HOP 3.1.2 Controlli dei precedenti penali

Sec. 1 Scopo e dichiarazione politica

L’amministrazione del sistema dell’Università del Texas è impegnata a promuovere la sicurezza del personale e della proprietà del sistema U. T. coerentemente con i requisiti di legge. A tal fine, è la politica dell’amministrazione del sistema U.T. a richiedere che venga eseguito un controllo dei precedenti penali per l’impiego, per i volontari e gli stagisti, e i dipendenti dell’appaltatore che sono assegnati a svolgere lavori nei locali del complesso dell’amministrazione del sistema U.T. ad Austin.

Sec. 2 Controllo dei precedenti penali richiesto

U. T. System Administration richiede un controllo dei precedenti penali per le seguenti categorie:

2.1 Candidati per l’impiego. Un controllo dei precedenti penali deve essere condotto su ogni candidato, interno o esterno, che è sotto considerazione finale, dopo i normali processi di screening e selezione, per qualsiasi posizione di lavoro presso l’U. T. System Administration. L’amministrazione del sistema U.T. può basarsi su un controllo dei precedenti penali condotto presso l’amministrazione del sistema U.T. negli ultimi dodici (12) mesi, se non vi è un’interruzione del servizio superiore a sei (6) mesi e se il controllo dei precedenti penali su cui ci si basa è appropriato per la posizione ricercata.

Tutte o tutte le seguenti fonti di controllo dei precedenti penali possono essere utilizzate, se del caso, sui candidati all’assunzione:

a) Il Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) Un fornitore privato che offre servizi di controllo dei precedenti penali nazionali.

c) Altri siti statali, nazionali e internazionali.

Il controllo dei precedenti penali deve includere un controllo della registrazione dei criminali sessuali.

2.2 Dipendenti attuali. Un controllo dei precedenti personali deve essere condotto su:

a) un attuale dipendente che ha fatto domanda ed è finalista per una nuova posizione (un nuovo controllo dei precedenti personali non è richiesto per una promozione come parte della normale progressione di carriera sotto la responsabilità dello stesso funzionario esecutivo;

b) tutti gli attuali dipendenti, volontari e stagisti se U. T. System Administration non ha precedentemente ottenuto un controllo dei precedenti penali; e

c) un dipendente attuale quando il Cancelliere, o il suo designato, determina che è necessario per promuovere gli obiettivi di U. T. System Administration. T. System Administration.

Il controllo dei precedenti penali deve includere un controllo della registrazione degli autori di reati sessuali.

Tutte o tutte le seguenti fonti di controllo dei precedenti possono essere usate, come appropriato, sui dipendenti attuali:

a) Il TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Altri siti pubblici statali, nazionali e internazionali.

c) Un fornitore privato, soggetto al rispetto del Fair Credit Reporting Act.

2.3 Controllo dei precedenti penali richiesto per legge. Laddove la legge statale o federale richieda che una posizione sia soggetta a un controllo dei precedenti penali utilizzando una fonte specifica di informazioni sul controllo dei precedenti penali e/o determinate procedure, l’amministrazione del sistema U. T. si conformerà a tali leggi.

2.4 Appaltatori e loro dipendenti. L’amministrazione del sistema U.T. richiede che venga eseguito un controllo dei precedenti penali su individui o dipendenti di società o enti appaltati dall’amministrazione del sistema U.T., quando questi individui o dipendenti svolgeranno compiti o servizi nei locali del complesso amministrativo del sistema dell’Università del Texas ad Austin. Inoltre, una clausola che richiede il controllo dei precedenti penali sarà inclusa nei contratti dell’U. T. System Administration a meno che il funzionario dell’U. T. System Administration sull’ufficio che richiede il contratto, in consultazione con l’Office of General Counsel, determini che non è richiesto dopo aver preso in considerazione la natura dei servizi che devono essere forniti dal contraente (cioè accesso alle risorse informative dell’università; accesso alle informazioni riservate; accesso alla valuta; accesso alle popolazioni vulnerabili).

U. T. System Administration generalmente richiede al contraente di eseguire il controllo dei precedenti penali.

Sec. 3. Descrizioni del lavoro, annunci e pubblicazioni

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) assicurerà che tutti gli annunci di lavoro e le pubblicazioni per la U. T. System Administration includano una dichiarazione che la posizione è sensibile alla sicurezza e che il datore di lavoro è autorizzato ad ottenere un controllo dei precedenti penali, incluse le informazioni sul casellario giudiziale.

Sec. 4. Conduzione di un controllo dei precedenti penali Conduzione di un controllo dei precedenti penali per i candidati

4.1 Un controllo dei precedenti penali non sarà eseguito finché l’OES non riceve e inoltra all’Office of the Director of Police (ODOP) un modulo di controllo dei precedenti penali compilato e firmato (vedi Moduli). Il funzionario che assume è responsabile di ordinare all’individuo di compilare, firmare e consegnare il modulo all’OES. Un candidato che non compila, firma e presenta il modulo sarà escluso da ulteriori considerazioni per la posizione. Inoltre, se il candidato è un attuale dipendente, tale rifiuto è motivo di azione disciplinare.

4.2 L’OES invierà il modulo di controllo dei precedenti penali compilato e, se applicabile, una copia della domanda di lavoro del finalista all’ODOP.

4.3 Il controllo dei precedenti penali deve includere gli stati in cui il candidato ha risieduto e/o è stato impiegato durante il periodo non inferiore a sette anni immediatamente precedente la data in cui l’individuo ha firmato il modulo di controllo dei precedenti penali.

4.4 ODOP otterrà ed esaminerà prontamente le informazioni sui precedenti penali e notificherà al funzionario che assume e al rappresentante OES appropriato i risultati dell’indagine.

4.5 ODOP effettuerà il controllo dei precedenti penali prima che il funzionario che assume prenda la decisione di assunzione. Tuttavia, se le circostanze richiedono che un’offerta di lavoro sia fatta prima del completamento del controllo dei precedenti penali, l’offerta deve essere scritta e contenere una dichiarazione che l’offerta è subordinata al completamento di un’indagine soddisfacente sui precedenti penali

Sec.5 Conduzione di un controllo dei precedenti penali sui dipendenti attuali

5.1 L’amministrazione del sistema U. T. utilizzerà il TxDPS Crime Records Service – Public Site e/o altre fonti locali, statali o federali disponibili al pubblico per eseguire questi controlli per ottenere informazioni sulle condanne penali e altre informazioni disponibili al pubblico. Il sito sicuro del TxDPS non sarà usato per questi controlli.

5.2. OES determinerà una procedura per identificare gli attuali dipendenti della U. T. System Administration per i quali non è stato precedentemente ottenuto un controllo dei precedenti penali e fornirà tali informazioni a ODOP.

5.3 U. T. System Administration può condurre una ricerca sul sito pubblico senza il consenso di un dipendente. Nessun modulo è richiesto di essere completato da un dipendente prima di condurre una ricerca di documenti pubblici, compresa una ricerca pubblica sul sito pubblico TxDPS. Tuttavia, l’OES può richiedere a un dipendente di compilare, firmare e consegnare all’OES un modulo di controllo dei precedenti penali. Il rifiuto di un dipendente di conformarsi è motivo di azione disciplinare.

5.4 ODOP otterrà ed esaminerà prontamente le informazioni sui precedenti penali e notificherà al capo del dipartimento e al rappresentante OES appropriato un eventuale precedente penale.

Sec. 6 Nessuna squalifica automatica per precedenti penali

6.1 Ad eccezione di quanto previsto al punto 6.2, un individuo con precedenti penali non sarà automaticamente squalificato dall’impiego, promozione o nomina. Nel caso in cui l’indagine riveli informazioni sulla fedina penale, il funzionario di assunzione, in consultazione con OES e ODOP, determinerà caso per caso se l’individuo è qualificato in base a fattori quali:

a) doveri specifici della posizione;

b) numero di reati;

c) natura di ciascun reato;

d) lunghezza del tempo intercorso tra il reato e la decisione di assunzione;

e) storia lavorativa;

f) sforzi di riabilitazione; e

g) precisione delle informazioni che l’individuo ha fornito sulla domanda di lavoro.

6.2 U. T. Il sistema non assumerà, continuerà ad impiegare, nominerà o assegnerà un individuo se si ottiene l’informazione che l’individuo è stato condannato o posto in giudizio differito per un reato che richiederebbe:

a) l’individuo di registrarsi come colpevole di reati sessuali ai sensi del Capitolo 62, Codice di Procedura Penale, che include, ma non è limitato a, reati come Abuso sessuale continuo di un bambino piccolo; Aggressione sessuale; Aggressione sessuale aggravata; o

b) un reato secondo le leggi di un altro stato o legge federale che è equivalente a un reato che richiede tale registrazione, a meno che il funzionario di assunzione/designazione, come appropriato, non esprima una giustificazione convincente, il Direttore dell’OES e il Direttore della Polizia concordino, il Cancelliere concordi e l’individuo non abbia più di un livello di rischio uno (basso) come determinato dallo strumento di screening di valutazione del rischio implementato ai sensi del Capitolo 62, Codice di procedura penale. Se non viene assegnato un tale livello di rischio, allora il livello di rischio non può superare un rischio basso come determinato dal direttore della polizia.

Sec. 7 Falsificazione o omissione di informazioni sul casellario giudiziale

La falsificazione di una domanda o l’omissione di informazioni sul casellario giudiziale che devono essere riportate sono motivi per rifiutare un richiedente o disciplinare/terminare un dipendente.

Sec.8 8.1 Se l’U.T. System Administration riceve un rapporto che indica che un candidato o un attuale dipendente ha precedenti penali, l’individuo sarà avvisato, riceverà una copia del rapporto, salvo quanto previsto dalla legge o dalla politica o procedura del DPS, informato del diritto di contestare l’accuratezza e la completezza del rapporto con l’agenzia che ha fornito il rapporto, e informato che ha l’opportunità di presentare ulteriori informazioni relative al precedente penale e perché non dovrebbe influenzare una decisione di assunzione.

8.2 Se l’U.T. System Administration ha utilizzato un’agenzia di credit reporting di un terzo fornitore per condurre controlli sulla fedina penale, il rapporto risultante è considerato un “rapporto del consumatore” ai sensi del Fair Credit Reporting Act (FCRA). Se tale rapporto viene utilizzato per rifiutare l’assunzione, negare una promozione, riassegnare o licenziare un dipendente, all’individuo verrà fornita una specifica informativa pre-azione avversa che include una copia del rapporto del consumatore e una copia di “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”, un documento prescritto dalla Federal Trade Commission. L’agenzia di credit reporting che fornisce il rapporto dell’individuo è tenuta a dare all’amministrazione del sistema U.T. il riassunto dei diritti del consumatore (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Opportunità di rispondere

9.1 Entro cinque giorni lavorativi dal ricevimento del rapporto come previsto nella sezione 8.1, l’individuo può presentare ulteriori informazioni al funzionario/supervisore di assunzione relative al casellario giudiziario e al motivo per cui non dovrebbe influenzare la decisione di assunzione. Prima che il funzionario/supervisore assuntore prenda una decisione definitiva sull’impiego, esaminerà tutte le informazioni fornitegli con OES e ODOP e si consulterà sull’opportunità di procedere con un’offerta o un’azione negativa di impiego. Se OES o ODOP ritengono che i risultati del controllo dei precedenti penali indichino che l’individuo possa essere inaccettabile per la posizione da ricoprire o per il proseguimento dell’impiego, il funzionario responsabile delle assunzioni non potrà estendere un’offerta o proseguire l’impiego dell’individuo senza la previa approvazione scritta del funzionario esecutivo competente o della sua persona designata. Se i risultati indicano che l’individuo ha un reato descritto al punto 6.2 (a) o (b), l’individuo non è qualificato per l’impiego o la nomina, a meno che le condizioni di cui al punto 6.2 siano soddisfatte e si ottenga l’approvazione dei funzionari di cui al punto 6.2.

9.2 Candidati esterni all’impiego. La decisione dell’amministrazione del sistema U.T. è definitiva e non può essere appellata.

9.3 Dipendenti attuali. Se l’individuo è un attuale dipendente soggetto a un controllo dei precedenti penali, le procedure standard di reclamo dei dipendenti sono disponibili per contestare la decisione. Se la fedina penale porta al licenziamento, sarà usata la procedura applicabile di disciplina e dimissione dei dipendenti.

9.4 Divulgazione post-decisione quando i servizi del fornitore privato sono usati per condurre un controllo dei precedenti penali. Se un rapporto del consumatore è stato utilizzato per negare l’impiego, negare una promozione, riassegnare o terminare un dipendente dopo che l’istituzione ha preso un’azione avversa, l’individuo deve essere avvisato che l’azione è stata presa. Deve includere:

a) il nome, l’indirizzo e il numero di telefono dell’agenzia di informazioni sul credito che ha fornito il rapporto;

b) una dichiarazione che l’agenzia di informazioni sul credito che ha fornito il rapporto non ha preso la decisione di prendere l’azione negativa e non può dare ragioni specifiche per essa; e

c) un avviso del diritto dell’individuo di contestare l’accuratezza o la completezza di qualsiasi informazione fornita dall’agenzia, e il suo diritto a un ulteriore rapporto gratuito da parte dell’agenzia su richiesta entro 60 giorni.

Sec. 10 Autodenuncia

10.1 Richiedenti di impiego. I candidati devono segnalare per iscritto entro cinque giorni lavorativi qualsiasi denuncia penale, informazione, atto d’accusa, dichiarazione di non contestazione, dichiarazione di colpevolezza, giudizio differito o condanna (e se sono registrati come criminali sessuali o saranno tenuti a registrarsi come criminali sessuali), escluse le infrazioni stradali punibili solo con una multa, che si verificano dopo la data della domanda.

10.2 Dipendenti attuali. I dipendenti dell’U.T. System Administration sono tenuti a riferire per iscritto al proprio capo dipartimento, entro cinque giorni lavorativi, qualsiasi denuncia penale, informazione, atto d’accusa, dichiarazione di non contestazione, dichiarazione di colpevolezza, giudizio differito o condanna penale (e se sono registrati come trasgressori sessuali o saranno tenuti a registrarsi come trasgressori sessuali), esclusi quelli per reati punibili solo con una multa. Il mancato rispetto di questo è una violazione della politica e può portare ad azioni disciplinari come appropriato. (Un link al modulo di autodenuncia è fornito in questa politica.)

10.3 Obbligo del Capo Dipartimento. Il capo dipartimento dell’U.T. System Administration che riceve un’autodenuncia come richiesto da questa sezione deve fornire le informazioni a OES e ODOP e consultarsi sull’idoneità dell’individuo alla posizione.

10.4 Falsificazione o omissione di informazioni sul casellario giudiziale. Soggetto alle procedure standard di reclamo e disciplinari applicabili, la falsificazione o l’omissione di registri o la mancata segnalazione come richiesto da questa politica o dalla legge è una violazione della politica e porterà ad azioni disciplinari.

Sec. 11 Conservazione dei registri di controllo dei precedenti penali

11.1 Registri riservati. Le registrazioni ottenute da un database di controllo dei precedenti penali saranno considerate confidenziali come richiesto dalla legge e non saranno rese parte del file del candidato o del file personale del dipendente. Le informazioni saranno conservate in un file separato e sicuro e non saranno comunicate ad alcuna persona non autorizzata. Ai sensi della Sezione 411.085 del Codice del Governo del Texas, il rilascio non autorizzato di informazioni sui precedenti penali, informazioni ottenute dal sito sicuro del TxDPS che consistono in descrizioni e annotazioni identificabili di arresti, detenzioni, incriminazioni, informazioni e altre accuse penali formali e le loro disposizioni, è un reato penale e, di conseguenza, i funzionari dell’amministrazione del sistema U. T. in possesso di tali informazioni devono richiedere una consulenza legale rispetto a qualsiasi richiesta di rilascio di tali informazioni.

11.3 Distruzione dei record ottenuti da un database di controllo dei precedenti penali. ODOP distruggerà tutte le registrazioni ottenute da un database di controllo dei precedenti penali dell’individuo sei mesi dopo averle ottenute.

11.4 Autodenunce. Le autodenunce di accuse o condanne, come richiesto da questa politica, saranno conservate con il file personale del dipendente in OES in conformità con il programma di conservazione dei documenti della U. T. System Administration.

Sec. 12 Altri controlli dei precedenti personali

Questa politica e procedura riguarda solo i controlli dei precedenti penali e non limita l’autorità dell’amministrazione del sistema U.T. di condurre altri controlli dei precedenti personali come consentito dalla legge.

Definizioni

Candidato – un individuo che fa domanda per una posizione presso la U. T. System Administration, sia che si tratti di un candidato esterno o di un attuale dipendente.

Appropriato – utilizzando un database autorizzato, che prende in considerazione la natura della posizione, le informazioni ottenute dal governo degli Stati Uniti in relazione al processo di visto, nonché uno che include dati per le residenze permanenti, temporanee e scolastiche per chiunque abbia vissuto fuori dallo Stato del Texas dall’età di 17 anni.

Informazioni sui precedenti penali – informazioni pubbliche mantenute dal Dipartimento di Pubblica Sicurezza, come previsto dal Codice del Governo del Texas Sezione 411.135.

Informazioni sui precedenti penali – informazioni raccolte su una persona da un’agenzia di giustizia penale che consistono in descrizioni e annotazioni identificabili di arresti, detenzioni, incriminazioni, informazioni e altre accuse penali formali e le loro disposizioni, come più ampiamente descritto nel Codice del Governo del Texas Sezione 411.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – un controllo dei precedenti penali ottenuto sia dal Texas Department of Public Safety che dal Federal Bureau of Investigation sulla base delle informazioni di identificazione delle impronte digitali, o un controllo dei precedenti penali ottenuto da un fornitore privato sulla base dei precedenti penali nazionali.

Posizione – sia posizioni a tempo pieno che a tempo parziale, se la posizione è occupata o deve essere occupata da un lavoratore regolare o temporaneo o richiede lo status di studente come condizione per occupare la posizione, ma non include una posizione occupata da un lavoratore temporaneo fornito da un’agenzia di lavoro temporaneo; l’agenzia di lavoro dovrebbe essere tenuta a condurre e ritenuta responsabile della conduzione del controllo dei precedenti penali.