HOP 3.1.2 Rikostaustan tarkistukset

Sec. 1 Tarkoitus ja toimintaperiaatteet

Texasin yliopiston hallinto on sitoutunut edistämään henkilöstön ja U.T.-järjestelmän omaisuuden turvallisuutta lain vaatimusten mukaisesti. Tätä varten U. T. System Administrationin politiikkana on vaatia, että rikollisen taustan tarkistus tehdään työsuhteen, vapaaehtoistyöntekijöiden ja harjoittelijoiden sekä urakoitsijoiden työntekijöiden osalta, jotka työskentelevät U. T. System Administrationin tiloissa Austinissa.

Sec. 2 Criminal Background Check Required

U. T. System Administration edellyttää, että rikosoikeudellinen taustatarkastus tehdään seuraaville ryhmille:

2.1 Työnhakijat. Taustatarkastus on tehtävä kaikille sisäisille tai ulkoisille hakijoille, joita harkitaan normaalien seulonta- ja valintaprosessien jälkeen lopullisesti mihin tahansa U.T. System Administrationin palvelukseen. U.T. System Administration voi vedota rikollisen taustan tarkistukseen, joka on tehty U.T. System Administrationissa viimeisten kahdentoista (12) kuukauden aikana, jos palveluksessa ei ole yli kuuden (6) kuukauden taukoa ja jos rikollisen taustan tarkistus, johon vedotaan, soveltuu haettavaan tehtävään.

Mitä tahansa tai kaikkia seuraavista taustatarkastuslähteistä voidaan käyttää soveltuvin osin työnhakijoihin:

a) The Texas Department of Public Safety (TxDPS) Crime Records Service – Secure Site.

b) Yksityinen myyjä, joka tarjoaa kansallisia rikostaustan tarkistuspalveluja.

c) Muut osavaltiolliset, kansalliset ja kansainväliset sivustot.

Rikostaustan tarkistukseen on sisällyttävä seksuaalirikollisten rekisteritarkastus.

2.2 Nykyiset työntekijät. Taustatarkastus on tehtävä:

a) nykyiselle työntekijälle, joka on hakenut uutta virkaa ja joka on loppukilpailussa uuteen virkaan (uutta taustatarkastusta ei vaadita ylennyksen yhteydessä, joka on osa tavanomaista urakehitystä saman johtavan viranhaltijan vastuulla;

b) kaikille nykyisille työntekijöille, vapaaehtoistyöntekijöille ja harjoittelijoille, jos U. T. System Administration ei ole aiemmin hankkinut rikosoikeudellista taustatarkastusta; ja

c) nykyinen työntekijä, kun kansleri tai hänen nimeämänsä henkilö katsoo, että se on tarpeen U. T. System Administrationin tavoitteiden edistämiseksi. T. System Administration.

Rikollisen taustatarkastuksen on sisällettävä seksuaalirikollisten rekisteröintitarkastus.

Mitä tahansa tai kaikkia seuraavista taustatarkastuslähteistä voidaan tarvittaessa käyttää nykyisille työntekijöille:

a) TxDPS Crime Records Service – Public Site.

b) Muut julkiset osavaltiolliset, kansalliset ja kansainväliset sivustot.

c) Yksityinen myyjä, jollei Fair Credit Reporting Act -lain (Fair Credit Reporting Act) noudattamisesta muuta johdu.

2.3 Lakisääteisesti vaadittu rikollisen taustan tarkistus. Jos osavaltion tai liittovaltion laki edellyttää, että tehtävään on tehtävä rikollisen taustan tarkistus, jossa käytetään tiettyä rikollisen taustatiedon lähdettä ja/tai tiettyjä menettelyjä, U. T. System Administration noudattaa kyseisiä lakeja.

2.4 Urakoitsijat ja heidän työntekijänsä. U.T. System Administration edellyttää, että U.T. System Administrationin kanssa sopimussuhteessa olevien yritysten tai yhteisöjen yksityishenkilöille tai työntekijöille tehdään rikostaustan tarkistus, kun nämä yksityishenkilöt tai työntekijät suorittavat tehtäviä tai palveluja Austinissa sijaitsevan University of Texas System Administration Complexin tiloissa. Lisäksi U.T. System Administrationin sopimuksiin sisällytetään määräys, jonka mukaan rikollisen taustan tarkistamista vaaditaan, ellei U.T. System Administrationin virkamies, joka johtaa sopimusta pyytävää toimistoa, päätä lakiasiaintoimistoa kuultuaan, että sitä ei tarvita, kun otetaan huomioon sopimuskumppanin tarjoamien palveluiden luonne (esim. pääsy yliopiston tietoresursseihin, pääsy luottamuksellisiin tietoihin, pääsy rahavaroihin, pääsy haavoittuvassa asemassa oleviin väestöryhmiin).

U. T. System Administration edellyttää yleensä, että toimeksisaaja suorittaa rikostaustan tarkistuksen.

Sec. 3. Toimenkuvaukset, ilmoitukset ja ilmoitukset

U. T. System Administration Office of Employee Services (OES) varmistaa, että kaikissa U. T. System Administrationin työpaikkailmoituksissa ja -ilmoituksissa on maininta siitä, että tehtävä on arkaluonteinen ja että työnantaja on oikeutettu hankkimaan rikosoikeudellisen taustatarkastuksen, mukaan lukien rikosrekisteritiedot.

Sec. 4. Rikostaustan tarkistaminen hakijoille

4.1 Rikostaustan tarkistusta ei suoriteta ennen kuin OES on saanut ja toimittanut poliisijohtajan toimistoon (Office of Director of Police, ODOP) täytetyn ja allekirjoitetun rikostaustan tarkistuslomakkeen (ks. lomakkeet). Palvelukseen ottava virkamies on vastuussa siitä, että henkilö ohjataan täyttämään, allekirjoittamaan ja toimittamaan lomake OES:lle. Hakija, joka ei täytä, allekirjoita ja toimita lomaketta, poistetaan tehtävään hakeutumisen jatkoharkinnasta. Lisäksi jos hakija on nykyinen työntekijä, kieltäytyminen on peruste kurinpitotoimiin.

4.2 OES lähettää täytetyn rikostaustan tarkistuslomakkeen ja tarvittaessa jäljennöksen finalistin työhakemuksesta ODOP:lle.

4.3 Rikostaustan tarkistuksen on katettava osavaltiot, joissa hakija on asunut ja/tai työskennellyt vähintään seitsemän vuoden ajan välittömästi ennen sitä päivää, jona henkilö allekirjoitti rikostaustan tarkistuslomakkeen.

4.4 ODOP hankkii ja tarkastaa rikollista taustaa koskevat tiedot viipymättä ja ilmoittaa tutkinnan tuloksista palvelukseen ottavalle virkamiehelle ja asianomaiselle OES:n edustajalle.

4.5 ODOP tekee rikollisen taustatarkastuksen ennen kuin palvelukseen ottava virkamies tekee palvelukseenottopäätöksen. Jos olosuhteet kuitenkin edellyttävät, että työtarjous tehdään ennen rikollisen taustatutkimuksen suorittamista, työtarjouksen on oltava kirjallinen ja siinä on oltava maininta siitä, että työtarjous on riippuvainen tyydyttävän rikollisen taustatutkimuksen suorittamisesta

Sec.5 Nykyisten työntekijöiden rikollisen taustatutkimuksen suorittaminen

5.1 U. T. System Administration käyttää TxDPS Crime Records Service – Public Site -palvelua ja/tai muita julkisesti saatavilla olevia paikallisia, osavaltio- tai liittovaltion rikosrekisterilähteitä näiden tarkastusten suorittamiseen saadakseen tietoja rikosrekisteritiedoista ja muita julkisesti saatavilla olevia tietoja. TxDPS:n suojattua sivustoa ei käytetä näihin tarkistuksiin.

5.2. TxDPS:n suojattua sivustoa ei käytetä näihin tarkistuksiin. OES määrittelee menettelyn, jolla tunnistetaan ne U. T. System Administrationin nykyiset työntekijät, joista ei ole aiemmin tehty rikostaustan tarkistusta, ja toimittaa nämä tiedot ODOP:lle.

5.3 U. T. System Administration voi suorittaa julkisen sivuston haun ilman työntekijän suostumusta. Työntekijältä ei vaadita lomakkeen täyttämistä ennen julkisten tietojen haun suorittamista, mukaan lukien julkinen haku TxDPS:n julkisella sivustolla. OES voi kuitenkin vaatia työntekijää täyttämään, allekirjoittamaan ja toimittamaan rikosoikeudellisen taustatarkastuslomakkeen OES:lle. Työntekijän kieltäytyminen on peruste kurinpitotoimiin.

5.4 ODOP hankkii ja tarkastaa rikostaustatiedot viipymättä ja ilmoittaa osastopäällikölle ja asianmukaiselle OES:n edustajalle mahdollisesta rikosrekisteritiedosta.

Sec. 6 Ei automaattista poissulkemista rikostaustan vuoksi

6.1 Rikosrekisterin omaavaa henkilöä ei automaattisesti suljeta pois palveluksesta, ylennyksestä tai nimityksestä, ellei 6.2 kohdassa toisin määrätä. Jos tutkimuksessa paljastuu rikosrekisteritietoja, palvelukseen ottava virkamies päättää tapauskohtaisesti OES:n ja ODOP:n kanssa neuvoteltuaan, onko henkilö pätevä esimerkiksi seuraavien tekijöiden perusteella:

a) virkaan liittyvät erityistehtävät;

b) rikosten lukumäärä;

c) kunkin rikoksen luonne;

d) rikoksen ja työhönottopäätöksen välinen aika;

e) työhistoria;

f) kuntouttamispyrkimykset; ja

g) henkilön työhakemuksessa antamien tietojen tarkkuus.

6.2 U. T. Järjestelmä ei palkkaa, jatka työllistämistä, nimitä tai siirrä henkilöä, jos on saatu tieto siitä, että henkilö on tuomittu tai määrätty lykättyyn tuomioon rikoksesta, joka edellyttäisi:

a) henkilön on rekisteröidyttävä seksuaalirikoksentekijäksi rikosprosessilain (Code of Criminal Procedure) 62 luvun mukaisesti, johon kuuluvat muun muassa seuraavat rikokset: jatkuva nuoren lapsen seksuaalinen hyväksikäyttö; seksuaalinen pahoinpitely; törkeä seksuaalinen pahoinpitely; tai

b) toisen osavaltion tai liittovaltion lakien mukainen rikos, joka vastaa tällaista rekisteröintiä edellyttävää rikosta, paitsi jos palvelukseen ottava tai nimittävä virkamies esittää pakottavan perusteen, OES:n johtaja ja poliisiylijohtaja ovat samaa mieltä, kansleri on samaa mieltä ja henkilöllä on enintään tason yksi (alhainen) riski, joka on määritetty riskinarviointityökalulla, joka on pantu täytäntöön rikosoikeudellisen prosessilain (Code of Criminal Procedure) 62 luvun mukaisesti. Jos tällaista riskitasoa ei ole määritetty, riskitaso ei voi ylittää poliisijohtajan määrittelemää matalaa riskitasoa.

Sec. 7 Rikosrekisteritietojen väärentäminen tai ilmoittamatta jättäminen

Hakemuksen väärentäminen tai rikosrekisteritietojen ilmoittamatta jättäminen, jotka on ilmoitettava, on peruste hakijan hylkäämiselle tai kurinpitokäsittelylle/irtisanomiselle.

Sec.8 Ilmoitusvaatimus

8.1 Jos U.T. System Administration saa ilmoituksen, jonka mukaan hakijalla tai nykyisellä työntekijällä on rikosrekisteriote, henkilölle ilmoitetaan asiasta, hänelle annetaan jäljennös ilmoituksesta, jollei laissa tai DPS:n toimintaperiaatteissa tai menettelytavoissa toisin säädetä, hänelle ilmoitetaan oikeudesta kyseenalaistaa ilmoituksen paikkansapitävyys ja täydellisyys ilmoituksen antaneessa virastossa ja hänelle ilmoitetaan, että hänellä on tilaisuus toimittaa rikosrekisteritietoihin liittyviä lisätietoja ja kertoa, miksi ne eivät saisi vaikuttaa palvelukseen ottamista koskevaan päätökseen.

8.2 Jos U. T. System Administration on käyttänyt rikosrekisteritietojen tarkistamiseen ulkopuolista luottotietotoimistoa, tuloksena saatua raporttia pidetään ”kuluttajaraporttina” Fair Credit Reporting Act (FCRA) -lain mukaisesti. Jos tällaista raporttia käytetään perusteena työsuhteen epäämiselle, ylennyksen epäämiselle, uudelleensijoittamiselle tai työntekijän irtisanomiselle, kyseiselle henkilölle on annettava erityinen tiedotus ennen haittatoimenpiteitä, johon sisältyy jäljennös kyseistä henkilöä koskevasta kuluttajaraportista ja jäljennös asiakirjasta ”A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (Yhteenveto oikeuksistasi Fair Credit Reporting Act -lain nojalla), joka on liittovaltion kauppakomission (Federal Trade Commission) määräämä asiakirja. Luottotietotoimisto, joka toimittaa yksilön raportin, on velvollinen antamaan U.T. System Administrationille tiivistelmän kuluttajan oikeuksista (http://www.ftc.gov/bcp/edu/pubs/consumer/credit/cre35.pdf).

Sec. 9 Mahdollisuus vastata

9.1 Viiden arkipäivän kuluessa siitä, kun henkilö on saanut 8.1 kohdassa tarkoitetun raportin, hän voi toimittaa palkkaavalle virkailijalle/esimiehelle lisätietoja rikosrekisteristä ja siitä, miksi sen ei pitäisi vaikuttaa työhönottopäätökseen. Ennen kuin palvelukseen ottava virkamies/esimies tekee lopullisen työllistämispäätöksen, hän tarkastaa kaikki hänelle toimitetut tiedot OES:n ja ODOP:n kanssa ja neuvottelee siitä, tehdäänkö työtarjous vai kielteinen työllistämistoimenpide. Jos joko OES tai ODOP on sitä mieltä, että rikostaustan tarkistuksen tulokset osoittavat, että henkilöä ei voida hyväksyä täytettävään tehtävään tai työsuhteen jatkamiseen, palvelukseen ottava virkamies ei saa tehdä kyseiselle henkilölle tarjousta tai jatkaa hänen työsuhdettaan ilman asianomaisen johtavan viranhaltijan tai hänen nimeämänsä henkilön etukäteistä kirjallista hyväksyntää. Jos tulokset osoittavat, että henkilöllä on 6.2(a) tai (b) kohdassa kuvattu rikos, henkilö ei ole kelpoinen työhön tai nimitykseen, ellei 6.2 kohdassa mainittuja edellytyksiä täytetä ja 6.2 kohdassa mainittujen virkamiesten hyväksyntää saada.

9.2 Ulkopuoliset työnhakijat. U. T. System Administrationin päätös on lopullinen, eikä siitä voi valittaa.

9.3 Nykyiset työntekijät. Jos henkilö on nykyinen työntekijä, johon sovelletaan rikostaustan tarkistusta, päätökseen voi hakea muutosta tavanomaisin henkilöstövalitusmenettelyin. Jos rikosrekisteriote johtaa irtisanomiseen, sovelletaan sovellettavaa työntekijän kurinpito- ja irtisanomismenettelyä.

9.4 Päätöksen jälkeinen tiedonantovelvollisuus, kun rikollisen taustatarkastuksen suorittamiseen käytetään yksityisen myyjän palveluja. Jos kuluttajaraportin perusteella on kieltäydytty ottamasta työntekijää palvelukseen, epäämästä ylennystä, siirtämästä häntä uuteen tehtävään tai irtisanomasta häntä sen jälkeen, kun toimielin on toteuttanut epäsuotuisan toimenpiteen, kyseiselle henkilölle on ilmoitettava, että toimenpide on toteutettu. Ilmoitukseen on sisällyttävä:

a) raportin toimittaneen luottotietotoimiston nimi, osoite ja puhelinnumero;

b) ilmoitus siitä, että raportin toimittanut luottotietotoimisto ei ole tehnyt päätöstä epäsuotuisan toimenpiteen toteuttamisesta eikä voi antaa sille erityisiä perusteluja; ja

c) ilmoitus henkilön oikeudesta kiistää toimiston toimittamien tietojen paikkansapitävyys tai täydellisyys sekä hänen oikeutensa saada maksutta uusi kuluttajalausunto kyseiseltä laitokselta pyydettäessä 60 päivän kuluessa.

Sec. 10 Self Reporting

10.1 Työnhakijat. Hakijoiden on ilmoitettava kirjallisesti viiden arkipäivän kuluessa kaikista hakemuspäivän jälkeen tapahtuneista rikosilmoituksista, rikosilmoituksista, syytteistä, syyttämättäjättämisistä, syyllisyysilmoituksista, lykätyistä tuomioista tai tuomioista (ja siitä, onko heidät rekisteröity seksuaalirikoksentekijöiksi tai onko heitä vaadittava rekisteröitymään seksuaalirikoksentekijöiksi), lukuun ottamatta liikennerikkomuksia, joista voidaan rangaista vain sakolla,

10.2 Nykyiset työntekijät. U.T. System Administrationin työntekijöiden on ilmoitettava osastopäällikölleen kirjallisesti viiden arkipäivän kuluessa kaikista rikosilmoituksista, tiedoista, syytteistä, riitauttamatta jättämisistä, syyllistymisistä, lykätyistä tuomioista tai rikostuomioista (ja siitä, ovatko he rekisteröityneet seksuaalirikoksentekijöiksi tai joutuvatko he rekisteröitymään seksuaalirikoksentekijöiksi), lukuun ottamatta niitä, jotka koskevat vain sakolla rangaistavia rikkomuksia. Tämän laiminlyönti on vastoin käytäntöä, ja se voi johtaa tarvittaessa kurinpitotoimiin. (Tässä politiikassa on linkki itseilmoituslomakkeeseen.)

10.3 Osastopäällikön velvollisuus. U. T. System Administrationin osastonjohtajan, joka saa tämän kohdan edellyttämän itseilmoituksen, on toimitettava tiedot OES:lle ja ODOP:lle ja neuvoteltava henkilön soveltuvuudesta tehtävään.

10.4 Rikosrekisteritietojen väärentäminen tai pois jättäminen. Jollei tavanomaisista valitus- ja kurinpitomenettelyistä muuta johdu, tietojen väärentäminen tai laiminlyönti tai tämän toimintaperiaatteen tai lain edellyttämän raportoinnin laiminlyönti on toimintaperiaatteen rikkominen ja johtaa kurinpitotoimiin.

Sec. 11 Rikosrekisteritietojen säilyttäminen

11.1 Luottamukselliset tiedot. Rikostaustan tarkistustietokannasta saatuja tietoja pidetään lain edellyttämällä tavalla luottamuksellisina, eikä niitä oteta osaksi hakijan tai työntekijän henkilökansiota. Tiedot säilytetään erillisessä suojatussa tiedostossa, eikä niitä luovuteta sivullisille.

11.2 Rikosrekisteritiedot. Texas Government Code Section 411.085 mukaan rikosrekisteritietojen luvaton luovuttaminen, eli TxDPS:n suojatulta sivustolta saadut tiedot, jotka koostuvat tunnistettavista kuvauksista ja merkinnöistä pidätyksistä, vangitsemisista, syytteistä, tiedoista ja muista virallisista rikossyytteistä ja niiden ratkaisuista, on rikos, ja näin ollen U.T. System Administration -järjestelmän hallintovirkamiesten, joilla on hallussaan kyseisiä tietoja, on pyydettävä juridista neuvontaa tällaisten tietojen luovuttamispyyntöjen osalta.

11.3 Rikollisen taustatiedon tarkistustietokannassa olevien tietueiden tuhoaminen. ODOP:n on tuhottava kaikki rikollisen taustan tarkistustietokannasta saadut tiedot henkilöstä kuuden kuukauden kuluttua niiden saamisesta.

11.4 Itseraportit. Tämän toimintaperiaatteen edellyttämät itseilmoitukset syytteistä tai tuomioista säilytetään työntekijän henkilöstötiedoston yhteydessä OES:ssä U.T. System Administrationin asiakirjojen säilytysaikataulun mukaisesti.

Sec. 12 Muut taustatarkastukset

Tämä toimintatapa ja menettelytapa koskee ainoastaan rikosoikeudellisia taustatarkastuksia, eikä se rajoita U.T. System Administrationin valtuuksia tehdä muita lain sallimia taustatarkastuksia.

Määritelmät

Hakija – henkilö, joka hakee U.T. System Administrationin palvelukseen, riippumatta siitä, onko hän ulkopuolinen hakija vai nykyinen työntekijä.

Sopiva – käytetään tietokantaa (tietokantoja), joka on hyväksytty, jossa otetaan huomioon tehtävän luonne, Yhdysvaltojen hallitukselta viisumimenettelyn yhteydessä saadut tiedot sekä tietokanta, joka sisältää tiedot vakituisista, tilapäisistä ja opintoihin tarkoitetuista asuinpaikoista kaikkien niiden henkilöiden osalta, jotka ovat asuneet Teksasin osavaltiossa muualla kuin Teksasin osavaltiossa sen jälkeen, kun he ovat täyttäneet 17 vuotta.

Criminal Conviction Record Information (rikosrekisteritiedot) – julkiset tiedot, joita ylläpitää Department of Public Safety, kuten Texas Government Code Section 411.135:ssä säädetään.

Criminal History Record Information (rikosrekisteritiedot) – rikosoikeudellisen viranomaisen henkilöstä keräämät tiedot, jotka koostuvat tunnistettavista kuvauksista ja merkinnöistä, jotka koskevat pidättämisiä, säilöönottoja, syytteitä, tiedotuksia ja muita virallisia rikosoikeudellisia syytteitä ja niiden käsittelyä, kuten Texasin Government Code:ssä on täsmällisemmin kuvattu §:ssä 411.082.

National Criminal History Record Check (NCHRC) – sekä Texasin yleisen turvallisuuden ministeriöltä että liittovaltion poliisilaitokselta (Federal Bureau of Investigation) saatu rikosrekisteritarkastus, joka perustuu sormenjälkitunnistetietoihin, tai yksityiseltä toimittajalta saatu rikosrekisteritarkastus, joka perustuu kansallisiin rikosrekistereihin.

Työpaikka – sekä kokoaikaiset että osa-aikaiset työtehtävät riippumatta siitä, onko työtehtävä täytetty tai täytettävänä vakinaisella tai vuokratyöntekijällä tai edellyttääkö työtehtävän hoitaminen opiskelijan asemaa, mutta ei kuitenkaan työtehtäviä, jotka täytetään vuokratyövoimaa välittävän työvoimatoimiston tarjoaman vuokratyöntekijän toimesta; työvoimaa välittävän työvoimatoimiston olisi odotettava tekevän rikosoikeudellisen taustatarkastuksen, ja se olisi pidettävä vastuullisena rikostaustan selvittämisestä.