¿Qué es un registro de mantenimiento de equipos?

Definición de registro de mantenimiento de equipos

Un registro de mantenimiento de equipos es un documento que las organizaciones utilizan para registrar las actividades de mantenimiento de activos. Les permite supervisar sus procesos de revisión del sistema y realizar un seguimiento de las tareas de mantenimiento realizadas por los técnicos, la hora exacta en que se realizaron las tareas y el propósito de cada tarea específica.

Las organizaciones confían en los registros de mantenimiento de los equipos para garantizar que las piezas críticas de los equipos estén en buen estado de funcionamiento y que las operaciones de la planta no se vean afectadas por paradas no planificadas. Suelen dedicar mucho esfuerzo y recursos al mantenimiento de cada activo. Sin un sistema adecuado de seguimiento del mantenimiento, es fácil que se pasen por alto los calendarios de mantenimiento y que las necesidades de mantenimiento se descontrolen.

Presentación

Independientemente del sector, todas las organizaciones dependen de la salud de sus activos para la productividad. Los tiempos de inactividad no planificados pueden ser costosos. Sin embargo, puede ser un reto asegurar que todos los activos sean inspeccionados y mantenidos a intervalos regulares. Por supuesto, saltarse el mantenimiento preventivo (MP) aumenta el riesgo de que se produzcan averías inesperadas en los equipos y paradas no planificadas.

Por este motivo, lo ideal es que las organizaciones desarrollen un registro de mantenimiento de los equipos para cada activo, con el fin de realizar un seguimiento de su mantenimiento. Los registros garantizan que no haya interrupciones innecesarias en la producción. Además, el seguimiento del mantenimiento ayuda a mejorar la seguridad. Según el International Journal of Occupational Safety and Ergonomics, los fallos de los equipos fueron la causa de 272 de los 773 accidentes ocurridos en las instalaciones de una empresa de pulpa y papel.

¿Qué hay dentro de un registro de mantenimiento

Los registros de mantenimiento contienen registros de las acciones históricas realizadas en determinados equipos. Por lo general, tienen dos secciones que contienen diferentes tipos de información, incluyendo:

• Información general: La primera sección contiene información general utilizada para identificar el activo. Incluye detalles como el nombre del equipo, el fabricante y el modelo, su número de serie, la ubicación y el técnico de mantenimiento responsable del equipo. Algunas instalaciones también incluyen la fecha de compra del activo y su precio.

• Lista de acciones de mantenimiento: Esta sección incluye todas las actividades de mantenimiento realizadas en el activo. Los detalles de esta sección pueden consistir en la fecha del mantenimiento realizado, una descripción de la tarea de mantenimiento y el técnico de mantenimiento que realizó las actividades de mantenimiento.

Algunos registros de mantenimiento incluyen una sección de observaciones para anotar cualquier observación especial útil para futuras actividades de mantenimiento o para hacer un seguimiento.

Los 3 tipos de registros de mantenimiento

Los registros de mantenimiento de equipos ayudan a mantener los activos de la organización en buenas condiciones de funcionamiento. Una organización puede optar por utilizar diferentes tipos de registros de mantenimiento una organización. Pueden ser sobre proyectos en curso o completados, empleados y activos. Los tipos comunes de registros de mantenimiento de equipos incluyen:

• Registros de programación de mantenimiento: Estos documentan los proyectos en curso dentro de la organización, incluyendo el tiempo previsto de finalización. Los registros del programa de mantenimiento proporcionan a la organización una visión holística de sus proyectos en todo momento.

• Registros de mantenimiento de maquinaria: Los registros de mantenimiento de maquinaria se utilizan para programar el mantenimiento de las máquinas. Contienen información relativa a las actividades de mantenimiento programadas. Las organizaciones se basan en estos registros para garantizar que las máquinas reciban mantenimiento a intervalos específicos para que sigan funcionando de manera eficiente.

• Registros de proyectos: Estos mantienen un seguimiento de los proyectos actuales dentro de una organización. Son similares a los registros de programación de mantenimiento, pero también pueden incluir proyectos de otros departamentos y proyectos que ya se han completado.

También hay registros de la empresa que detallan la información sobre los empleados de una organización, incluyendo sus posiciones, las asignaciones de trabajo actuales, el desempeño del trabajo y los logros. También detallan las asignaciones programadas para los empleados.

El mantenimiento de las máquinas es la única manera de optimizar la producción y maximizar la vida útil de un activo. Los registros de mantenimiento ayudan a garantizar que se realicen las actividades de mantenimiento. Los registros de mantenimiento deben actualizarse cada vez que se realice una actividad de mantenimiento. Al tener un registro de mantenimiento bien documentado y actualizado, una organización puede estar al tanto del estado de sus activos. Esto es importante para mejorar el rendimiento de los activos y la seguridad en el lugar de trabajo.

Beneficios de los registros de mantenimiento de equipos

La productividad de la empresa depende de la funcionalidad de los activos de una organización. Los registros de mantenimiento ayudan a supervisar el estado de los activos y a garantizar que estén en buen estado de funcionamiento. Los beneficios organizacionales de mantener un registro de mantenimiento incluyen:

• Minimizar los costos de reparación: Un mal mantenimiento de los equipos puede ser costoso para una organización. Al documentar las actividades de mantenimiento, la organización puede asegurarse de que todas las tareas de mantenimiento se realizan según lo prescrito, y los activos se mantienen en buenas condiciones. Cualquier equipo que necesite atención especial se anota en la sección de Observaciones.

• Desarrolle programas de mantenimiento especializados: Cada pieza de equipo suele tener su propio registro de mantenimiento. Esto permite a las organizaciones desarrollar programas de mantenimiento especializados para cada activo. Los registros de mantenimiento son también una fuente de datos históricos de mantenimiento que ayudan a determinar el tipo de mantenimiento necesario para un activo.

• Validar las reclamaciones de garantía: Documentar el trabajo de mantenimiento puede ayudar a una organización a hacer su caso para una reclamación de garantía. El registro puede demostrar que el fallo del equipo no fue resultado de una negligencia.
• Mejorar la seguridad en el lugar de trabajo: Mantener los equipos en buen estado mejora la seguridad de los operadores de las máquinas y de las instalaciones. El seguimiento de la salud de un activo ayuda a determinar cuándo necesita mantenimiento antes de que se convierta en un peligro para la seguridad.

• Mejore la responsabilidad: Los registros de mantenimiento también indican el técnico responsable de determinadas tareas. Los operadores pueden ser considerados responsables del estado de los activos a su cargo. Esto aumenta la responsabilidad entre los empleados de una organización.

• Mejora el valor de reventa: Los registros de mantenimiento pueden demostrar que una pieza de equipo fue bien mantenida, y por lo tanto puede atraer un mayor precio de reventa.

Cómo crear un registro de mantenimiento de equipos

Las organizaciones pueden diseñar sus propios registros de mantenimiento de equipos. La plantilla debe cubrir los procesos de cuidado y mantenimiento adecuados. Los detalles importantes a incluir en la plantilla son:

• Nombre del activo
• Número de serie
• Fabricante del equipo y sus datos de contacto
• Fecha de compra
• Fecha de primer uso
• Operador responsable del activo

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• Localización de la instalación
• Fecha del mantenimiento
• Descripción de las tareas de mantenimiento realizadas
• Técnico de mantenimiento responsable de las tareas
• Fecha del próximo mantenimiento programado
• Notas adicionales, comentarios u observaciones

El registro debe ser sencillo para que los técnicos no tengan dificultades para completarlo. Las descripciones deben ser breves, precisas y legibles. Algunos factores que vale la pena tener en cuenta al desarrollar un registro de mantenimiento incluyen:

• Crear una plantilla estándar para todos los activos. Las plantillas deben tener todas la misma base para eliminar errores y facilitar el análisis de los datos.

• Garantizar que los registros estén fácilmente disponibles para el equipo. Los programas de mantenimiento, como los sistemas informáticos de gestión del mantenimiento (CMMS), permiten a las organizaciones crear registros digitales de fácil acceso.

• Garantizar los procedimientos operativos estándar para los cambios de turno. Todo el mundo debe ser consciente de las tareas pendientes, los riesgos de seguridad y quién es responsable de completar qué tarea al final del día.

Plantillas de registros de mantenimiento de equipos

Aquí hay algunos ejemplos de plantillas de registros de mantenimiento de equipos:

Registro de mantenimiento
Fecha	Nombre del equipo	Trabajo de mantenimiento Hecho		Técnico	Siguiente Mantenimiento
Recomendaciones/Detalles del informe:

Conclusión

Los registros de mantenimiento de los equipos pueden revelar información clave para ayudar a las organizaciones a optimizar el rendimiento de los activos. Pero, completar los registros puede ser aburrido, repetitivo y tedioso. Herramientas como la GMAO pueden eliminar el aburrido papeleo y actualizar automáticamente los registros en cuanto se cierra una orden de trabajo. Esto no sólo ayuda a garantizar la precisión, sino que permite al equipo de mantenimiento centrarse en el trabajo real.