Wie Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch für 2021 schreiben und aktualisieren

Aktualisiert am 17. Februar 2021

Mitarbeiterhandbücher im Jahr 2021: The Definitive Guide

Ein gutes Mitarbeiterhandbuch ist ein wertvolles Instrument. Viele Unternehmer übersehen jedoch die Bedeutung eines gut geschriebenen Mitarbeiterhandbuchs.

Ist Ihr Handbuch ein nützliches Instrument für Ihr Unternehmen? In der Tat, ein gutes Mitarbeiterhandbuch wird:

• Erwartungen an neue Mitarbeiter festlegen
• Unternehmensrichtlinien kodifizieren, organisieren und aktualisieren
• Das Onboarding vereinfachen
• Neuen Mitarbeitern zum Erfolg verhelfen
• Schulung und Durchsetzung erleichtern
• Sie vor Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften schützen

In diesem Artikel befassen wir uns eingehend mit Mitarbeiterhandbüchern: was, warum und wie. Damit Sie das finden, was Sie brauchen, haben wir diesen Leitfaden in fünf Abschnitte gegliedert:

1. Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
2. Was müssen Sie rechtlich in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen?
3. Handbuchbeispiele, die Sie inspirieren
4. Die Herausforderung, Handbücher auf dem neuesten Stand zu halten
5. 20 Gründe, warum Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch aktualisieren müssen

Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

In diesem Abschnitt erklären wir die Bedeutung eines guten Handbuchs. Erstens ist es für einen reibungslosen Betrieb unerlässlich. Es sollte die erste Anlaufstelle für Richtlinien sein. Zweitens ist es nicht nur für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wichtig. Es ist die erste Anlaufstelle, wenn es z. B. um eine rechtliche Klärung geht. Drittens können Sie es nutzen, um Ihre Unternehmenskultur zu präsentieren.

Was brauche ich für ein Mitarbeiterhandbuch?

Nachdem wir nun seine Bedeutung erörtert haben, was müssen Sie in Ihr Handbuch aufnehmen?

Aktuell so ziemlich alles. Schließlich ist es ein Benutzerhandbuch für neue Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte. Wenn Sie bei Null anfangen, müssen Sie natürlich mit mehreren Entwürfen rechnen. Nehmen Sie sich Zeit und holen Sie die Meinung aller ein.

Ein Personalverwaltungssystem (HRMS) macht das Ganze natürlich einfacher.

Jetzt können wir loslegen. Die meisten großen Unternehmen haben folgende Punkte in ihrem Handbuch festgehalten:

• Unternehmenspolitik
• Vergütung/Vergünstigungen
• Beschäftigungsbedingungen
• Lohnabzüge
• Disziplinierung
• Bezahlte Freizeit
• Dienstreisen
• Überstunden
• Nichtdiskriminierung
• Interessenkonflikt
• COVID-19-Maßnahmen zur Infektionsprävention
• Geistiges Eigentum
• Retaliation
• Telearbeit
• Verhaltenskodex
• Zeit und Anwesenheit
• Ethik
• Kleiderordnung
• Sicherheit
• Mobile Geräte
• Soziale Medien
• Cannabis

Wichtig, ein Mitarbeiterhandbuch sollte ein lebendiges Dokument sein. Überprüfen Sie es daher häufig und aktualisieren Sie es, wenn es erforderlich ist. Zum Beispiel, wenn ein neues Gesetz verabschiedet wird. Durch proaktive Aktualisierungen lassen sich nämlich Probleme vermeiden. So haben sich Unternehmen, die bereits vor 20 Jahren eine Richtlinie zum Umgang mit sozialen Medien erstellt haben, eine Menge Ärger erspart. Ebenso konnten Unternehmen, die ihre Personalverantwortlichen über illegale Fragen bei Vorstellungsgesprächen informierten, Klagen vermeiden. Außerdem waren diejenigen, die sich mit sexueller Belästigung befassten, der Zeit voraus.

Was muss Ihr neues Mitarbeiterhandbuch enthalten?

Nachdem wir nun das „Was“ erörtert haben, lassen Sie uns nun das „Warum“ diskutieren. Warum brauchen Sie ein Handbuch? Und ist es gesetzlich vorgeschrieben? Das Bundesarbeitsministerium verlangt nicht, dass Sie ein Handbuch haben. Es wird jedoch verlangt, dass Sie Ihre Mitarbeiter über ihre Rechte informieren. Daher verzichten einige Arbeitgeber auf ein Handbuch für die Beschilderung am Arbeitsplatz. Bei der Einarbeitung händigen sie einen Stapel Papiere aus. Kluge Arbeitgeber verfügen über die erforderlichen Hinweisschilder am Arbeitsplatz und ein gutes Mitarbeiterhandbuch.

Wie kann ein unvollständiges Handbuch Probleme verursachen? Nehmen wir diese auf Reddit beschriebene Situation:

Ich wusste nicht, dass ich mich vor Ablauf meiner drei Monate für die Krankenversicherung anmelden sollte. Das wurde mir nie gesagt, ich nahm einfach an, dass ich das nicht kann, bis meine drei Monate vorbei sind. Ich habe mich umgehört und herausgefunden, dass ich mich anscheinend vorher anmelden muss. Gibt es irgendetwas, was ich tun kann? Ich könnte die Krankenversicherung wirklich gut gebrauchen. Reddit

Staats-, Bundes-, Kommunal- und Gewerkschaftsgesetze am Arbeitsplatz

Bevor Sie ein neues Handbuch verfassen (oder eines aktualisieren), sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass viele Gesetze am Arbeitsplatz eine Rolle spielen. Wenn Sie Mitarbeiter in mehr als einer Stadt oder einem Bundesstaat beschäftigen, benötigen Sie beispielsweise standortspezifische Abschnitte.

At-Will-Beschäftigungsklausel

„At-will“ bedeutet, dass jede Partei das Arbeitsverhältnis jederzeit beenden kann. In allen Staaten außer Montana wird diese Vereinbarung standardmäßig angenommen. Wenn Sie also Angestellte in Montana haben, sollten Sie dies klar und deutlich formulieren.

Gleiche Beschäftigung und Anti-Belästigung

Die Equal Employee Opportunity Commission (EEOC) regelt dies. Stellen Sie sicher, dass Sie inakzeptables Verhalten detailliert beschreiben. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern außerdem, was sie tun sollen, wenn sie belästigt werden oder sehen, dass ein Kollege belästigt wird. Legen Sie außerdem dar, was Sie tun werden, wenn ein Mitarbeiter eine Belästigung geltend macht.

Federal Medical Leave Act (FMLA)

Zusätzlich zum FMLA-Plakat müssen die Informationen in schriftlicher Form bereitgestellt werden. Wenn ein Angestellter Urlaub nehmen muss, kann er also in Ihrem Handbuch detaillierte Anweisungen finden.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Um einen sicheren Arbeitsplatz zu haben, müssen Ihre Angestellten Ihre Sicherheitsrichtlinien kennen. Wie stellen Sie dies sicher? Lehren Sie diese zunächst auf verschiedene Weise. Führen Sie persönliche Schulungen durch. Vergessen Sie nicht die Plakate, damit die Mitarbeiter sie im Gedächtnis behalten. Vor allem aber sollten Sie sie gleich am ersten Tag in das Handbuch aufnehmen. Schließlich wollen Sie, dass Ihre neuen Mitarbeiter Ihr Engagement für die Sicherheit verstehen.

Drug-Free Workplace Policies

Der Drug-Free Workplace Act von 1988 lief 2010 aus. Möglicherweise gibt es jedoch in Ihrem Land ein ähnliches Programm. Daher ist es eine gute Idee, eine Richtlinie zum Drogenmissbrauch zu haben, unabhängig davon, ob es in Ihrem Staat ein Gesetz gibt oder nicht. Wenn Sie z. B. Drogentests durchführen, dürfen Ihre Richtlinien nicht diskriminierend sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Gesetze kennen und sie in Ihrem Handbuch erläutern.

Abschließende Gehaltsabrechnung und nicht genutzte PTO

Abschließende Fragen können je nach Ihrem Wohnort einem Bundes- oder Landesgesetz unterliegen. Wenden Sie sich deshalb an Ihre Rechtsabteilung. In einigen Bundesstaaten sind Arbeitgeber beispielsweise verpflichtet, nicht genutzte PTO auszuzahlen.

COBRA

In Ihrem Handbuch sollte festgelegt sein, was geschieht, wenn ein Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird. Wenn Sie Gesundheitsleistungen anbieten, haben ehemalige Mitarbeiter das Recht, sich bei COBRA anzumelden. (COBRA ist eine Abkürzung für den Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Es sieht unter anderem die Fortführung des Krankenversicherungsschutzes nach der Trennung vor. Im praktischen Sprachgebrauch bezieht sich der Begriff auf den Leistungsplan, den das Unternehmen im Rahmen von COBRA anbietet). Ehemalige Mitarbeiter, die COBRA beantragen, benötigen Anmeldeformulare. Wenn Sie über ein HRMS verfügen, sollten Sie daher einen Link zu diesen Formularen in Ihr Handbuch aufnehmen.

Zeit und Anwesenheit

Denken Sie daran, dass die Lohn- und Arbeitszeitgesetze mit der Zeiterfassung der Mitarbeiter verknüpft sind. Daher ist es wichtig zu wissen, wie die Arbeitszeiten zu erfassen sind. In Ihrem Handbuch sollte erläutert werden, wie die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Dazu gehören z. B. Regeln für Mahlzeiten und Pausen, PTO, Mindestlohn, Überstunden und eine faire Arbeitswoche.

Allgemeine Haftungsausschlüsse

Es kann sein, dass viele Dokumente im Umlauf sind. Schützen Sie sich vor veralteten oder schlecht geschriebenen Richtlinien, die vor dem Inkrafttreten der geltenden Gesetze erstellt wurden. Weisen Sie deutlich darauf hin, dass das Handbuch Vorrang vor allen anderen Vorschriften hat. Dies gibt Ihnen auch einen gewissen Schutz vor informellen oder „angenommenen“ Richtlinien. Beides könnte im Widerspruch zu offiziellen Richtlinien oder Gesetzen stehen. Schützen Sie sich zumindest, indem Sie darauf hinweisen, dass die Richtlinien geändert werden können.

Anerkennung und Zustimmung des Mitarbeiters

HRMS mit elektronischer Unterschrift vereinfachen die Mitarbeiterschulung. Die Mitarbeiter können die Richtlinien in digitaler Form lesen. Dann unterschreiben sie, dass sie sie verstehen und befolgen werden. Mitarbeiter, Manager und Verwaltungspersonal können in der Datenbank schnell nach jedem Formular suchen. Elektronische Dokumente vereinfachen das Berichtswesen.

Beispiele für Mitarbeiterhandbücher, die Sie inspirieren

Nachdem wir nun die „Muss-Bestimmungen“ besprochen haben, wollen wir uns einige Beispiele für Mitarbeiterhandbücher ansehen. Sehen Sie, wie diese Personalabteilungen ihr Mitarbeiterhandbuch zum Leben erweckt haben. Mitarbeiterhandbuch von The Motley Fool Wir sind besonders stolz darauf, uns „Foolish“ zu nennen – mit einem großen F. In Anlehnung an Shakespeare. Es ist unsere Visitenkarte, respektlos zu sein. Zu belehren und zu amüsieren. Und die Wahrheit zu sagen. Unsere Grundwerte lassen sich also einfach mit „Be Foolish“ zusammenfassen. Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook „Jeder bei Tesla kann und sollte mit jedem anderen darüber reden, was seiner Meinung nach der schnellste Weg ist, ein Problem zum Nutzen des gesamten Unternehmens zu lösen. Sie können mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Sie können auch mit dem Vorgesetzten Ihres Vorgesetzten sprechen. Und Sie können direkt mit einem Vizepräsidenten einer anderen Abteilung sprechen. Außerdem können Sie mit Elon sprechen – Sie können mit jedem sprechen, ohne die Erlaubnis eines anderen.“ Anti-Handbuch für Tesla-Mitarbeiter

Trello-Mitarbeiterhandbuch Neu eingestellte Mitarbeiter bei Trello erhalten ein Handbuch, das in einem Trello-Board organisiert ist. Komplett mit charmanten Bildern von liebenswerten Hunden und Katzen. Sie können es hier sehen.

Die Herausforderung, Handbücher auf dem neuesten Stand zu halten

Es erfordert ständige Bemühungen, das Mitarbeiterhandbuch auf dem neuesten Stand zu halten. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen ohne Personalleiter. Erstens hat die beauftragte Person nicht immer die Zeit, sich um die Feinheiten zu kümmern. In manchen Unternehmen ist das Verfassen und Aktualisieren des Handbuchs eine gefürchtete Aufgabe. Infolgedessen ist niemand bereit, die Verantwortung zu übernehmen, und die Verantwortung wird immer weitergereicht. Zweitens drücken die Druckkosten die knappen Budgets. Das ist bedauerlich. Schließlich brauchen kleine Unternehmen ein gutes Handbuch genauso sehr wie größere Unternehmen.

Probleme mit veralteten Mitarbeiterhandbüchern

In diesem Abschnitt werden wir über Probleme mit veralteten Handbüchern sprechen. Ein veraltetes Handbuch kann mehr Schaden als Nutzen bringen. Vor allem, wenn die Richtlinien nicht konform sind. Ein unvollständiges Handbuch stiftet Verwirrung. Außerdem kann es für neue Mitarbeiter besonders problematisch sein.

Betrachten Sie folgendes Beispiel: Was ist, wenn ein neuer Mitarbeiter davon ausgeht, dass die Gesundheitsleistungen sofort beginnen? Angenommen, Ihr Unternehmen hat eine Wartezeit von 60 Tagen. Der Mitarbeiter beendet seinen bisherigen Versicherungsschutz, bevor die neuen Leistungen in Kraft treten. Dann hat der neue Mitarbeiter einen größeren medizinischen Aufwand. Sie werden einen verärgerten Mitarbeiter mit einem Berg von Arztrechnungen haben.

Das ist keine gute Art, eine neue Stelle anzutreten. Hier ist ein besseres Szenario: Im Handbuch wird die Wartezeit eindeutig erklärt. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten per E-Mail einen Link zum Mitarbeiterhandbuch, sobald sie das Stellenangebot angenommen haben. Ermutigen Sie den neuen Mitarbeiter in dieser E-Mail, das Handbuch bald zu lesen. Dies gilt insbesondere für den Abschnitt über die Sozialleistungen. Die Personalabteilung kann das HRMS nutzen, um den Fortschritt zu überwachen und den neuen Mitarbeiter daran zu erinnern, das Handbuch zu Ende zu lesen. Nach der Lektüre bestätigt der neu eingestellte Mitarbeiter mit seiner Unterschrift, dass er die Regeln verstanden hat und ihnen zustimmt.

Warum Sie möglicherweise mehrere Versionen des Handbuchs benötigen

Wenn Sie Arbeitnehmer in mehreren Staaten beschäftigen, benötigen Sie möglicherweise für jeden Staat einen eigenen Abschnitt. Sprechen Sie mit Ihrem Anwalt oder dem Arbeitsministerium Ihres Landes. Wenn Sie z. B. in Kalifornien ansässig sind, benötigen Sie möglicherweise einen separaten Abschnitt für Arbeitnehmer in bestimmten Städten. Kalifornien hat vor kurzem auch ein neues Gesetz zur Schulung gegen Belästigung verabschiedet. Darüber hinaus hat der Staat New York den qualifizierten Urlaub über das Bundesgesetz hinaus erweitert.

Ihr Handbuch repräsentiert Ihr Unternehmen

Wenn Ihr Mitarbeiterhandbuch veraltet ist, wirft es ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen. Das hat zur Folge, dass es bald von allen ignoriert wird. Die Mitarbeiter müssen sich bei jeder Frage an ihren Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden. Falsche Informationen und inoffizielle Richtlinien verbreiten sich in der Belegschaft.

20 Gründe, warum Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch aktualisieren müssen

In diesem Kapitel werden 20 spezifische Gründe erörtert, warum Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch aktualisieren müssen.

Rechtskonformität

Das Mitarbeiterhandbuch auf dem neuesten Stand zu halten ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit. Es ist notwendig, um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten. Es ist wichtig, daran zu denken, dass es als rechtliches Dokument verwendet werden kann und wird. Sie werden sich an die von Ihnen dokumentierten Standards halten müssen. Wenn Sie Ihr Handbuch noch nicht für den Koronavirus-Notfallurlaub und die erweiterte FMLA aktualisiert haben, ist es jetzt an der Zeit.

Wenn Sie Ihre Compliance-Richtlinien aufstellen, sollten Sie überlegen, wie Sie Ihre Mitarbeiter schulen und dokumentieren, dass sie die Regeln verstehen und ihnen zustimmen, sie zu befolgen. Millionen von US-Unternehmen nutzen Learning Management Systems (LMS) für kostengünstige und effektive Schulungen zur Einhaltung der Vorschriften.

Legalisierung von Marihuana

In vielen Bundesstaaten ist Cannabis inzwischen legalisiert. Auf Bundesebene ist Cannabis jedoch weiterhin illegal. Daher herrscht Verwirrung darüber, was dies auf lokaler Ebene bedeutet. Wenn Ihr Staat Marihuana legalisiert hat, ist es eindeutig an der Zeit, Ihr Mitarbeiterhandbuch zu aktualisieren. Dies kann sich zum Beispiel auf Ihre Drogentest-Richtlinien auswirken. Wird bei einem Drogentest in einem Staat, der den Freizeitkonsum von Marihuana legalisiert hat, THC nachgewiesen, so ist dies nicht unbedingt ein Verbrechen. Ihr Unternehmen muss sich jedoch möglicherweise an die Bundesgesetze halten.

Fair Scheduling, Overtime and FMLA Updates

Gesetze ändern sich ständig. In letzter Zeit gab es zum Beispiel erhebliche Änderungen der Gesetze zur Arbeitszeitgestaltung. Dazu gehören Überstunden und bezahlte Freizeit (PTO). Am besten beauftragen Sie einen Personalleiter mit der Verfolgung von Änderungen im Arbeitsrecht. Wenden Sie sich außerdem an Ihren Anwalt und Ihr Lohnbuchhaltungsunternehmen, um Hilfe in diesem Bereich zu erhalten.

Änderungen der staatlichen Diskriminierungsgesetze

Apropos Gesetze: In mehr als 20 Staaten gibt es derzeit spezielle Gesetze zur Diskriminierung. Darüber hinaus erwägen viele Staaten neue Gesetze. Da sich die Gesetze weiterentwickeln, ist es wichtig, in Ihrem Mitarbeiterhandbuch Schritt zu halten. Übrigens haben viele Unternehmen eine strengere Richtlinie als die Bundesbehörden verabschiedet.

Neuer Standort

Wenn Ihr Unternehmen einen neuen Standort eröffnet hat, ist es an der Zeit, Ihr Mitarbeiterhandbuch zu aktualisieren. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die offizielle Adresse Ihres neuen Standorts zu finden. Sie sollten auch Zweck und Funktion mitteilen, damit die Mitarbeiter wissen, welche Bereiche Ihres Unternehmens für auftretende Probleme zuständig sind. Das Handbuch ist der beste Ort, um offizielle Adressen, Standortfunktionen und Kontaktinformationen aufzulisten.

Angebot eines neuen Produkts oder einer Dienstleistung

Jeder Mitarbeiter sollte Ihr Produkt- oder Dienstleistungsangebot verstehen. Wenn neue Produkte auf den Markt kommen, nehmen Sie sie in den Produktteil Ihres Mitarbeiterhandbuchs auf. Listen Sie auch Produkte oder Dienstleistungen auf, die nicht mehr angeboten werden. Entfernen Sie sie nicht einfach, sondern kennzeichnen Sie sie als nicht mehr verfügbar. Die Mitarbeiter brauchen eine offizielle Methode für die Produktverfügbarkeit.

Neue Mitarbeitertypen

Sie können Jobrollen und Mitarbeitertypen definieren, um den Anspruch auf Leistungen zu klären. Sie können z. B. unabhängige Auftragnehmer, Saisonarbeiter, Zeitarbeiter oder Nichtansässige beschäftigen. Schildern Sie bei Bedarf besondere Überlegungen oder Ausnahmen. So können beispielsweise neue unabhängige Auftragnehmer von bestimmten Leistungen ausgeschlossen sein.

Soziale Medien

Die Nutzung sozialer Medien entwickelt sich mit dem Aufkommen neuer Plattformen ständig weiter. Einige Generationen nutzen soziale Medien als Hauptkommunikationsmittel. Sicherlich können soziale Medien eine wirksame Form der Kommunikation, der Werbung und des Marketings sein. Sie können aber auch die Produktivität beeinträchtigen. Klären Sie daher Ihre Richtlinien zur persönlichen und betrieblichen Nutzung sozialer Medien. Weisen Sie insbesondere auf die Konsequenzen bei Verstößen hin.

Steigendes Bewusstsein für sexuelle Belästigung und rechtliche Konsequenzen

In den letzten Jahren hat das Bewusstsein für sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz zugenommen. Öffentliche Fälle, Aktivismus und die nächtlichen Nachrichten lassen jeden darüber nachdenken. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihr Mitarbeiterhandbuch über die Richtlinien zur sexuellen Belästigung zu aktualisieren. Wenn nicht eine Aktualisierung, dann vielleicht eine Klarstellung. Dies kann den Mitarbeitern helfen, Ihre Richtlinien besser zu verstehen. Die Mitarbeiter werden Fragen haben, nachdem sie die Nachrichten gesehen und von den schlimmen Folgen gehört haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch klar und deutlich auf sexuelle Belästigung eingeht.

Vergeltungsmaßnahmen

Vergeltungsmaßnahmen des Arbeitgebers sind heute die am häufigsten bei der EEOC eingereichten Klagen. Vergeltung liegt vor, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer für eine geschützte Handlung bestraft. Zum Beispiel, wenn er einen Hinweis gibt oder eine Beschwerde einreicht. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien. Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie Probleme ansprechen können. Erläutern Sie außerdem die Verfahren zur Meldung von Problemen. Wenn Ihr Handbuch Anweisungen enthält, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie in eine unangenehme Situation geraten. Dies wird Ihren Mitarbeitern helfen, Probleme auf standardisierte Weise anzugehen.

Vorstellungsgesprächspolitik

Viele Staaten haben Fragen zum Gehaltsverlauf bei Vorstellungsgesprächen verboten. Ihr Management und Ihr Einstellungsteam müssen dies wissen. Eine Zuwiderhandlung kann einen kostspieligen Rechtsstreit nach sich ziehen. Es ist auch ein guter Zeitpunkt, um über das Engagement der Mitarbeiter nachzudenken. Es reicht nicht aus, Ihr Mitarbeiterhandbuch mit den neuen Gesetzen zu aktualisieren. Sie müssen auch sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter tatsächlich mit dem Inhalt befassen.

Telearbeit

Hat Ihr Unternehmen begonnen, Telearbeit zuzulassen? Dann ist es aus vielen Gründen an der Zeit, Ihr Handbuch zu aktualisieren. Einer der Hauptgründe ist die Regelung der Arbeitszeit und der Anwesenheit. Die Telearbeit erfordert nämlich eine eigene Reihe von Regeln. Am wichtigsten ist, dass Sie festlegen, wann Sie erwarten, dass die Mitarbeiter bei der Arbeit anwesend sind. Erläutern Sie die Verfahren für die Zeit- und Anwesenheitserfassung. Aktualisieren Sie auch die Richtlinien für Pausen und flexible Arbeitszeiten.

Überprüfungen des strafrechtlichen Hintergrunds

Es gibt neue staatliche Gesetze über Hintergrundüberprüfungen. Diesen Bereich sollten Sie im Auge behalten, vor allem, wenn Sie routinemäßig strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen durchführen. Aktualisieren Sie daher Ihr Mitarbeiterhandbuch, um Anweisungen, Datenschutzrichtlinien und akzeptable Praktiken aufzunehmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Führungskräfte auf dem Laufenden sind. Wenn Sie hier Fehler machen, können Sie nämlich in Teufels Küche kommen. Sprechen Sie außerdem mit Ihrem Rechtsberater, um herauszufinden, wie Ihr Bundesland damit umgeht.

Gesetze über Mahlzeiten und Pausen auf Länderebene

Überprüfen und aktualisieren Sie häufig Ihre Gesetze über Mahlzeiten und Pausen. Denn wenn Sie diese nicht an Ihre Mitarbeiter weitergeben, kann dies zu Geldstrafen führen. Sicherlich ist dies ein wichtiger Bereich, den Sie im Auge behalten sollten.

Rechtliche Klarstellungen

Wenn Ihr Unternehmen „ungeschriebene oder „angenommene“ Richtlinien hat, befinden Sie sich auf dünnem rechtlichem Boden. Es handelt sich nicht um Richtlinien im rechtlichen Sinne, und sie sind nicht zu verteidigen. Folglich könnten sie die Integrität Ihres gesamten Mitarbeiterhandbuchs untergraben.

Gibt es zum Beispiel zweideutige Formulierungen? Oder implizite Umstände? Wenn ja, öffnen Sie die Tür für Interpretationen. Sicherlich kann die Auslegung in viele Richtungen gehen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Mitarbeiterhandbuch auf zweideutige Formulierungen hin zu überprüfen. Aktualisieren Sie es, um Ihren Standpunkt klarzustellen. Lassen Sie keinen Stein auf dem anderen (oder unbearbeitet). Denn wenn die Mitarbeiter ein Druckmittel haben, gibt es Raum für Streitigkeiten.

Gleichstellungsrichtlinien

Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte Gleichstellungsrichtlinien enthalten. Insbesondere solche, die die Interaktionen zwischen der Unternehmensleitung, den Mitarbeitern und dem Unternehmen regeln. Überprüfen Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch, um sicherzugehen, dass Ihre Richtlinien gleichberechtigt sind. Vergewissern Sie sich auch, dass die Führungskräfte die Richtlinien verstehen. Sie untergraben Ihr Mitarbeiterhandbuch, wenn ein Vorgesetzter Vetternwirtschaft betreibt. Überprüfen Sie daher Ihr Handbuch und überarbeiten Sie alle Bereiche, die nicht klar sind. Stellen Sie vor allem sicher, dass alle Richtlinien gleich sind und gleich durchgesetzt werden.

Cloud-Zugang

Nutzen Sie die Vorteile des Cloud-Zugangs für Ihr Mitarbeiterhandbuch? Wenn nicht, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, damit zu beginnen. Cloud-basierte Mitarbeiterhandbücher sind leicht zugänglich und immer und überall verfügbar. Außerdem können Sie sie bei Bedarf in Echtzeit aktualisieren. Besser geht’s nicht. So müssen Sie es nicht mehr nachdrucken oder zusätzliche Abschnitte aushändigen.

Job Role Identification

Ihre Mitarbeiter sollten immer in der Lage sein, aktualisierte Job-Rollen zu überprüfen. Daher sollte jede Jobrolle grundlegende Verantwortlichkeiten und Erwartungen enthalten. In einem Cloud-basierten System können Sie den Zugriff nach Bedarf gewähren. Auf diese Weise können nur Mitarbeiter mit der entsprechenden Rolle diese einsehen.

Streamline Onboarding

Wie bereits erwähnt, verbessern cloudbasierte Handbücher das Onboarding. Ihr Mitarbeiterhandbuch ist die beste Möglichkeit, Erwartungen zu formulieren. Geben Sie daher neuen Mitarbeitern sofort Zugang zu Ihrem Handbuch. Dann können Sie die Fortschritte in Ihrem HRMS ablesen.

Wachstumsmeilensteine

Möglicherweise unterliegen Sie seit kurzem den Vorschriften für „große Arbeitgeber“. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Bundesvorschriften, die in erster Linie mit Diskriminierungsgesetzen und dem Affordable Care Act (ACA) zusammenhängen. Ihre Verpflichtungen hängen jedoch davon ab, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Erstens: Wenn Sie mindestens einen Mitarbeiter haben, müssen Sie männlichen und weiblichen Mitarbeitern gleichen Lohn für gleiche Arbeit zahlen. (Das sollten Sie auf jeden Fall tun.) Zweitens, wenn Sie 15 bis 19 Mitarbeiter haben, fallen Sie unter die Gesetze, die Diskriminierung verbieten. Aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft, sexueller Orientierung oder Geschlechtsidentität). Hinzu kommen nationale Herkunft, Behinderung und genetische Informationen (einschließlich der medizinischen Familienanamnese). Darüber hinaus unterliegen Sie dem Gesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, gleichen Lohn für gleiche Arbeit zu zahlen.

WorkforceHub für Mitarbeiterhandbücher

Abschließend möchten wir Ihnen das HRMS WorkforceHub von Swipeclock vorstellen. WorkforceHub hilft Ihnen, Ihr Mitarbeiterhandbuch effizient zu verwalten. Für weitere Informationen vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo.

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Content-Strategin und Corporate Bloggerin (über 2000 Beiträge). Ihre Arbeit wurde auf G2’s Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys und über 500 Unternehmenswebsites veröffentlicht. Sie spielt Bluegrass-Mandoline und wandert gerne in der roten Felsenwildnis im Süden Utahs. Verbinden Sie sich mit mir auf LinkedIn

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