Dank des Aufkommens der Technologie sind die Zeiten, in denen die Menschen mit Tinte auf Papier unterschrieben, längst vorbei. Heute gibt es elektronische Signaturen, auch bekannt als elektronische Unterschriften oder maschinengeschriebene Unterschriften. Die Tatsache, dass diese Unterschriften mit einem Zeitstempel versehen werden, sicher und rückverfolgbar sind und sowohl Zeit als auch Geld sparen, hat sie zu einem Favoriten der Geschäftswelt gemacht.
Statistiken zufolge sind Transaktionen, die mit elektronischen Unterschriften durchgeführt wurden, in den letzten fünf Jahren von 89 Millionen Dollar auf 754 Millionen Dollar in die Höhe geschnellt.
Obwohl getippte Unterschriften seit etwa 20 Jahren zur Beschleunigung und Verbesserung von Geschäften beigetragen haben, verstehen sie nicht viele Menschen. Dieser Artikel gibt einen Einblick in die Bedeutung von maschinengeschriebenen Unterschriften und in die Frage, ob sie legal sind oder nicht.
Aber wenn man sich an die juristische Definition hält, bedeutet eine maschinengeschriebene Unterschrift einen elektronischen Prozess, ein Symbol oder ein Geräusch, das logisch mit einer Aufzeichnung, einem Vertrag, verbunden oder angebracht wird. Ausgehend von der Bedeutung aus dem Rechtswörterbuch ist es eine Möglichkeit, sich elektronisch zu einigen, ohne Papiere zu verwenden.
Aber nicht jede getippte Unterschrift gilt als legal. Sie muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um als rechtmäßig zu gelten, d. h. sie muss die Legitimität Ihres Vertrags beweisen. Wie viele andere Menschen werden auch Sie sich fragen, ob getippte Unterschriften rechtsverbindlich sind oder nicht. Glücklicherweise sind sie es, aber die Gesetze, die ihre Rechtmäßigkeit regeln, unterscheiden sich von Land zu Land.
Die Rechtmäßigkeit maschinengeschriebener Unterschriften
Nach dem US-amerikanischen Gesetz über elektronische Signaturen und Aufzeichnungen (Electronic Signature and Records Association Act) wird eine elektronische Unterschrift erst dann rechtsgültig, wenn alle Parteien mit ihrer Verwendung einverstanden sind. Darüber hinaus sollte jeder Bundesstaat auf der Grundlage des Uniform Electronic Transactions Act einen Überblick über die Verwendung elektronischer Signaturen haben. Dies gilt auch für die Europäische Union.
Aber auch wenn es in verschiedenen Staaten und Ländern Rechtsvorschriften gibt, ist es ratsam, im Internet detaillierte Nachforschungen anzustellen und weitere Informationen einzuholen. Alternativ können Sie auch die Dienste von Rechtsberatern in Anspruch nehmen, um Einzelheiten und Klarstellungen zu erfahren. In den USA werden maschinengeschriebene Unterschriften verwendet, um Recht zu schaffen. Sie können eine elektronische Unterschrift auch vor Gericht als Beweismittel vorlegen.
Im Vereinigten Königreich wurden maschinengeschriebene Unterschriften im Jahr 2002 durch das Gesetz über elektronische Unterschriften (Electronic Signatures Regulations) des Landes anerkannt. Diesem Gesetz zufolge muss ein Vertrag nicht zwingend aus einer schriftlichen Unterschrift bestehen. Damit eine Vereinbarung gültig ist, müssen sich alle Parteien einig sein und den Vertrag genau verstehen. Eine maschinengeschriebene Unterschrift gilt daher als Beweis dafür, dass alle beteiligten Parteien den Bedingungen zugestimmt haben.
In der EU wurde die maschinengeschriebene Unterschrift durch eine Rahmenrichtlinie der Gemeinschaft für elektronische Signaturen als rechtsverbindlich anerkannt. Nach dieser Richtlinie kann eine elektronische Signatur nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch erstellt wurde.
Wie Sie Ihre maschinengeschriebenen Unterschriften rechtsgültig machen
Die Verwendung einer maschinengeschriebenen Unterschrift in Ihrem Unternehmen ist legal und akzeptiert. Damit sie jedoch rechtsgültig ist, müssen Sie folgende Regeln beachten:
- Beweisen Sie, dass der Unterzeichner unterschreiben wollte, indem Sie Optionen wie „Abbrechen“ anbieten.
- Beweisen Sie, dass der Unterzeichner seine Geschäfte elektronisch abwickeln wollte. Vergewissern Sie sich vor der Unterzeichnung, dass der Unterzeichner mit der Verwendung einer maschinengeschriebenen Unterschrift bei Ihren Geschäftsvorgängen oder Verträgen einverstanden ist. Am besten geben Sie dem Unterzeichner auch die Möglichkeit, auf Papier zu unterschreiben und ihm die Wahl zu lassen.
- Geben Sie ein eindeutiges Merkmal der maschinenschriftlichen Unterschrift des Unterzeichners an. Erfassen Sie eine E-Mail-Spur, eine Mobiltelefonnummer, einen Zeitstempel und eine IP-Adresse. Es kann ein Identifizierungssystem wie die zweistufige Identifizierung der Unterzeichner verwendet werden. Der Unterzeichner mag dies als zusätzlichen Schritt empfinden, aber es trägt dazu bei, den Standard des Unterzeichners zu verbessern.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterschrift mit dem unterzeichneten Dokument verbinden oder assoziieren.
Wenn Sie alle oben genannten Anforderungen erfüllen, werden alle Ihre getippten Unterschriften als rechtsverbindlich bezeichnet. Aber es gibt Fälle, in denen getippte Unterschriften nicht zählen. Fragen Sie sich, warum? Beachten Sie Folgendes.
Wann werden maschinenschriftliche Unterschriften als unangemessen angesehen?
Bei wichtigen Zeremonien und Dokumenten wie Sterbe- oder Geburtsurkunden, Scheidungen und Adoptionen werden maschinenschriftliche Unterschriften nicht berücksichtigt. Ein Notar oder mehrere Zeugen sind erforderlich. Getippte Unterschriften werden auch abgelehnt, wenn die Unterzeichner keine Computerkenntnisse haben.
Understanding Typed Signatures
Es besteht kein Zweifel, dass getippte Unterschriften die Geschäftswelt verbessert und zur Beschleunigung von Geschäftstransaktionen beigetragen haben. Damit Ihre elektronische Unterschrift als rechtsverbindlich anerkannt wird, müssen Sie die oben erläuterten Bedingungen erfüllen. Aber für bestimmte Dokumente und Anlässe gelten maschinengeschriebene Unterschriften nicht.