoewel u actief moet zijn op sociale media, moet u offline methoden ook niet volledig schuwen.

Voor sociale media, probeer al het volgende:

• Het gebruik van een evenement hashtag die uw oorzaak en thema laat zien
• Het maken van een officiële evenement pagina op sociale media om organisch bereik en nieuwe deelnemers te krijgen
• Het gebruik van meerdere sociale netwerken, zoals Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, enzovoort, om aan te sluiten bij uw doelgroep van bezoekers. Probeer LinkedIn voor bedrijfsevenementen die gericht zijn op bepaalde bedrijven of relevante beroepen.

Uw sociale-mediamarketing moet ook hulp omvatten van merkvertegenwoordigers, filialen, sponsors en beïnvloeders die hun eigen volgers kunnen inzetten om u te helpen uw zaal vol te krijgen met enthousiaste aanwezigen.

Voor offline methoden is een goede strategie het uitsturen van traditionele flyers in de vorm van een uitnodiging. Nodig de gast hartelijk uit voor uw gala in een thematische hand-out die speciaal en spannend aanvoelt. En zorg ervoor dat het alle nodige details geeft over het online registreren, het kopen van tickets, en meer.

Vind het perfecte thema voor uw gala.

Gala thema’s verdienen een eigen sectie! Gala’s zijn zo veel levendiger als er een thema is waar uw gasten enthousiast over kunnen worden.

Dit geeft u ook meer ruimte voor wat creativiteit als een evenementplanner en helpt u bij het navigeren door details zoals voedselkeuze, muziekkeuzes en decor. Thema’s kunnen specifiek zijn voor een seizoen, zoals een winter wonderland voor een december evenement. U kunt ook kiezen voor een thema dat een bepaalde industrie aanvult, zoals een reisthema voor een internationale organisatie of oorzaak.

Het thema zal ook het type activiteiten dicteren dat u de gasten kunt bieden om ze de hele nacht bezig te houden. Voor een casino-avond hebt u tafels nodig voor kaartspellen en roulette, en misschien zelfs prijzen voor de grootste winnaars van de avond.

Brainstorming gala-ideeën draait allemaal om het creëren van een goede tijd voor de gasten en ervoor te zorgen dat u een leuke ontsnapping biedt van run-of-the-mill-evenementen of -feesten. Met een zorgvuldig gepland evenement kunt u niet alleen uw doelstellingen voor fondsenwerving of naamsbekendheid bereiken, maar ook het imago van uw merk verbeteren en een grotere aanhang in de nasleep stimuleren.

Fondsenwervingsgala’s zijn een van de meest lucratieve en effectieve evenementtypen, die gemiddeld $ 275.000 aan winst opleveren voor zelfs de kleinste, low budget-versies. De onderstaande tips en trucs voor het plannen van gala’s zullen u helpen uw investering te maximaliseren en een killer-ervaring voor bezoekers te creëren waarover gasten de rest van het jaar zullen praten.

Nu bent u klaar om een geweldig gala tot leven te brengen!

Hier vindt u een paar manieren om de KPI’s van uw evenement te overtreffen en een aantal best practices voor de plattegrond van uw evenement om van uw gala een groot succes te maken.

Kunt u hulp gebruiken bij de planning van uw gala-evenement? Krijg het beste van diagrammen, check-in, gastenbeheer, en locatie sourcing – alles in een evenement planning app.

Op zoek naar meer informatie over gala’s?