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Executive Summary

Dieses Business Case Template bietet Ihnen einen guten Ausgangspunkt für die Entwicklung Ihres projekt- bzw. organisationsspezifischen Business Case. Sie können die MS-Word-Version dieser Vorlage herunterladen, indem Sie auf das obige Word-Symbol klicken.

Dieser Abschnitt sollte allgemeine Informationen über die Probleme im Zusammenhang mit dem Geschäftsproblem und dem vorgeschlagenen Projekt oder der Initiative zu seiner Lösung enthalten. In der Regel wird dieser Abschnitt zuletzt ausgefüllt, nachdem alle anderen Abschnitte des Business Case geschrieben worden sind. Der Grund dafür ist, dass die Zusammenfassung genau das ist, nämlich eine Zusammenfassung der Details, die in den nachfolgenden Abschnitten des Dokuments gegeben werden.

Dieser Business Case umreißt, wie das Web Platform (WP)-Projekt aktuelle geschäftliche Belange, die Vorteile des Projekts sowie Empfehlungen und Rechtfertigungen des Projekts angehen wird. Der Business Case erörtert auch detaillierte Projektziele, Leistungsmessungen, Annahmen, Einschränkungen und alternative Optionen.

1.1 Problem

In diesem Abschnitt des Business Case sollte kurz das Geschäftsproblem beschrieben werden, das durch das vorgeschlagene Projekt gelöst werden soll. In diesem Abschnitt sollte nicht beschrieben werden, wie das Problem angegangen wird, sondern nur, worum es sich handelt.

Aufgrund eines wachsenden Kundenstamms ist Smith Consulting in den letzten zwei Jahren zu einem dezentralisierten Geschäftsmodell übergegangen. Da wir immer mehr Kunden an immer mehr Standorten betreuen, ist die Verwaltung unseres Personals schwieriger geworden. Bis jetzt wurden viele unserer internen Anforderungen, wie z.B. Berichtswesen, Gehaltsabrechnungen und Ressourcenmanagement, über veraltete Mainframe-Systeme abgewickelt. Da unsere Belegschaft zahlenmäßig und räumlich wächst, sind diese alten Mainframe-Systeme nicht mehr ausreichend, um diese Verwaltungstätigkeiten effektiv zu verwalten. Diese Unzulänglichkeit äußert sich in höheren Kosten und einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation, die wir in den letzten 12 Monaten beobachten konnten. Um unsere Verwaltung effektiver zu gestalten, die Kosten zu senken und die Mitarbeiterfluktuation zu verbessern, muss Smith Consulting auf eine webbasierte Anwendung umsteigen, wie in diesem Business Case für das WP-Projekt beschrieben. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter eine größere Rolle bei der Verwaltung ihrer administrativen Angelegenheiten übernehmen, sie haben sicheren Online-Zugang zu den Stundenzetteln, und das Unternehmen kann seine Verwaltung von einer zentralen und gemeinsamen Plattform aus verwalten.

1.2 Erwartete Ergebnisse

In diesem Abschnitt sollte das erwartete Ergebnis beschrieben werden, wenn das vorgeschlagene Projekt oder die Initiative umgesetzt wird. Er sollte beinhalten, wie das Projekt dem Unternehmen zugute kommt, und beschreiben, wie der Endzustand des Projekts aussehen soll.

Die Umstellung auf eine zentralisierte, webbasierte Verwaltungsplattform wird es Smith Consulting ermöglichen, seine Mitarbeiter-Lohnabrechnungssysteme und Verwaltungsfunktionen nahtlos und konsolidiert zu verwalten. Diese Technologieumstellung wird die Gemeinkosten senken, die mit dem großen Personalbestand verbunden sind, der derzeit für die Verwaltung dieser Aufgaben erforderlich ist. Die dezentralisierten Mitarbeiter werden mehr Autonomie haben, um ihre Gehaltsabrechnungen, Schulungen, Berichte und verschiedene andere administrative Aufgaben zu verwalten. Das Unternehmen wird auch von einer zeitnahen und genauen Finanzberichterstattung profitieren, da unsere Regionalmanager ihre Finanzkennzahlen eingeben und kontinuierlich aktualisieren können. Dieser Echtzeit-Zugriff reduziert Fehler, verbessert die Durchlaufzeit und ist für jeden autorisierten Benutzer leicht zugänglich.

1.3 Empfehlung

Dieser Abschnitt unserer Business Case-Vorlage fasst den Ansatz zusammen, wie das Projekt das Geschäftsproblem lösen wird. In diesem Abschnitt sollte auch beschrieben werden, wie die wünschenswerten Ergebnisse durch die Durchführung des Projekts erreicht werden.

Es wurden verschiedene Optionen und Alternativen analysiert, um den besten Weg zur Nutzung der Technologie zur Verbesserung der Geschäftsprozesse und zur Senkung der Gemeinkosten bei Smith Consulting zu ermitteln. Der hier beschriebene Ansatz ermöglicht es uns, unsere Unternehmensziele der kontinuierlichen Verbesserung der Effizienz, der Kostensenkung und der Nutzung von Technologie zu erreichen. Das empfohlene WP-Projekt wird die Daten und Funktionen unseres derzeitigen Mainframe-Systems methodisch auf unsere neue webbasierte Plattform migrieren, um die Datenintegrität zu bewahren und ausreichend Zeit für die Schulung aller Mitarbeiter und Manager in Bezug auf ihre Verantwortlichkeiten und die jeweiligen Verwaltungsfunktionen einzuräumen. Die webbasierte Plattform ist mit allen anderen aktuellen IT-Systemen kompatibel und wird die Effizienz und Genauigkeit der Berichterstattung im gesamten Unternehmen verbessern. Die Technologie wird u.a. auf folgende Weise die gewünschten Ergebnisse erzielen:

• Die Mitarbeiter werden in der Lage sein, ihre Zeiterfassungsdaten jederzeit von jedem beliebigen Ort aus einzugeben und zu bearbeiten, anstatt ihre Daten telefonisch bei ihrem Regionalmanager einzugeben, der sie dann in das Großrechnersystem eingibt
• Die Zeiterfassungs- und Gehaltsabrechnungsdaten werden für Qualitätskontroll- und Berichterstattungszwecke sofort zugänglich sein, wodurch sich die Notwendigkeit verringert, dass Mitarbeiter in nicht fakturierbaren Positionen Daten sammeln, Daten zu sammeln, zu analysieren und zusammenzustellen
• Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich für Schulungen anzumelden, was die Belastung für Manager und Schulungspersonal verringert

1.4 Begründung

In diesem Abschnitt wird begründet, warum das empfohlene Projekt durchgeführt werden sollte und warum es gegenüber anderen Alternativen ausgewählt wurde. Gegebenenfalls sind quantitative Angaben zu machen und die Auswirkungen einer Nichtdurchführung des Projekts darzulegen.

Die Umstellung der Gehaltsabrechnung und anderer Verwaltungsfunktionen vom alten Mainframe-System auf die webbasierte Plattform wird zu einer größeren Effizienz bei den Unternehmensressourcen und Geschäftsprozessen führen. Das WP-Projekt steht auch im Einklang mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen, da es die Technologie nutzt, um die Art und Weise, wie wir unser Geschäft betreiben, zu verbessern. Während andere Alternativen und der Status quo analysiert wurden, wurde das WP-Projekt für diesen Business Case ausgewählt, weil es die beste Möglichkeit bietet, die Vorteile schnell zu realisieren und gleichzeitig die größte Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung zu ermöglichen. Andere Alternativen waren mit größeren Risiken verbunden, boten weniger Vorteile, waren zu schwierig zu definieren oder waren nicht angemessen auf die aktuelle Unternehmensstrategie und/oder -ziele abgestimmt.

Erste Schätzungen für das WP-Projekt sind:

• 15% Verringerung der Gemeinkosten in den ersten 12 Monaten
• 10% Verringerung der Mitarbeiterfluktuation in den ersten 12 Monaten
• 50% sofortige Verringerung der Zeit für die Erstellung wöchentlicher und monatlicher Finanzberichte
• 25% sofortige Verringerung des Zeitaufwands für die Lösung von Problemen bei der Gehaltsabrechnung

Geschäftsfallanalyse-Team

Dieser Abschnitt der Vorlage für den Geschäftsfall beschreibt die Rollen der Teammitglieder, die den Geschäftsfall entwickelt haben. Es ist unbedingt erforderlich, dass die Teilnehmer und Rollen sowohl für den Geschäftsfall als auch während der gesamten Projektlaufzeit klar definiert sind.

Die folgenden Personen bilden das Geschäftsfallanalyse-Team. Sie sind für die Analyse und Erstellung des Geschäftsfalles des WP-Projekts verantwortlich.

Rolle	Beschreibung	Name/Titel
Executive Sponsor	Unterstützung der Geschäftsleitung für das Projekt	John Doe, VP Operations
Technologische Unterstützung	Stellt die gesamte technische Unterstützung für das Projekt bereit	Jane Smith, VP Informationstechnologie
Prozessverbesserung	Berät das Team zu Prozessverbesserungstechniken	Jim Jones, Leiter des Prozessteams
Projektmanager	Managt den Geschäftsfall und das Projektteam	Steve Smith, Projektleiter
Software-Support	Stellt den gesamten Software-Support für das Projekt bereit	Amy White, Leiterin der Software-Gruppe

3.1 Problemstellung

In diesem Abschnitt wird das geschäftliche Problem beschrieben, zu dessen Lösung dieses Projekt ins Leben gerufen wurde. Das Problem kann prozess-, technologie- oder produkt-/dienstleistungsorientiert sein. Dieser Abschnitt sollte keine Erörterung der Lösung enthalten.

Seit seiner Gründung verlässt sich Smith Consulting auf ein Mainframe-System zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung und anderer administrativer Mitarbeiterfunktionen. Mit der wachsenden Zahl der Mitarbeiter steigt auch der Aufwand für die Zentrale, um die Verwaltung des Unternehmens auf einem akzeptablen Niveau effektiv zu verwalten. In den letzten zwei Jahren hat Smith Consulting 5 Mitarbeiter in Overhead-Positionen eingestellt, um die täglichen Verwaltungsvorgänge zu verwalten und durchzuführen. Diese Stellen bringen wenig oder gar keinen Gewinn, da sie nicht abrechenbar sind und nur den Status quo aufrechterhalten; sie tragen nicht zur Verbesserung der Verwaltung des Unternehmens bei. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter derzeit ihre Regionalleiter anrufen müssen, um ihre Arbeitszeiten einzutragen und etwaige Probleme mit der Gehaltsabrechnung und den Verwaltungsaufgaben vorzubringen. Dies stellt eine große Belastung für die Manager dar, die diese Anforderungen mit ihren täglichen abrechenbaren Aufgaben in Einklang bringen müssen.

Das Berichtswesen ist ein weiterer Problembereich im Zusammenhang mit dem alten Mainframe-System. Alle wöchentlichen und monatlichen Finanzberichte müssen manuell erstellt werden, was eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit birgt und viel Zeit in Anspruch nimmt. Diese manuellen Aufgaben erhöhen die Belastung und die Kosten des Unternehmens.

3.2 Organisatorische Auswirkungen

In diesem Abschnitt unserer Vorlage wird beschrieben, wie das vorgeschlagene Projekt die organisatorischen Prozesse, Werkzeuge, Hardware und/oder Software verändern oder beeinflussen wird. Es sollte auch erläutert werden, welche neuen Rollen geschaffen werden oder wie sich bestehende Rollen infolge des Projekts ändern können.

Das WP-Projekt wird Smith Consulting auf verschiedene Weise beeinflussen. Im Folgenden wird auf einer hohen Ebene erläutert, wie die Organisation, die Werkzeuge, die Prozesse sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten durch die Implementierung des WP-Projekts beeinflusst werden:

Werkzeuge: Die bestehende Legacy-Verwaltungsplattform wird vollständig abgeschafft, wenn das WP-Projekt eingerichtet und in Betrieb genommen wird. Dies erfordert eine Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den WP-Tools und ihrer Verwendung zur Unterstützung anderer organisatorischer Tools.

Prozesse: Mit dem WP-Projekt werden die Verwaltungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse effizienter und straffer gestaltet. Diese verbesserte Effizienz wird die Belastung der Manager verringern und den Mitarbeitern Autonomie bei der Verwaltung ihrer Verwaltungs- und Gehaltsabrechnungsaufgaben und -maßnahmen geben.

Rollen und Verantwortlichkeiten: Das WP-Projekt ermöglicht nicht nur eine größere Autonomie der Mitarbeiter und eine geringere Belastung der Manager, sondern auch eine Verringerung des Personalbedarfs für die Personal- und Gehaltsabteilungen. Obwohl wir unsere Mitarbeiter sehr schätzen, wird sich der Abbau von nicht fakturierbaren Overhead-Positionen direkt in unserem Endergebnis widerspiegeln und eine unmittelbare Rendite für unsere Investition bringen. Die neue Plattform wird von der IT-Gruppe verwaltet, und wir rechnen nicht mit einer Änderung des Personalbedarfs in der IT-Abteilung.

Hardware/Software: Neben der Software und den Lizenzen für das Projekt muss Smith Consulting zusätzliche Server kaufen, um die Plattform und ihr voraussichtliches Wachstum in den nächsten 10 Jahren unterzubringen.

3.3 Technologiemigration

Dieser Abschnitt der Vorlage für den Geschäftsfall gibt einen umfassenden Überblick darüber, wie die neue Technologie implementiert wird und wie die Daten aus der alten Technologie migriert werden.

Um die bestehenden Daten von unserer alten Plattform effektiv auf die neue webbasierte Plattform zu migrieren, wurde ein stufenweiser Ansatz entwickelt, der zu minimalen/keiner Unterbrechung des täglichen Betriebs, der Verwaltung und der Gehaltsabrechnung führen wird. Nachfolgend ein Überblick über den stufenweisen Ansatz:

Phase I: Hardware/Software wird angeschafft und das WP-System wird in der webbasierten Umgebung erstellt und von der IT-Entwicklungsgruppe getestet.

Phase II: Die IT-Gruppe wird im Technologielabor eine vorübergehende Legacy-Plattform einrichten, die für den täglichen Betrieb der Lohn- und Gehaltsabrechnung und für Verwaltungstätigkeiten verwendet wird. Sie dient als Backup-System und zur Archivierung aller Daten aus dem Großrechner des Unternehmens.

Phase III: Die webbasierte Plattform wird mit allen aktuellen Lohn- und Verwaltungsdaten bestückt. Dies muss in Verbindung mit dem Ende eines Gehaltszyklus geschehen.

Phase IV: Alle Mitarbeiter werden auf der neuen webbasierten Plattform geschult.

Phase V: Die webbasierte Plattform wird in Betrieb genommen und das alte Mainframe-System wird archiviert und abgeschaltet.

Projektübersicht

Dieser Abschnitt beschreibt Informationen auf hoher Ebene über das Projekt und enthält eine Beschreibung, Ziele und Vorgaben, Leistungskriterien, Annahmen, Einschränkungen und Meilensteine. Dieser Abschnitt des Business Case fasst alle projektspezifischen Informationen in einem Kapitel zusammen und ermöglicht ein einfaches Verständnis des Projekts, da das grundlegende Geschäftsproblem, die Auswirkungen und die Empfehlungen bereits festgelegt wurden.

Der Überblick über das WP-Projekt beschreibt detailliert, wie dieses Projekt das Geschäftsproblem von Smith Consulting lösen wird. Der Überblick besteht aus einer Projektbeschreibung, den Zielen für das WP-Projekt, den Projektleistungskriterien, den Projektannahmen, den Einschränkungen und den wichtigsten Meilensteinen. Während das Projekt genehmigt wird und voranschreitet, wird jede dieser Komponenten erweitert, um eine größere Detailgenauigkeit bei der Arbeit am Projektplan zu erreichen.

4.1 Projektbeschreibung

Dieser Abschnitt beschreibt den Ansatz, den das Projekt verwenden wird, um das/die Geschäftsproblem(e) zu lösen. Dazu gehört, woraus das Projekt bestehen wird, eine allgemeine Beschreibung, wie es durchgeführt wird, und der Zweck des Projekts.

Das WP-Projekt wird mehrere potenzielle Produkte prüfen und analysieren, um das veraltete Lohnabrechnungs- und Verwaltungssystem von Smith Consulting durch eine webbasierte Plattform zu ersetzen. Dabei soll ein Produkt ermittelt und ausgewählt werden, das unser bestehendes System angemessen ersetzt und dennoch ein Wachstum für die nächsten 10 Jahre ermöglicht. Nach der Auswahl wird das Projekt unser bestehendes System in einem stufenweisen Implementierungsansatz ersetzen und abgeschlossen werden, sobald das neue System betriebsbereit ist und das Altsystem archiviert und nicht mehr verwendet wird.

Dieses Projekt wird zu einer größeren Effizienz der täglichen Lohn- und Gehaltsabrechnungs- und Verwaltungsvorgänge und der Berichterstattung, zu erheblich niedrigeren Gemeinkosten und zu einer geringeren Fluktuation führen, da die Mitarbeiter mehr Autonomie und Flexibilität erhalten. Außerdem werden sich die Manager wieder auf abrechenbare Aufgaben konzentrieren, anstatt einen großen Teil ihrer Zeit für nicht abrechenbare Verwaltungsaufgaben zu verwenden.

Smith Consulting wird eine Informationsanfrage stellen, um festzustellen, welche Produkte sofort verfügbar sind, um unsere geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen. Sobald das Produkt erworben ist, wird die gesamte Implementierung und Datenerfassung mit internen Ressourcen durchgeführt.

4.2 Ziele und Vorgaben

Dieser Teil der Vorlage listet die Geschäftsziele und Vorgaben auf, die durch das Projekt unterstützt werden, und wie das Projekt sie anspricht.

Das WP-Projekt unterstützt direkt mehrere der von Smith Consulting festgelegten Unternehmensziele und Vorgaben. Die folgende Tabelle listet die Unternehmensziele auf, die das WP-Projekt unterstützt und wie es sie unterstützt:

Unternehmensziel	Beschreibung
Zeitnahe und genaue Berichterstattung	Das webbasierte Tool wird eine Echtzeit-Echtzeit- und genaues Reporting aller Lohn- und Verwaltungskennzahlen
Steigerung der Personaleffizienz	Weniger Personal und Lohnbuchhaltungspersonal für die Verwaltung dieser Aktivitäten erforderlich, verbessert die Effizienz
Senkung der Fluktuation	Größere Autonomie und Flexibilität werden die Bedenken der Mitarbeiter zerstreuen und es den Managern ermöglichen, sich auf abrechenbare Aufgaben zu konzentrieren
Reduzierung der Gemeinkosten	Weniger Personal erforderlich ist, wird die Gemeinkosten des Unternehmens senken

4.3 Projektleistung

In diesem Abschnitt werden die Maßnahmen beschrieben, die zur Messung der Leistung und der Ergebnisse des Projekts in Bezug auf die Schlüsselressourcen, -prozesse oder -dienste verwendet werden.

In der folgenden Tabelle sind die Schlüsselressourcen, -prozesse oder -dienste und ihre erwarteten Geschäftsergebnisse zur Messung der Projektleistung aufgeführt. Diese Leistungsmaßnahmen werden im detaillierten Projektplan quantifiziert und weiter definiert.

Schlüsselressourcen/Prozesse/Dienstleistungen	Leistungsmaßnahme
Berichterstattung	Das webbasierte System wird Diskrepanzen in der Berichterstattung (Duplikate und Lücken) verringern und einen Abgleich alle 6 Monate statt monatlich erfordern.
Zeiterfassung	Die nicht fakturierbare Arbeit der Manager wird eliminiert, indem die Mitarbeiter ihre Daten direkt eingeben können.
Software- und Systemwartung	Senkung der Kosten und des Personalbedarfs, da die Systemwartung mit dem neuen System von einmal pro Monat auf einmal alle 6 Monate reduziert wird.
Personalressourcen	Abbau von 5 Stellen in der Personal- und Lohnbuchhaltung, die nicht mehr benötigt werden, da mehrere Funktionen nun automatisiert werden.

4.4 Projektannahmen

In diesem Abschnitt werden die vorläufigen Annahmen für das vorgeschlagene Projekt aufgeführt. Wenn das Projekt ausgewählt wird und in die detaillierte Projektplanung übergeht, wird die Liste der Annahmen höchstwahrscheinlich mit der Entwicklung des Projektplans wachsen. Für den Business Case sollte jedoch zumindest eine vorläufige Liste vorhanden sein, auf der man aufbauen kann.

Die folgenden Annahmen gelten für das WP-Projekt. Wenn die Projektplanung beginnt und weitere Annahmen ermittelt werden, werden sie entsprechend hinzugefügt.

• Alle Mitarbeiter und Angestellten werden entsprechend in ihren jeweiligen Dateneingabe-, Zeiterfassungs-,
• Finanzierung für die Schulung ist vorhanden
• Finanzierung für den Kauf von Hardware/Software für das webbasierte System ist vorhanden
• Alle Abteilungsleiter werden die notwendige Unterstützung für den erfolgreichen Abschluss des Projekts leisten
• Das Projekt hat Unterstützung und Rückhalt auf Führungsebene

4.5 Projektbeschränkungen

In diesem Abschnitt der Business Case-Vorlage werden die vorläufigen Beschränkungen für das vorgeschlagene Projekt aufgeführt. Wenn das Projekt ausgewählt wird und in die detaillierte Projektplanung übergeht, wird die Liste der Einschränkungen höchstwahrscheinlich mit der Entwicklung des Projektplans wachsen. Für den Business Case sollte jedoch zumindest eine vorläufige Liste vorhanden sein, auf der man aufbauen kann.

Die folgenden Einschränkungen gelten für das WP-Projekt. Wenn die Projektplanung beginnt und weitere Einschränkungen identifiziert werden, werden sie entsprechend hinzugefügt.

• Es stehen nur begrenzte IT-Ressourcen zur Unterstützung des WP-Projekts und anderer laufender IT-Initiativen zur Verfügung.
• Es gibt eine begrenzte Anzahl kommerzieller Standardprodukte (COTS) zur Unterstützung der Gehaltsabrechnungs- und Verwaltungstätigkeiten.
• Da die Implementierung intern und nicht von den Produktentwicklern oder -anbietern durchgeführt wird, gibt es nur begrenzte Unterstützung durch die Hardware-/Softwareanbieter.

4.6 Wichtige Projektmeilensteine

In diesem Abschnitt unserer Vorlage werden die wichtigsten Projektmeilensteine und ihre angestrebten Fertigstellungstermine aufgeführt. Da es sich um einen Business Case handelt, sind diese Meilensteine und Zieldaten allgemeiner Natur und keineswegs endgültig. Es ist wichtig zu beachten, dass im Laufe der Projektplanung ein Basiszeitplan mit allen Meilensteinen erstellt wird.

Im Folgenden sind die wichtigsten Projektmeilensteine aufgeführt. Während die Projektplanung voranschreitet und der Zeitplan entwickelt wird, werden die Meilensteine und ihre angestrebten Fertigstellungstermine nach Bedarf geändert, angepasst und fertiggestellt, um den Basiszeitplan zu erstellen.

Meilensteine/Leistungen	Zieltermin
Projektcharta	01/01/20xx
Projektplanüberprüfung und -abschluss	03/01/20xx
Projektauftakt	03/10/20xx
Phase I abgeschlossen	04/15/20xx
Phase II abgeschlossen	06/15/20xx
Phase III abgeschlossen	08/15/20xx
Phase IV abgeschlossen	10/15/20xx
Phase V abgeschlossen	12/15/20xx
Abschluss/Projektabschluss	12/31/20xx

Strategische Ausrichtung

Alle Projekte sollten die Strategie und die strategischen Pläne des Unternehmens unterstützen, um einen Mehrwert zu schaffen und die Unterstützung der Geschäftsleitung und der Organisation zu erhalten. Dieser Abschnitt der Business Case-Vorlage gibt einen Überblick über die strategischen Pläne der Organisation, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen. Dazu gehören der strategische Plan, die Anforderungen des Plans und die Art und Weise, wie das Projekt den strategischen Plan unterstützt.

Das WP-Projekt unterstützt direkt mehrere strategische Pläne von Smith Consulting. Durch die direkte Unterstützung dieser strategischen Pläne wird dieses Projekt unser Geschäft verbessern und dazu beitragen, das Unternehmen auf die nächste Reifestufe zu bringen.

Plan	Ziele/Zielsetzungen	Beziehung zum Projekt
20xx Smith Consulting Strategischer Plan für Informationsmanagement	Verbesserung der Aktenführung und des Informationsmanagements	Dieses Projekt wird Informationen und Dateneingabe in Echtzeit ermöglichen, die Genauigkeit der Informationen erhöhen, und eine konsolidierte Ablage für alle Lohn- und Verwaltungsdaten
20xx Smith Consulting Strategischer Plan für das Informationsmanagement	Nutzung neuer Technologie zur effektiveren Unterstützung der Unternehmens- und Abteilungsaufgaben	Die neue Technologie wird es ermöglichen, viele Lohn- und Verwaltungsfunktionen zu automatisieren und den Personalbedarf für die Verwaltung dieser Systeme zu reduzieren
20xx Smith Consulting Strategischer Plan für Humankapital	Beteiligung der Belegschaft und Verbesserung der Mitarbeiterbindung	Dieses Projekt ermöglicht es dem Mitarbeiter, eine aktive Rolle bei der Verwaltung seiner Gehaltsabrechnungs- und Verwaltungswahlen zu übernehmen

Kosten-Nutzen-Analyse

Viele betrachten dies als einen der wichtigsten Teile eines Business Case, da es oft die Kosten oder Einsparungen sind, die ein Projekt erbringt, die die endgültige Genehmigung zur Durchführung erhalten. Es ist wichtig, den finanziellen Nutzen des Projekts im Business Case so weit wie möglich zu quantifizieren. Dies geschieht in der Regel in Form einer Kosten-Nutzen-Analyse. Zweck dieser Analyse ist es, die Kosten des Projekts zu veranschaulichen und sie mit den Vorteilen und Einsparungen zu vergleichen, um festzustellen, ob es sich lohnt, das Projekt weiterzuverfolgen.

Die folgende Tabelle enthält die mit dem WP-Projekt verbundenen Kosten- und Einsparmaßnahmen, Beschreibungen dieser Maßnahmen und die damit verbundenen Kosten oder Einsparungen im ersten Jahr. Am unteren Ende der Tabelle sind die Nettoeinsparungen für das erste Jahr des Projekts aufgeführt.

Maßnahme	Maßnahmentyp	Beschreibung	Kosten im ersten Jahr (- gibt die erwarteten Einsparungen an)
Kauf eines webbasierten Produkts und von Lizenzen	Kosten	Anfangsinvestition für das WP-Projekt	$400.000.00
Softwareinstallation und -schulung	Kosten	Kosten für die IT-Gruppe zur Installation der neuen Software und für die Schulungsgruppe zur Schulung aller Mitarbeiter	$100.000.00
Reduzierung des Personals der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung um 5 Mitarbeiter	Einsparungen	Sofortige Reduzierung der Gemeinkosten in Höhe des Jahresgehalts von 3 Personalspezialisten und 2 Lohnbuchhaltern	-$183.495.00
Manager müssen nicht mehr für nicht abrechenbare Lohnabrechnungs- und Verwaltungsaufgaben arbeiten	Einsparungen	18 Regionalmanager verbringen derzeit durchschnittlich 16 Stunden pro Woche mit nicht abrechenbarer Zeit. Es wird davon ausgegangen, dass diese Zahl auf höchstens 2 Stunden pro Woche reduziert werden kann. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 36,00 $ ergibt dies (36,00 $ x 14 Stunden/Woche reduzierte nicht fakturierbare Zeit x 18 Manager) 9072,00 $ Mehreinnahmen pro Woche.	-$471.744,00
Systemwartung alle 6 Monate statt monatlich erforderlich	Einsparungen	Der geringere Einsatz von IT-Ressourcen für nicht wertschöpfende Aufgaben führt zu Einsparungen von ca. 42.000 $ pro Jahr.	-$42.000
Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation um 10 %	Einsparungen	Die Einsparungen bei den Kosten für die Abfertigung ausscheidender Mitarbeiter und die Anwerbung, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter belaufen sich im ersten Jahr auf etwa $50.000.	-$50.000
Nettoeinsparungen im ersten Jahr			$247.239,00

Auf der Grundlage der obigen Kosten-Nutzen-Analyse sehen wir, dass Smith Consulting durch die Genehmigung des WP-Projekts allein im ersten Jahr $247.239,00 sparen wird. Dies stellt eine erhebliche Verbesserung unserer Betriebskosten dar und ist ein klarer Indikator für den Nutzen, den dieses Projekt für das Unternehmen haben wird.

Alternativanalyse

Alle Geschäftsprobleme können durch eine beliebige Anzahl von Alternativprojekten gelöst werden. Während der Business Case das Ergebnis der Auswahl einer solchen Option ist, sollte auch eine kurze Zusammenfassung der in Betracht gezogenen Alternativen enthalten sein – von denen eine der Status quo oder das Nichtstun sein sollte. Die Gründe für die Nichtauswahl der Alternativen sollten ebenfalls enthalten sein.

Die folgenden alternativen Optionen wurden zur Lösung des Geschäftsproblems in Betracht gezogen. Diese Alternativen wurden aus einer Reihe von Gründen nicht ausgewählt, die ebenfalls im Folgenden erläutert werden.

Kein Projekt (Status Quo)	Gründe für die Nichtauswahl einer Alternative
Beibehaltung des Mainframe-Altsystems	Unnötige Ausgaben für einen erhöhten Personalbestand Anhaltendes Auftreten einer hohen Anzahl von Datenfehlern Schlechtes und unzeitgemäßes Berichtswesen Mangel an Automatisierung
Alternative Option	Gründe für die Nichtwahl der Alternative
Outsourcing der Implementierung einer web-basierten Plattform auszulagern	Signifikant höhere Kosten Expertise ist bereits im Haus vorhanden Mangelnde Vertrautheit des Anbieters mit unseren internen Anforderungen
Alternative Option	Gründe für die Nichtwahl der Alternative
Software intern entwickeln	Mangel an qualifizierten Ressourcen Erhebliche Kosten im Zusammenhang mit dem Softwareentwurf Der erforderliche Zeitrahmen ist zu lang

Genehmigungen

Der Business Case ist ein Dokument, mit dem die Genehmigung erteilt oder verweigert wird, um mit der Erstellung eines Projekts voranzukommen. Daher sollte das Dokument von seinem Prüfungsausschuss genehmigt oder abgelehnt werden

Die Unterschriften der nachstehenden Personen zeigen, dass die Unterzeichner den Zweck und den Inhalt dieses Business Case verstanden haben. Mit Ihrer Unterschrift geben Sie an, dass Sie das vorgeschlagene Projekt, das in diesem Business Case skizziert wird, gutheißen und dass die nächsten Schritte unternommen werden können, um ein formelles Projekt in Übereinstimmung mit den hier dargelegten Details zu erstellen.

Befürworter Name	Titel	Unterschrift	Datum
Black, J.	Präsident und COO
Brown, A.	Geschäftsführender Vizepräsident