Formulario 941 del IRS, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador: Instrucciones de presentación y consejos que debe conocer

Independientemente de si usted es dueño y opera una pequeña empresa o una corporación multimillonaria, si paga a los empleados un salario, tiene que presentar el Formulario 941. El IRS es diligente en la forma en que lleva la cuenta de los salarios de los empleados y la cantidad que hay que sacar de esos salarios en forma de impuestos. El formulario 941 debe presentarse trimestralmente (cada 3 meses) cada año. Sin embargo, si tiene empleados cuyas obligaciones anuales de retención de impuestos sobre la nómina son inferiores a 1.000 dólares, puede presentar el formulario anualmente en lugar de trimestralmente.

¿Qué es el formulario 941?

Hay algunos impuestos diferentes relacionados con el salario que debe informar en el formulario 941:

• Retención de impuestos: Estos son los impuestos que se retienen de los ingresos de sus empleados. Usted es responsable de retener estos impuestos de los cheques de sus empleados. La cantidad que retenga depende de cuántas retenciones haya solicitado el empleado en su formulario W-4.

• Impuestos del empleador: Son impuestos pagados por usted.

Impuestos compartidos: Los impuestos FICA incluyen los impuestos retenidos para la Seguridad Social y Medicaid. Usted retendrá y remitirá la parte del empleado.

Como operador de un negocio, está obligado a presentar el formulario 941 trimestralmente para todos sus empleados. El formulario de cuatro páginas notifica al IRS de los ingresos imponibles de sus empleados y la responsabilidad cada trimestre, informando de las retenciones para el impuesto sobre la renta federal y los impuestos de la Seguridad Social / Medicare. Los empleados de temporada no necesitan presentar el formulario 941 si, y sólo si, no trabajan uno o más trimestres. Todas las empresas deben presentar este formulario a finales de abril, julio, octubre y enero.

Formulario 941 Fechas límite de presentación

Todas las empresas deben presentar este formulario a finales de abril, julio, octubre y enero. Las fechas de vencimiento son:

• 30 de abril
• 31 de julio
• 31 de octubre
• 31 de enero

Si la fecha de vencimiento del formulario 941 cae en un día festivo o en un fin de semana, la fecha se trasladará al siguiente día hábil. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento cayera en el 4 de julio, se pasaría al 5 si fuera un día que no fuera fin de semana.

¿En qué se diferencian el Formulario 941 y el Formulario 944?

El Formulario 941 y el Formulario 944 son muy similares, ya que ambos informan sobre la retención del FICA y del impuesto sobre la renta. La principal diferencia entre los dos formularios es la cantidad de impuestos que debe la empresa que los presenta.

La mayoría de las pequeñas empresas presentan el Formulario 941 trimestralmente. Sin embargo, las pequeñas empresas cuyos impuestos FICA y retenciones anuales son inferiores a 1.000 dólares pueden presentar el Formulario 944. A diferencia del Formulario 941, el Formulario 944 sólo tiene que presentarse una vez al año.

Instrucciones del Formulario 941

Llenar y completar su Formulario 941 es una tarea relativamente sencilla. Se espera que proporcione la siguiente información:

• El número de personas que emplea
• Las identificaciones de todos sus empleados
• Los salarios totales que pagó a cada empleado
• La cantidad de impuestos que ha retenido
• Registros de nómina
• Documentación de cualquier propina imponible el informe de su empleado
• La cantidad total que necesita enviar al IRS

Cálculos del Formulario 941

Aquí hay algunos cálculos generales que le ayudarán a determinar su obligación tributaria para los distintos tipos de impuestos del Formulario 941.

Retención del Impuesto sobre la Renta

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• Cómo determinar el tipo impositivo de un empleado: Su tipo impositivo viene determinado por su condición de declarante y sus ingresos anuales
• Cómo determinar el total de salarios pagados en el trimestre: Divida el salario anual de su empleado entre 4.

Impuesto de la Seguridad Social

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Tenga en cuenta que el impuesto de la Seguridad Social sólo se aplica a los primeros 132.900 dólares de los salarios de un empleado.

Impuesto de Medicare

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Los empleados que ganan una renta fija deben pagar un impuesto adicional del 0,9% de Medicare sobre los ingresos superiores a 200.000 dólares. Este impuesto adicional lo paga el empleado, no usted, y debe descontarse de su salario.

Hacer todos estos cálculos puede llevar mucho tiempo y ser tedioso, sobre todo si tiene que hacerlos para varios empleados. Un profesional de los impuestos puede ayudarle a realizar estos cálculos y pagos trimestrales.

Responsabilidades del empleador

Como empleador, la responsabilidad de presentar el Formulario 941 con la mayor precisión posible y proporcionar todos los detalles necesarios recae sobre sus hombros. Todos los datos incluidos en el Formulario 941 deben reflejar lo que sus empleados reclamarán o presentarán en su Formulario W-2 del IRS. No proporcionar al IRS información precisa sobre los salarios y las retenciones podría dar lugar a una auditoría del IRS.

El empleador también es responsable de hacer un pago adicional al IRS que coincida con la cantidad de dinero retenido para los impuestos de Medicare y la Seguridad Social para todos sus empleados. A partir de 2015, la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina debe retener el impuesto adicional de Medicare de los salarios pagados en el exceso de $ 200,000 durante cada año fiscal, así como cualquier otro impuesto retenido.

Evitar las sanciones y mantenerse en la cima de los plazos

Si desea evitar las multas y sanciones del IRS, lo mejor es presentar el Formulario 941 a tiempo. No hacerlo puede dar lugar a una multa del 5% del impuesto adeudado por cada mes o parte del mes que se retrase. Sin embargo, esa multa tiene un límite del 25%. Además, habrá una multa separada por pagar de menos estos impuestos; el IRS cobrará al empleador entre el 2 y el 15% de lo pagado de menos, dependiendo de cuántos días se retrase en el pago de la cantidad correcta. Al final del año fiscal, las cantidades totales que usted reporta en el Formulario 941 deben ser iguales al total de todas las cantidades que usted reportó en los W-2 de sus empleados, así como sus W-3.

Si usted quiere evitar una situación en la que se enfrenta a las sanciones y una posible auditoría del IRS, se aconseja que utilice los servicios de nómina profesional para manejar todos sus empleados y los impuestos relacionados con la empresa. Un profesional de impuestos con licencia o CPA no sólo le mantendrá a usted y a su negocio fuera de agua caliente con el IRS, sino que incluso puede ser capaz de encontrar maneras de ahorrar dinero en sus impuestos.

Una de las muchas maneras en que las empresas fracasan es por atrasarse en sus impuestos y las sanciones que resultan. Si no quiere estar entre las muchas pequeñas empresas que no tienen éxito en sus primeros tres años, es extremadamente importante que esté al tanto de los plazos y las multas.

¿Se puede presentar el Formulario 941 electrónicamente?

Si lo desea, puede presentar el Formulario 941 electrónicamente. Puede presentar el Formulario 941 en línea a través del sitio web del IRS, y debe utilizar el servicio EFTPS.gov para transferir fondos electrónicamente. Un profesional de impuestos puede ayudar a su empresa con la presentación en línea.

Dónde enviar el Formulario 941

Una vez que haya llenado su formulario y escrito un cheque a nombre del «Tesoro de los Estados Unidos», asegúrese de incluir su EIN (si aún no tiene uno, puede solicitarlo en línea). Hay dos direcciones postales diferentes para el 941:

• Department of the Treasury Internal Revenue Service; Ogden, UT 84201-0005-esta dirección se utiliza para cualquier negocio que desee presentar sin un pago adjunto.
• Servicio de Impuestos Internos PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941-esta dirección es para las empresas que desean incluir un pago con su formulario de impuestos 941.

En un esfuerzo por reducir la cantidad de papel utilizado para presentar impuestos y formularios, el IRS le permitirá presentar sus formularios de impuestos 941 en línea. El IRS puede solicitar copias de los registros de software de contabilidad electrónica, así que asegúrese de tenerlos a mano si decide presentar en línea. Si usted no utiliza los servicios de contabilidad digital, puede haber ciertos documentos y prueba de los detalles de la presentación que el IRS requerirá que usted envíe por correo (incluso si usted presenta en línea).

La presentación del formulario de impuestos 941 con un profesional

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