Auch wenn herkömmliche Faxgeräte schnell durch E-Mail und Internet-Faxdienste ersetzt werden, ist es dennoch wichtig zu wissen, wie man dieses Arbeitstier am Arbeitsplatz benutzt. Hier finden Sie einige grundlegende Anweisungen zum Senden und Empfangen von Faxen.
Senden eines Faxes:
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- Vergewissern Sie sich, dass das Faxgerät an eine Stromquelle und an eine funktionierende Telefonbuchse angeschlossen ist.
- Schalten Sie das Faxgerät ein.
- Ermitteln Sie die Faxnummer des Zielfaxgeräts.
- Sammeln Sie die Dokumente, die Sie senden möchten, und ordnen Sie sie in der Reihenfolge, in der sie empfangen werden sollen.
- Füllen Sie ein separates Blatt Papier, das sogenannte Deckblatt, mit dem Namen des Empfängers, der Faxnummer/Telefonnummer, Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer, einer kurzen Nachricht und der Anzahl der Seiten (einschließlich Deckblatt) aus.
- Legen Sie die Dokumente mit der bedruckten Seite nach oben in den Einzug des Faxgeräts, wobei das Deckblatt oben liegen muss
- Wählen Sie die Faxnummer des Empfängers (Wählanweisungen für internationale Anrufe)
- Drücken Sie die Taste „Fax“ oder „Senden“, je nach Modell des Faxgeräts
Jetzt scannt das Faxgerät jede einzelne Seite des Dokuments in seinen Speicher. Nachdem alle Seiten gescannt worden sind, hören Sie eine Reihe von Faxtönen. Diese Töne signalisieren den „Handshake“ zwischen dem sendenden und dem empfangenden Faxgerät, wodurch eine Kommunikationsverbindung hergestellt wird. Warten Sie ein paar Minuten, während das Fax gesendet wird. Wenn das Faxgerät über ein kleines Display verfügt, sehen Sie nach, ob das Fax angekommen ist. Einige Faxgeräte drucken auch einen kurzen Bestätigungsbericht aus.
So empfangen Sie ein Fax:
- Stellen Sie sicher, dass das Faxgerät eingesteckt, eingeschaltet und an eine funktionierende Telefonbuchse angeschlossen ist. Diese Telefonbuchse kann entweder Ihre normale Telefonleitung oder eine spezielle Faxleitung sein. Wichtig ist, dass der Absender die richtige Nummer hat.
- Vergewissern Sie sich, dass das Faxgerät genügend Tinte in der Tonerpatrone hat. Tonerkartuschen haben normalerweise eine Art Anzeige, wenn der Toner leer ist. Die meisten modernen Faxgeräte geben auch eine Warnmeldung aus, wenn der Toner zur Neige geht.
- Vergewissern Sie sich, dass genügend Druckerpapier in das Papierfach des Faxgeräts eingelegt ist. Fächern Sie das Papier auf (fahren Sie mit dem Daumen an der Unterseite entlang und trennen Sie die einzelnen Seiten), um Papierstaus im Gerät zu vermeiden.
- Wenn ein Telefon am Faxgerät angeschlossen ist, klingelt es. Heben Sie nicht ab.
- Warten Sie auf die „Handshake“-Töne, die anzeigen, dass das Faxgerät mit dem Gerät des Absenders spricht.
- Das Faxgerät beginnt automatisch, jede Seite des Faxes zu drucken.
- Prüfen Sie das Deckblatt, um sicherzustellen, dass Sie so viele Seiten erhalten haben, wie gesendet wurden.
- Wenn es sich um ein wichtiges Dokument handelt, gehört es zum guten Ton, den Absender anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben, um sich den Empfang des Faxes bestätigen zu lassen.
Auf der nächsten Seite erfahren Sie, wie Sie allgemeine Probleme mit dem Faxgerät beheben können.