Haben Sie schon einmal an einem Projekt mitgewirkt, das nicht wie geplant verlaufen ist?
Das ist kein gutes Gefühl.
Verschwendete Zeit, verschwendete Ressourcen. Das ist ziemlich frustrierend für alle Beteiligten.
Deshalb ist es so wichtig, einen umfassenden Projektmanagementplan zu erstellen, bevor Ihr Projekt anläuft.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen erfolgreichen Projektmanagementplan erstellen und gestalten.
Wir stellen Ihnen außerdem leicht anpassbare Vorlagen vor, die Sie noch heute mit unserem Project Management Plan Maker erstellen können.
- Was ist ein Projektmanagementplan?
- Was sind die Bestandteile eines Projektmanagementplans?
- Ein Projektmanagementplan sollte die folgenden Abschnitte enthalten:
- Wie schreibt man einen Projektplan?
- 1. Heben Sie die Schlüsselelemente Ihres Projektplans in einer Zusammenfassung hervor.
- Stellen Sie Ihren Projektplan visuell mit einem Gantt-Diagramm dar
- Klären Sie die Struktur Ihres Projektteams mit einem Teamorganigramm
- Erstellen Sie ein Organigramm mit unserem Organigrammersteller.
- Organisieren Sie die Projektrisikofaktoren in einem Risikostrukturplan
- Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Software für das Geschäftsprozessmanagement.
- Planen Sie voraus: Erstellen Sie Projektstatusberichte, um den Projektbeteiligten den Fortschritt mitzuteilen
- Vorlagen für Projektmanagementpläne
- Vorlage für ein Bauangebot
- Einfache Vorlage für einen Projektmanagementplan
- Einfacher Kommunikationsplan für das Projektmanagement
- Vorlage für einen Projektplan für die kommerzielle Entwicklung
- Das Wichtigste: Bewährte Verfahren für den Projektplan
Was ist ein Projektmanagementplan?
Ein Projektmanagementplan ist ein formelles Dokument, das festlegt, wie ein Projekt durchgeführt werden soll. Er umreißt den Umfang, die Ziele, das Budget, den Zeitplan und die Ergebnisse eines Projekts und ist wichtig, um ein Projekt auf Kurs zu halten.
Der Projektplan wird in der Projektplanungsphase des Projektlebenszyklus erstellt und muss von den Beteiligten genehmigt werden, bevor ein Projekt in die Ausführungsphase übergehen kann.
Wenn einige dieser Begriffe für Sie neu sind, können Sie sich mit diesem Beitrag über Projektmanagementbegriffe auf den neuesten Stand bringen.
Das bedeutet, dass Ihr Projektplan ansprechend, organisiert und gründlich genug sein muss, um die Unterstützung Ihrer Stakeholder zu gewinnen.
Weiter lesen: Sind Sie neu im Projektmanagement? Lesen Sie unseren Blog-Beitrag über die 4 Phasen des Projektlebenszyklus.
Was sind die Bestandteile eines Projektmanagementplans?
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Plans beginnen, sollten Sie mit den Hauptbestandteilen eines typischen Projektplans vertraut sein.
Ein Projektmanagementplan sollte die folgenden Abschnitte enthalten:
- Zusammenfassung: Eine kurze Beschreibung des Inhalts des Berichts
- Projektumfang & Leistungen: Ein Überblick über die Grenzen des Projekts und eine Beschreibung, wie das Projekt in messbare Ergebnisse aufgeteilt wird
- Projektzeitplan: Eine Übersicht über die Projektaufgaben und -meilensteine (Gantt-Diagramme sind hierfür sehr nützlich)
- Projektressourcen: Budget, Personal und andere Ressourcen, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind
- Risiko- und Problemmanagementplan: Eine Liste von Faktoren, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten, und ein Plan, wie Probleme erkannt, angegangen und kontrolliert werden sollen
- Kommunikationsmanagementplan: Ein Plan, wie die Kommunikation zwischen dem Team und den Beteiligten im Laufe des Projekts gehandhabt werden soll
Grundlegend sollte ein Projektplan den Beteiligten sagen, was zu tun ist, wie es getan werden soll und wann es getan werden soll.
Das heißt, dass eine Größe nicht für alle passt. Jeder Projektmanagementplan muss auf die spezifische Branche und die Umstände des Projekts zugeschnitten sein.
Dieser Marketingplan ist zum Beispiel auf den Kunden zugeschnitten. Er ist darauf zugeschnitten, dem Kunden die Agentur schmackhaft zu machen:
Während sich dieser Geschäftsentwicklungsplan auf spezifische Ziele und einen detaillierten Zeitplan konzentriert:
Nachdem diese Grundlagen geklärt sind, lassen Sie uns nun einige Tipps für die Erstellung eines Projektmanagementplans geben, der ebenso ansprechend wie professionell ist.
Weitere Lektüre: Wenn Sie ein Angebot erstellen möchten, lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden für Geschäftsangebote. Versuchen Sie es dann mit unseren Vorlagen für Stellenangebote oder Geschäftsangebote.
Wie schreibt man einen Projektplan?
1. Heben Sie die Schlüsselelemente Ihres Projektplans in einer Zusammenfassung hervor.
Eine Zusammenfassung ist eine kurze Beschreibung der wichtigsten Inhalte eines Projektplans.
Sie ist in der Regel das erste, was die Beteiligten lesen, und sie sollte wie eine Kurzfassung des gesamten Plans wirken.
Es kann das Wertversprechen eines Projekts, die Ziele, die zu erbringenden Leistungen und wichtige Meilensteine berühren, aber es muss kurz und bündig sein (es ist schließlich eine Zusammenfassung). Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie einen Konzeptnachweis entwickeln.
In diesem Beispiel kann eine Zusammenfassung in Spalten unterteilt werden, um das bestehende Problem der Projektlösung gegenüberzustellen:
Das zweispaltige Format mit klaren Überschriften hilft, die Informationen aufzulockern, so dass sie auf einen Blick sehr leicht zu lesen sind.
Hier ist ein weiteres Beispiel für eine Zusammenfassung eines Projektmanagementplans. In diesem Beispiel werden die wichtigsten Punkte mit großen Schriftarten und hilfreichen Symbolen visuell hervorgehoben:
In diesem Fall sind die hervorgehobenen Fakten und Zahlen besonders leicht zu lesen (was Ihre Stakeholder sicher freuen wird).
Aber Ihre Zusammenfassung wird nicht immer so einfach sein.
Bei größeren Projekten wird Ihre Zusammenfassung länger und detaillierter sein.
Diese Vorlage für einen Projektmanagementplan hat eine textlastige Zusammenfassung, aber die fettgedruckten Überschriften und die unterschiedlichen Hintergrundfarben sorgen dafür, dass sie nicht erdrückend wirkt:
Es ist auch eine gute Idee, sie in Abschnitte zu unterteilen, mit einer eigenen Überschrift für jeden Abschnitt:
Ungeachtet dessen, wie Sie Ihre Zusammenfassung gliedern, sollte sie den Beteiligten eine Vorschau auf den Rest des Projektmanagementplans geben.
Stellen Sie Ihren Projektplan visuell mit einem Gantt-Diagramm dar
Ein sorgfältig geplanter Projektplan ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts. Ohne einen solchen wird Ihr Projekt wahrscheinlich in einem Chaos aus verpassten Terminen, schlechtem Teammanagement und schleichender Ausweitung des Projektumfangs versinken.
Glücklicherweise erleichtern Projektplanungswerkzeuge wie Gantt-Diagramme und Projektzeitpläne die Erstellung Ihres Projektplans. Sie können jede Projektaufgabe visuell darstellen, wichtige Meilensteine hinzufügen und dann nach Abhängigkeiten oder Konflikten suchen, die Sie nicht berücksichtigt haben.
Diese Gantt-Diagramm-Vorlage skizziert beispielsweise die Projektaktivitäten auf hoher Ebene im Verlauf eines ganzen Quartals, wobei die Aufgaben nach Teams farblich gekennzeichnet sind:
Ein übergeordneter Fahrplan wie der obige ist für Ihren Projektmanagementplan wahrscheinlich ausreichend. Jedes Team kann während des gesamten Projekts auf diesen Zeitplan zurückgreifen, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind.
Aber vor dem Projektstart müssen Sie die Projektzuständigkeiten nach einzelnen Teammitgliedern aufschlüsseln, wie in diesem Beispiel für ein Gantt-Diagramm:
In der späteren Ausführungs- und Überwachungsphase des Projekts werden Sie sich dafür bedanken, dass Sie einen detaillierten visuellen Fahrplan erstellt haben, den Sie verfolgen und anpassen können, wenn sich etwas ändert.
Sie können auch ein Projektmanagement-Tool verwenden, um Ihr Team zu organisieren.
Weiter lesen: Unser Beitrag mit Beispielen für Gantt-Diagramme und weiteren Tipps, wie Sie diese für das Projektmanagement verwenden können.
Klären Sie die Struktur Ihres Projektteams mit einem Teamorganigramm
Einer der schwierigsten Aspekte der Projektplanung ist die Zusammenstellung eines Teams und dessen Ausrichtung auf die Projektvision.
Und bei der Ausrichtung Ihres Teams dreht sich alles um die Kommunikation – die Kommunikation der Projektziele, die Kommunikation der Wünsche der Beteiligten, die Kommunikation der Gründe für wichtige Entscheidungen … die Liste geht weiter.
Dabei ist eine gute Projektdokumentation von entscheidender Bedeutung! Sie müssen Dokumente erstellen, auf die Ihr Team und Ihre Stakeholder zugreifen können, wenn sie Fragen haben oder Anleitung benötigen.
Eine einfache Sache, die Sie visuell dokumentieren können, ist die Struktur Ihres Teams, mit einem Organigramm wie diesem:
In einem Organigramm sollten Sie einige grundlegende Informationen wie die Teamhierarchie und die Kontaktinformationen der Teammitglieder angeben. Auf diese Weise haben Ihre Stakeholder alle benötigten Informationen zur Hand.
Zusätzlich dazu können Sie die übergeordneten Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder und die Kommunikationskanäle innerhalb des Teams angeben (damit Ihr Team genau weiß, wofür es verantwortlich ist).
Hier ist eine weitere einfache Vorlage für eine Organisationsstruktur, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können:
Erstellen Sie ein Organigramm mit unserem Organigrammersteller.
Organisieren Sie die Projektrisikofaktoren in einem Risikostrukturplan
Ein wichtiger Teil der Projektplanung besteht darin, die Faktoren zu ermitteln, die Ihr Projekt wahrscheinlich zum Scheitern bringen werden, und Pläne und Verfahren für den Umgang mit diesen Faktoren zu entwickeln. Dies wird im Allgemeinen als Risikomanagement bezeichnet.
Der erste Schritt bei der Ausarbeitung eines Risikomanagementplans besteht darin, alle Faktoren aufzulisten, die eine Rolle spielen, und dafür bietet sich ein Risikostrukturplan an. Ein Risikostrukturplan ist eine hierarchische Darstellung der Projektrisiken, geordnet nach Kategorien.
Diese Vorlage für einen Risikostrukturplan zeigt beispielsweise die Projektrisiken, die in technische Risiken, Managementrisiken und externe Risiken unterteilt sind:
Nachdem Sie Ihren Risikostrukturplan erstellt haben, können Sie die einzelnen Risiken eingehend untersuchen (um alle Auslöser und Folgen zu bewerten und zu planen).
Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Software für das Geschäftsprozessmanagement.
Planen Sie voraus: Erstellen Sie Projektstatusberichte, um den Projektbeteiligten den Fortschritt mitzuteilen
Wie bereits erwähnt, ist Kommunikation bei jedem Projekt von grundlegender Bedeutung.
Allerdings wird von den Projektmanagern oft übersehen, dass es einen Plan für das Kommunikationsmanagement gibt – einen Plan, wie das Projektteam mit den Projektbeteiligten kommunizieren wird. Allzu oft beschränkt sich die Projektkommunikation auf Ad-hoc-E-Mails oder Besprechungen in letzter Minute.
Dies können Sie vermeiden, indem Sie im Voraus planen. Beginnen Sie mit einem Kickoff-Meeting und nehmen Sie eine Vorlage für einen Projektstatusbericht in Ihren Kommunikationsplan auf.
Hier ein Beispiel für einen einfachen Projektstatusbericht, den Sie wöchentlich an die Beteiligten senden könnten:
Diese Art von Bericht ist von unschätzbarem Wert für die Übermittlung von Updates zum Projektfortschritt. Er zeigt, was Sie erreicht haben, in einem klaren, konsistenten Format, das dazu beitragen kann, Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen, Vertrauen bei Ihren Stakeholdern aufzubauen und es einfach zu machen, über die Projektleistung zu reflektieren, wenn Sie Ihre Ziele erreicht haben.
Für größere Aktualisierungen auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis können Sie auch einen umfassenderen Statusbericht einfügen, z. B. diesen:
Mit der obigen Vorlage können Sie die Beteiligten über größere Aktualisierungen wie neue Budgetanforderungen, geänderte Fertigstellungstermine und Projektleistungsbewertungen informieren.
Sie können sogar eine Visualisierung aktueller Projektmeilensteine einfügen, wie in diesem Beispiel unten:
Wollen Sie weitere Tipps zur Erstellung von Grafiken zur Verbesserung Ihrer Kommunikation? Lesen Sie unseren Leitfaden zur visuellen Kommunikation für Unternehmen.
Vorlagen für Projektmanagementpläne
Ein Projektmanagementplan ist wahrscheinlich das wichtigste Dokument, das Ihre Stakeholder von Ihnen erhalten werden (neben dem Projekt selbst).
Er enthält alle Informationen, anhand derer die Beteiligten entscheiden werden, ob Ihr Projekt vorankommt oder abgebrochen wird.
Deshalb ist es eine gute Idee, mit einer Vorlage für einen Projektmanagementplan zu beginnen. Mithilfe einer Vorlage können Sie Ihre Informationen logisch ordnen und sicherstellen, dass sie interessant genug sind, um die Aufmerksamkeit der Beteiligten zu erregen.
Vorlage für ein Bauangebot
Ihr Bauangebot steht wahrscheinlich im Wettbewerb mit mehreren anderen Anbietern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie es richtig machen.
Starten Sie mit einem sorgfältigen Projektüberblick, wie auf der zweiten Seite dieser Vorlage:
Auch wenn Sie denken, dass dieses Projekt anderen, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben, ähnlich sein wird, ist es wichtig, dass Sie die Details kennen.
Dies hilft Ihnen auch, den Umfang der Arbeiten zu verstehen, damit Sie die Kosten richtig einschätzen und ein Angebot erstellen können, das weder zu hoch noch zu niedrig ist. Ontario Construction News gibt Ihnen gute Ratschläge zu diesem Prozess.
Einfache Vorlage für einen Projektmanagementplan
Diese einfache Vorlage für einen Projektmanagementplan enthält alle Informationen, die Ihre Beteiligten benötigen:
Einfacher Kommunikationsplan für das Projektmanagement
Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind. Ein Projektkommunikationsplan stellt sicher, dass jeder weiß, wie, wo, wer und wann das Team im Laufe des Projekts kommunizieren wird.
Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, welche Art von Kommunikation für die Stakeholder wertvoll ist und welche einfach nur überwältigend ist und nicht zu besseren Entscheidungen führt.
In dieser Vorlage werden all diese Faktoren klar umrissen, um die Erwartungen zu steuern und Verwirrung darüber zu beseitigen, was wann kommuniziert wird:
Vorlage für einen Projektplan für die kommerzielle Entwicklung
Die nachstehende Vorlage für einen Projektmanagementplan ist einfach und minimalistisch, verwendet aber dennoch ein einzigartiges Layout und einfache Bilder, um einen leicht lesbaren, überschaubaren Projektüberblick zu erstellen.
Diese Vorlage eignet sich perfekt für das Bau- oder Konstruktionsmanagement oder andere technische Projekte:
Wenn Sie eine Projektplanvorlage auswählen, suchen Sie nach einer, die flexibel genug ist, um alle Änderungen zu berücksichtigen, die Ihre Interessenvertreter vor der Genehmigung des Projekts verlangen könnten. Man weiß nie, was sich in den frühen Planungsphasen des Projekts ändern könnte!
Das Wichtigste: Bewährte Verfahren für den Projektplan
- Verwenden Sie Überschriften, Spalten, und Hervorhebungen, um Ihre Zusammenfassung leicht lesbar zu machen
- Stellen Sie Ihren Projektplan mit einem Gantt-Diagramm dar (mit farblich nach Abteilungen oder Teammitgliedern gekennzeichneten Aufgaben)
- Verwenden Sie visuelle Darstellungen wie Organigramme und Risikostrukturen, um innerhalb Ihres Teams und mit den Interessengruppen zu kommunizieren
- Wählen Sie eine flexible Vorlage, die Sie aktualisieren können, um sie an die Wünsche der Interessengruppen anzupassen