27 Ainutlaatuista gaalaideaa ultimaattiseen varainhankintatapahtumaan

Kun ajattelet gaalaa, kuvittelet luultavasti muodollisen, kuninkaallisen tapahtuman. Tämä saattaa tarkoittaa pukukoodia black-tie, tarjoiltua illallista, elävää bändiä ja puheita tai esityksiä kunniavieraasta (tai aatteesta).

Joskus gaalat voivat kuitenkin kuvata myös rentoa seurustelua tai festivaalia, jossa on suuri vieraslista.

Kummassakin tapauksessa gaalatapahtumat voivat todella parantaa brändisi mainetta, etenkin jos kyseessä on yritystapahtuma, jonka tarkoituksena on tehdä vaikutuksen potentiaalisiin sijoittajiin, lahjoittajiin tai huippuasiakkaisiin.

Tässä on muutamia vinkkejä ja niksejä, joiden avulla voit käynnistää ylenpalttisen gaalan, joka tuo yrityksesi tai organisaatiosi esille positiivisessa valossa.

1. Fundraising-gaalaideat
2. How to Plan a Fundraising Gala

Explore the Best Fundraising Gala Event Planning Ideas

Nyt tutustu inspiroiviin gaalasuunnitteluvinkkeihin, joiden avulla voit tehdä vaikutuksen osanottajiin & ja edistää varainhankintaa.

muodosta komitea suunnittelijoista, tapahtumapaikan hoitajista ja pitopalveluista, joita tapahtumasi painopiste koskee myös henkilökohtaisesti tai emotionaalisesti.

Koska he ovat kokeneet nämä asiat henkilökohtaisella tasolla, he ovat halukkaampia sitoutumaan tapahtumaan täysillä. Jos sinulla ei ole vielä ketään mielessäsi, julkaise sosiaalisessa mediassa tai lähetä verkostoluetteloosi sähköpostia tilaisuudesta ja katso, kuka vastaa innokkaimmin. Voit myös vilkaista aiempien tapahtumien osallistujalistoja ja katsoa, onko joku näistä vieraista myös tapahtumien ammattilainen.

Livestreamaa tapahtuma verkossa.

Jos gaalallasi on erityinen merkitys suurelle joukolle potentiaalisia etäosallistujia tai jos siihen liittyy suuria paljastuksia/ilmoituksia, kannattaa ainakin harkita sen suoratoistoa. Jos teet niin, varmista, että livestriimaat vain mielenkiintoiset toiminnot (kuten esitykset ja varainkeräyksen laskurit), ja tarkista kahdesti, että puhujat tai vieraat tuntevat olonsa mukavaksi kameran edessä.

Kutsu ihmisiä, jotka ovat hyötyneet organisaatiostasi, sekoittumaan lahjoittajien kanssa.

Tämä taktiikka on erityisen tehokas, jos aiot kerätä varoja gaalassa. Jos heidän tarinansa on erityisen tunteikas tai mieleenpainuva, kutsu heidät pitämään lyhyt puhe.

Parittele taloudellisesti painottunut aktiviteetti hauskanpitoon tähtäävän aktiviteetin kanssa.

Jos esimerkiksi järjestät hiljaisen huutokaupan, varmista, että siihen sisältyy jotain viihdyttävää, kuten stand up -komediaesitys, jotta lahjoittajien ei tarvitse tuntea, että jokainen osa tapahtumaa maksaa heille yhä enemmän rahaa.

Lisää tyylikkäitä tapahtumakoristeita, jotka lisäävät brändiäsi.

Kulta-, hopea- ja kupariaksentit kohottavat mitä tahansa gaalan värimaailmaa tai sisustuskohdetta, ja niitä voidaan käyttää logonäytteissä, tapahtumakohtaisissa markkinointimateriaaleissa ja brändättyihin kotiin vietäviin lahjoihin. Varmista, että mukana on myös runsaasti kynttilöitä, tuoreita kukkia ja tasokkaita astioita yrityksesi väreihin sopivissa väreissä.

Hyödynnä aiempia tapahtumatietoja gaalateeman määrittämisessä.

Oliko joihinkin tapahtumiin enemmän osallistujia kuin toisiin? Mitä yhteistä suosituimmissa tapahtumissanne oli? Etsi ja hyödynnä näitä yhtäläisyyksiä gaalasi suunnittelussa. Voit myös poimia palautetta aiemmista osallistujakyselyistä ja soveltaa niiden huomioita suoraan uuteen tapahtumaasi.

Harkitse yhteistyötä yrityssponsorin kanssa.

Ei tämä pelkästään säästä rahaa, vaan voit myös valita strategisesti, kenen kanssa sovitat oman brändisi yhteen. Ja jos et ole koskaan aiemmin ottanut yhteyttä mahdollisiin yrityssponsoreihin, muista seurata tätä loistavaa opasta.

Suoraviivaista sisäänkirjautumisprosessiasi.

Paperi- ja kynäluettelot voivat hermostuttaa tapahtumahenkilökuntaa, sillä väkijoukoilla on tapana saapua aaltoina. Käytä tapahtumaohjelmistoa, jonka avulla työntekijöiden on helppo päivittää osallistujatietoja yksityiskohdilla, kuten ylimääräisillä juhlijoilla, uusilla lahjoituksilla ja VIP-vieraista otetuilla valokuvilla tulevaa tapahtuman mainontaa varten.

Lahjojen, palkintojen ja herkkupussien tulisi kaikki tukea gaalasi pääteemaa ja merkitystä.

Esimerkkejä hyvin tehdyistä lahjakasseista ovat esimerkiksi merkkituotteet yhdistettynä ylellisiin huopiin, kynttilöihin tai kirjoihin (kahvipöydän valokuvauskirjat, jotka liittyvät ensisijaiseen hyväntekeväisyyteen tai tapahtuman teemaan, ovat aina hitti). Jos sinulla on budjetti, yritä löytää nämä tuotteet korkeatasoisista tavarataloista, kuten Neiman Marcus tai Saks Fifth. Tai voit tehdä niitä itse (Shutterflyn kaltaisilla sivustoilla voit luoda omia kovakantisia valokuva-albumeita valmiiden mallien avulla).

Valitse epätavanomainen tapahtumapaikka.

Taidegalleriat, teatterit ja jopa pelihallit voivat olla seuraava gaalasi paikka. Kunhan se sopii teemaan, hyväntekeväisyyteen tai brändiin, taivas on rajana.

Tarjoa ryhmälippupaketteja.

Tässä on muutamia vinkkejä lipunmyynnin maksimoimiseksi minkä tahansa tapahtumatyypin osalta, mukaan lukien tapahtumat, joissa lippuja ostetaan irtotavarana.

Salli vieraiden lahjoittaa puhelimensa kautta.

Edistyneet lahjoitussovellukset (kuten tässä luettelossa olevat) tarjoavat mukautetun brändäyksen ja digitaalisen turvallisuuden.

Integroi tapahtuman suunnitteluun yhdistyksesi tärkeimmän asian fyysisiä representaatioita.

Jos esimerkiksi voittoa tavoittelematon järjestösi tai yrityksesi työskentelee lasten parissa, luo valokuvatausta, joka koostuu kokonaan hyväntekeväisyyskohteiden saajien tekemistä piirroksista ja kiitoskorteista.

Käytä tapahtumaohjelmistoa tapahtumasi onnistumisen keräämiseen, arviointiin ja analysointiin.

Älkää vain perustelko sitä vain yhden dollarin summalla. Gaalat ovat hyödyllisiä myös brändin rakentamisessa, tunnettuuden levittämisessä ja pitkäaikaisten suhteiden rakentamisessa. Kaikkia näitä hyötyjä voidaan mitata vieraskyselyjen, osallistujien rekisteröintitulojen ja lipunmyyntianalyysien avulla.

Varaa aikaa tunnustaa, miten pitkälle organisaatiosi on päässyt.

Tämä gaala saattaa olla ensimmäinen kerta, kun jotkut osallistujista ovat koskaan tekemisissä organisaatiosi kanssa, joten muistuttamalla heitä siitä, mistä olette tulleet (ja näin ollen myös siitä, mihin olette mahdollisesti menossa), voitte todistaa, että heidän aikansa ja/tai rahansa sijoitus oli hyvin sijoitettu.

Harkitse, miten tapahtuman valaistus antaa sävyn illalle.

Asiantuntevat tapahtumavalaistuksen toimittajat suosittelevat yläpuolisen valaistuksen himmentämistä tai poistamista. Lisää sitten väriläiskiä tai korosta mielenkiintoisia koriste-esineitä LED-valoilla. Lisää joitain jousivaloja, GOBO:ita tai 3D-kartoitusta, jos haluat todella hienostella.

Käytä gaalasuunnittelun aikajanamallia prosessin viimeistelemiseksi.

Tämä työkalupakki auttaa sinua pääsemään alkuun. Yleisesti ottaen sinun tulisi kuitenkin odottaa, että aloitat gaalasi suunnittelun vähintään 18 kuukauden päähän.

Yllätä vieraat julkkispuhujilla, leukoja hivelevällä sisustuksella tai koskettavalla kokemuksella.

Ubuntu Pathways käytti eräässä gaalassaan tunnetusti jättimäisiä muotokuvia auttamistaan lapsista (jotka olivat pukeutuneet sellaisiksi, mitä he haluavat olla isona). Tällaiset harkitut, oudot yksityiskohdat tekevät tapahtumastasi entistäkin ikimuistoisemman.

Tematisoi ateriavalikoimaasi erikoistapahtuman cocktaileilla ja yleisön erityispiirteillä.

Jos esimerkiksi gaalassasi juhlitaan eläinten oikeudenmukaista kohtelua, kannattaa todennäköisesti keskittyä vegaanisen menun tarjoamiseen. Voit myös luoda joitakin käsityöläisjuomia, joissa on ainutlaatuisia olkia tai lasikoristeita. Ja jos valitset tämän reitin, varmista, että niillä on ylpeästi esillä sanaleikkejä.

Valitse tapahtumapäivä juuri ennen kansallista juhlapäivää tai kulttuuritapahtumaa.

Joitakin parhaita gaaloja järjestetään Halloweenin tai Super Bowlin aikaan. Jos noudatat tätä lähestymistapaa, voit perustaa suurimman osan suunnitteluvalinnoistasi kyseiseen vuodenaikaan.

Hyödynnä videomarkkinointia potentiaalisten osallistujien sitouttamiseksi sosiaalisessa mediassa.

Jokaiseen gaalaan tulisi sisällyttää seuraavanlaisia videoita markkinointisisältöönsä:

• Lyhyt ja ytimekäs esittely yrityksestäsi kokonaisuutena.
• Tarina, joka symboloi gaalasi merkitystä ja sitä, miksi se on niin tärkeä.
• Tietoisuusvideo, joka korostaa tärkeintä asiaasi.

Kertokaa vieraille, että jos he eivät pääse paikalle, lahjoitatte heidän lippunsa toiselle arvokkaalle osallistujalle.

Vieraat voivat silti tuntea olonsa hienoksi siitä, että ovat lahjoittaneet asialle tai yrityksellesi, ja samalla antaa jollekin toiselle (jolla ei normaalisti olisi varaa) mahdollisuuden nauttia tapahtumasta itse. Arpoa ylimääräiset liput sosiaalisessa mediassa tai esittele ne julkisesti arvokkaille osallistujille ja merkitse tai huuda henkilö, joka mahdollisti kaiken tämän.

Lähetä käsinkirjoitetut kutsut etanapostitse.

Se on todella huomaavainen ele, joka kiinnittää vastaanottajan huomion paremmin kuin sähköposti. Jos gaalassasi on hyvin suuri vieraslista, voit aina ulkoistaa osan kirjeiden kirjoittamisesta käyttämällä sivustoja kuten Fiverr tai Upwork.

Luo yllätysjahti.

Seuraa Disneyn Piilotettu Mikki -elokuvan jalanjälkiä ja piilota joitakin ”pääsiäismunia” ympäri tapahtumapaikkaasi. Osallistujat voivat etsiä niitä, jakaa hashtagilla varustettuja kuvia sosiaalisessa mediassa ja kerätä tarpeeksi kuvia osallistuakseen illan päätteeksi järjestettävään pääpalkinnon arvontaan. Käytä esineinä tuotemerkin maskottipehmoja tai logosymboleja.

Tee jälkiruoasta verkostoitumismahdollisuus.

Interaktiiviset jälkiruokakokemukset ovat loistava tapa auttaa vieraita sekoittumaan ja tapaamaan toisiaan sen jälkeen, kun he ovat viihtyneet ja asettuneet gaalaan. Järjestä DIY-kuppikakku-, kaakao- tai jopa minipiirakka-asemia. Tai anna kondiittoreiden valmistaa jakamisen arvoisia jälkiruokia kapeissa noutopöydissä.

Lisää ovipalkinto.

Ilahduta vieraita erikoislahjalla heti heidän saapuessaan. Täytä se jollain, joka innostaa heitä tai tekee heidät todella onnelliseksi. Se luo pohjan hauskalle illalle ja voi kannustaa heitä olemaan vieläkin anteliaampia. Jos aiot jakaa myöhemmin myös lahjapusseja, varmista, että ovipalkinto sopii hyvin yhteen suurempien lahjojen kanssa.

Ruokaa vieraat heti tapahtuman alettua.

Tapahtumien historiassa kukaan ei ole koskaan nauttinut ruoan tarjoilun odottamisesta. Onnelliset, hyvin ruokitut vieraat lahjoittavat todennäköisemmin rahaa kuin ”krapulaiset”. Pidä siis alkupaloja tarjolla tai aloita noutopöytä heti, jotta kaikilla on mahdollisuus napostella aina halutessaan.

Nyt kerrotaan, miten voit suunnitella upean gaalatapahtuman alusta loppuun muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa:

Aseta tavoitteesi gaalatapahtumalle.

Mikä on tapahtumasi tarkoitus? Yritätkö rekrytoida uusia asiakkaita? Aiotko esitellä uusimman tuotteesi? Ehkä kyseessä on hyväntekeväisyystapahtuma, ja yrität kerätä varoja jaloa tarkoitusta varten.

Selvitä tavoite kaikille, jotka auttavat sinua suunnittelussa, ja laadi strategia, jolla pääset tähän päämäärään. Tavoitteen tulisi olla selkeä ja tarkempi kuin vain tietyn lipunmyyntimäärän saavuttaminen.

Tavoitteisiin tulisi sisältyä useita tavoitteita, kuten:

• Kerätä X dollaria valitsemallesi asialle
• Hankkia X määrä myyntijohtoja Y määrän viikkojen kuluessa tapahtumasta
• Saavuttaa uusi vertailuarvo ROI:n osalta
• Saavuttaa tietty määrä jakamisia sosiaalisessa mediassa (i.eli saada tapahtumasi hashtag trendiksi)

Vaikka tavoitteet ovat tärkeitä, älä keskitä kaikkia ponnistelujasi mielivaltaisen luvun saavuttamiseen. Arvokkaampaa on se, että sinulla on silti vaikutusta yrityksellesi tai hyväntekeväisyyteen tämän gaalan kautta. Jos jäit tavoitteistasi hieman paitsi, poimi siitä kaikki opit, jotta voit tehdä sen seuraavalla kerralla vielä paremmin.

Paikan valinta on avainasemassa, jotta gaalasi onnistuu.

Jos isännöit virallista tilaisuutta, lukion liikuntasali ei luultavasti riitä juhlapaikaksi. Onneksi korkeatasoisista juhlapaikoista ei ole pulaa, etenkään Yhdysvaltojen suurissa metropoleissa – olipa kyseessä sitten historiallinen tunnelma tai moderni tunnelma.

Sinun on myös päätettävä, valitsetko ”tyhjän kankaan” juhlapaikan vai juhlapaikan, joka on jo valmiiksi rakennettu tyyliisi ja tapahtumaasi sopivaksi. Ensin mainittu on paljas (ja ”teemavalmis”) tila, jonka voit vapaasti koristella gaalaan sopivaksi.

New Yorkin Madison Square Garden on esimerkiksi huippupaikka, jota voidaan pitää nykyaikaisena blank canvas -tilana. Sen sijaan Denverissä sijaitseva Red Rocks Amphitheatre on ulkoilmapaikka, joka on suunniteltu erityisesti musiikkikonsertteja tai musiikkiaiheisia tapahtumia varten.

Gaalat voivat saada myös festivaalimaisen rakenteen, mikä tarkoittaa, että osa tapahtumasta voidaan järjestää ulkona. Harkitse tapahtumapaikkaa, joka on tunnettu ulkotiloistaan, jos haluat, että vieraasi voivat uppoutua luontoon sisätilojen lisäksi. Tässä on muutamia tapoja, joilla voit aloittaa tapahtumapaikan etsimisen verkossa.

Valitse täydentävää viihdettä gaalaan.

Gaala ei ole täydellinen ilman jonkinlaista viihdettä. Jos järjestät juhlallisen tapahtuman, ravitanssit eivät luultavasti sovi. Sopivampaa olisi kuitenkin jotain jousiorkesterin kaltaista.

Voit yhdistää minkä tahansa tyyppisiä muusikoita ja tanssia hauskan tilaisuuden järjestämiseksi – erityisesti teemojen kanssa, jotka sopivat hyvin tanssilattian pariksi (kuten naamiaiset!).

DJ:t sopivat myös, jos se sopii paremmin teemaan tai yleisöön. On olemassa väärinkäsitys, että DJ:t esiintyvät vain epävirallisemmissa tilaisuuksissa, mutta näin ei todellakaan ole. DJ:t ovat monipuolisia, ja he voivat soittaa black-tie-tapahtumiin sopivia klassisia biittejä tai sähköistä/funk/hip-hop-musiikkia groovaavammalle yleisölle.

Neuvo vieraat ruoalla ja juomilla gaalatilaisuudessasi.

On sanomattakin selvää, että gaalassasi tulisi tarjoilla ikimuistettavaa ruokaa. Juustohampurilaiset ja hotdogit eivät riitä juhlallisiin gaaloihin.

Hakeudu pitopalveluyrityksiin, jotka ovat tunnettuja juhlallisten tapahtumien, kuten häiden ja yritystilaisuuksien, tarjoiluista. Sinun on myös päätettävä, tarjoatko buffet-tyyppisen illallisen vai katetun aterian, riippuen siitä, haluatko vieraiden sekoittuvan keskenään tai tutustuvan pöytänaapureihinsa.

Voit myös tarjoilla kevyitä virvokkeita vastaanoton aikana, jos tilaisuutesi kestää muutamia tunteja – ja jos haluat varmistaa, että vieraillasi on tarpeeksi polttoainetta tanssia iltaan asti. Tyypilliset sormiruokailut, kuten possut viltissä ja minijuustopurtavat, joita kaikkia tarjoilee virallisesti pukeutunut palvelija, joka kantaa alkupaloja hopeisella tarjottimella, ovat hauska parivaljakko, jota vieraat rakastavat myöhäisillassa.

Juomien osalta martinibaarin, make-your-own margarita-aseman tai jonkin muun perinteisen baaripalvelun muunnoksen asettaminen syrjään jättää lähtemättömän vaikutuksen. Tai palkkaa mixologi, joka voi luoda räätälöityjä cocktaileja paikan päällä.

Suunnittele PR-toimintasi ja maksimoi gaalan markkinointi.

Gaaloja on markkinoitava siinä missä muitakin tapahtumia. Vaikka sinun on oltava aktiivinen sosiaalisessa mediassa, myöskään offline-menetelmiä ei kannata hylätä kokonaan.

Kokeile sosiaalisessa mediassa kaikkia seuraavia:

• Käyttämällä tapahtuman hashtagia, joka esittelee aihettasi ja teemaa
• Luo virallisen tapahtumasivun sosiaalisessa mediassa saadaksesi orgaanista tavoittavuutta ja uusia osallistujia
• Käyttämällä useita sosiaalisia verkostoja, kuten Facebookia, Twitteriä, Instagramia, Snapchatia ja niin edelleen, kohderyhmääsi vastaamaan. Kokeile LinkedIniä yritystapahtumia varten, jotka on suunnattu tietyille yrityksille tai asiaankuuluville ammateille.

Sosiaalisessa mediamarkkinoinnissasi tulisi myös käyttää apuna tuotemerkin puolestapuhujia, yhteistyökumppaneita, sponsoreita ja vaikuttajia, jotka voivat hyödyntää omia seuraajiaan auttaakseen sinua täyttämään tapahtumapaikkasi innostuneilla osallistujilla.

Offline-menetelmissä yksi hyvä strategia on perinteisten lentolehtisten lähettäminen kutsun muodossa. Kutsu vieras lämpimästi gaalaan teemoitetulla käsiohjelmalla, joka tuntuu erityiseltä ja jännittävältä. Varmista myös, että siinä annetaan kaikki tarvittavat tiedot verkkoilmoittautumisesta, lippujen ostamisesta ja muusta.

Löydä täydellinen teema gaalallesi.

Gaalateemat ansaitsevat oman osionsa! Gaalat ovat paljon eloisampia, kun on teema, josta vieraasi voivat innostua.

Tämä antaa sinulle myös enemmän tilaa luovuudelle tapahtumasuunnittelijana ja auttaa sinua navigoimaan yksityiskohdissa, kuten ruoan valinnassa, musiikkivalinnoissa ja sisustuksessa. Teemat voivat olla vuodenaikakohtaisia, kuten talven ihmemaa joulukuun tapahtumaa varten. Voit myös valita teeman, joka täydentää tiettyä toimialaa, kuten matkailuteema kansainväliselle järjestölle tai asialle.

Teema sanelee myös sen, millaisia aktiviteetteja voit tarjota vieraille, jotta he pysyvät kiireisinä koko illan. Kasinoiltaa varten tarvitset pöytiä korttipelejä ja rulettia varten ja ehkä jopa palkintoja illan suurimmille voittajille.

Gaalaideoiden ideoinnissa on kyse siitä, että luot vieraille hauskaa ja varmistat, että tarjoat hauskan pakopaikan tavanomaisista tapahtumista tai juhlista. Huolellisesti suunnitellulla tapahtumalla et ainoastaan saavuta varainkeruuseen tai brändin tunnettuuteen liittyviä tavoitteitasi, vaan kohotat myös brändisi imagoa ja saat suuremman kannattajakunnan jälkimainingeissa.

Varainkeruugaalat ovat yksi tuottavimmista ja tehokkaimmista tapahtumatyypeistä, sillä ne tuovat keskimäärin 275 000 dollarin voitot pienimmilläkin, pienen budjetin versioilla. Alla olevien gaalasuunnitteluvinkkien ja -temppujen avulla voit maksimoida investointisi ja luoda osallistujille mahtavan kokemuksen, josta vieraat puhuvat koko loppuvuoden.

Nyt olet valmis toteuttamaan uskomattoman gaalan!

Tässä on muutamia tapoja, joilla voit ylittää tapahtumasi KPI-tavoitteet, sekä muutamia tapahtuman pohjaratkaisun parhaita käytäntöjä, joiden avulla gaalatapahtumastasi tulee valtava menestys.

Etsitkö apua gaalatapahtuman suunnitteluun? Saat parhaat puolet kaavioinnista, sisäänkirjautumisesta, vieraiden hallinnasta ja tapahtumapaikan hankinnasta – kaikki yhdessä tapahtumasuunnittelusovelluksessa.

Etsitkö lisätietoja gaaloista?