Orientierung für neue Mitarbeiter und eine Checkliste, damit Sie den Überblick behalten

Die Orientierung für neue Mitarbeiter ist die erste offizielle Erfahrung, die neue Mitarbeiter mit ihren Arbeitgebern machen, nachdem sie dem Team beigetreten sind. Sie sollte eine gute Einführung in die Unternehmenskultur und die Aufgaben des Mitarbeiters bieten und die Möglichkeit, alle erforderlichen Unterlagen auszufüllen. Wir empfehlen die Verwendung einer Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Erfahrung bieten.

Wir haben eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellt, die Ihnen hilft, sich an grundlegende Aufgaben zu erinnern, wie z. B. die Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften, die Einrichtung des Büros und Sicherheitsausweise sowie die wichtigste Aufgabe, nämlich dafür zu sorgen, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt.

Laden Sie die Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter als PDF oder DOC herunter

Eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter hilft Ihrem Unternehmen, den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter anfallen, damit Sie Ihren neuen Mitarbeitern einen guten Start ermöglichen. Sie enthält alle notwendigen Unterlagen für neue Mitarbeiter wie die Formulare I-9 und W-4, die ausgefüllt werden müssen. Dazu gehören auch Aufgaben wie die Einrichtung von IT-Systemen und die Vorbereitung des Arbeitsplatzes für den Mitarbeiter.

Der Orientierungsprozess für neue Mitarbeiter sollte mindestens die folgenden Punkte umfassen:

• Einführung des Mitarbeiters durch den Vorgesetzten
• Informationsgespräch über das Unternehmen (Hintergrund, Mission,
• Schulung am Arbeitsplatz
• Zeit für die Unterzeichnung der Unterlagen für neue Mitarbeiter
• Überprüfung der Sicherheitsverfahren
• Vorteilspaket
• Besichtigung des Arbeitsplatzes (falls zutreffend)

Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann heruntergeladen werden, und Sie können sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. So können Sie sicherstellen, dass Sie während des Orientierungsprozesses keine wichtigen Unterlagen für neue Mitarbeiter übersehen. Sie enthält alle grundlegenden Aufgaben, die bei der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters anfallen, wie z. B. die Vorstellung des neuen Mitarbeiters, die auszufüllenden Unterlagen und den Zeitrahmen.

Sie müssen die Vorlage anpassen, um die für Ihr Unternehmen relevanten Punkte aufzunehmen, wie z. B. Bürobesichtigungen, Parkausweise, die Bestellung von Uniformen oder die Schritte zur Beschaffung von Fotos für einen Mitarbeiterausweis oder eine Pressemitteilung. Wenn Sie unsere Vorlage herunterladen, ersparen Sie sich die Erstellung einer eigenen Checkliste.

Onboarding und Orientierung während des Einstellungsprozesses

Wenn Sie den Einstellungsprozess abgeschlossen haben, folgen die nächsten Schritte: Orientierung und Onboarding. Der Prozess der Neueinstellung beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters. Er beginnt, sobald ein Mitarbeiter Ihr Angebot angenommen hat, und setzt sich während des ersten Jahres mit Einarbeitung und Schulung fort. In der Regel dauert es etwa acht Monate, bis ein neuer Mitarbeiter voll produktiv ist.

Ein solides Onboarding als Teil des Orientierungsprozesses für neue Mitarbeiter stellt sicher, dass keine Zeit verschwendet wird und der Mitarbeiter wahrscheinlich bleibt. In der folgenden Abbildung sehen Sie die grundlegenden Schritte des Einführungsprozesses für neue Mitarbeiter, und beachten Sie, dass die Einarbeitung am ersten Tag des Mitarbeiters beginnt.

Einführungsprozess für neue Mitarbeiter in fünf Schritten

Alle diese Schritte sind in der obigen Checkliste für neue Mitarbeiter enthalten. Im Folgenden gehen wir auf einige der Aufgaben näher ein, damit Sie ein gutes Gefühl dafür bekommen, was wann zu tun ist.

Tag eins: Begrüßung und Orientierung

Am ersten Tag müssen Sie bei jeder Neueinstellung zwei wichtige Dinge erledigen. Die erste Aufgabe – Papierkram für neue Mitarbeiter – ist die dringendste, aber nicht die wichtigste. Am wichtigsten ist es, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. Am Ende des ersten Tages soll der neue Mitarbeiter davon überzeugt sein, dass es eine gute Entscheidung war, in Ihr Unternehmen einzusteigen.

Ihre Aufgabe am ersten Tag ist es, ihn zu inspirieren und zu motivieren, am zweiten Tag wiederzukommen. Dies können Sie erreichen, indem Sie dafür sorgen, dass der gesamte Papierkram korrekt erledigt wird (am dringendsten) und dass sie sich in Ihrem Unternehmen willkommen fühlen (am wichtigsten).

Aktivitäten, die Sie in der ersten Orientierungswoche in Betracht ziehen sollten, sind:

• Terminieren Sie Einzelgespräche mit den wichtigsten Mitarbeitern, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird
• Bieten Sie Spickzettel an, z. B. die Telefonliste des Unternehmens, den Büroplan, oder Anweisungen für den Anrufbeantworter
• Bieten Sie eine Liste mit den Zuständigkeiten in ihrer Abteilung an, falls sie Fragen haben
• Geben Sie ihnen eine Kopie des Organigramms und erklären Sie ihnen, wie das Unternehmen strukturiert ist
• Zeigen Sie ihnen, wo sich Plakate zum Arbeitsrecht befinden, und bieten Sie ihnen an, Fragen zu beantworten
• Bieten Sie einen Rundgang durch das Gebäude an, damit sie wissen, wo sich Konferenzräume, Kopierer und Notausgänge befinden Kopiergeräte und Notausgänge befinden
• Beschreiben Sie die Schulung, die sie erhalten werden, und wann/wo sie stattfinden wird
• Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wo Benutzerhandbücher, Dokumente und Referenzmaterialien zu finden sind
• Lassen Sie sie einen Kollegen beschatten, damit sie sehen, wie ein Tag im Leben eines Mitarbeiters aussieht
• Stellen Sie sicher, dass sie alle Werkzeuge haben, die sie für ihre Arbeit benötigen: Computer, VPN, Namensschilder, Schlüssel, Website-URLs und Ausweise
• Verschaffen Sie ihnen einen Überblick über den Auftrag, die Vision, die Werte und den Strategieplan des Unternehmens
• Planen Sie Zeit mit ihrem Vorgesetzten ein, um ihre Stellenbeschreibung durchzugehen und Fragen zu beantworten

Beauftragen Sie verschiedene Teammitglieder, Manager und Kollegen mit der Durchführung der oben genannten Aufgaben. Auch wenn Sie kein formelles Mentorenprogramm haben, sollten Sie einen Kollegen auswählen, der sich in den ersten Wochen täglich mit dem neuen Mitarbeiter trifft. Diese Person kann für den neuen Mitarbeiter eine Anlaufstelle für Fragen sein – sowohl zu beruflichen als auch zu nichtberuflichen Dingen, z. B. wie man ein Fax verschickt oder wohin man zum Mittagessen geht.

HR Tipp: Damit sich der Mitarbeiter willkommen fühlt und keine kalten Füße bekommt, sollten Sie einen Kollegen bitten, ihn in der ersten Woche jeden Tag zum Mittagessen einzuladen. Am ersten Tag könnten Sie sogar die Kosten für das Mittagessen übernehmen, wenn der Vorgesetzte oder ein gleichrangiger Mentor sie einlädt. Nutzen Sie diese erste Woche, um Ihrem neuen Mitarbeiter zu helfen, Beziehungen zu seinen Kollegen aufzubauen, damit er sich Ihrem Unternehmen und seinem Team gegenüber loyal fühlt.

Papierkram für neue Mitarbeiter

Der Papierkram für neue Mitarbeiter ist der Teil der Personalabteilung, der für neue Unternehmer am entmutigendsten ist. Eine Checkliste hilft dabei, nichts Wichtiges zu vergessen. Hier finden Sie eine Liste aller Dokumente und Formulare, die der neue Mitarbeiter ausfüllen, prüfen und/oder unterschreiben muss. Unter den nachstehenden Links finden Sie Artikel, Vorlagen oder Anleitungen für jedes dieser Dokumente, die Ihnen das Onboarding erleichtern.

• I-9: Zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung. Bitten Sie den Mitarbeiter, am ersten Tag einen Ausweis mitzubringen.
• W-4: Dient zur Erfassung der Steuerabzüge des Mitarbeiters. Möglicherweise gibt es eine Version des W-4 für staatliche Steuern, die ebenfalls ausgefüllt werden muss.
• Mitarbeiterhandbuch: Lassen Sie den Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch lesen und unterschreiben.
• Andere Unternehmensrichtlinien: Richtlinien, die nur für Ihr Unternehmen gelten und nicht im Mitarbeiterhandbuch enthalten sind, wie z. B. Richtlinien zur sexuellen Belästigung, zum Mutterschaftsurlaub und zur Freistellung von der Arbeit.
• Beschäftigung nach freiem Ermessen: Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiter Ihre Richtlinien zur Beschäftigung nach freiem Ermessen versteht.
• Formular für direkte Einzahlungen: Verwenden Sie dieses Formular, um die Bankdaten für die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters zu erfassen, wenn Sie eine direkte Einzahlung anbieten.
• Mitarbeiterdatenblatt mit Kontaktinformationen für Notfälle: Für Notfälle.
• Unterschriebenes Angebotsschreiben: Fordern Sie eine unterzeichnete Kopie an, falls Sie sie noch nicht erhalten haben.

HR Tipp: Überlegen Sie, ob Sie die Überprüfung der Unterlagen in den ersten Tagen zeitlich staffeln sollten, anstatt dem neuen Mitarbeiter einen Stapel Dokumente auszuhändigen und dann wegzugehen. Gehen Sie jeden einzelnen Punkt mit dem neuen Mitarbeiter durch, damit er nicht überfordert ist. So könnten Sie z. B. die Gehaltsabrechnung und die I-9-Dokumente am ersten Tag erledigen, die Unterlagen zu den Sozialleistungen am zweiten Tag, die Richtlinien am dritten Tag, das Handbuch am vierten Tag usw.

Wenn mehr als ein neuer Mitarbeiter am selben Tag anfängt, können Sie Zeit mit ihm einplanen, um wichtige Richtlinien wie die Vermeidung von sexueller Belästigung oder das gesamte Mitarbeiterhandbuch durchzugehen und ihm Gelegenheit zu geben, Fragen zu stellen. Punkte, die nicht sofort gebraucht werden, wie z. B. das Spesenformular für Mitarbeiter, können warten und besprochen werden, sobald der Mitarbeiter seine erste Geschäftsreise plant.

Helping Your New Hire Feel Welcome

Wie bereits erwähnt, ist dies der wertvollste Teil der Orientierungserfahrung des neuen Mitarbeiters, denn er hilft ihm, sich willkommen zu fühlen. Er kann sein Team kennenlernen, die Prioritäten seines Vorgesetzten erfahren, den Auftrag des Unternehmens verstehen und sich als Teil des Unternehmens fühlen.

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Onboarding – Erste Woche im Job

Die erste Woche im Job ist für die meisten neuen Mitarbeiter nervenaufreibend. Es ist Ihre Aufgabe, ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, sie zu ermutigen, sich mit den Abläufen, dem System und der Kultur Ihres Unternehmens vertraut zu machen, und dafür zu sorgen, dass sie in den ersten Tagen einen Ansprechpartner haben, der ihnen bei Fragen zur Seite steht.

Wer sollte die Einarbeitung durchführen? Die Personalabteilung spielt zwar eine wichtige Rolle, aber es zeigt sich, dass neue Mitarbeiter eine Mischung aus verschiedenen Personen wünschen. Das Management ist dabei am wichtigsten. Es überrascht nicht, dass die Mitarbeiter wissen wollen, was die Führungskräfte des Unternehmens von ihnen in ihrem neuen Job erwarten. Unternehmensleiter sollten daher in Erwägung ziehen, Zeit mit ihren neuen Mitarbeitern einzuplanen.

33 % der neuen Mitarbeiter bevorzugen es, dass das Managementteam ihre Orientierung durchführt. Quelle: BambooHR

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Was ist der Unterschied zwischen Einarbeitung und Onboarding?

Einarbeitung und Einarbeitung sind sich sehr ähnlich; die Einarbeitung findet jedoch statt, wenn der Mitarbeiter seine Stelle antritt – bei manchen Unternehmen dauert sie einen Tag, bei anderen eine Woche oder länger. Sie ist in der Regel strukturiert – manchmal findet sie in Form eines Kurses statt – und besteht aus der Begrüßung und Einführung in das Unternehmen sowie dem Ausfüllen aller erforderlichen Unterlagen, z. B. für die Gehaltsabrechnung oder Sozialleistungen.

Die Einarbeitung ist eher ein fortlaufender Prozess, bei dem der Mitarbeiter mit den Abläufen vertraut gemacht wird und sich stärker engagiert; sie wird in der Regel so lange fortgesetzt, bis der Mitarbeiter sich im Unternehmen besser etabliert hat.

Kann ich mehrere Einführungen gleichzeitig durchführen?

Sie können mehrere Einführungen gleichzeitig durchführen; tatsächlich sollten Sie sich bemühen, dies wann immer möglich zu tun. So sparen Sie Zeit, weil Sie dieselbe Sitzung nicht mehrmals durchführen müssen, und geben den neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen, die ebenfalls neu im Unternehmen sind. Solange Sie sich an ein strukturiertes Format halten, das für alle Positionen geeignet ist (Sie können immer separate Mini-Sitzungen für spezifische Schulungen einrichten), sollte es gut funktionieren.

Welche Themen sollten in einem Orientierungsprogramm für Mitarbeiter behandelt werden?

Sie sollten eine herzliche Begrüßung bieten und zusätzlich Informationen über Unternehmensverfahren (sicherheitsrelevante und nicht sicherheitsrelevante Aufgaben), Leistungen und Vergütung, Papierkram für neue Mitarbeiter, bezahlte Freistellung, Schulungen, Gebäudelayout und so weiter geben. Sie müssen das Programm auf Ihr Unternehmen abstimmen, aber diese allgemeinen Informationen können für jedes Unternehmen gelten.

Unterm Strich

Mitarbeiter sind eine Bereicherung für Ihr Unternehmen, wenn sie in der Lage sind, die Arbeit auszuführen, für die Sie sie eingestellt haben. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre neuen Mitarbeiter einen guten Start haben. Mit unserer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter können Sie nicht nur sicherstellen, dass Sie den gesamten Papierkram für neue Mitarbeiter erledigen. Sie trägt dazu bei, die Fluktuation zu verringern, Ihre neuen Mitarbeiter zu motivieren und die Zeit zu verkürzen, die Ihre neuen Mitarbeiter benötigen, um produktiv zu sein.