La distinzione più basilare tra entità private e pubbliche è la proprietà. Il settore pubblico è controllato dal governo – sia statale che federale – mentre il settore privato è guidato da individui che guidano e gestiscono le aziende. Il settore privato comprende tutte le aziende a scopo di lucro che non sono di proprietà o gestite dal governo. A causa di questa distinzione di proprietà, ci sono molte pratiche e politiche diverse riguardanti il processo di approvvigionamento.
Trasparenza
Le organizzazioni del settore pubblico sono gestite da un’entità governativa superiore. Tutto ciò che fanno deve essere facilmente visibile all’occhio pubblico. Ci deve essere una traccia di controllo distinta, con tutte le informazioni chiare e accessibili.
Informazioni come l’opportunità di un contratto, l’assegnazione del contratto, i prezzi e i tempi sono tutti inclusi nei rapporti fatti a intervalli regolari. Ci deve essere una pari opportunità fornita dal governo ad ogni entità che desidera fare affari con loro e che soddisfa i requisiti. Le aperture delle offerte sono, quindi, eventi pubblici.
La trasparenza del settore privato non è così chiara. Mentre le entità private hanno dei requisiti di visibilità completa, le entità private non hanno bisogno di fornire pari opportunità, e spesso trattengono informazioni che non sono necessarie ai fornitori che fanno le offerte. Non si rivolgono a tutte le aziende, e non hanno bisogno di pubblicare le aggiudicazioni dei loro contratti nello stesso modo in cui lo fanno gli enti pubblici.
Pratiche di approvvigionamento pubblico
Perché gli enti pubblici sono di proprietà del governo, il loro finanziamento principale proviene dalle entrate fiscali, multe, tariffe, ecc. Il finanziamento è generato dal pubblico, e la loro principale preoccupazione è quella di allocare correttamente il denaro agli interessi pubblici.
Questo significa che le organizzazioni pubbliche non hanno tanto controllo sul processo di approvvigionamento. Devono aspettare che l’ente finanziatore raccolga le entrate necessarie e poi le eroghi correttamente prima di impegnarsi in attività di approvvigionamento. Se l’esborso è tardivo, allora l’organizzazione può avere bisogno di ritardare il pagamento o ulteriori pratiche di approvvigionamento.
Altri ritardi comuni nel processo includono l’uso di controlli sul background dei potenziali fornitori, pratiche più severe di negoziazione dei contratti, e varie altre indagini e ricerche, che aggiungono un minimo di 30 giorni al processo di approvvigionamento.
In cima a tutto questo, le organizzazioni pubbliche possono appartenere a più giurisdizioni, e le loro pratiche di approvvigionamento devono essere approvate da più entità governative (ad esempio città e stato, stato e federale, ecc.).
Ci sono comunque alcuni metodi per risparmiare tempo nella sfera pubblica. Gli enti pubblici sono autorizzati a usare “fornitori preferiti”, o fornitori che hanno una particolare reputazione con il governo. Questi fornitori possono costare di più in superficie, ma risparmiano tempo nella parte di indagine del processo di approvvigionamento. Risparmiare tempo e denaro sui controlli dei precedenti e altri passi può controbilanciare il costo extra del fornitore.
I contratti di sfondo sono anche un modo comune di risparmiare tempo e denaro. Un contratto backdrop è un contratto pre-negoziato o uno che viene rinnovato. Questo avviene spesso nello stesso contesto in cui si utilizzerebbe un fornitore preferito.
Pratiche di approvvigionamento privato
Le organizzazioni private traggono le loro entrate dalle vendite, dagli investimenti e da altre aree legate al business. Il loro denaro è più centralizzato, il che accelera il processo di approvvigionamento. Le aziende private possono cercare diversi fornitori per trovare il miglior affare perché hanno più tempo e risorse per farlo. La loro attenzione è più sul risparmio di denaro e sul fare le cose velocemente.
Le organizzazioni private usano ancora spesso fornitori preferiti, per ragioni simili a quelle utilizzate dalle organizzazioni pubbliche. Mentre gli enti privati non impiegano tanto tempo nella ricerca, fanno un lavoro approfondito per capire i loro fornitori prima di firmare un contratto (conducendo semplici controlli delle referenze e del credito, visite in loco e analisi dei campioni, per esempio). Usare fornitori preferiti e rinnovare semplicemente i contratti è un modo semplice per diminuire il tempo speso nel processo di approvvigionamento.
Altre pratiche del settore privato includono la gestione della catena di approvvigionamento, la gestione delle relazioni con i fornitori, la gestione dell’inventario, la segmentazione dei fornitori e altre. Queste pratiche aiutano il settore privato ad essere più auto-motivato, ma è anche un luogo più instabile. A causa della natura “alto rischio, alto ritorno” delle pratiche di approvvigionamento privato, c’è più analisi del rischio che dovrebbe essere fatta. Gli enti pubblici possono essere economicamente più sicuri e stabili, ma le organizzazioni private spesso generano più crescita di quelle pubbliche.
Per entrambe le organizzazioni private e pubbliche, gestire bene il processo di approvvigionamento è fondamentale per il successo. L’automazione e lo snellimento possono aiutare a ottimizzare il processo anche con molti passaggi lungo la strada. Una piattaforma di gestione del ciclo di vita del contratto aiuterà l’approvvigionamento a gestire olisticamente il processo end-to-end per garantire tempi di consegna più rapidi sia per il settore privato che per quello pubblico.
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