Sozialversicherungsnummern (SSNs) wurden erstmals 1936 verwendet, um die Einkünfte von US-Arbeitern zu erfassen und deren Sozialversicherungsleistungen zu ermitteln.Zu Beginn wurden die ersten drei Ziffern der SSNs durch die Postleitzahl der Postanschrift des SSN-Antrags bestimmt. Dies war bis 2011 der Fall, als Änderungen vorgenommen werden mussten, um mit der Anzahl der ausgestellten SSNs Schritt zu halten und Identitätsdiebstahl zu verhindern.
In letzter Zeit werden SSNs aufgrund des gestiegenen Bewusstseins für den Arbeitsstatus von US-Beschäftigten genauer unter die Lupe genommen. Die Bundesstaaten werden immer strenger, wenn es um die SSN geht, die bei der Zahlung der Arbeitslosensteuer an den Staat übermittelt werden. Insbesondere Florida und New Jersey haben damit begonnen, Arbeitnehmerdaten für die staatliche Arbeitslosenversicherung abzulehnen, wenn die SSN mit einer bestimmten Zahl beginnt.
Gegenwärtig geben die Vereinigten Staaten keine Sozialversicherungsnummern mit den folgenden Nummern aus:
- SSNs, die mit der Zahl „9“
- SSNs, die mit der Zahl „666“ an den Stellen 1 – 3 beginnen
- SSNs, die mit der Zahl „000“ an den Stellen 1 – 3 beginnen
- SSNs mit der Zahl „00“ an den Stellen 4 – 5
- SSNs mit der Nummer „0000“ an den Stellen 6 – 9
Der Staat Florida lehnt alle Arbeitnehmerdaten für die staatliche Arbeitslosigkeit ab, bei denen die SSN des Arbeitnehmers mit einer „9“ oder „000“ beginnt. Darüber hinaus werden für die Übermittlung dieser Nummern Geldstrafen erhoben. New Jersey lehnt ebenfalls Daten mit Sozialversicherungsnummern ab, die mit „9“ beginnen, was zu einer Diskrepanz zwischen der Lohnmeldung und der zusammenfassenden Arbeitslosenmeldung führt.
Zu diesem Zweck wird TRICOM für alle unsere Kunden, die Gehaltsabrechnungen erstellen, die aktiven Mitarbeiter (Löhne für 2019) „schrubben“ und das Unternehmen über alle Mitarbeiter informieren, die derzeit eine Anfangsziffer von „9“ haben. Bei vielen dieser Mitarbeiter kann es sich einfach um einen Dateneingabefehler handeln, und unser Lohnbuchhaltungsteam wird alle entsprechenden Änderungen vornehmen.
Wenn dieser Prozess abgeschlossen ist und alle bestehenden Mitarbeiter korrigiert sind, wird TRICOM keine neuen Mitarbeiter mehr annehmen, deren Sozialversicherungsnummer mit „9“ beginnt.
Das gleiche Verfahren wird für unabhängige Auftragnehmer gelten (auch wenn wir keine Arbeitslosigkeit melden). Das Finanzamt wird den 1099-Bericht in ähnlicher Weise ablehnen wie die staatlichen Arbeitsämter.
TRICOMs Ziel war es schon immer, sicherzustellen, dass unsere Kunden genaue und rechtzeitige Gehaltsabrechnungsinformationen und Berichte erhalten. TRICOM setzt sich für seine Kunden ein, um Strafen in dieser Situation zu vermeiden. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Julie Ann Bittner, Präsidentin und Geschäftsführerin von TRICOM.
Sources:
https://www.ssa.gov/policy/docs/ssb/v69n2/v69n2p55.html
https://www.ssa.gov/kc/SSAFactSheet–IssuingSSNs.pdf