Was ist eine Bestellanforderung?

Im Beschaffungswesen gibt es Begriffe, die ähnlich und doch so unterschiedlich sind, dass sie Verwirrung stiften. Eine häufige Quelle der Verwirrung ist der Unterschied zwischen einer Bestellanforderung und einer Bestellung. Das Verständnis des Unterschieds zwischen diesen beiden wichtigen Dokumenten ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen unerlässlich.

Was ist eine Bestellanforderung?

Eine Bestellanforderung ist ein formelles Dokument, das verwendet wird, wenn ein Mitarbeiter etwas im Namen seines Unternehmens kaufen oder bestellen muss. Mit diesem Dokument werden die Abteilungsleiter oder die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung über die Entscheidung informiert, so dass die Einkaufsabteilung mit dem Kauf der gewünschten Produkte oder Dienstleistungen beginnen kann. Die Finanzabteilung verwendet die Bestellanforderung auch, um die Berichterstattung mit der Buchhaltung zu koordinieren.

Wie sich eine Bestellanforderung von einer Bestellung unterscheidet

Bestellungen hingegen werden ausgestellt, nachdem eine Bestellanforderung genehmigt worden ist. Die Bestellung dient als rechtsverbindliches Dokument, das zusammen mit einer Anfrage nach Waren oder Dienstleistungen an den Lieferanten geschickt wird.

„Wenn ein Einkaufsbedarf entsteht, erstellt die Person oder die Abteilung, die den Bedarf hat, eine Bestellanforderung und schickt sie zur Genehmigung an das zuständige Team. Nach der Genehmigung kann die Bestellanforderung in eine Bestellung umgewandelt werden.“

Warum Ihr Unternehmen Bestellanforderungen in seinem Beschaffungsprozess verwenden muss

In jedem Unternehmen gibt es immer einen geschäftlichen Bedarf an irgendetwas, sei es grundlegendes Büromaterial oder Verbrauchsmaterial, Ausrüstung, Rohstoffe oder Dienstleistungen.

Wenn Abteilungsleiter Bestellungen direkt bei Lieferanten aufgeben dürfen, steigt die Gefahr von Betrug. Um diesem Problem vorzubeugen, arbeiten viele Unternehmen mit einer Beschaffungsabteilung, die dafür zuständig ist, Lieferanten zu finden und zu überprüfen und den gesamten Bestellvorgang zu überwachen, von der Bestellanforderung über die Bestellung bis hin zum Wareneingang und der Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung zur Bezahlung der Rechnung. Die Beschaffungsabteilung erstellt einen Arbeitsablauf, um Betrug zu verhindern, was dem Unternehmen langfristig Geld spart und dafür sorgt, dass die Beschaffung einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Das Bestellanforderungsformular ist ein internes Dokument. Mit diesem Dokument bestellt die Beschaffung keine Waren direkt bei den Lieferanten, sondern leitet einen formalen Prozess ein. Die Anforderung kommt von der Abteilung, in der die Waren oder Dienstleistungen verwendet werden sollen, und durchläuft dann ein Genehmigungsverfahren – je nach Bedarf, verfügbarem Budget und so weiter. Dieses Verfahren ermöglicht dem Unternehmen die interne Kontrolle über den Einkaufsprozess. Wenn der Genehmigungsprozess korrekt durchgeführt und die Bestellanforderung genehmigt wurde, wird der Prozess fortgesetzt, indem die Anforderung in eine offizielle Bestellung umgewandelt wird, die an den Lieferanten gesendet wird. Wird sie aus irgendeinem Grund abgelehnt, wird die Bestellanforderung nicht in eine offizielle Bestellung umgewandelt, und kein Geld wechselt den Besitzer.

Die IT-Abteilung könnte beispielsweise daran interessiert sein, neue Serverausrüstung zu kaufen, um die Sicherheit zu verbessern und ihre Arbeit zu erleichtern. Entweder der Leiter der IT-Abteilung oder der zuständige Mitarbeiter der Einkaufsabteilung stellt mit dem Bestellformular einen formellen Antrag auf die Server. Anschließend wird es zur Genehmigung an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Nach der Genehmigung erteilt die Beschaffung dem Serverlieferanten einen Auftrag.

Das Gleiche gilt, wenn das Grundmaterial zur Neige geht. Ein Abteilungsleiter füllt eine Bestellanforderung aus, um anzugeben, welche Materialien in welcher Menge benötigt werden. Er kann sogar den Lieferanten vorschlagen, bei dem das Material gekauft werden soll. Die Anforderung wird an die Einkaufsabteilung weitergeleitet, die sie dann prüft und genehmigt, ändert oder ablehnt. Wenn der Antrag geändert oder abgelehnt wird, muss eine Begründung für diese Entscheidung geliefert werden. Bei Genehmigung erhält die Abteilung grünes Licht für die Erstellung einer Bestellung und die förmliche Anforderung der Artikel beim Lieferanten.

Bedarfsanforderungen leiten den Einkaufsprozess ein

Abteilungen in einem Unternehmen benötigen von Zeit zu Zeit Dinge, und dieses Dokument leitet den Prozess ein. Das Einkaufsteam trifft seine Entscheidungen auf der Grundlage dieses Dokuments. Bei Problemen dient das Dokument als Kommunikationsnachweis.

Papierspuren machen alle Beteiligten rechenschaftspflichtig

Ohne ein angemessenes Kontrollsystem kann jeder Mitarbeiter in Betrug verwickelt werden, indem er Dinge auf Kosten des Unternehmens für den persönlichen Gebrauch bestellt. Der formelle Einkaufsprozess verhindert dies und gewährleistet sowohl die Richtigkeit als auch die Notwendigkeit. Die Abteilungsleiter sehen sich den Auftrag an, bevor sie ihn an die Beschaffungsabteilung weiterleiten, um ihn mit dem Lieferanten zu formalisieren.

Dies ist wichtig für die Rechnungsprüfung, da Sie sehen können, wer was wann beantragt und genehmigt hat, um sicherzustellen, dass es keine Probleme mit überhöhten Beständen oder unnötigen Artikeln gibt. Auf die Dokumente kann jederzeit Bezug genommen werden, um den Sachverhalt zu klären, falls ein Problem auftritt.

Das Unternehmen ist geschützt

Durch die Verwendung von Bestellanforderungen ist das Betrugspotenzial geringer. Es ist unwahrscheinlich, dass Mitarbeiter mit Lieferanten zusammenarbeiten, um das Unternehmen zu bestehlen. Das Unternehmensvermögen wird ebenfalls geschützt, da die Bestellanforderung der Beweis dafür ist, dass die Güter bestellt wurden. Das Dokument kann nachverfolgt werden, um sicherzustellen, dass die Lieferung erfolgt ist. Die Verwendung einer Bestellanforderung erleichtert die Rückverfolgung von Wirtschaftsgütern, falls einmal ein Problem auftritt.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr Beschaffungssystem zu zentralisieren und alle Mitarbeiter auffordern, formelle Anforderungsdokumente zu verwenden, um die benötigten Dinge anzufordern, wird der Arbeitsablauf effizienter und lässt sich leichter verwalten. Auch die Einkäufer profitieren davon, denn sie können Einkäufe bündeln und günstigere Konditionen mit den Lieferanten aushandeln.

PLANERGY macht es für jeden in Ihrem Team einfacher, eine Bedarfsanforderung zu erstellen und sie zur Genehmigung zu schicken. Nach der Genehmigung wird die Anforderung in eine Bestellung umgewandelt und erhält eine Bestellnummer, die mit der ursprünglichen Kaufanforderung verknüpft ist, die dann einfach in eine Rechnung zur Zahlung übertragen wird. Alle Dokumente sind miteinander verknüpft, so dass Sie den Weg eines Artikels durch den Arbeitsablauf verfolgen können, und der Prüfpfad zeigt, wer wann welche Maßnahmen ergriffen hat.

Auch wenn eine Bestellanforderung „nur ein Dokument“ zu sein scheint, hat sie einen wichtigen Platz im Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Sie dient als Kontrollinstrument, hilft bei der Betrugsprävention und stellt sicher, dass alle Einkäufe genehmigt sind.