第1項 目的および方針声明
テキサス大学システム管理部は、職員およびテキサス大学システムの資産の安全とセキュリティを、法律の要件と一致させて促進することを約束する。 そのため、雇用、ボランティアやインターン、およびオースティンにあるテキサス大学システム管理部門の敷地内で作業を行うことになった契約社員のために、犯罪歴調査を行うことを義務付けるのが、テキサス大学システム管理部門の方針である。 U.T. System Administration は、以下のカテゴリーについて、犯罪歴調査を行うことを義務付けています。 経歴調査は、通常の審査および選考プロセスを経て、U.T.システム管理部門のあらゆる雇用のポジションを最終的に検討している、内部または外部のあらゆる申請者に対して実施されなければならない。 U. T. システム管理部門は、過去12ヶ月以内にU.T. システム管理部門で実施された犯罪歴調査を、6ヶ月以上の勤務の中断がなく、かつ、依拠した犯罪歴調査が求める職種に適切であれば、依拠してもよいものとする。
雇用のための応募者について、以下の経歴調査のいずれかまたはすべてを適切に使用することができる。
a) テキサス州公安局（TxDPS）犯罪記録サービス – 安全なサイト。
b) 全国的な犯罪歴調査サービスを提供する民間業者。
c) その他の州、国、および国際サイト。
犯罪歴調査は性犯罪者登録調査を含まなければならない。
a) 新しい役職に応募し、最終候補者である現在の従業員（同じ執行役員の責任のもと、通常のキャリアアップの一環としての昇進には、新たな経歴調査は必要ない）、
b) すべての現在の従業員、ボランティア、インターンで U.S.A. の場合はインターンに実施しなければならない。 また、
c)理事長またはその被指名人が U. T. システムの目標を促進するために必要であると判断した場合、現職員を対象とする。
The criminal background check must include a sex offender registration check.
Any or all of the following background check sources may be used, as appropriate, on current employees:
a) The TxDPS Crime Records Service – Public Site（公共サイト）.
b) その他、州、国、および国際的な公的サイト。
c) Fair Credit Reporting Act に従った民間業者。
2.3 法令上必要な犯罪歴調査。 州法または連邦法が、特定の犯罪歴調査情報源および／または特定の手順を用いた犯罪歴調査の対象となる役職を要求する場合、UTシステム管理局はその法律に準拠する。 U. T. システム管理部は、U. T. システム管理部が契約した企業や団体の個人または従業員が、オースティンのテキサス大学システム管理複合施設の敷地内で職務やサービスを行う場合、犯罪歴調査を実施することを要求しています。 さらに、契約を依頼する事務所の責任者が、法律顧問室と協議の上、契約者によって提供されるサービスの性質（大学の情報資源へのアクセス、機密情報へのアクセス、通貨へのアクセス、弱い人々へのアクセスなど）を考慮した上で必要ないと判断した場合を除き、犯罪歴調査を義務付ける条項が、UTシステム管理局の契約に含まれることになりました
U. T. システム管理部門は、一般的に契約者に犯罪歴調査を行うよう要求している。
Sec. 職務記述書、広告、および掲示物
U. U. T. System Administration Office of Employee Services (OES)は、U. T. System Administrationのすべての求人広告および掲示物に、そのポジションが機密事項であり、雇用主が犯罪歴情報を含む犯罪歴調査を取得する権限があるという声明が含まれることを確認する。 応募者の犯罪歴調査の実施
4.1 犯罪歴調査は、OESが警察庁長官室（ODOP）に、記入・署名済みの犯罪歴調査用紙（書式参照）を受領し転送するまで実施されることはない。 採用担当者は、本人に記入、署名、およびOESへの送付を指示する責任があります。 このフォームへの記入、署名、提出を怠った申請者は、そのポジションの更なる検討対象から除外されます。
4.2 OES は、記入された犯罪歴調査票と、該当する場合、最終選考者の雇用申請書の写しを ODOP に送付する。
4.3 犯罪歴調査は、個人が犯罪歴調査票に署名した日に先立つ少なくとも 7 年間、申請者が居住及び／又は雇用されていた州を含むべきで ある。
4.4 ODOPは犯罪歴情報を速やかに入手し確認し、調査結果を採用担当者と適切なOES担当者に通知する。
4.5 ODOPは採用担当者が採用決定を下す前に犯罪歴調査を実施する。 しかし、犯罪歴調査が完了する前に雇用の申し出をしなければならない事情がある場合、その申し出は書面でなければならず、その申し出は満足な犯罪歴調査が完了することを条件とする旨の記述を含まなければならない
Sec.5。 現従業員の犯罪歴調査の実施
5.1 U. T. System Administrationは、TxDPS Crime Records Service – Public Siteおよび／またはその他の公に利用可能な地方、州、または連邦の犯罪歴情報源を利用して、犯罪歴情報およびその他の公に利用できる情報を得るためにこれらの調査を実行する。 TxDPSのセキュアサイトはこれらのチェックには使用されない。
5.2. OESは、犯罪歴調査が以前に取得されていない現在のUTシステム管理局職員を特定する手順を決定し、かかる情報をODOPに提供する。
5.3 UTシステム管理局は職員の同意なしに公的サイト検索を行うことができる。 TxDPS 公共サイトでの公開検索を含め、公文書検索を行う前に従業員が記入する必要のある書式はない。 ただし、OESは、従業員に対して犯罪歴調査フォームへの記入、署名、およびOESへの交付を要求することができる。 従業員の拒否は懲戒処分の理由となる。
5.4 ODOPは犯罪歴情報を速やかに入手し確認し、犯罪歴がある場合は部門長及び適切なOES担当者に通知す る。
項 6 犯罪歴による自動的失格なし
6.1 6.2 に定める場合を除き、犯罪歴のある個人が自動的に雇用、昇進又は任命から失格となることはない。 調査により犯罪歴情報が判明した場合、採用担当者は、OES 及び ODOP と協議の上、以下のような要素に基 づき、その個人が適格であるかどうかを個別に判断するものとする。
a) 職務の具体的な内容、
b) 犯罪の回数、
c) それぞれの犯罪の性質、
d) 犯罪から採用決定までの期間、
e) 雇用歴、
f) 回復の努力、そして
g) 雇用申請で個人が提供した情報の正確性、などです。
6.2 U. t. システムは、個人が必要となる犯罪で有罪判決を受けた、または猶予されているという情報が得られた場合、個人を雇用、継続雇用、任命または配置しない。
a) 刑事訴訟法第62章に基づく性犯罪者として登録する。これには、幼い子供への継続的な性的虐待、性的暴行、加重性的暴行などの犯罪が含まれるが、これに限定されない。 b) 他の州法または連邦法に基づく犯罪で、登録が必要な犯罪と同等のもの。ただし、採用/任命担当者がやむを得ない理由を明確にし、OES 所長と警察部長が同意し、理事長が同意し、刑事訴訟法第 62 章に従って実施されたリスク評価スクリーニングツールによって決定されたリスクがレベル 1（低）以下である場合はこの限りではありません。
Sec. 7 Falsification or Omission of Criminal Record Information
Falsification of an application or omission of criminal record information required to be reported is grounds to reject the applicant or discipline/terminate an employee.
Sec.8 通知要件
8.1 U. T. System Administrationが、申請者または現職員に犯罪歴があることを示す報告を受けた場合、法律またはDPS方針または手順により提供される場合を除き、本人に通知し、報告のコピーを提供し、報告を提供した機関に報告の正確性および完全性に異議を申し立てる権利について知らせ、犯罪歴に関する追加情報およびそれが雇用判断に影響すべきでない理由を提出する機会があることを通知する。
8.2 U. T. System Administrationが犯罪歴調査を行うために第三者業者信用調査機関を使用した場合、その結果の報告書は公正信用報告法 （FCRA）の下での「消費者報告書」と見なされる。 このような報告書が、雇用拒否、昇進拒否、配置転換、または従業員の解雇のために信頼される場合、その個人には、その個人の消費者報告書のコピーと、連邦取引委員会が定める文書「公正信用報告法に基づくあなたの権利の概要」のコピーを含む、特定の事前不利益処分開示が提供されることになります。 個人の報告書を提供する信用報告機関は、U.T.システム管理局に消費者の権利の要約（http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf）を提供することが義務付けられている。
第9項 応答の機会
9.1 第8項第1号に定める報告書の受領後5営業日以内に、本人は犯罪歴に関する追加情報及びそれが雇用判断に影響すべきではない理由を採用担当／監督者に提出することができる。 採用担当者／監督者は、最終的な採用決定を行う前に、提供されたすべての情報をOESおよびODOPと検討し、採用の申し出または不利益な処分を行うかどうかについて協議します。 OESまたはODOPのいずれかが、犯罪歴調査の結果、当該個人が募集職種または継続雇用に不適当であると判断した場合、採用担当者は、該当する執行役員またはその指名する者の書面による事前承認なしに、当該個人に対する募集または継続雇用を行ってはならないものとします。 その結果、個人が6.2(a)または(b)に記載された違反をしている場合、6.2の条件が満たされ、6.2の職員の承認を得なければ、その個人は雇用または任命に適格ではない。
9.2 外部採用志願者 U. T. システム管理局の決定は最終的なものであり、上訴することはできない。
9.3 現在の職員。 個人が犯罪歴調査の対象となる現従業員である場合、その決定に異議を唱えるために、標準的な従業員苦情処理手続きが利用できる。
9.4 犯罪歴調査実施に民間業者のサービスが使用された場合の決定後の開示。 教育機関が不利益な措置を講じた後、雇用の拒否、昇進の拒否、配置転換、または従業員の解雇のために消費者報告が依拠された場合、本人はその措置が取られたことを通知されなければならない。
a) レポートを提供した信用調査機関の名前、住所、電話番号、
b) レポートを提供した信用調査機関は不利益な措置を取る決定をしたわけではなく、その具体的理由を示すことができないという声明、
c) 機関が提供した情報の正確性や完全性に異議を唱える個人の権利と、60日以内に要請すれば機関から追加の無料消費者レポートが得られる権利に関する告知が含まれていなければならない。
Sec. 10 Self Reporting
10.1 雇用のための応募者。 応募者は、応募日以降に発生した罰金刑のみの交通犯罪を除く、刑事告訴、情報、起訴、ノーコンテスト嘆願、有罪嘆願、延期判決、または有罪判決（および性犯罪者として登録されているか、性犯罪者として登録する必要があるか）を5営業日以内に文書で報告しなければならない
10.2 現在の従業員。 U. T. システム管理局の職員は、刑事告訴、情報、起訴、ノーコンテスト答弁、有罪答弁、延期判決、または犯罪歴（および性犯罪者として登録されているか、性犯罪者として登録する必要があるか）を、5営業日以内に所属長に書面で報告する必要があり、罰金で罰せられる軽微な犯罪の場合は例外とします。 これを怠った場合、ポリシーに違反し、適切な懲戒処分を受ける可能性があります。 (自己開示フォームのリンクは本ポリシーに記載されています。)
10.3 部門長の義務。 本項で義務づけられている自己申告を受けたUTシステム管理部門の部門長は、OESとODOPに情報を提供し、その個人の役職への適合性について相談しなければならない。
10.4 犯罪歴情報の改ざんまたは省略 適用される標準的な苦情処理および懲戒手続きに従い、本方針または法律が要求する記録の改ざんまたは省略、あるいは報告の不履行は、方針違反であり、懲戒処分の対象となります。
Sec. 11 犯罪歴調査記録の保持
11.1 機密の記録。 犯罪歴調査データベースから得られた記録は、法律で定められた機密事項とみなされ、応募者のファイルや従業員の人事ファイルの一部とされることはない。 この情報は別の安全なファイルに保管され、いかなる無許可の人物にも伝達されない。
11.2 犯罪歴記録情報。 テキサス州政府コードセクション411.085に基づき、逮捕、拘留、起訴、情報、及びその他の正式な刑事告発とその処分に関する識別可能な説明と表記からなるTxDPSセキュアサイトから得た情報、犯罪歴情報の不正な公開は刑事犯罪であり、したがって、当該情報を所有するUTシステム管理職員は当該情報のいかなる要求公開に関して法的助言を求めるものとする。
11.4 自己報告書：ODOPは個人に関する犯罪歴調査データベースから入手した全ての記録を、入手後6ヶ月以内に破棄しなければならない。 本方針で要求される告訴又は有罪判決の自己報告は、UTシステム管理局の記録保持スケジュールに従い、OESの従業員の人事ファイルと共に保管される。
Sec. 12 その他の経歴調査
この方針と手続きは犯罪経歴調査のみを扱い、法律で認められているその他の経歴調査を行うUTシステム管理局の権限を制限するものではない。
定義
申請者 – U. T. System Administrationの役職に申請する個人で、外部の候補者であるか現職であるかに関わらず。
適切 – 許可されているデータベースを使用し、役職の性質、ビザプロセスに関連して米国政府から得た情報、および17歳からテキサス州以外に住んでいる人の永住、一時、教育施設のデータを含むものを考慮に入れています。
前科記録情報-テキサス州政府コードセクション411.135に規定されているように、公安局によって維持される公開情報。
犯罪歴記録情報-逮捕、拘留、起訴、情報、その他の正式な刑事告発とその処分について識別できる説明と表記からなる刑事司法機関が個人について集めた情報、より完全にテキサス政府コードセクション411に記載されています。082.
全国犯罪歴調査（NCHRC）-指紋識別情報に基づきテキサス州公安局および連邦捜査局から入手した犯罪歴調査、または全国犯罪歴に基づき民間業者から入手した犯罪歴調査。
ポジション-フルタイムおよびパートタイムのポジションで、ポジションが正社員または派遣社員によって満たされているか、またはポジションを保持する条件として学生であることが必要かどうかに関わらず、派遣会社によって提供される派遣社員によって満たされるポジションは含まれません。派遣会社は犯罪歴調査を行うことを期待され、責任を持つべきです。