von Leigh Geraghty
Auf die Frage nach den Herausforderungen beim Verfassen von Geschäftsunterlagen geben viele unserer Workshop-Teilnehmer an, dass sie Probleme mit dem Ton ihrer Botschaft haben. Mit dem Tonfall wird die emotionale Qualität des Geschriebenen beschrieben. Er spiegelt die Haltung des Autors gegenüber dem Leser wider und beeinflusst, wie der Leser reagiert. Schriftsteller geben sich oft große Mühe, kompetent und professionell zu klingen, sind aber nicht immer sicher, wie sie einen positiven Ton erzeugen können.
Drei Möglichkeiten für den Ton
Wenn es um den Ton geht, haben Sie drei Möglichkeiten: positiv, negativ oder neutral.
Positiver Ton: Ein positiver Ton ist immer die beste Wahl. Es geht nicht nur darum, nett zu sein – ein positiver Ton ist klarer und hilft uns, Dinge zu erledigen, weil er einfacher formuliert ist und weniger Wörter verwendet. Indem Sie Ihre Botschaften positiv formulieren, ermutigen Sie Ihre Gesprächspartner, sich auf Ihre Ideen einzulassen und gute Beziehungen für die Zukunft aufzubauen. Ein positiver Ton fördert die Glaubwürdigkeit.
Negativer Ton: Ein negativer Ton gibt dem Leser das Gefühl, wütend und defensiv zu sein, und kann Ihrem beruflichen Image schaden. Sätze, die negative Ausdrücke enthalten, können zwar zu einem Entgegenkommen führen, führen aber selten zu einer glücklichen Zusammenarbeit. Ein negativer Tonfall kann auch dazu führen, dass Ihre Botschaft schwer zu verstehen und zu merken ist.
Neutraler Tonfall: Ein neutraler Ton ist die Abwesenheit von positiver oder negativer Sprache. Ein neutraler Ton enthält keine Gefühle, sondern nur die Fakten. Das mag unschuldig klingen, birgt aber die Gefahr, dass der neutrale Ton je nach Stimmung des Lesers negativ interpretiert wird. Tatsächlich kann ein neutraler Tonfall kalt oder sogar abschreckend wirken.
In geschäftlichen Texten ist ein positiver Tonfall immer die beste Wahl – auch wenn die Botschaft negativ ist. Schreiben Sie immer so, dass Sie versuchen, dem Leser zu helfen und eine Beziehung aufzubauen, auch wenn Sie verärgert sind.
Wie Sie einen positiven Ton erzeugen
Der Ton wird durch die Wahl Ihrer Worte und Sätze, Ihren Standpunkt und die Art und Weise, wie Sie Worte und Sätze zusammensetzen, vermittelt. Hier sind einige Tipps für einen positiven Ton:
- Vermeiden Sie negative Auslösewörter wie:
| Anfechten
schlecht aber unvorsichtig beschweren gefährlich Schuld defekt |
Verzögerung
schwierig Zweifel Aufwand Fehler Scheitern Fehler jedoch |
Haftung
Fehler markiert muss nicht nie offensichtlich Problem |
ablehnen
leider sollte aufhören schrecklich unglücklicherweise verschwenden falsch |
- Verwendet stattdessen diese positiven Wörter:
| Vorteil
Bonus hell klar |
leicht
wirksam Energie sicher |
schnell
fokussiert jetzt bitte |
kraftvoll
einfach stark |
- Verwenden Sie die positive Form des Satzes. Anstelle von „Vergessen Sie nicht, einen Besprechungsraum zu buchen“, formulieren Sie die Botschaft positiv: „Vergessen Sie nicht, einen Besprechungsraum zu buchen.“
- Stellen Sie nicht das Problem in den Mittelpunkt, sondern die Lösung oder Handlung. Ändern Sie z. B. „Es tut mir leid, dass wir eine Obergrenze für die Verkaufspreise nicht besprechen können, weil der Hauptentscheidungsträger erst am Montag verfügbar ist“ in „Wir können eine Obergrenze für die Verkaufspreise am Montag besprechen, wenn der Hauptentscheidungsträger verfügbar ist.“
- Vermeiden Sie lange Erklärungen, und konzentrieren Sie sich auf die Lösung. Statt „Ich bin vom 13. bis 18. Februar nicht in der Stadt und kann mich erst danach mit Ihnen treffen“, sagen Sie einfach „Ich kann mich nach dem 18. Februar mit Ihnen treffen.“
- Verwenden Sie Antonyme, um das Wort „nicht“ zu entfernen. Zum Beispiel:
| Statt
Er hat die Hilfe nicht angenommen. Das Büro wird nicht geöffnet sein. Sie waren nicht anwesend. |
Verwenden Sie
Er hat die Hilfe abgelehnt. Das Büro wird geschlossen. Sie waren nicht anwesend. |
Der Ton ist in jeder schriftlichen Kommunikation vorhanden, ob es eine Wahl oder ein Unfall ist. Indem Sie einen positiven Ton wählen, werden Sie positive Beziehungen aufbauen und aufrechterhalten, ein professionelles Image vermitteln und Ihre Ziele leichter erreichen.
Am 9. Januar 2017 / Karriere-Coaching, E-Mail-Schreiben, Meeting-Fähigkeiten, Präsentationsfähigkeiten, Schreibfähigkeiten