Leistungsbeschreibung. So einfach es klingt, eine solche zu erstellen, ist keine leichte Aufgabe. Aber nichts ist so wichtig für den Erfolg eines Projekts. Wenn die Aufgabenbeschreibung zu vage, zu weit gefasst oder zu allgemein gehalten ist, lässt sie Raum für verschiedene Interpretationen, was im weiteren Verlauf zu Problemen führen kann. Das gilt für ein internes Projekt und erst recht, wenn Zulieferer beteiligt sind.
„Das Versäumnis, eine Leistungsbeschreibung ordnungsgemäß auszuführen, ist oft der Grund, warum Parteien in einen Streit geraten“, sagt David M. Greenberg, Anwalt in der Praxisgruppe Technologie, Medien und Telekommunikation bei Greenberg Traurig LLP in New York.
Damit Ihr Projekt gleich beim ersten Mal richtig läuft, sollten Sie diese Richtlinien für das Verfassen einer effektiven Leistungsbeschreibung (SOW) befolgen, wie sie liebevoll genannt wird.
Verstehen Sie, was ein SOW ist.
Ein SOW definiert den Umfang der erforderlichen Arbeiten und den Zeitraum, in dem sie ausgeführt werden sollen. Es ist „der Eckpfeiler einer Vereinbarung“, sagt Nick Scafidi, IT-Beschaffungsmanager beim Energieversorger National Grid USA in Westboro, Massachusetts. „Er legt die Erwartungen, die zu erbringenden Leistungen, den Preis und den Preisplan fest. Ohne das ist es so, als würde man zu einem Bauunternehmer sagen: ‚Bau mir ein Haus‘ und ihm sagen, wann, welche Art oder wie groß.“
Wissen, was man einbeziehen muss.
Bruce Russell, der in seiner Zeit als Chief Operating Officer eines Softwareentwicklungsunternehmens zahlreiche SOWs unterzeichnet hat, sagt, dass ein gutes SOW diese Dinge enthält:
- Die wichtigsten zu erbringenden Leistungen und der Zeitpunkt, zu dem sie erwartet werden.
- Die Aufgaben, die die zu erbringenden Leistungen unterstützen, sowie die Frage, welche Seite – das auftraggebende Unternehmen oder der Dienstleister – diese Aufgaben ausführen wird.
- Der Steuerungsprozess des Projekts sowie die Häufigkeit der Sitzungen der Leitungsgremien.
- Welche Ressourcen werden für das Projekt benötigt, welche Einrichtungen werden genutzt und wessen Ausrüstung wird benötigt, ebenso wie die Testanforderungen.
- Wer wird welche Kosten wann bezahlen.
„Die Arbeitsbeschreibung fasst alle Elemente zu Beginn zusammen“, sagt Russell, jetzt Professor für Führungskräfte am College of Business der Northeastern University in Boston. „Je präziser und quantitativer sie ausfällt, desto besser.“
Definieren Sie Erfolg.
Eine Leistungsbeschreibung sollte für alle Parteien klarstellen, was Erfolg oder Misserfolg bedeutet, sagt Melise R. Blakeslee, eine Anwältin in der Gruppe für geistiges Eigentum, Medien und Technologietransaktionen bei McDermott Will & Emery LLP in Washington.
„Man muss angemessen beschreiben, worum es sich bei der Arbeit handelt, und die Kriterien dafür festlegen, wie beide Seiten zustimmen“, dass etwas erfolgreich abgeschlossen wurde, sagt Ruth Anne Guerrero, Standardmanagerin beim Project Management Institute Inc. in Newtown Square, Pennsylvania, und ehemalige IT-Projektleiterin.
Wenn Sie beispielsweise von Ihrem Lieferanten erwarten, dass er Benutzeranforderungen entwickelt, sollte in Ihrem SOW festgelegt werden, dass der Lieferant bestimmte Benutzergruppen befragen und die Anforderungen von ihnen genehmigen lassen muss, bevor der Auftrag als erledigt gilt. Das definiert den Erfolg besser, als einfach zu sagen: „Der Anbieter wird die Benutzeranforderungen erstellen.“
Die Definition von Erfolg hängt vom jeweiligen Projekt ab, sagt Guerrero. IT-Projektleiter müssen festlegen, ob eine erfolgreiche Implementierung durch Geschwindigkeit, Reaktionszeit, Benutzerfreundlichkeit oder alle drei definiert wird, und dies dann im SOW quantifizieren.
Vergessen Sie nicht den Zeitplan.
Erfolgreiche Implementierungen lassen sich jedoch nicht allein durch die Geschwindigkeit oder Reaktionsfähigkeit des Systems definieren. Was nützt schließlich eine großartige Anwendung, wenn ihre Entwicklung zehn Jahre dauert? Aus diesem Grund muss ein SOW zeitliche Elemente enthalten. Guerrero empfiehlt eine Formulierung, die eine gewisse Flexibilität zulässt, anstatt ein festes Datum im Kalender zu nennen. In einem SOW sollte beispielsweise festgelegt werden, dass die Endbenutzeranforderungen zwei Monate nach der Vertragsunterzeichnung vorliegen müssen – eine Formulierung, die das Projekt dennoch vorantreibt und gleichzeitig potenziellen Problemen wie einer Verzögerung bei der Vertragsunterzeichnung Rechnung trägt.
Ein SOW sollte auch bestimmte Zeiten für formale Überprüfungen festlegen, damit alle Beteiligten bestätigen können, dass sie auf dem richtigen Weg sind, sagt Matt Liberatore, Professor in der Abteilung für Entscheidungs- und Informationstechnologien und Inhaber des John F. Connelly-Lehrstuhls für Management am College of Commerce and Finance der Villanova University in Villanova, Pa.
Binden Sie die Bezahlung an Meilensteine.
Eine weitere Schlüsselkomponente, um die Arbeit auf Kurs zu halten, ist die Festlegung spezifischer Meilensteine im SOW und die Bindung der Bezahlung an den erfolgreichen Abschluss, sagt Blakeslee.
Wenn Scafidi einen SOW schreibt, legt er fest, dass die Zahlungen an die Anbieter nach Abnahme der wichtigsten Leistungen erfolgen. Er weist auch darauf hin, dass er einen Teil des Geldes einbehält, bis der Anbieter nachweist, dass alle Leistungen zusammen funktionieren.
Verwenden Sie eine Sprache, die jeder verstehen kann.
Die IT-Abteilung und ihre Lieferanten sind nicht die einzigen, die den SOW verwenden, sagt Blakeslee. Schreiben Sie ihn also nicht so, als ob nur IT-Mitarbeiter ihn sehen würden. „Er sollte für Endbenutzer, Dienstleister, das Management und für einen Richter verständlich sein“, sagt sie.
Sein Sie konkret.
Auch wenn zahlreiche Parteien die Aufgabenbeschreibung verstehen müssen, sollten Sie den Umfang und die Anforderungen des Projekts genau beschreiben, sagt Blakeslee. Sie hat schon Dokumente gesehen, in denen vage Ziele formuliert wurden, wie z. B. „wird nach bestem Wissen und Gewissen arbeiten“. Sie vergleicht das mit einem Hausbesitzer, der einen Maler mit der Anweisung beauftragt, „sich so viel Mühe wie möglich zu geben.“
„Wenn der Maler das tut, aber Ihr Haus lila statt weiß streicht, dann haben Sie keinen Anspruch gegen ihn“, sagt sie.
Scafidi hat sich diesen Rat zu Herzen genommen. Statt zu sagen, dass eine Aufgabe „einen angemessenen Zeitraum“ in Anspruch nehmen wird, schreibt Scafidi: „Die angegebene Aufgabe wird nicht länger als vier Stunden dauern.“
„Die Anwälte fühlen sich gut, wenn wir eine klare, eindeutige Definition für solche Dinge haben“, sagt er.
Erinnern Sie sich an die Bedürfnisse der Postproduktion.
Guerrero empfiehlt, die Postproduktionsanforderungen in den SOW aufzunehmen. Geben Sie an, welche Tests und welche Unterstützung Sie vom Anbieter benötigen, sagt sie. Und wenn Sie planen, das System nach der Installation von internen Mitarbeitern betreuen zu lassen, sollte in der Leistungsbeschreibung angegeben werden, ob der Anbieter Ihre Mitarbeiter schulen wird. Eine solche Formulierung, sagt sie, garantiert, dass der Anbieter „nicht einfach das System liefert und dann verschwindet“.
Pratt ist Autorin bei Computerworld in Waltham, Massachusetts. Kontaktieren Sie sie unter [email protected].