Formulaire 941 de l’IRS, déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur : Instructions de dépôt et conseils que vous devez savoir

Que vous soyez propriétaire et exploitant d’une petite entreprise ou d’une société de plusieurs milliards de dollars, si vous versez un salaire à vos employés, vous devez remplir le formulaire 941. L’IRS est diligent dans sa façon de suivre les salaires des employés et le montant qui doit être prélevé sur ces salaires sous forme d’impôts. Le formulaire 941 doit être rempli chaque année sur une base trimestrielle (tous les 3 mois). Cependant, si vous avez des employés dont les obligations annuelles en matière de retenue d’impôt sur le salaire sont inférieures à 1 000 $, vous pourriez être en mesure de remplir le formulaire sur une base annuelle plutôt que trimestrielle.

Qu’est-ce que le formulaire 941 ?

Il y a quelques différents impôts liés au salaire que vous devez déclarer sur le formulaire 941:

• Les retenues d’impôt : Ce sont les impôts qui sont retenus sur les revenus de vos employés. Vous êtes responsable de la retenue de ces impôts sur les chèques de paie de vos employés. Le montant que vous retenez dépend du nombre de retenues que l’employé a demandé sur son formulaire W-4.

• Les impôts de l’employeur : Il s’agit des impôts payés par vous.

Impôts partagés : Les impôts FICA comprennent les impôts retenus pour la sécurité sociale et Medicaid. Vous retiendrez et remettrez la part de l’employé.

En tant qu’exploitant d’entreprise, vous êtes tenu de remplir le formulaire 941 sur une base trimestrielle pour tous vos employés. Ce formulaire de quatre pages notifie à l’IRS le revenu imposable et l’assujettissement de vos employés chaque trimestre, en indiquant les retenues pour l’impôt fédéral sur le revenu et les taxes de sécurité sociale/médicament. Les employés saisonniers n’ont pas besoin de remplir le formulaire 941 si, et seulement si, ils ne travaillent pas un ou plusieurs trimestres. Toutes les entreprises sont censées déposer ce formulaire à la fin des mois d’avril, juillet, octobre et janvier.

Délais de dépôt du formulaire 941

Toutes les entreprises sont censées déposer ce formulaire à la fin des mois d’avril, juillet, octobre et janvier. Les dates d’échéance sont les suivantes :

• 30 avril
• 31 juillet
• 31 octobre
• 31 janvier

Si la date d’échéance du formulaire 941 tombe un jour férié ou un week-end, la date sera reportée au jour ouvrable suivant. Par exemple, si la date d’échéance tombait le 4 juillet, elle serait repoussée au 5 s’il s’agissait d’un jour qui n’est pas un week-end.

Comment le formulaire 941 est-il différent du formulaire 944 ?

Le formulaire 941 et le formulaire 944 sont très similaires, puisqu’ils déclarent tous deux la retenue FICA et l’impôt sur le revenu. La principale différence entre les deux formulaires est le montant des impôts dus par l’entreprise qui les remplit.

La plupart des petites entreprises remplissent le formulaire 941 sur une base trimestrielle. Mais les petites entreprises dont les impôts FICA et les retenues annuelles sont inférieurs à 1 000 $ peuvent remplir le formulaire 944. Contrairement au formulaire 941, le formulaire 944 ne doit être rempli qu’une fois par an.

Instructions du formulaire 941

Remplir et compléter votre formulaire 941 est une tâche relativement simple. Vous devrez fournir les informations suivantes :

• Le nombre de personnes que vous employez
• Les identifiants de tous vos employés
• Le salaire total que vous avez versé à chaque employé
• Le montant des impôts que vous avez retenus
• Les registres de paie
• Les documents relatifs aux pourboires imposables. le rapport de votre employé
• Le montant total que vous devez envoyer à l’IRS

Calculs du formulaire 941

Voici quelques calculs généraux qui vous aideront à déterminer votre obligation fiscale pour les différents types d’impôts du formulaire 941.

Prélèvement de l’impôt sur le revenu

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• Comment déterminer le taux d’imposition d’un employé : Son taux d’imposition est déterminé par son statut de déclaration et ses revenus annuels
• Comment déterminer le salaire total payé pour le trimestre : Divisez le salaire annuel de votre employé par 4.

Taxe de sécurité sociale

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Notez que la taxe de sécurité sociale ne s’applique qu’aux premiers 132 900 $ du salaire d’un employé.

Taxe Medicare

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Les employés gagnant un revenu fixe doivent payer une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % sur les revenus supérieurs à 200 000 $. Cette taxe supplémentaire est payée par l’employé, et non par vous, et doit être retirée de son salaire.

Il peut être long et fastidieux de faire tous ces calculs, surtout si vous avez plusieurs employés pour lesquels vous devez les faire. Un professionnel de l’impôt peut vous aider à faire ces calculs et paiements trimestriels.

Responsabilités de l’employeur

En tant qu’employeur, la responsabilité de remplir le formulaire 941 aussi précisément que possible et de fournir tous les détails nécessaires repose sur vos épaules. Toutes les données incluses dans le formulaire 941 doivent correspondre à ce que vos employés réclameront ou déclareront sur leur formulaire IRS W-2. Ne pas fournir à l’IRS des informations exactes concernant les salaires et les retenues pourrait entraîner un audit de l’IRS.

L’employeur est également responsable de faire un paiement supplémentaire à l’IRS qui correspond au montant d’argent retenu pour les taxes Medicare et de sécurité sociale pour tous ses employés. Depuis 2015, la partie employeur des charges sociales doit retenir une taxe Medicare supplémentaire sur les salaires versés au-delà de 200 000 $ au cours de chaque année fiscale, ainsi que toute autre taxe retenue.

Éviter les pénalités et respecter les délais

Si vous voulez éviter les amendes et les pénalités de l’IRS, il est préférable de remplir le formulaire 941 à temps. Ne pas le faire peut entraîner une pénalité de 5 % de l’impôt dû pour chaque mois ou partie de mois de retard. Toutefois, cette pénalité est plafonnée à 25 %. En outre, une pénalité distincte sera appliquée en cas de paiement insuffisant de ces impôts ; l’IRS facturera à l’employeur 2 à 15 % du paiement insuffisant, en fonction du nombre de jours de retard dans le paiement du montant correct. À la fin de l’année fiscale, le total des montants que vous déclarez sur le formulaire 941 doit être égal au total de tous les montants que vous avez déclarés sur les W-2 de vos employés ainsi que sur leurs W-3.

Si vous voulez éviter une situation où vous êtes confronté à des pénalités et à un audit potentiel de l’IRS, il est conseillé de faire appel à des services de paie professionnels pour gérer toutes les taxes liées à vos employés et à votre entreprise. Un professionnel de l’impôt ou un CPA agréé vous évitera non seulement, à vous et à votre entreprise, de vous retrouver dans l’eau chaude avec l’IRS, mais il pourra même trouver des moyens de vous faire économiser de l’argent sur vos impôts.

L’une des nombreuses façons dont les entreprises échouent est de prendre du retard sur leurs impôts et les pénalités qui en découlent. Si vous ne voulez pas faire partie des nombreuses petites entreprises qui ne réussissent pas au cours de leurs trois premières années, il est extrêmement important que vous restiez à l’affût des échéances et des pénalités.

Le formulaire 941 peut-il être déposé par voie électronique ?

Vous pouvez déposer le formulaire 941 par voie électronique si vous le souhaitez. Vous pouvez déposer le formulaire 941 en ligne via le site Web de l’IRS, et vous devez utiliser le service EFTPS.gov pour transférer des fonds par voie électronique. Un professionnel de la fiscalité peut aider votre entreprise à remplir le formulaire en ligne.

Où envoyer le formulaire 941

Une fois que vous avez rempli votre formulaire et rédigé un chèque à l’ordre du « Trésor américain », assurez-vous d’inclure votre EIN (si vous n’en avez pas déjà un, vous pouvez en demander un en ligne). Il existe deux adresses postales 941 différentes:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service ; Ogden, UT 84201-0005-cette adresse est utilisée pour toute entreprise qui souhaite déposer le formulaire sans paiement joint.
• Internal Revenue Service PO Box 37941 ; Hartford, CT 06176-7941-cette adresse est utilisée pour les entreprises qui souhaitent joindre un paiement à leur formulaire d’impôt 941.

Dans le but de réduire la quantité de papier utilisée pour remplir les impôts et les formulaires, l’IRS vous permettra de remplir vos formulaires d’impôt 941 en ligne. L’IRS peut demander des copies des enregistrements électroniques des logiciels de comptabilité, alors assurez-vous de les avoir à portée de main si vous choisissez de déclarer en ligne. Si vous n’utilisez pas de services de comptabilité numérique, il peut y avoir certains documents et détails de preuve de dépôt que l’IRS vous demandera de poster (même si vous déposez en ligne).

Dépôt du formulaire d’impôt 941 avec un professionnel

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