HOP 3.1.2 Bűnügyi háttérellenőrzés

1. szakasz Cél és irányelvek

A University of Texas System Administration elkötelezett a személyzet és az U. T. System tulajdon biztonságának és védelmének előmozdítása mellett, a törvényi követelményekkel összhangban. Ennek érdekében az U. T. System Administration politikája, hogy megköveteli a bűnügyi háttérellenőrzés elvégzését a foglalkoztatás, az önkéntesek és gyakornokok, valamint a vállalkozói alkalmazottak esetében, akiket az austini U. T. System Administration komplexum területén történő munkavégzésre jelölnek ki.

Sec. 2 Criminal Background Check Required

U. T. System Administration megköveteli, hogy a következő kategóriák esetében bűnügyi háttérellenőrzést végezzenek:

2.1. Állásra jelentkezők. Háttérellenőrzést kell végezni minden olyan belső vagy külső pályázónál, aki a szokásos szűrési és kiválasztási eljárásokat követően végső megfontolás tárgyát képezi az U. T. System Administration bármely munkakörének betöltésére. Az U.T. System Administration támaszkodhat az elmúlt tizenkét (12) hónapban az U.T. System Administrationnál végzett büntetőjogi háttérellenőrzésre, ha a szolgálatban nincs hat (6) hónapnál hosszabb szünet, és a hivatkozott büntetőjogi háttérellenőrzés megfelel a keresett pozíciónak.

Az alábbi háttérellenőrzési források bármelyike vagy mindegyike felhasználható, adott esetben, a munkára jelentkezők esetében:

a) A Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) Egy magánszolgáltató, amely országos bűnügyi háttérellenőrzési szolgáltatásokat kínál.

c) Egyéb állami, nemzeti és nemzetközi oldalak.

A bűnügyi háttérellenőrzésnek tartalmaznia kell a szexuális bűnözők nyilvántartásának ellenőrzését.

2.2. Jelenlegi alkalmazottak. Háttérellenőrzést kell végezni:

a) olyan jelenlegi munkavállaló esetében, aki új pozícióra jelentkezett és döntőbe jutott (új háttérellenőrzés nem szükséges a szokásos szakmai előmenetel részeként, ugyanazon vezető tisztviselő felelőssége alatt történő előléptetéshez;

b) minden jelenlegi munkavállaló, önkéntes és gyakornok esetében, ha U. T. System Administration korábban nem végeztetett büntetőjogi háttérellenőrzést; és

c) egy jelenlegi alkalmazott, ha a kancellár vagy az általa kijelölt személy úgy ítéli meg, hogy ez szükséges a U. T. System Administration.

A büntetőjogi háttérellenőrzésnek tartalmaznia kell a szexuális bűnözők nyilvántartásának ellenőrzését.

A következő háttérellenőrzési források bármelyike vagy mindegyike felhasználható a jelenlegi alkalmazottak esetében:

a) A TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Egyéb nyilvános állami, nemzeti és nemzetközi oldalak.

c) Magánszolgáltató, a Fair Credit Reporting Act betartása mellett.

2.3. Törvényileg előírt büntetőjogi háttérellenőrzés. Amennyiben állami vagy szövetségi törvények előírják, hogy egy pozíciót büntetőjogi háttérellenőrzésnek kell alávetni, amelyhez a büntetőjogi háttérellenőrzési információk meghatározott forrását és/vagy bizonyos eljárásokat használnak, az U. T. System Administration betartja az ilyen törvényeket.

2.4 Vállalkozók és alkalmazottaik. Az U. T. System Administration megköveteli, hogy az U. T. System Administration által szerződtetett vállalatok vagy szervezetek személyei vagy alkalmazottai bűnügyi háttérellenőrzést végezzenek, ha ezek a személyek vagy alkalmazottak az Austinban található University of Texas System Administration Complex területén látnak el feladatokat vagy szolgáltatásokat. Ezen túlmenően az U. T. System Administration szerződései tartalmaznak egy olyan rendelkezést, amely büntetőjogi háttérellenőrzést ír elő, kivéve, ha a szerződést kérő iroda felett álló U. T. System Administration tisztviselője a jogtanácsosi hivatallal konzultálva úgy dönt, hogy ez nem szükséges, miután figyelembe vette a vállalkozó által nyújtandó szolgáltatások jellegét (pl. hozzáférés az egyetemi információs erőforrásokhoz; hozzáférés bizalmas információkhoz; hozzáférés valutához; hozzáférés veszélyeztetett csoportokhoz).

U. T. System Administration általában megköveteli, hogy a vállalkozó végezze el a bűnügyi háttérellenőrzést.

Sec. 3. Állásleírások, hirdetések és közzétételek

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) biztosítja, hogy az U. T. System Administration valamennyi álláshirdetése és hirdetése tartalmazza azt a nyilatkozatot, hogy a pozíció biztonsági szempontból érzékeny, és a munkáltató jogosult a bűnügyi háttérellenőrzésre, beleértve a bűnügyi nyilvántartási adatokat is.

Sec. 4. §. A pályázók büntetőjogi háttérellenőrzésének elvégzése

4.1. A büntetőjogi háttérellenőrzésre csak akkor kerül sor, ha az OES megkapja és továbbítja a Rendőrségi Igazgatói Hivatalnak (ODOP) a kitöltött és aláírt büntetőjogi háttérellenőrzési űrlapot (lásd: űrlapok). A felvételt végző tisztviselő felelős azért, hogy a személyt utasítsa a nyomtatvány kitöltésére, aláírására és az OES-hez való eljuttatására. Az a pályázó, aki nem tölti ki, nem írja alá és nem nyújtja be a nyomtatványt, kizárásra kerül a pozícióra való további pályázásból. Ezenkívül, ha a pályázó jelenlegi alkalmazott, az ilyen elutasítás fegyelmi eljárást von maga után.

4.2 Az OES elküldi a kitöltött Büntetőjogi háttérellenőrzési űrlapot és adott esetben a végleges pályázó álláspályázatának egy példányát az ODOP-nak.

4.3 A büntetőjogi háttérellenőrzésnek ki kell terjednie azokra az államokra, ahol a pályázó lakott és/vagy dolgozott a büntetőjogi háttérellenőrzési űrlap aláírásának időpontját közvetlenül megelőző, legalább hétéves időszak alatt.

4.4 Az ODOP haladéktalanul beszerzi és felülvizsgálja a büntetőjogi háttérinformációkat, és értesíti a felvételt végző tisztviselőt és az OES illetékes képviselőjét a vizsgálat eredményéről.

4.5 Az ODOP a büntetőjogi háttérellenőrzést még azelőtt elvégzi, hogy a felvételt végző tisztviselő meghozná a foglalkoztatási döntést. Ha azonban a körülmények megkívánják, hogy az állásajánlatot a büntetőjogi háttérvizsgálat befejezése előtt tegyék meg, az ajánlatot írásban kell megtenni, és tartalmaznia kell egy nyilatkozatot arról, hogy az ajánlat a kielégítő büntetőjogi háttérvizsgálat befejezésétől függ

Sec.5. A jelenlegi alkalmazottak büntetőjogi háttérellenőrzésének elvégzése

5.1. Az U. T. System Administration a TxDPS Crime Records Service – Public Site és/vagy más nyilvánosan elérhető helyi, állami vagy szövetségi bűnügyi nyilvántartási forrásokat használ fel ezen ellenőrzések elvégzéséhez, a büntetőítéletekre vonatkozó információk és más nyilvánosan elérhető információk megszerzése érdekében. A TxDPS biztonságos oldalát nem használják ezekre az ellenőrzésekre.

5.2. Az OES meghatároz egy eljárást azon jelenlegi U. T. System Administration alkalmazottak azonosítására, akikre vonatkozóan korábban nem végeztek büntetőjogi háttérellenőrzést, és ezeket az információkat az ODOP rendelkezésére bocsátja.

5.3. Az U. T. System Administration a munkavállaló beleegyezése nélkül is végezhet nyilvános webhelyen történő keresést. Egy alkalmazottnak nem kell kitöltenie semmilyen formanyomtatványt a nyilvános nyilvántartási keresés elvégzése előtt, beleértve a TxDPS nyilvános webhelyén történő nyilvános keresést is. Az OES azonban megkövetelheti a munkavállalótól, hogy kitöltse, aláírja és átadja az OES-nek a bűnügyi háttérellenőrzési űrlapot. A munkavállaló megtagadása fegyelmi eljárást von maga után.

5.4. Az ODOP haladéktalanul beszerzi és felülvizsgálja a büntetőjogi háttérinformációkat, és értesíti az osztályvezetőt és az OES illetékes képviselőjét a büntetett előéletről, ha van ilyen.

6. szakasz Nincs automatikus kizárás büntetett előélet miatt

6.1. A 6.2. pontban foglaltak kivételével a büntetett előéletű személyt nem zárják ki automatikusan a foglalkoztatásból, előléptetésből vagy kinevezésből. Abban az esetben, ha a vizsgálat büntetett előéletre vonatkozó információt tár fel, a felvételt végző tisztviselő az OES-szel és az ODOP-pal konzultálva eseti alapon határozza meg, hogy az adott személy alkalmas-e olyan tényezők alapján, mint például:

a) a pozíció konkrét feladatai;

b) a bűncselekmények száma;

c) az egyes bűncselekmények jellege;

d) a bűncselekmény és az alkalmazási döntés között eltelt idő hossza;

e) a foglalkoztatási előzmények;

f) a rehabilitációs erőfeszítések; és

g) az egyén által az alkalmazási kérelemben megadott információk pontossága.

6.2 U. T. A rendszer nem vesz fel, nem foglalkoztat tovább, nem nevez ki és nem bíz meg egy személyt, ha olyan információ birtokába jut, hogy az adott személyt olyan bűncselekmény miatt ítélték el vagy helyezték halasztott elítélés alá, amely megkövetelné:

a) az egyénnek a büntetőeljárási törvénykönyv 62. fejezete szerinti szexuális bűnözőként való nyilvántartásba vételét, amely magában foglalja, de nem korlátozódik az olyan bűncselekményekre, mint a kisgyermek folyamatos szexuális zaklatása; szexuális támadás; súlyos szexuális támadás; vagy

b) egy másik állam vagy szövetségi törvények szerinti bűncselekmény, amely egyenértékű az ilyen nyilvántartásba vételt igénylő bűncselekménnyel, kivéve, ha a felvételt végző/kinevezést végző tisztviselő adott esetben kényszerítő indoklást fogalmaz meg, az OES igazgatója és a rendőrségi igazgató egyetért, a kancellár egyetért, és az egyén kockázata nem haladja meg az első (alacsony) szintet, amint azt a büntetőeljárási törvénykönyv 62. fejezete szerint alkalmazott kockázatértékelő szűrőeszköz meghatározza. Ha nincs ilyen kockázati szint, akkor a kockázati szint nem haladhatja meg a Rendőrségi igazgató által meghatározott alacsony kockázatot.

Sz. 7. § Büntetőjogi nyilvántartási adatok meghamisítása vagy elhallgatása

A kérelem meghamisítása vagy a büntetőjogi nyilvántartásban előírt információk elhallgatása a kérelmező elutasításának vagy a munkavállaló fegyelmezésének/megszüntetésének alapja.

Sz. 8. § Értesítési kötelezettség

8.1. Ha az U.T. System Administration olyan jelentést kap, amely szerint egy pályázó vagy jelenlegi alkalmazott büntetett előéletű, az érintett személyt értesítik, átadják neki a jelentés másolatát, kivéve, ha törvény vagy a DPS politikája vagy eljárása ezt előírja, tájékoztatják arról a jogáról, hogy a jelentést benyújtó ügynökségnél vitathatja a jelentés pontosságát és teljességét, és tájékoztatják arról, hogy lehetősége van további információkat benyújtani a büntetett előéletre vonatkozóan, valamint arról, hogy az miért nem befolyásolja az alkalmazási döntést.

8.2. Ha az U. T. System Administration egy harmadik féltől származó hitelinformációs ügynökséget vett igénybe a bűnügyi nyilvántartás ellenőrzéséhez, az így kapott jelentés a Fair Credit Reporting Act (FCRA) értelmében “fogyasztói jelentésnek” minősül. Ha egy ilyen jelentésre támaszkodnak a munkavállaló foglalkoztatásának megtagadása, előléptetésének megtagadása, áthelyezése vagy felmondása céljából, az érintett személyt a hátrányos intézkedést megelőzően külön tájékoztatásban kell részesíteni, amely tartalmazza az egyén fogyasztói jelentésének egy példányát és a “A Fair Credit Reporting Act szerinti jogainak összefoglalója” című, a Szövetségi Kereskedelmi Bizottság által előírt dokumentum egy példányát. A hitelinformációs ügynökség, amely az egyén jelentését szolgáltatja, köteles átadni az U. T. System Administrationnak a fogyasztói jogok összefoglalóját (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

9. szakasz Válaszadási lehetőség

9.1. A 8.1. szakaszban előírt jelentés kézhezvételét követő öt munkanapon belül az egyén további információkat nyújthat be a felvételt végző tisztviselőnek/felügyelőnek a bűnügyi nyilvántartással kapcsolatban, valamint arról, hogy az miért nem befolyásolja a foglalkoztatási döntést. Mielőtt a felvételt végző tisztviselő/felügyelő meghozza a végleges foglalkoztatási döntést, az OES-szel és az ODOP-pal együtt áttekinti a rendelkezésére bocsátott összes információt, és konzultál arról, hogy folytassa-e az ajánlatot vagy a hátrányos foglalkoztatási intézkedést. Ha az OES vagy az ODOP azon a véleményen van, hogy a büntetőjogi háttérellenőrzés eredményei azt jelzik, hogy az adott személy nem elfogadható a betöltendő pozícióra vagy a további foglalkoztatásra, akkor a felvételt végző tisztviselő nem terjeszthet ki ajánlatot az adott személynek, illetve nem folytathatja a foglalkoztatását az illetékes vezető tisztviselő vagy az általa kijelölt személy előzetes írásbeli jóváhagyása nélkül. Ha az eredmények azt mutatják, hogy az egyén a 6.2. a) vagy b) pontban leírt bűncselekményt követett el, az egyén nem alkalmas a foglalkoztatásra vagy kinevezésre, kivéve, ha a 6.2. pontban meghatározott feltételek teljesülnek, és a 6.2. pontban meghatározott tisztviselők jóváhagyása megvan.

9.2. Külső álláspályázók. A U. T. System Administration döntése végleges és nem fellebbezhető.

9.3 Jelenlegi alkalmazottak. Ha az egyén jelenlegi alkalmazott, akire büntetőjogi háttérellenőrzés vonatkozik, a döntés megtámadására a szokásos munkavállalói panaszeljárások állnak rendelkezésre. Ha a bűnügyi nyilvántartás felmondáshoz vezet, a vonatkozó munkavállalói fegyelmi és elbocsátási eljárást kell alkalmazni.

9.4 A döntést követő közzététel, ha a büntetőjogi háttérellenőrzéshez magánszolgáltatók szolgáltatásait veszik igénybe. Ha egy fogyasztói jelentésre támaszkodtak a munkavállaló foglalkoztatásának megtagadása, előléptetésének megtagadása, áthelyezése vagy felmondása során, miután az intézmény hátrányos intézkedést hozott, az érintett személyt értesíteni kell az intézkedésről. Ennek tartalmaznia kell:

a) a jelentést szolgáltató hitelinformációs ügynökség nevét, címét és telefonszámát;

b) egy nyilatkozatot arról, hogy a jelentést szolgáltató hitelinformációs ügynökség nem hozott döntést a hátrányos intézkedés meghozataláról, és azt nem tudja konkrétan megindokolni; és

c) egy értesítést arról, hogy az egyénnek joga van vitatni az ügynökség által szolgáltatott bármely információ pontosságát vagy teljességét, és 60 napon belül kérésre további ingyenes fogyasztói jelentést kaphat az ügynökségtől.

10. szakasz Önjelentés

10.1. Álláskeresők. A pályázóknak öt munkanapon belül írásban be kell jelenteniük minden olyan büntetőjogi panaszt, információt, vádiratot, beismerő vallomást, bűnösségi nyilatkozatot, halasztott ítéletet vagy elítélést (és azt, hogy szexuális bűnözőként regisztrálták-e, vagy kötelesek lesznek-e szexuális bűnözőként regisztrálni), kivéve a csak pénzbírsággal büntethető közlekedési bűncselekményeket, amelyek a jelentkezés időpontját követően történtek.

10.2 Jelenlegi alkalmazottak. Az U. T. System Administration alkalmazottai kötelesek öt munkanapon belül írásban jelenteni a részlegvezetőjüknek minden büntetőfeljelentést, információt, vádiratot, beismerő vallomást, bűnösséget, halasztott ítéletet vagy büntetőítéletet (és azt, hogy szexuális bűnözőként regisztrálták-e vagy kötelesek lesznek-e szexuális bűnözőként regisztrálni), kivéve a csak pénzbírsággal büntethető vétségek esetében. Ennek elmulasztása a szabályzat megsértésének minősül, és adott esetben fegyelmi eljárást vonhat maga után. (A jelen szabályzatban található egy önbevallási űrlap linkje.)

10.3 Osztályvezetői kötelezettség. Az U. T. System Administration osztályvezetője, aki az e szakaszban előírt önbevallást kapja, köteles az információt az OES és az ODOP rendelkezésére bocsátani, és konzultálni az egyénnek a pozícióra való alkalmasságáról.

10.4 A bűnügyi nyilvántartási adatok meghamisítása vagy kihagyása. A szokásos panasz- és fegyelmi eljárásokra is figyelemmel, a nyilvántartások meghamisítása vagy elmulasztása, illetve az e szabályzatban vagy jogszabályokban előírt jelentés elmulasztása a szabályzat megsértésének minősül, és fegyelmi eljárást von maga után.

11. szakasz A büntetőjogi háttérellenőrzési nyilvántartások megőrzése

11.1 Bizalmas nyilvántartások. A büntetőjogi háttérellenőrzési adatbázisból származó feljegyzések a törvény által előírtak szerint bizalmasnak tekintendők, és nem képezik a pályázó vagy a munkavállaló személyi aktájának részét. Az információkat külön, biztonságos dossziéban tárolják, és nem adják át illetéktelen személyeknek.

11.2 Bűnügyi előéletre vonatkozó információk. A Texas Government Code 411.085. szakasza értelmében a bűnügyi nyilvántartási adatok, a TxDPS biztonságos oldaláról szerzett információk, amelyek a letartóztatások, letartóztatások, vádak, információk és egyéb hivatalos büntetőjogi vádak azonosítható leírásaiból és bejegyzéseiből, valamint azok elrendeléséből állnak, jogosulatlan kiadása bűncselekménynek minősül, ezért az ilyen információk birtokában lévő U. T. System Administration tisztviselőinek jogi tanácsot kell kérniük az ilyen információk bármely kért kiadása tekintetében.

11.3 A bűnügyi háttérellenőrzési adatbázisból szerzett adatok megsemmisítése. Az ODOP a bűnügyi háttérellenőrzési adatbázisból szerzett, az adott személyre vonatkozó valamennyi nyilvántartást a megszerzésük után hat hónappal megsemmisíti.

11.4 Önjelentések. Az e politikában előírt vádakról vagy elítélésekről szóló önjelentéseket az alkalmazott személyi aktájával együtt az OES-ben őrzik meg az U. T. System Administration iratmegőrzési ütemtervének megfelelően.

12. szakasz Egyéb háttérellenőrzések

Ez a szabályzat és eljárás kizárólag a büntetőjogi háttérellenőrzésekre vonatkozik, és nem korlátozza az U.T. System Administration hatáskörét a törvény által megengedett egyéb háttérellenőrzések elvégzésére.

Meghatározások

A pályázó – olyan személy, aki a U. T. System Administration-nél egy pozícióra pályázik, függetlenül attól, hogy az illető külső jelölt vagy jelenlegi alkalmazott.

megfelelő – olyan adatbázis(ok) használata, amely(ek) engedélyezett(ek), figyelembe veszi(k) a pozíció jellegét, az USA kormányától a vízumeljárással kapcsolatban kapott információkat, valamint olyan adatbázist, amely tartalmazza az állandó, ideiglenes és oktatási tartózkodási helyekre vonatkozó adatokat azok számára, akik 17 éves koruk óta Texas államon kívül élnek.

Bűnügyi nyilvántartási adatok – a Texas Government Code 411.135. szakaszában meghatározottak szerint a Közbiztonsági Minisztérium által vezetett nyilvános információk.

Bűnügyi nyilvántartási adatok – egy személyről a büntető igazságszolgáltatási szerv által gyűjtött információk, amelyek a letartóztatások, letartóztatások, vádemelések, információk és egyéb hivatalos büntetőjogi vádak azonosítható leírásaiból és bejegyzéseiből, valamint azok elrendeléséből állnak, a Texas Government Code 411. szakaszában részletesebben leírtak szerint.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – mind a Texasi Közbiztonsági Minisztériumtól, mind a Szövetségi Nyomozó Irodától kapott, ujjlenyomat-azonosító adatokon alapuló bűnügyi nyilvántartási ellenőrzés, vagy egy magánszolgáltatótól kapott, nemzeti bűnügyi nyilvántartáson alapuló bűnügyi nyilvántartási ellenőrzés.

Munkahely – teljes és részmunkaidős állások, függetlenül attól, hogy az állást állandó vagy ideiglenes munkavállaló tölti be vagy fogja betölteni, vagy az állás betöltésének feltételeként hallgatói jogviszonyt ír elő, de ide nem értve a munkaerő-kölcsönző ügynökség által biztosított ideiglenes munkavállaló által betöltött állást; a munkaerő-kölcsönző ügynökségtől elvárható, hogy elvégezze a bűnügyi háttérellenőrzést, és felelősnek kell tekinteni a bűnügyi háttérellenőrzés elvégzéséért.