¿Qué es el formulario 940 del IRS?

Desde el día en que contrata a su primer empleado W-2 y maneja la nómina de su negocio, surgen un montón de nuevas responsabilidades y complejidades. Desde los formularios de nómina hasta los impuestos sobre el empleo, hay mucho que averiguar, y si buscó en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) en busca de claridad, es probable que aún se sienta confundido e inseguro.

Por eso estamos aquí para desmitificar todo lo que conlleva la gestión de la nómina y los impuestos y formularios que la acompañan.

Aquí, estamos explicando el Formulario 940 del IRS, la Declaración Anual de Impuestos por Desempleo Federal (FUTA) del empleador, incluyendo:

• Qué es el Formulario 940
• Por qué el IRS requiere que los empleadores lo presenten
• Cómo averiguar si necesita presentar el Formulario 940
• Cuándo y cómo llenar y presentar el Formulario 940

¿Qué es el Formulario 940?

Si tiene prisa, esto es lo esencial:

• Qué se declara en el formulario 940: Impuesto federal sobre el desempleo (FUTA)
• Cuándo se presenta: Anualmente
• Quién debe presentarlo: La mayoría de los empleadores en los EE.UU.

En pocas palabras, el Formulario 940 es un documento que el IRS recoge de los empleadores anualmente. El formulario está diseñado para ayudar a las pequeñas empresas y al IRS a ponerse de acuerdo sobre el impuesto federal sobre el desempleo (FUTA) que se debe.

En el formulario, los empleadores informan de los salarios que pagaron a los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial (W-2) durante todo el año, hasta 7.000 dólares por empleado. A continuación, se calcula el impuesto FUTA correspondiente para averiguar cuánto debe la empresa al IRS.

¿En qué se diferencia el formulario 940 del formulario 941?

Si está pensando: «Vaya, eso se parece mucho al formulario 941», tiene razón. Los dos formularios del IRS son similares. Sin embargo, el formulario 940 se presenta anualmente y sólo informa de los impuestos FUTA de un empleador. El formulario 941, por otro lado, informa de las retenciones del impuesto federal sobre la renta y de los impuestos del seguro federal (FICA), y se presenta cada trimestre.

La diferencia clave aquí es que el formulario 941 es la forma de informar de las retenciones y de los impuestos compartidos (aquellos que se dividen al 50% entre el empleado y el empleador). El Formulario 940 informa del impuesto FUTA, que es pagado en su totalidad por el empleador.

¿En qué se diferencia el Formulario 940 del Formulario 944?

De igual manera, el Formulario 944 es una alternativa al Formulario 941. Se utiliza en lugar del Formulario 941, por parte de los pequeños empleadores cuya responsabilidad fiscal FICA y de retención anual es inferior a 1.000 dólares. Al igual que el Formulario 940, sólo se presenta una vez al año, pero informa de los impuestos FICA y de las retenciones, no del FUTA.

Por qué el IRS exige a los empleadores que presenten el Formulario 940

Los empleadores de Estados Unidos están obligados a pagar a las prestaciones federales de desempleo para sus empleados. Este fondo permite a los empleados cobrar una indemnización por desempleo en caso de que sean despedidos o se les deje marchar por razones no relacionadas con su rendimiento.

Para calcular la cantidad de impuestos FUTA que debe un empleador, el IRS utiliza el formulario 940 y exige a la mayoría de los empleadores que lo presenten cada año. El formulario ayuda tanto al IRS como a los empleadores individuales a entender y hacer un seguimiento del impuesto FUTA adeudado y pagado a lo largo del año.

Espera, ¿qué es el impuesto FUTA de todos modos?

Volvamos atrás por un minuto. Puede que te preguntes qué significa realmente este «impuesto FUTA». Cuando se trata de impuestos sobre la nómina y el empleo, hay tres tipos principales de impuestos:

• Retenciones: Estos son los impuestos que sus empleados pagan sobre sus ingresos, pero usted es responsable de retenerlos de los cheques de los empleados y depositarlos en la autoridad fiscal correcta.
• Impuestos del empleador: Como su nombre indica, usted, el empleador, es responsable de pagar la totalidad de estos impuestos.
• Impuestos compartidos: Estos impuestos se dividen entre usted y sus empleados. De nuevo, es su responsabilidad retener la parte del empleado y depositar la cantidad completa (su parte y la de ellos) a la autoridad fiscal correspondiente.

El impuesto federal sobre el desempleo (FUTA) entra en esa categoría intermedia -impuestos del empleador- lo que significa que usted paga la cantidad total de impuestos. El impuesto FUTA se calcula en base a un porcentaje (fijado por el gobierno federal) de los salarios que usted paga a cada empleado. En los últimos años, el tipo impositivo estándar de la FUTA ha sido del 6%.

Sin embargo, usted sólo paga la FUTA sobre los primeros 7.000 dólares pagados a cada empleado. Una vez que su salario supera ese umbral, no incurrirá en ninguna obligación adicional de FUTA. En otras palabras, el máximo impuesto FUTA que puede pagar es de $420 (6% de $7,000) por empleado.

¿Debo presentar el Formulario 940?

Ahora que entiende mejor lo que es el Formulario 940 y por qué se usa, tal vez se pregunte si tiene que presentarlo. Es importante tener en cuenta que no todos los empleadores en los Estados Unidos están obligados a presentar el Formulario 940… pero la mayoría sí.

Si ha:

• Pagado 1.500 dólares o más en salarios a cualquier empleado W-2 (no contratista) O
• Ha tenido uno o más empleados W-2 (a tiempo completo o parcial) durante al menos 20 semanas del año pasado

Entonces está obligado a pagar el impuesto FUTA y presentar el Formulario 940.

La Cámara de Comercio de Estados Unidos destaca las pocas excepciones a esta regla, señalando que «las organizaciones sin ánimo de lucro, las religiosas y otras empresas acreditadas como 501(c)(3) están exentas de pagar este impuesto.» La otra exención es para las empresas que trabajan exclusivamente con contratistas independientes y no con empleados W-2.

Si se siente inseguro acerca de si está o no obligado a pagar el impuesto FUTA o a presentar el formulario 940, lo mejor es que hable con un profesional de impuestos sobre su pequeña empresa y sus requisitos.

Cómo llenar el Formulario 940

Asumiendo que usted no es uno de los pocos negocios exentos de presentar el Formulario 940, hablemos de cómo hacerlo. Para empezar, necesitarás tener a mano unos cuantos datos clave:

• El tipo impositivo actual de la FUTA: Para 2019 (y los últimos años), el tipo impositivo del FUTA es del 6%.
• El umbral máximo del FUTA: Sólo pagará ese 6% de impuesto FUTA sobre los primeros 7.000 dólares pagados a cada empleado.
• El número de empleados que tuvo durante el año
• El salario total pagado a cada empleado
• Cuánto pagó en impuestos estatales por desempleo (SUTA) para el año

Calcular cuánto impuesto FUTA debe

Cuando se reduce, esto es lo que el Formulario 940 se trata de calcular la cantidad correcta de impuesto FUTA para que usted pague al IRS.

En su forma más básica, la fórmula se parece a esto:

x x

Así que digamos que su pequeña empresa empleó a 20 personas en el transcurso del año y que cada una de ellas ganó 30.000 dólares. Su obligación de pagar la FUTA sería la siguiente:

6% x 20 empleados x $7,000 = $8,400 adeudados

A lo largo del año anterior, usted fue responsable de pagar $8,400 en impuestos FUTA. A partir de ahí, sólo tiene que restar los pagos FUTA que ya hizo durante el año (la mayoría de las pequeñas empresas están obligadas a hacer depósitos trimestrales) para encontrar lo que todavía debe.

Crédito por el impuesto SUTA pagado

Además del impuesto FUTA, la mayoría de los empleadores también son responsables de pagar el impuesto estatal sobre el desempleo (SUTA). Antes de que se sienta abrumado, sepa esto: Por lo general, usted puede reclamar cualquier impuesto SUTA pagado como un crédito de su factura de impuestos FUTA.

Por ejemplo, la tasa de impuestos FUTA es del 6%. Si usted paga el 4% del impuesto SUTA a su estado, sólo tendrá que pagar el 2% restante al gobierno federal. La mayoría de los empleadores son elegibles para recibir un crédito de hasta el 5.4% en el impuesto SUTA, lo que significa que su impuesto FUTA podría ser tan bajo como el 0.6%.

Usando nuestro ejemplo anterior, el total de sus salarios FUTA imponibles fueron:

$7,000 x 20 empleados = $140,000

Con la tasa del 0.6%, ajustada por el crédito fiscal SUTA, su responsabilidad fiscal FUTA se convierte en $840 en lugar de $8,400. Mucho mejor, ¿verdad?

Se reclama el impuesto SUTA a través de las líneas 1a y 1b del formulario 940, introduciendo la abreviatura de todos y cada uno de los estados a los que pagó el impuesto SUTA.

En la línea 8, observará que el total de su salario imponible FUTA se multiplica por el 0,6%-acreditando hasta el 5,4% en impuestos SUTA.

Cuándo presentar el Formulario 940

El Formulario 940 del IRS es una presentación anual-lo que significa que sólo tiene que completarlo y presentarlo una vez al año. Para la mayoría de las pequeñas empresas, el formulario correspondiente al año anterior debe presentarse el 31 de enero de cada año.

Sin embargo, es importante recordar que los impuestos del Formulario 940 deben pagarse trimestralmente si debe 500 dólares o más en impuestos FUTA para ese trimestre (o acumulados para el año).

Si su obligación trimestral es inferior a 500 dólares, puede trasladar ese saldo al siguiente trimestre, hasta que la obligación total supere el umbral de 500 dólares. Una vez que esto suceda, tendrá que pagar el saldo total en ese trimestre.

Las fechas límite de pago trimestral caen en el último día del mes siguiente a cada trimestre-así que el 31 de enero, el 30 de abril, el 31 de julio y el 31 de octubre.

Cómo presentar el Formulario 940 y hacer sus pagos de impuestos FUTA

Cuando se trata de presentar el Formulario 940 y hacer sus pagos de impuestos FUTA, las pequeñas empresas tienen algunas opciones para elegir. Usted puede:

• Efectuar y pagar en línea
• Enviar por correo su formulario y pagos
• Trabajar con una cuenta para presentar por usted
• Cualquier combinación de las anteriores

Efectuar y pagar en línea

Como lo explica el IRS, los principales beneficios de la presentación electrónica son:

• Rapidez
• Seguridad y precisión
• Reconocimiento de la aceptación del formulario de impuestos en 24 horas

Para presentar el formulario 940 (o cualquier otro formulario del IRS) en línea, tendrá que utilizar un software de impuestos o trabajar con un profesional de impuestos autorizado para la presentación electrónica. El IRS proporciona una lista de su software aprobado y una base de datos de proveedores autorizados de e-file para que usted elija.

Para pagar su saldo completo de impuestos FUTA o hacer depósitos trimestrales en línea, usted utilizará el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (o EFTPS).

Si usted está trabajando con un software de impuestos o un profesional, también puede optar por hacer sus pagos a través de la retirada electrónica de fondos (o EFW). Con esta opción, puede presentar la declaración electrónica y autorizar el pago en un solo paso.

Envíe por correo su formulario y el pago

Las pequeñas empresas también tienen la opción de enviar por correo el Formulario 940 y sus pagos de la contribución FUTA. Sin embargo, si su saldo de FUTA es más de $500 durante el cuarto trimestre, tendrá que pagar electrónicamente.

Para enviar por correo su formulario y pago, imprima tanto el Formulario 940 como el Formulario 940-V, el comprobante de pago. Envíelos, junto con su pago, a la dirección indicada para su estado. Puede encontrar la dirección postal correcta en las páginas 4 y 5 de las Instrucciones para el Formulario 940.

Trabaje con un contador para que presente el formulario por usted

Su última opción para presentar el Formulario 940 y hacer los pagos o depósitos correspondientes es trabajar con un contador u otro profesional de impuestos que pueda presentar tanto el formulario como el pago por usted. Por lo general, esto se hace a través del sistema de Retiro Electrónico de Fondos (EFW) que mencionamos anteriormente.

Resumiendo

Para terminar aquí, estos son los fundamentos y los principales puntos de partida que el propietario promedio de una pequeña empresa y el empleador necesita saber sobre el Formulario 940 del IRS:

• El formulario 940 informa de la cantidad de Impuesto Federal sobre el Desempleo (FUTA) que un empleador debe pagar
• Los empleadores que han pagado 1.500 dólares o más a cualquier empleado W-2 O que han tenido al menos 1 empleado durante 20 o más semanas del año deben presentar el formulario 940