27 egyedi gálaötlet a végső adománygyűjtő rendezvényhez

Ha egy gálára gondol, valószínűleg egy hivatalos, királyi eseményt képzel el. Ez jelenthet fekete-nyakkendős öltözködést, catering vacsorát, élő zenekart és beszédeket vagy előadásokat a díszvendégről (vagy ügyről).

Néha azonban a gála egy alkalmi társadalmi kirándulást vagy fesztivált is jelenthet, nagy vendéglistával.

Akárhogy is, a gálaesemények valóban növelhetik a márka hírnevét, különösen, ha egy olyan vállalati rendezvényről van szó, amelyet a potenciális befektetők, adományozók vagy előkelő ügyfelek lenyűgözésére terveztek.

Itt van néhány tipp és trükk, amelyek segítségével elindíthat egy pazar gálát, amely pozitív fényben tünteti fel vállalatát vagy szervezetét.

1. Adománygyűjtő gálaötletek
2. Hogyan tervezzen adománygyűjtő gálát

Fedezze fel a legjobb adománygyűjtő gála rendezvényszervezési ötleteket

Most fedezze fel az inspiráló gálatervezési tippeket, hogy lenyűgözze a résztvevőket &hajtja az adománygyűjtést.

Hozzon létre egy bizottságot olyan tervezőkből, helyszíngazdákból és vendéglátósokból, akiket személyesen vagy érzelmileg is érint a rendezvénye fókusza.

Miatt, hogy személyes szinten is megtapasztalták ezeket a témákat, hajlandóbbak lesznek arra, hogy mindent beleadjanak az eseménybe. Ha még senkire sem gondolt, tegyen közzé a közösségi médiában vagy küldjön e-mailt a hálózati listájára a lehetőségről, és nézze meg, ki reagál a legnagyobb lelkesedéssel. Egy pillantást vethet a korábbi rendezvények résztvevőinek listájára is, és megnézheti, hogy a vendégek között van-e olyan, aki szintén rendezvényekkel foglalkozó szakember.

Livestreamelje az eseményt online.

Ha a gála különleges jelentőséggel bír a potenciális távoli résztvevők nagy csoportja számára, vagy bármilyen nagy leleplezést/bejelentést tartalmaz, akkor legalább fontolóra kell vennie az élő közvetítést. Ha ezt teszi, ügyeljen arra, hogy csak az érdekes eseményeket (például az előadásokat és az adománygyűjtő számlálókat) közvetítse élőben, és ellenőrizze kétszer is, hogy a felszólalók vagy a vendégek jól érzik-e magukat a kamera előtt.

Hívjon meg olyan embereket, akik már részesültek a szervezetétől, hogy vegyüljenek el az adományozókkal.

Ez a taktika különösen akkor hatékony, ha a gálán szeretne adományokat gyűjteni. Ha történetük különösen érzelmes vagy emlékezetes, hívja meg őket, hogy tartsanak egy rövid beszédet.

Párosítson egy pénzügyekre összpontosító tevékenységet egy olyan tevékenységgel, amely csak a szórakozást szolgálja.

Ha például csendes árverést szervez, gondoskodjon arról, hogy legyen benne valami szórakoztató, például egy stand up comedy előadás, hogy az adományozóknak ne kelljen úgy érezniük, hogy az esemény minden egyes része egyre több pénzükbe kerül.

Adjon hozzá olyan ízléses rendezvénydekorációt, amely hozzátesz a márkájához.

Az arany, ezüst és réz ékezetek feldobják a gála bármely színsémáját vagy dekorációs elemét, és felhasználhatók logómegjelenítésekhez, eseményspecifikus marketinganyagokhoz és márkás, hazavihető ajándékokhoz. Ügyeljen arra is, hogy sok gyertyát, friss virágot és előkelő, a vállalatához illő színű edényeket is tartalmazzon.

A gála témájának meghatározásához használja a korábbi események adatait.

Az egyes rendezvények jobban látogatottak voltak, mint mások? Mi volt a legnépszerűbb események közös jellemzője? Keresse meg és használja ki ezeket a hasonlóságokat a gála megtervezésében. A korábbi résztvevői felmérésekből származó visszajelzéseket is felhasználhatja, és közvetlenül alkalmazhatja a megjegyzéseiket az új rendezvényére.

Fontolja meg a vállalati szponzorokkal való partnerséget.

Ezzel nem csak pénzt takaríthat meg, de stratégiailag is megválaszthatja, hogy kihez igazítja saját márkáját. Ha pedig még soha nem kereste meg a potenciális vállalati szponzorokat, mindenképpen kövesse ezt a nagyszerű útmutatót.

Streamline a bejelentkezési folyamatot.

A papír- és ceruzás listák felzaklathatják a rendezvény személyzetét, mivel a tömegek általában hullámokban érkeznek. Használjon olyan rendezvényszoftvert, amely megkönnyíti az alkalmazottak számára a résztvevők adatainak frissítését olyan részletekkel, mint a további párttagok, új adományok és a VIP vendégekről készített fényképek a jövőbeli rendezvény promóciója érdekében.

Az ajándékoknak, a díjaknak és az ajándéktáskáknak mind támogatniuk kell a gála fő témáját és értelmét.

A jól sikerült ajándéktáskák példái közé tartoznak a luxustakarókkal, gyertyákkal vagy könyvekkel párosított márkás árucikkek (az elsődleges jótékonysági vagy rendezvénytémához kapcsolódó fotókönyvek mindig nagy sikert aratnak). Ha van rá pénze, próbálja meg ezeket az árucikkeket a Neiman Marcus vagy a Saks Fifth áruházakban megtalálni. Vagy elkészítheti őket (az olyan oldalakon, mint a Shutterfly, előre elkészített sablonok segítségével saját keményfedeles fotóalbumokat készíthet).

Válasszon egy rendhagyó rendezvényhelyszínt.

Művészeti galériák, színházak vagy akár játéktermek is lehetnek a gála következő helyszíne. Amíg a témához, a jótékonysági célhoz vagy a márkához illeszkedik, a határ a csillagos ég.

Kínáljon csoportos jegycsomagokat.

Itt van néhány tipp a jegyeladások maximalizálásához bármilyen típusú rendezvény esetében, beleértve azokat is, ahol a jegyeket tömegesen vásárolják.

Tegye lehetővé a vendégek számára, hogy telefonjukon keresztül adományozzanak.

A legmodernebb adományozási alkalmazások (mint például az ezen a listán szereplők) egyéni márkaépítést és digitális biztonságot kínálnak.

Integrálja az egyesülete fő ügyének fizikai ábrázolását az esemény dizájnjába.

Ha például a nonprofit szervezet vagy vállalkozás gyerekekkel foglalkozik, készítsen egy olyan fotóhátteret, amely teljes egészében a jótékonysági célú kedvezményezettek által készített rajzokból és köszönőkártyákból áll.

A rendezvényszoftverek segítségével gyűjtse össze, értékelje és elemezze rendezvénye sikerét.

Csak ne csak egy dollárösszegre alapozzon. A gálák a márkaépítésben, az ismertség terjesztésében és a hosszú távú kapcsolatok kiépítésében is hasznosak. Mindezek az előnyök mérhetők a vendégfelmérések, a résztvevők regisztrációs adatai és a jegyeladások elemzése révén.

Foglaljon időt arra, hogy elismerje, milyen messzire jutott a szervezete.

Ez a gála lehet az első alkalom, hogy néhány résztvevője kapcsolatba kerül a szervezetével, így ha emlékeztetjük őket arra, honnan indult (és következésképpen, hová tart potenciálisan), az segít bizonyítékot szolgáltatni arra, hogy az idő- és/vagy pénzbefektetésük jó helyre került.

Gondolja át, hogy a rendezvény világítása hogyan fogja meghatározni az este hangulatát.

A szakértő rendezvényvilágítási beszállítók azt javasolják, hogy tompítsa vagy szüntesse meg a felülvilágítást. Ezután adjon hozzá néhány színfoltot, vagy emelje ki az érdekes dekorációs darabokat LED-ekkel. Adjon hozzá néhány fényfüzért, GOBO-kat vagy 3D mappinget, ha igazán fantáziadús akar lenni.

A folyamat tökéletesítéséhez használjon egy gálatervezési idővonal-sablont.

Ez az eszköztár segít a kezdésben. Általánosságban azonban úgy számolj, hogy legalább 18 hónapra előre el kell kezdened a gála tervezését.

Híres előadókkal, lenyűgöző dekorációval vagy megható élményekkel lepje meg a vendégeket.

Az Ubuntu Pathways híres arról, hogy az egyik gáláján óriási portrékat készített a gyerekekről, akiknek segítettek (olyan ruhákba öltözve, amilyenek szeretnének lenni, ha felnőnek). Az ilyen átgondolt, nem szokványos megoldások még emlékezetesebbé teszik az eseményt.

Tematizálja az étkezési menüt a különleges esemény koktéljaival és a különleges közönség szempontjaival.

Ha például a gálája az állatokkal való tisztességes bánásmódot ünnepli, akkor valószínűleg a vegán menü kínálatára kell összpontosítania. Készíthet néhány kézműves italt is egyedi szívószálakkal vagy üvegdekorációval. És ha ezt az utat választod, gondoskodj arról, hogy büszkén megjelenjen rajtuk néhány szójátékos név.

Válassza az esemény időpontját közvetlenül egy nemzeti ünnep vagy kulturális esemény előtt.

A legjobb gálák némelyikére Halloween vagy a Super Bowl idején kerül sor. Ha ezt a megközelítést alkalmazza, akkor a tervezési döntések többségét erre az évszakra alapozhatja.

Videomarketinget használjon a potenciális résztvevők bevonására a közösségi médiában.

Minden gálának a következő típusú videókat kell beépítenie a marketingtartalmába:

• Rövid és kedves bemutatkozás a vállalat egészéről.
• Egy történet, amely szimbolizálja a gála mögött álló jelentést és azt, hogy miért olyan fontos.
• Egy figyelemfelkeltő videó, amely kiemeli az Ön fő ügyét.

Tudassa meg a vendégekkel, hogy ha nem tudnak eljönni, a jegyüket egy másik érdemes résztvevőnek adományozza.

A vendégek még mindig jól érezhetik magukat, hogy adományoztak az ügynek vagy az Ön vállalkozásának, miközben másnak (aki egyébként nem engedhetné meg magának) lehetőséget adnak arra, hogy maga is élvezze az eseményt. Sorsolja ki az extra jegyeket a közösségi médiában, vagy adja át nyilvánosan az arra érdemes résztvevőknek, és jelölje meg vagy kiáltsa ki azt a személyt, aki mindezt lehetővé tette.

Kézzel írott meghívókat küldjön csigaposta útján.

Ez egy igazán figyelmes gesztus, amely jobban felkelti a címzett figyelmét, mint egy e-mail. Ha a gála nagyon nagy vendéglista lesz, a levélírás egy részét bármikor kiszervezheti olyan oldalakon, mint a Fiverr vagy az Upwork.

Készítsen meglepetés kincsvadászatot.

Lépjen a Disney’s Hidden Mickey nyomdokaiba, és rejtsen el néhány “húsvéti tojást” az esemény helyszínén. A résztvevők megkereshetik őket, hashtaggel ellátott képeket oszthatnak meg a közösségi médiában, és elegendő képet gyűjthetnek össze ahhoz, hogy az este végén részt vehessenek a fődíj sorsolásán. Használjon a tárgyakhoz márka kabalafigurás plüssfigurákat vagy logószimbólumokat.

A desszertet tegye kapcsolatépítési lehetőséggé.

Az interaktív desszertélmény nagyszerű módja annak, hogy a vendégek elvegyüljenek és találkozzanak, miután mindannyian kényelmesen elhelyezkedtek a gálán. Állítson fel barkácsmuffin, forró csokoládé vagy akár mini pite állomásokat. Vagy készíttessen cukrászokat, akik keskeny, svédasztalos stílusú asztalokon megosztásra érdemes desszerteket készítenek.

Adjon hozzá egy ajtónyereményt.

Örvendeztesse meg a vendégeket egy különleges ajándékkal, amint megérkeznek. Töltse meg valamivel, ami izgalomba hozza őket, vagy igazán boldoggá teszi őket. Ez megadja az alaphangot egy vidám estéhez, és arra ösztönözheti őket, hogy még nagylelkűbbek legyenek. Ha azt is tervezi, hogy később szajrétáskákat is kioszt, győződjön meg róla, hogy az ajtónapi nyereménytárgy jól illik a nagyobb ajándékokban lévő tárgyakhoz is.

A vendégek etetése, amint az esemény elkezdődik.

A rendezvények történetében még soha senki nem élvezte a várakozást az étel felszolgálására. A boldog, jóllakott vendégek nagyobb valószínűséggel adományoznak pénzt, mint az “éhes” vendégek. Ezért tartsd folyamatosan az előételeket, vagy kezdd el rögtön a büfét, hogy mindenkinek legyen lehetősége akkor falatozni, amikor csak akar.

Íme, így tervezd meg a csodálatos gálaestedet az elejétől a végéig néhány egyszerű lépésben:

Tűzd ki a gálaest célját.

Mi a rendezvényed célja? Új ügyfeleket szeretne toborozni? Tervezi, hogy bemutatja legújabb termékét? Talán jótékonysági rendezvényről van szó, és egy nemes cél érdekében próbál pénzt gyűjteni.

Tegye világossá, hogy mi a célja mindazok számára, akik segítenek a tervezésben, és dolgozzon ki egy stratégiát, hogy elérje ezt a célt. A célodnak egyértelműnek kell lennie, és konkrétabbnak, mint csak egy bizonyos számú jegyeladás elérése.

A céloknak többféle célt kell tartalmazniuk, például:

• X dollár összegyűjtése a választott cél érdekében
• X számú értékesítési lead megszerzése az eseményt követő Y héten belül
• Új referencia ROI elérése
• Biztos számú közösségi média megosztás elérése (i. m.azaz az esemény hashtagjének trendivé tétele)

Míg a célok fontosak, ne összpontosítson minden erőfeszítést egy tetszőleges szám elérésére. Sokkal értékesebb, hogy a gála révén mégis hatást gyakorolsz vállalkozásodra vagy jótékonysági szervezetedre. Ha kissé elmaradt a céljaitól, vonja le belőle a tanulságot, hogy legközelebb még jobban csinálja.

A helyszín kiválasztása kulcsfontosságú ahhoz, hogy a gála sikeres legyen.

Ha hivatalos rendezvényt tart, egy középiskolai tornaterem valószínűleg nem lesz megfelelő helyszín. Szerencsére magas színvonalú helyszínekből nincs hiány, különösen az Egyesült Államok nagyvárosaiban – akár történelmi hangulatot, akár modern hangulatot szeretne.

Azt is el kell döntenie, hogy egy “üres vászon” helyszínt vagy egy olyan helyszínt választ, amelyet már úgy építettek fel, hogy megfeleljen az Ön stílusának és rendezvényének. Az előbbi egy csupasz (és “témára kész”) létesítmény, amelyet szabadon díszíthet a gálának megfelelően.

A New York-i Madison Square Garden például egy olyan top helyszín, amely korszerű, üres vászon létesítménynek tekinthető. Ezzel szemben a denveri Red Rocks Amphitheatre egy olyan szabadtéri helyszín, amelyet kifejezetten zenei koncertekhez vagy zenei témájú rendezvényekhez terveztek.

A gálák fesztiválszerű struktúrát is ölthetnek, ami azt jelenti, hogy a rendezvény egy része a szabadban zajlik. Fontolja meg a külső teréről ismert helyszínt, ha azt szeretné, hogy vendégei a fedett terek mellett a természetben is elmerülhessenek. Íme néhány módszer a helyszín online kereséséhez.

Válassza ki a gála kiegészítő szórakoztató programjait.

A gála nem teljes valamilyen szórakozási forma nélkül. Ha hivatalos rendezvényt tart, egy rave-tánc valószínűleg nem lesz megfelelő. Jobban illik azonban valami vonószenekarhoz hasonló.

Bármilyen típusú zenészeket párosíthat tánccal egy szórakoztató eseményhez – különösen olyan témák esetében, amelyek jól illenek a táncparkett párosításához (mint például egy álarcosbál!).

A DJ-k is megfelelőek, ha ez jobban illik a témához vagy a közönséghez. Van egy tévhit, hogy a DJ-k csak kötetlenebb rendezvényeken lépnek fel, de ez egyáltalán nem így van. A DJ-k sokoldalúak, és képesek klasszikus ütemeket játszani, amelyek illik a szmokingos rendezvényekhez, vagy elektromos/funk/hip-hop zenét a groove-osabb közönségnek.

Nyűgözze le a vendégeket ételekkel és italokkal a gálaestjén.

Mondani sem kell, hogy emlékezetes ételeket kell felszolgálni a gálán. A sajtburgerek és hotdogok nem lesznek elegendőek a hivatalos gálákhoz.

Keresd meg a hivatalos események, például esküvők és vállalati rendezvények kiszolgálásáról ismert catering cégeket. Azt is el kell döntenie, hogy svédasztalos vacsorát vagy tálalt ételt szeretne-e, attól függően, hogy a vendégek vegyüljenek el, vagy ismerkedjenek meg asztaltársaikkal.

A fogadás alatt könnyű frissítőket is felszolgálhat, ha a rendezvénye néhány órán át tart – és ha biztosítani szeretné, hogy a vendégeknek legyen elég üzemanyaguk az éjszakai tánchoz. Az olyan tipikus ujjételek, mint a disznó a takaróban és a mini sajtos falatok, amelyeket egy hivatalosan öltözött kiszolgáló szolgál fel, aki ezüsttálcán hordja az előételeket, olyan szórakoztató párosítás, amelyet a vendégek szeretni fognak késő este.

Ami az italokat illeti, a martini bár, a saját magad készítette margarita állomás vagy a hagyományos bárszerviz egyéb csavarjainak félretétele maradandó benyomást fog hagyni. Vagy béreljen fel egy mixológust, aki a helyszínen személyre szabott koktélokat készíthet.

Tervezze meg a PR-t, és maximalizálja a gála marketingjét.

A gálákat ugyanúgy marketingelni kell, mint bármely más eseményt. Bár aktívnak kell lennie a közösségi médiában, az offline módszereket sem szabad teljesen mellőznie.

A közösségi médiát illetően próbálja ki az alábbiakat:

• Olyan esemény hashtag használata, amely bemutatja az ügyét és témáját
• Hivatalos eseményoldal létrehozása a közösségi médiában, hogy organikus elérést és új résztvevőket szerezzen
• Több közösségi hálózat, például Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat stb. használata a célzott résztvevőknek megfelelően. Próbálja ki a LinkedIn-t bizonyos cégeket vagy releváns szakmákat megcélzó vállalati rendezvények esetében.

A közösségi média marketingjében a márka szószólóinak, partnereknek, szponzoroknak és influencereknek is segíteniük kell, akik saját követőiket felhasználva segíthetnek abban, hogy megteljen a helyszín lelkes résztvevőkkel.

Az offline módszerek esetében az egyik jó stratégia a hagyományos szórólapok kiküldése meghívó formájában. Szívélyesen hívja meg a vendéget a gálára egy olyan tematikus kiadványban, amely különlegesnek és izgalmasnak tűnik. És győződjön meg róla, hogy minden szükséges részletet megad az online regisztrációval, jegyvásárlással és egyebekkel kapcsolatban.

Találja meg a tökéletes témát a gálához.

A gálatémák külön fejezetet érdemelnek! A gálák sokkal élénkebbek, ha van egy téma, amiért a vendégek izgatottak lehetnek.

Ez nagyobb teret ad némi kreativitásnak is, mint rendezvényszervező, és segít eligazodni az olyan részletekben, mint az ételválasztás, a zeneválasztás és a dekoráció. A témák lehetnek évszak-specifikusak, például egy decemberi eseményhez téli csodavilág. Olyan témát is választhat, amely kiegészít egy bizonyos iparágat, például egy utazási témát egy nemzetközi szervezet vagy ügy számára.

A téma azt is megszabja, hogy milyen típusú tevékenységeket biztosíthat a vendégeknek, hogy egész éjszaka lefoglalja őket. Egy kaszinóesthez asztalokra lesz szüksége a kártyajátékokhoz és a ruletthez, és talán még díjazásra is szükség lesz az est legnagyobb nyertesei számára.

A gálaötletek ötletelése arról szól, hogy a vendégek jól érezzék magukat, és biztosítsa, hogy a szokásos rendezvényektől vagy partiktól való szórakoztató elszakadást biztosítson. Egy gondosan megtervezett rendezvénnyel nem csak az adománygyűjtéssel vagy a márkaismertséggel kapcsolatos céljait érheti el, hanem a márka imázsát is feldobja, és az utóhatás során nagyobb követőkre tesz szert.

Az adománygyűjtő gálák az egyik legjövedelmezőbb és leghatékonyabb rendezvénytípusok közé tartoznak, még a legkisebb, alacsony költségvetésű változatok esetében is átlagosan 275 000 dollár nyereséget hoznak. Az alábbi gálatervezési tippek és trükkök segítenek maximalizálni a befektetést, és olyan gyilkos élményt nyújtani a résztvevőknek, amelyet a vendégek az év hátralévő részében is emlegetni fognak.

Most már készen áll arra, hogy életre keltsen egy csodálatos gálát!

Itt van néhány módja annak, hogy túlteljesítse a rendezvény KPI-it, és néhány rendezvénytervezési bevált gyakorlat, hogy gálaestje hatalmas siker legyen.

Segítő kezet keres gálaeseményének megtervezéséhez? Szerezze meg a legjobbat a diagramkészítés, a bejelentkezés, a vendégkezelés és a helyszínkeresés terén – mindezt egyetlen rendezvényszervező alkalmazásban.

Bővebb információt keres a gálákról?