A magán- és állami szervezetek közötti legalapvetőbb különbségtétel a tulajdonlás. A közszektort a kormány – mind az állami, mind a szövetségi – irányítja, míg a magánszektor élén a vállalatokat vezető és irányító magánszemélyek állnak. A magánszektor magában foglal minden olyan nyereségérdekelt vállalatot, amely nem a kormány tulajdonában van vagy nem a kormányzat üzemelteti. A tulajdonjog e megkülönböztetése miatt sokféle gyakorlat és politika jön létre a közbeszerzési eljárással kapcsolatban.
Transzparencia
A közszféra szervezeteit egy felsőbb kormányzati szerv irányítja. Mindennek, amit tesznek, könnyen láthatónak kell lennie a nyilvánosság számára. Egyértelmű ellenőrzési nyomvonalnak kell lennie, minden információnak világosnak és hozzáférhetőnek kell lennie.
A rendszeres időközönként készített jelentésekben olyan információk szerepelnek, mint a szerződési lehetőség, a szerződés odaítélése, az árképzés és az időzítés. A kormányzatnak egyenlő esélyt kell biztosítania minden olyan szervezet számára, amely üzleti kapcsolatba kíván lépni velük, és megfelel a követelményeknek. Az ajánlattétel tehát nyilvános esemény.
A magánszektor átláthatósága nem ilyen egyértelmű. Bár a magánszervezetek teljes körű átláthatósági követelményeket támasztanak velük szemben, a magánszervezeteknek nem kell egyenlő esélyeket biztosítaniuk, és gyakran visszatartják azokat az információkat, amelyek nem szükségesek az ajánlattevő szállítók számára. Nem érnek el minden vállalatot, és nem kell ugyanúgy nyilvánosságra hozniuk a szerződéskötéseiket, mint a közintézményeknek.
Közbeszerzési gyakorlatok
Mivel a közintézmények a kormány tulajdonában vannak, fő finanszírozásuk adóbevételekből, bírságokból, tarifákból stb. származik. A finanszírozás a nyilvánosságtól származik, és fő gondjuk az, hogy a pénzt megfelelően osszák el a közérdekű célokra.
Ez azt jelenti, hogy az állami szervezeteknek nincs akkora kontrolljuk a beszerzési folyamat felett. Meg kell várniuk, amíg a finanszírozó intézmény összegyűjti a szükséges bevételt, majd megfelelően folyósítja azt, mielőtt közbeszerzési tevékenységet folytatnának. Ha a folyósítás késik, akkor a szervezetnek késleltetnie kell a kifizetést vagy a további beszerzési gyakorlatokat.
A folyamat további gyakori késleltetései közé tartozik a potenciális beszállítók háttérellenőrzésének alkalmazása, a szigorúbb szerződés-tárgyalási gyakorlat, valamint különböző egyéb vizsgálatok és kutatások, amelyek legalább 30 nappal meghosszabbítják a beszerzési folyamatot.
Az állami szervezetek mindezek tetejébe több joghatósághoz is tartozhatnak, és beszerzési gyakorlatukat több kormányzati szervnek kell jóváhagynia (pl. városi és állami, állami és szövetségi stb.).
A közszférában azonban van néhány módszer az időmegtakarításra. Az állami szervek használhatnak “előnyben részesített beszállítókat”, vagyis olyan beszállítókat, akiknek különleges hírnevük van a kormányzatnál. Ezek a beszállítók a felszínen több pénzbe kerülhetnek, de időt takarítanak meg a beszerzési folyamat vizsgálati részében. A háttérellenőrzésekkel és egyéb lépésekkel kapcsolatos idő- és pénzmegtakarítás ellensúlyozhatja a beszállítói többletköltséget.
A háttérszerződések szintén gyakori módja az idő- és pénzmegtakarításnak. A háttérszerződés egy előre megtárgyalt vagy megújítás alatt álló szerződés. Ez gyakran ugyanabban a kontextusban fordul elő, mintha egy előnyben részesített beszállítót használnának.
A magánbeszerzési gyakorlatok
A magánszervezetek az értékesítésből, a beruházásokból és más, az üzleti élethez kapcsolódó területekről szerzik bevételüket. A pénzük központosítottabb, ami felgyorsítja a beszerzési folyamatot. A magántulajdonban lévő vállalkozások különböző beszállítókat kereshetnek fel, hogy megtalálják a legjobb ajánlatot, mivel több idejük és erőforrásuk van erre. Jobban összpontosítanak arra, hogy a legtöbb pénzt takarítsák meg, és a dolgokat gyorsan elvégezzék.
A magánszervezetek továbbra is gyakran használnak előnyben részesített beszállítókat, hasonló okokból, mint amilyeneket az állami szervezetek használnak. Bár a magánszervezetek közel sem szánnak annyi időt a kutatásra, a szerződés aláírása előtt alapos munkát végeznek a beszállítóik megismerésére (például egyszerű referencia- és hitelképesség-ellenőrzéssel, helyszíni látogatásokkal és mintavizsgálatokkal). Az előnyben részesített szállítók használata és a szerződések egyszerű megújítása egyszerű módja a beszerzési folyamatra fordított idő csökkentésének.
A magánszektor további gyakorlatai közé tartozik az ellátási lánc menedzsment, a szállítói kapcsolatok kezelése, a készletgazdálkodás, a szállítók szegmentálása és mások. Ezek a gyakorlatok segítenek abban, hogy a magánszektor öntevékenyebb legyen, de egyben instabilabb is. A magánbeszerzési gyakorlatok “magas kockázatú, magas hozamú” jellege miatt több kockázatelemzést kell végezni. Az állami szervezetek gazdaságilag biztonságosabbak és stabilabbak lehetnek, de a magánszervezetek gyakran nagyobb növekedést generálnak, mint az államiak.
A magán- és az állami szervezetek számára egyaránt kritikus fontosságú a közbeszerzési folyamatok jó irányítása a siker szempontjából. Az automatizálás és az ésszerűsítés segíthet a folyamat optimalizálásában, még akkor is, ha az út során sok lépést kell megtenni. Egy szerződés-életciklus-kezelő platform segít a beszerzésnek a folyamat végponttól végpontig történő holisztikus kezelésében, hogy gyorsabb átfutási időt biztosítson mind a magán-, mind a közszférában.
Demókérés