Wisconsin and Federal Family and Medical Leave Acts

Original Issuance Date: 1. Juli 2015
Letzte Überarbeitung:

Zweck der Richtlinie

Diese Richtlinie umreißt die Bestimmungen der Bundes- und Wisconsin-Familien- und Medizinurlaubsgesetze sowie die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Rahmen beider Gesetze.

Die in dieser Richtlinie enthaltenen Informationen sollten nicht als alleinige Quelle für Familien- und Medizinurlaub dienen. Da sich Gesetze ändern können, sollten Sie die Informationen immer mit den entsprechenden Verordnungen, Gesetzen usw. abgleichen, um sicherzustellen, dass sie immer noch aktuell sind, bevor Sie Entscheidungen im Rahmen des Family and Medical Leave Act treffen.

Hintergrund der Richtlinie

Das Bundesgesetz zum Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen (Family and Medical Leave Act) trat für die meisten Arbeitgeber am 5. August 1993 in Kraft. Der Wisconsin Family and Medical Leave Act trat am 26. April 1988 in Kraft.

Die Bestimmungen des Wisconsin Family and Medical Leave Act (WFMLA) sind in Wis. Stat. § 103.10 und Wis. Admin. Code § DWD 225.

Die Bestimmungen des Federal Family and Medical Leave (FMLA) Act sind in 29 U.S.C. 2601, et seq. und 29 CFR Part 825 niedergelegt

Policy Definitions

Bei SYS 1225, General Terms and Definitions, finden Sie eine Liste allgemeiner Begriffe und Definitionen.

Besondere Definitionen für diese Richtlinie:

Kind umfasst alle Personen, die sowohl unter die WFMLA-Definition in Wis. Stat §103.10(1)(a) und die bundesweite FMLA-Definition in 29 C.F.R. § 825.122 (siehe „Sohn oder Tochter“). Siehe die Interpretation des U.S. Dept. of Labor administrator’s (No. 2013-1) über FMLA-Urlaub zur Betreuung eines erwachsenen Kindes (ab 18 Jahren).

Im Rahmen dieser Richtlinie werden jedem Angestellten, der gemäß 29 C.F.R. § 825.122 und U.S. Department of Labor Wage and Hour Division Fact Sheet #28C in loco parentis zu einem Kind steht, dieselben Rechte sowohl unter FMLA als auch WFMLA gewährt wie einem biologischen, Adoptiv- oder Stiefelternteil.

Federal Family and Medical Leave (FMLA) bedeutet alle Bestimmungen, die im Family and Medical Leave Act unter 29 U.S.C. 2601, et seq. und 29 C.F.R. Part 825 festgelegt sind.

Bezahlter Urlaub bedeutet Krankheitsurlaub, Urlaub, Urlaubsübertragung, persönlicher Urlaub, gesetzlicher Urlaub, Ausgleichszeit und Urlaub in einer bezahlten Urlaubsbank.

Schwerer Gesundheitszustand ist in Wis. Stat. § 103.10(1)(g) für die Zwecke des WFMLA und in 29 §§ C.F.R. 825.113-.115, 825.119 und 825.113 für die Zwecke des FMLA definiert.

Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) bedeutet alle Bestimmungen, die im Wisconsin Family Leave Act unter Wis. Stat. § 103.10 und Wis. Admin. Code § DWD 225.

Policy

Die Wisconsin und Federal Family and Medical Leave Acts (W/FMLA) gewähren berechtigten Arbeitnehmern das Recht auf arbeitsgeschützten Urlaub aufgrund der schweren Erkrankung eines Arbeitnehmers oder eines Familienmitglieds des Arbeitnehmers sowie der Geburt, Adoption oder Unterbringung eines Kindes. Der FMLA sieht auch eine arbeitsgeschützte Beurlaubung aufgrund einer qualifizierten Notlage vor, die sich ergibt, wenn ein Familienmitglied ein aktives Mitglied des Militärdienstes oder ein gedeckter Veteran ist, der ernsthaft erkrankt oder verletzt ist und Pflege benötigt.

Die Einrichtungen der University of Wisconsin System müssen alle anwendbaren staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze in Bezug auf Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen einhalten und dürfen das Recht eines Mitarbeiters, einen solchen Urlaub zu nehmen, nicht diskriminieren oder beeinträchtigen. Die Anwendung dieser Gesetze muss mit anderen Urlaubsleistungen des UW-Systems koordiniert werden. Der Americans with Disability Act (ADA) und das Wisconsin Fair Employment Law können in bestimmten Situationen ebenfalls Anwendung finden.

Beschäftigte, die Urlaubsleistungen im Rahmen des W/FMLA in Anspruch nehmen, nehmen gleichzeitig Urlaubsleistungen im Rahmen der Urlaubsrichtlinien des UW-Systems in Anspruch. Alle qualifizierten Urlaubstage laufen gleichzeitig und können in einem kontinuierlichen Schritt, mit Unterbrechungen oder in bestimmten Situationen mit einem reduzierten Arbeitsplan genommen werden. Es liegt in der Verantwortung der Institution des UW-Systems, qualifizierten Urlaub als W/FMLA-Urlaub zu kennzeichnen. Die Institution darf auf Antrag eines Mitarbeiters NICHT davon absehen, einen qualifizierten Urlaub als W/FMLA-Urlaub zu bezeichnen.

Erfüllt ein Mitarbeiter die Anspruchsvoraussetzungen sowohl für den WFMLA als auch für den FMLA, muss der Arbeitgeber beide Gesetze gleichzeitig einhalten. Die Bestimmung des WFMLA, FMLA oder der Urlaubsregelung der Universität von Wisconsin, die dem Arbeitnehmer die großzügigsten Vorteile bietet, muss angewendet werden. Wenn ein Arbeitnehmer nur nach einem Gesetz anspruchsberechtigt ist, muss der Arbeitgeber nur dieses eine Gesetz einhalten.

A. Abdeckung durch den Arbeitgeber

Jede Einrichtung des UW-Systems ist ein Arbeitgeber im Sinne sowohl des Wisconsin als auch des Federal Family and Medical Leave Acts.

B. Berechtigung des Arbeitnehmers

Wenn eine Institution feststellt, ob ein Arbeitnehmer sowohl die erforderliche Anzahl von Stunden als auch die erforderliche Zeit gearbeitet hat, um Anspruch auf WFMLA oder FMLA zu haben, werden alle Institutionen des UW-Systems sowie alle Behörden des Staates Wisconsin als ein Arbeitgeber betrachtet. Alle Stunden und Zeiten, die für eine Institution oder eine staatliche Behörde gearbeitet wurden, müssen kombiniert werden, um die Anspruchsberechtigung festzustellen.

Die Anspruchsberechtigung für WFMLA und FMLA wird ab dem ersten Tag des beantragten Urlaubs festgelegt.

1. Wisconsin FMLA: in Übereinstimmung mit Wis. Stat. § 103.10(2)(c) hat ein Angestellter Anspruch auf WFMLA-Urlaub, wenn er:
   • für mehr als 52 aufeinanderfolgende Wochen an einer Einrichtung der UW oder einer Behörde des Bundesstaates Wisconsin beschäftigt war; und
   • während des vorangegangenen 52-Wochen-Zeitraums mindestens 1.000 Stunden für eine Einrichtung des UW-Systems oder eine Behörde des Bundesstaates Wisconsin gearbeitet hat (bezahlter Urlaub wird auf die 1.000 Arbeitsstunden angerechnet).
   • Der Mitarbeiter gilt auch dann als „beschäftigt“, wenn er sich in einer genehmigten Beurlaubung, einem Militärurlaub, einer Arbeitnehmerentschädigung, einer vorübergehenden Arbeitsunfähigkeit, einer vorübergehenden Entlassung oder einer dauerhaften Entlassung befindet, wenn der Mitarbeiter wieder eingestellt wird.
2. Federal FMLA: In Übereinstimmung mit 29 C.F.R. §825.110 hat ein Angestellter Anspruch auf FMLA-Urlaub, wenn er:
   • mindestens 12 Monate bei einer Einrichtung des UW-Systems oder einer Behörde des Bundesstaates Wisconsin beschäftigt war (die 12 Monate müssen nicht aufeinander folgen und die Sommermonate zählen für Angestellte im akademischen Jahr); und
   • mindestens 1.250 Stunden für eine Einrichtung des UW-Systems oder eine Behörde des Bundesstaates Wisconsin gearbeitet hat (bezahlter Urlaub wird nicht auf die 1.250 Arbeitsstunden angerechnet) während der 12 Monate, die dem Beginn des beantragten Urlaubs unmittelbar vorausgehen.
     • Bei Vollzeitbeschäftigten im akademischen Jahr wird davon ausgegangen, dass sie die 1.250-Stunden-Norm erfüllen, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird.
     • Wenn ein Angestellter von der UW militärisch beurlaubt ist und unter den Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA) fällt, zählt dieser Zeitraum sowohl für die Zeit, die er für einen Arbeitgeber gearbeitet hat, als auch für die Anzahl der Arbeitsstunden.

C. Gründe für die Beurlaubung und Dauer der abgedeckten Beurlaubungen

1. Wisconsin FMLA: Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer sind berechtigt, während eines jeden Kalenderjahres WFMLA-gedeckte Beurlaubungen aus den in Wis. Stat. §§ 103.10(3) und (4) vorgesehen sind. Weitere Informationen finden Sie im State of Wisconsin Department of Workforce Development Equal Rights Division (ERD) Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws und in der Publikation ERD-7983-P, einem Poster, das in allen Einrichtungen des UW-Systems ausgehängt werden muss.
2. Federal FMLA: Anspruchsberechtigte Mitarbeiter sind berechtigt, aus den in 29 U.S.C. § 2612, 29 C.F.R. § 825.112(a) und 29 C.F.R. § 825.200 genannten Gründen bis zu insgesamt 12 Wochen unbezahlten FMLA-gedeckten Urlaub pro Kalenderjahr zu nehmen. Weitere Informationen zu den Gründen für einen gedeckten Urlaub finden Sie im Fact Sheet 28F.
3. des Department of Labor’s Wage and Hour Division: Nicht mehr als sechs Wochen WFMLA-Urlaub und nicht mehr als zwölf Wochen FMLA-Urlaub können von einem Arbeitnehmer für die Geburt oder Adoption eines Kindes in Anspruch genommen werden, auch wenn der Anspruch auf Urlaub in ein anderes Kalenderjahr hineinreicht. Die Geburt oder Adoption von mehr als einem Kind zur gleichen Zeit gilt als ein einziges Ereignis. In diesem Fall erhält ein Arbeitnehmer keine zusätzlichen zwölf Wochen Urlaub für jedes weitere Kind. Der WFMLA schließt keinen Urlaub im Zusammenhang mit der Unterbringung eines Kindes in einer Pflegefamilie ein.

D. Unterbrochener/teilweiser Urlaub

1. Ein Arbeitnehmer kann Urlaub aus familiären oder medizinischen Gründen in nicht kontinuierlichen Schritten nehmen (d. h. teilweise Abwesenheit vom Arbeitsplatz). Eine teilweise Abwesenheit muss in Schritten erfolgen, die dem kürzesten Schritt entsprechen, den das Organ für einen anderen Urlaub, der kein Notfall ist, zulässt, sofern dieser Urlaub den Betrieb des Arbeitgebers nicht unangemessen stört.Wenn ein Arbeitnehmer einen unterbrochenen Urlaub oder einen verkürzten Urlaubsplan in Anspruch nimmt, muss das Organ den Urlaub unter Verwendung eines Schrittes abrechnen, der nicht größer ist als die kürzeste Zeitspanne, die der Arbeitgeber für die Abrechnung anderer Urlaubsformen verwendet, sofern diese nicht mehr als eine Stunde beträgt. Die Institution darf von dem Mitarbeiter nicht verlangen, mehr Urlaub zu nehmen, als notwendig ist, um die Umstände, die den Bedarf an Urlaub auslösten, zu bewältigen, und dass FMLA-Urlaub nur auf den FMLA-Anspruch eines Mitarbeiters für den genommenen Urlaub angerechnet werden kann, nicht aber für die Zeit, die für den Arbeitgeber gearbeitet wird.Intermittierender Urlaub für alle Mitarbeiter des UW-Systems wird in 15-Minuten-Schritten erfasst.
2. Urlaub ohne Bezahlung für eine beliebige Anzahl von Stunden, die als unterbrochener Urlaub für dokumentierte FMLA-qualifizierende Zwecke genommen werden, hat keinen Einfluss auf den FLSA-befreiten Status eines berechtigten Mitarbeiters.
3. Nur die Menge des tatsächlich genommenen Urlaubs (mit oder ohne Bezahlung) kann auf die jährliche WFMLA- oder FMLA-Zuteilung angerechnet werden. Wenn zum Beispiel ein Angestellter, der normalerweise fünf Achtstundentage pro Woche arbeitet, einen Tag frei nimmt, würde der Angestellte acht Stunden seines W/FMLA-Anspruchs nutzen.
4. Für Angestellte, die weniger als Vollzeit arbeiten, wird die Menge des Urlaubs, auf die sie Anspruch haben, auf einer proportionalen Basis bestimmt, indem der neue Zeitplan mit dem normalen Zeitplan des Angestellten verglichen wird. Wenn zum Beispiel ein Arbeitnehmer, der normalerweise 30 Stunden pro Woche arbeitet, nun 20 Stunden pro Woche im Rahmen eines reduzierten Arbeitsplans arbeitet, würde der Arbeitnehmer zehn Stunden FMLA-Urlaub pro Woche in Anspruch nehmen. Die normale Arbeitswoche eines Arbeitnehmers, dessen Arbeitsplan variiert, basiert auf dem wöchentlichen Durchschnitt der geplanten Stunden, einschließlich der Urlaubsstunden, während der letzten 12 Monate vor Beginn des Urlaubszeitraums.
5. Wenn es für einen Arbeitnehmer, der intermittierenden Urlaub in Anspruch nimmt oder einen reduzierten Urlaubsplan arbeitet, physisch unmöglich ist, die Arbeit in der Mitte einer Schicht zu beginnen oder zu beenden, wird der gesamte Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer gezwungen ist, abwesend zu sein, als FMLA-Urlaub bezeichnet und zählt auf den FMLA-Anspruch des Arbeitnehmers.

E. Use and Substitution of Paid Leave

All qualifying leave, with or without pay, must be designated by the institution as leave under W/FMLA and it will count against the employee’s W/FMLA entitlement. Die Mitarbeiter sind berechtigt, während eines qualifizierten W/FMLA-Urlaubs jeden verfügbaren bezahlten Urlaub zu nehmen. Die UW-Institutionen müssen jedoch alle qualifizierten bezahlten Urlaubstage als W/FMLA-Urlaub ausweisen. Angestellte können sich auch dafür entscheiden, unbezahlten Urlaub zu nehmen, wenn sie W/FMLA-Urlaub nehmen, anstatt ihren bezahlten Urlaub zu verwenden.

Während eines Urlaubs, der nur als WFMLA-Urlaub oder als gleichzeitiger WFMLA- und FMLA-Urlaub qualifiziert, können Angestellte jeden verfügbaren bezahlten Urlaub ersetzen, einschließlich Krankheitsurlaub, unabhängig von den Richtlinien des UW-Systems und der Institution bezüglich dieses bezahlten Urlaubs. Wenn jedoch ein bezahlter Urlaub nicht als WFMLA-Urlaub qualifiziert, muss der Arbeitnehmer alle Richtlinien des UW-Systems und der UW-Institutionen bezüglich dieses bezahlten Urlaubs einhalten. Wenn ein Mitarbeiter berechtigt ist, FMLA-Urlaub, aber nicht WFMLA-Urlaub zu nehmen, und der Mitarbeiter keinen qualifizierten bezahlten Urlaub zur Verfügung hat, kann der Mitarbeiter nur unbezahlten Urlaub nehmen.

F. Continuation of Employee Benefits

Alle Arbeitnehmerleistungen können während eines unbezahlten oder bezahlten WFMLA- und/oder FMLA-gedeckten Urlaubs aufrechterhalten werden. Der Arbeitnehmer muss weiterhin alle vom Arbeitnehmer geforderten Prämien rechtzeitig zahlen, um die Leistungen aufrechtzuerhalten.

Die staatliche Gruppenkrankenversicherung muss zu den Bedingungen aufrechterhalten werden, die unmittelbar vor Beginn des W/FMLA-Urlaubs galten. Der Arbeitnehmer muss weiterhin den Arbeitnehmerbeitrag zahlen und hat Anspruch auf den Arbeitgeberbeitrag zur Prämie für die Dauer des W/FMLA-gedeckten Urlaubs.

G. WFMLA- und FMLA-Verwaltungsprozess

Es liegt in der Verantwortung der Institution des UW-Systems sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die entsprechenden WFMLA- und/oder FMLA-Formulare rechtzeitig einreichen und erhalten.

(1) Antrag des Mitarbeiters auf Urlaub

1. Die Mitarbeiter müssen die Notwendigkeit eines W/FMLA-Urlaubs 30 Tage im Voraus ankündigen, wenn der Bedarf absehbar ist. Ist eine Vorankündigung mit einer Frist von 30 Tagen nicht möglich, muss der Mitarbeiter dies so schnell wie möglich mitteilen und generell die üblichen und üblichen Ankündigungs- und Verfahrensvorschriften der UW-Institution für die Beantragung von Urlaub einhalten. Wenn ein Mitarbeiter die üblichen Mitteilungs- und Verfahrensvorschriften nicht einhält und keine außergewöhnlichen Umstände die Nichteinhaltung rechtfertigen, kann der FMLA-geschützte Urlaub verzögert oder verweigert werden.
2. Die Mitarbeiter werden ermutigt, das Formular Employee Request for Family and/or Medical Leave (UWS 80) zu verwenden, um einen W/FMLA-geschützten Urlaub bei der Institution zu beantragen. Ein Mitarbeiter, der einen WFMLA-Urlaub zur Pflege eines Lebenspartners oder eines Elternteils eines Lebenspartners beantragt, muss dieses Formular ausfüllen, um die Lebenspartnerschaft für WFMLA-Zwecke zu bescheinigen.

(2) Bescheinigungsformulare für Mitarbeiter

1. Alle Bescheinigungsformulare von Gesundheitsdienstleistern müssen den Vertraulichkeitsanforderungen des Genetic Information Nondiscrimination Act von 2008 (GINA) entsprechen. Siehe Anhang A für die Informationen, die allen Anfragen an Gesundheitsdienstleister für medizinische Informationen beigefügt werden müssen.
2. Ein Mitarbeiter oder der Sprecher des Mitarbeiters (z. B., wenn der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist, der Ehepartner, ein erwachsenes Kind, ein Elternteil, ein Arzt usw.) muss ausreichende Informationen über den Grund für den Urlaubsantrag des Mitarbeiters liefern, damit die UW-Einrichtung feststellen kann, ob ein W/FMLA-Urlaub angemessen ist.
3. Eine Einrichtung kann von einem Mitarbeiter verlangen, dass er eine Bescheinigung und eine regelmäßige Neubescheinigung vorlegt, die die Notwendigkeit des Urlaubs belegen.Ist eine ärztliche Bescheinigung erforderlich, so muss der Arbeitnehmer diese innerhalb von 15 Kalendertagen nach Beantragung des Urlaubs bei der beauftragten Person des Organs einreichen, es sei denn, dies ist unter den gegebenen Umständen nicht möglich. Die Genehmigung wird vorbehaltlich des Eingangs der ärztlichen Bescheinigung erteilt, sofern diese erforderlich ist. (Hinweis: Ist die ärztliche Bescheinigung unzureichend, hat der Arbeitnehmer 7 Tage Zeit, um zusätzliche klärende medizinische Unterlagen einzureichen).
4. Wenn ein Bescheinigungsformular erforderlich ist, wird empfohlen, dass eines der folgenden Bescheinigungsformulare oder ein gleichwertiges Formular von dem Arbeitnehmer oder seinem Sprecher ausgefüllt wird.
   • Certification of Health Care Provider for Employee’s Serious Health Condition (DOL WH-380-E)
     Hinweis zu Arbeitnehmern, die nur einen WFMLA-Urlaub nehmen – Wenn ein Arbeitnehmer nur einen WFMLA-Urlaub nimmt (der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf FMLA auf Bundesebene), sollte der Arbeitnehmer das WFMLA-konforme Formular, UWS 82a, verwenden, um seinen eigenen schweren Gesundheitszustand zu bestätigen.
   • Certification of Health Care Provider for Family Member’s Serious Health Condition (DOL WH-380-F)
     Hinweis zu Mitarbeitern, die nur einen WFMLA-Urlaub nehmen – Wenn ein Mitarbeiter nur einen WFMLA-Urlaub nimmt (der Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf FMLA auf Bundesebene und/oder der Mitarbeiter nimmt einen Urlaub zur Pflege eines Lebenspartners oder eines Elternteils eines Lebenspartners), sollte der Mitarbeiter das WFMLA-konforme Formular, UWS 83a, verwenden, um den schweren Gesundheitszustand eines Familienmitglieds zu bescheinigen.
   • Certification of Qualifying Exigency for Military Family Leave (DOL WH-384)
   • Certification for Serious Injury or Illness of Current Servicemember – for Military Family Leave (DOL WH-385) – ein Angestellter muss dieses Formular ausfüllen, wenn der Angestellte FMLA-geschützten Urlaub wünscht, um ein derzeitiges Mitglied der Streitkräfte zu betreuen, das ein Familienmitglied oder ein nächster Verwandter ist und das aufgrund des Militärdienstes schwer erkrankt oder verletzt ist.
   • Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V) – ein Angestellter muss dieses Formular ausfüllen, wenn er FMLA-geschützten Urlaub zur Pflege eines Militärveteranen wünscht, der ein Familienmitglied oder ein nächster Angehöriger ist und der aufgrund des Militärdienstes schwer erkrankt oder verletzt ist.

(3) UW Institution Responsibilities

(a) Rights & Responsibilities Notice

Die UW Institution muss einem Mitarbeiter innerhalb von fünf Arbeitstagen (wenn möglich) das Formular Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities (UWS 81) oder ein gleichwertiges Formular zur Verfügung stellen, wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, der unter WFMLA und/oder FMLA fallen kann. Wurde der Antrag des Arbeitnehmers nicht vor der Inanspruchnahme des Urlaubs gestellt, muss das Formular innerhalb von fünf Tagen nach dem Datum der erstmaligen Inanspruchnahme des WFMLA- und/oder FMLA-qualifizierenden Urlaubs eingereicht werden (siehe Rückwirkende Bestimmung unten).

(b) Benennungsmitteilung

Die UW-Einrichtung muss dem Arbeitnehmer, der eine W/FMLA-geschützte Beurlaubung beantragt hat, eine Benennungsmitteilung (UWS 86) oder eine gleichwertige Mitteilung zukommen lassen, um den Arbeitnehmer darüber zu informieren, ob die Beurlaubung genehmigt wird und/oder ob der Arbeitnehmer zusätzliche Informationen einreichen muss, bevor die Beurlaubung genehmigt werden kann.

Verlangt die UW-Einrichtung, dass der Arbeitnehmer eine Tauglichkeitsbescheinigung vorlegt, um wieder in den Dienst aufgenommen zu werden, muss die Einrichtung zusammen mit der Benennungsmitteilung über diese Anforderung informieren. Die UW-Einrichtung muss eine Liste der wesentlichen Funktionen der Position des Mitarbeiters beifügen und in der Benennungsmitteilung darauf hinweisen, dass sich die Bescheinigung auf die Fähigkeit des Mitarbeiters beziehen muss, diese wesentlichen Funktionen auszuführen.

Wenn sich die Informationen, die die Einrichtung dem Mitarbeiter in der Benennungsmitteilung gegeben hat, ändern (z. B., der Mitarbeiter schöpft den W/FMLA-Urlaubsanspruch aus), muss die Einrichtung die Änderung innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Eingang der ersten Mitteilung des Mitarbeiters über den Urlaubsbedarf nach einer Änderung schriftlich mitteilen.

Die Einrichtung muss den Mitarbeiter über den Umfang des Urlaubs informieren, der auf den W/FMLA-Urlaubsanspruch des Mitarbeiters angerechnet wird. Ist es nicht möglich, den Umfang des Urlaubs im Voraus zu bestimmen, muss die Einrichtung den Umfang des Urlaubs, der auf den W/FMLA-Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers angerechnet wird, auf Antrag des Arbeitnehmers mitteilen, jedoch nicht öfter als einmal innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen, in dem der Urlaub genommen wurde. Die Mitteilung über den Umfang des genommenen W/FMLA-Urlaubs kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Im Falle einer mündlichen Mitteilung muss sie spätestens am nächsten Zahltag, der mindestens eine Woche später liegt, schriftlich bestätigt werden. Die schriftliche Mitteilung kann in jeder beliebigen Form erfolgen.

Wenn der Urlaub sowohl als Urlaub zur Pflege eines aktiven Wehrdienstleistenden oder Veteranen während eines einzigen 12-Monats-Zeitraums als auch als Urlaub zur Pflege eines Familienmitglieds mit einem schweren Gesundheitszustand gelten würde, wird der Urlaub als Urlaub zur Pflege eines aktiven Wehrdienstleistenden und nicht als Urlaub zur Pflege eines Familienmitglieds mit einem schweren Gesundheitszustand ausgewiesen und gezählt.

Retroactive designation: Wenn das Organ den Urlaub nicht rechtzeitig festlegt, muss es den Urlaub rückwirkend als W/FMLA-Urlaub mit einer entsprechenden Mitteilung an den Arbeitnehmer festlegen, es sei denn, das Versäumnis des Arbeitgebers, den Urlaub rechtzeitig festzulegen, verursacht einen Schaden oder eine Verletzung des Arbeitnehmers. In allen Fällen können ein Arbeitgeber und ein Arbeitnehmer einvernehmlich vereinbaren, dass der Urlaub rückwirkend als W/FMLA-Urlaub ausgewiesen wird.

H. Abschluss des Urlaubs

Urlaub, der während des Kalenderjahres zur Verfügung steht, muss innerhalb dieses Kalenderjahres genommen werden. Urlaub, der während eines einzigen 12-Monats-Zeitraums zur Verfügung steht, um ein derzeitiges Mitglied des Militärs oder einen Veteranen zu betreuen, muss innerhalb dieses einzigen 12-Monats-Zeitraums in Anspruch genommen werden. Bei Nichtinanspruchnahme verfällt der Urlaubsanspruch am Ende des Zwölfmonatszeitraums, in dem der Urlaub genommen wurde. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Urlaub wegen Geburt oder Adoption verfällt 12 Monate nach dem Tag der Geburt oder der Abgabe zur Adoption.

Wurde ein Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum oder nur für die Arbeit an einem bestimmten Projekt eingestellt, ist das Organ nicht verpflichtet, den Arbeitnehmer wieder einzustellen, wenn der Beschäftigungszeitraum oder das Projekt beendet ist und die Behörde den Arbeitnehmer ansonsten nicht weiter beschäftigt hätte.

I. FMLA und Worker’s Compensation

Wenn ein schwerwiegender Gesundheitszustand auf eine Verletzung des Arbeitnehmers während der Arbeit zurückzuführen ist, läuft der FMLA-Anspruch des Arbeitnehmers zeitgleich mit den Leistungen der Worker’s Compensation. Wenn der Arzt, der den Arbeitnehmer wegen der Arbeitsunfallverletzung behandelt, bescheinigt, dass der Arbeitnehmer in der Lage ist, zu einer „leichten Arbeit“ zurückzukehren, aber nicht in der Lage ist, zu derselben oder einer gleichwertigen Arbeit zurückzukehren, kann der Arbeitnehmer das Angebot einer leichten Arbeit ablehnen. Infolgedessen kann der Arbeitnehmer die Entschädigungszahlungen verlieren, ist aber berechtigt, unbezahlten FMLA-Urlaub zu nehmen, bis der 12-wöchige Anspruch erschöpft ist.

Alle Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer während des Entschädigungsurlaubs von der Arbeit abwesend ist, sollten nicht als Zeiten gezählt werden, die unter dem WFMLA genutzt werden.

J. Recht des Arbeitnehmers auf Wiedereinstellung

Nach der Rückkehr aus dem W/FMLA-Urlaub hat ein Arbeitnehmer im Allgemeinen Anspruch auf die gleiche Stelle, die er zu Beginn des Urlaubs innehatte, oder auf eine gleichwertige Stelle mit gleichwertigen Leistungen, Entgelten und sonstigen Beschäftigungsbedingungen. Ein Angestellter hat auch dann Anspruch auf eine solche Wiedereinstellung, wenn der Angestellte ersetzt wurde oder seine Stelle umstrukturiert wurde, um die Abwesenheit des Angestellten zu berücksichtigen. Ein Arbeitnehmer hat jedoch keinen größeren Anspruch auf Wiedereinstellung oder auf andere Leistungen und Arbeitsbedingungen, als wenn er während der FMLA-Urlaubszeit ununterbrochen beschäftigt gewesen wäre. Ein Arbeitgeber muss nachweisen können, dass ein Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der beantragten Wiedereinstellung nicht beschäftigt worden wäre, um die Wiedereinstellung zu verweigern.

K. WFMLA and FMLA Required Posted Notices

(1) WFMLA

In accordance with Wis. Stat. § 103.10(14) muss jede UW-Einrichtung an einer oder mehreren gut sichtbaren Stellen, an denen üblicherweise Mitteilungen an die Mitarbeiter ausgehängt werden, einen Hinweis in der vom DWD genehmigten Form anbringen, in dem die Rechte der Staatsbediensteten nach dem WFMLA dargelegt werden.

(2) FMLA

In Übereinstimmung mit 29 C.F.R. § 825.300 muss jede UW-Einrichtung an einer oder mehreren gut sichtbaren Stellen, an denen üblicherweise Mitteilungen an die Mitarbeiter ausgehängt werden, einen Hinweis anbringen, in dem die Rechte der Mitarbeiter nach dem FMLA dargelegt werden. Dieser Hinweis sollte sowohl in englischer als auch in spanischer Sprache ausgehängt werden.

L. Aufbewahrung von Aufzeichnungen

UW-Institutionen müssen mindestens drei Jahre lang Aufzeichnungen über alle unter WFMLA und FMLA genommenen Urlaubstage aufbewahren. Zu den Aufzeichnungen, die aufbewahrt werden müssen, gehören:

• Grundlegende Gehaltsabrechnungs- und Identifizierungsdaten der Mitarbeiter, einschließlich Name, Adresse und Beruf; Lohnsatz und Vergütungsbedingungen (d.h. Gehalt vs. Stundenlohn); tägliche und wöchentliche Arbeitsstunden pro Lohnperiode; Zuschläge zum oder Abzüge vom Lohn; und gezahlte Gesamtvergütung.
• Daten des FMLA-Urlaubs der Mitarbeiter. Der Urlaub muss in den Aufzeichnungen als FMLA-Urlaub bezeichnet werden.
• Die Stunden des Urlaubs, wenn FMLA-Urlaub in Schritten von weniger als einem ganzen Tag genommen wird.
• Kopien der Mitteilungen an die Mitarbeiter über den Urlaub, die der Behörde unter FMLA übermittelt wurden, und Kopien aller Mitteilungen, die den Mitarbeitern gemäß FMLA erteilt wurden. Diese Kopien können in der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden.
• Alle Dokumente (einschließlich schriftlicher und elektronischer Aufzeichnungen), die die Leistungen für Mitarbeiter oder die Richtlinien und Praktiken der Behörde in Bezug auf die Inanspruchnahme von bezahltem und unbezahltem Urlaub beschreiben.
• Prämienzahlungen für Leistungen für Mitarbeiter.
• Aufzeichnungen von Streitigkeiten zwischen der Behörde und einem Mitarbeiter über die Einstufung von Urlaub als FMLA-Urlaub, einschließlich einer schriftlichen Erklärung der Behörde oder des Mitarbeiters über die Gründe für die Einstufung und für die Uneinigkeit.
• Aufzeichnungen und Dokumente in Bezug auf ärztliche Bescheinigungen, Rezertifizierungen oder Krankengeschichten von Mitarbeitern oder Familienmitgliedern von Mitarbeitern, die für die Zwecke von FMLA erstellt wurden, müssen als vertrauliche medizinische Aufzeichnungen in getrennten Akten von den üblichen Personalakten aufbewahrt werden. Wenn der ADA ebenfalls anwendbar ist, müssen solche Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den Vertraulichkeitsanforderungen des ADA aufbewahrt werden, mit der Ausnahme, dass:
  • Vorgesetzte und Manager über notwendige Einschränkungen der Arbeit oder der Pflichten eines Mitarbeiters und notwendige Anpassungen informiert werden können.
  • Erste-Hilfe- und Sicherheitspersonal kann gegebenenfalls informiert werden, wenn der körperliche oder medizinische Zustand des Mitarbeiters eine Notfallbehandlung erfordern könnte.
  • Regierungsbeamte, die die Einhaltung von FMLA untersuchen, müssen auf Anfrage relevante Informationen erhalten.

Zugehörige Dokumente

Formulare für Arbeitnehmer

Antrag des Arbeitnehmers auf Urlaub aus familiären und/oder medizinischen Gründen (UWS 80)
Bescheinigung des Gesundheitsdienstleisters über einen schweren Gesundheitszustand des Arbeitnehmers (DOL WH-380-E)
Bescheinigung eines Gesundheitsdienstleisters für einen schweren Gesundheitszustand des Mitarbeiters – nur WFMLA (UWS 82a)
Bescheinigung eines Gesundheitsdienstleisters für einen schweren Gesundheitszustand eines Familienmitglieds (DOL WH-380-F)
Bescheinigung des Gesundheitsdienstleisters für den schweren Gesundheitszustand eines Familienmitglieds – nur WFMLA (UWS 83a)
Bescheinigung für einen qualifizierten Grund für Familienurlaub beim Militär (DOL WH-384)
Bescheinigung für eine schwere Verletzung oder Erkrankung eines derzeitigen Servicemitglieds – für Familienurlaub beim Militär (DOL WH-385)
Bescheinigung für eine schwere Verletzung oder Erkrankung eines Veteranen – für Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V)

Arbeitgeberformulare

Benachrichtigung über Anspruchsberechtigung und Rechte &Verantwortlichkeiten (UWS 81)
Benachrichtigung über die Benennung (UWS 86)

UW-Systemdokumente

SYS 1210, Urlaub, bezahlte Urlaubsbanken und Urlaubsgeldauszahlung
SYS 1211, Persönlicher Urlaub & Gesetzliche Urlaubsverwaltung
SYS 1212, Krankheitsurlaub
SYS 1214, Katastrophenurlaubsprogramm
SYS 1215, Paid Leave of Absence for Bone Marrow and Human Organ Donation

State WFMLA and Federal FMLA Information

Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws
Department of Labor – Family and Medical Leave
Wisconsin HR Handbook Chapter 724 – Family and Medical Leave

Policy History

Reviewed by the Board of Regents, April 10, 2015

Anhang A

Hinweis für FMLA-Verwalter an UW-Institutionen
Der unten aufgeführte Hinweis zum Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) sollte allen Anfragen an Gesundheitsdienstleister nach medizinischen Informationen beigefügt werden. Die Erklärung kann auf dem Formular für die ärztliche Bescheinigung oder dem Formular für die Arbeitsfähigkeit enthalten sein, oder sie kann in einem Brief oder Memo bereitgestellt werden, das der Anfrage nach medizinischen Informationen beigefügt wird.

Die Bereitstellung eines GINA-Hinweises bietet einen „sicheren Hafen“, wenn versehentlich genetische Informationen erworben werden, die für eine vollständige ärztliche Bescheinigung im Rahmen des FMLA nicht erforderlich sind.

Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 Notification
Der Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 (GINA) verbietet es Arbeitgebern und anderen Stellen, die unter GINA Titel II fallen, genetische Informationen einer Person oder eines Familienmitglieds der Person anzufordern oder zu verlangen, es sei denn, dies ist durch dieses Gesetz ausdrücklich erlaubt, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Fälle, in denen der Arbeitnehmer Urlaub für den Gesundheitszustand eines Familienmitglieds beantragt, um (1) die angemessene Nutzung von Krankheitsurlaub zu dokumentieren; und (2) wenn eine „Familienanamnese“ in dem Maße erforderlich ist, dass die ärztliche Bescheinigung gemäß FMLA und WFMLA vollständig und ausreichend ist.

Um dieses Gesetz einzuhalten, bitten wir Sie, bei der Beantwortung dieser Anfrage nach medizinischen Informationen keine genetischen Informationen anzugeben, es sei denn, sie entsprechen den oben genannten Ausnahmen für Familienmitglieder.

Genetische Informationen“, wie sie von GINA definiert werden, umfassen die medizinische Familienanamnese einer Person, die Ergebnisse genetischer Tests einer Person oder eines Familienmitglieds, die Tatsache, dass eine Person oder ein Familienmitglied genetische Dienste in Anspruch genommen hat, sowie genetische Informationen über einen Fötus, der von einer Person oder einem Familienmitglied ausgetragen wird, oder über einen Embryo, der sich rechtmäßig in der Obhut einer Person oder eines Familienmitglieds befindet, die/der reproduktionsunterstützende Dienste erhält.