Leitfaden zur Organisationsplanung: Arten von Plänen, Schritten und Beispielen

Organisationsplanung ist wie die Darstellung des Weges Ihres Unternehmens auf einer Landkarte. Sie müssen wissen, in welche Richtung Sie gehen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Aber was genau ist Organisationsplanung und wie kann man sie effektiv durchführen? Dieser Leitfaden behandelt:

• Die verschiedenen Komponenten oder Arten von Organisationsplänen?
• Die 5 Prozessschritte der Organisationsplanung
• Beispiele für die Organisationsplanung
• Tools für die Organisationsplanung

Was ist Organisationsplanung?

Organisationsplanung ist der Prozess der Definition der Existenzberechtigung eines Unternehmens, der Festlegung von Zielen, die darauf abzielen, das volle Potenzial auszuschöpfen, und der Schaffung zunehmend diskreterer Aufgaben, um diese Ziele zu erreichen.

Jede Planungsphase ist eine Teilmenge der vorhergehenden, wobei die strategische Planung an erster Stelle steht

Es gibt vier Phasen eines ordnungsgemäßen Organisationsplans: strategisch, taktisch, operativ und für den Notfall. Jede Planungsphase ist eine Teilmenge der vorhergehenden, wobei die strategische Planung an erster Stelle steht.

Arten der Organisationsplanung

Strategisch

Ein strategischer Plan ist das große Bild des Unternehmens. Er legt die Ziele des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum fest, unabhängig davon, ob es sich um ein Jahr oder zehn Jahre handelt, und stellt sicher, dass diese Ziele mit dem Auftrag, der Vision und den Werten des Unternehmens übereinstimmen. An der strategischen Planung sind in der Regel die Topmanager beteiligt, obwohl einige kleinere Unternehmen bei der Festlegung ihrer Mission, Vision und Werte alle Mitarbeiter mit einbeziehen.

Taktisch

Die taktische Strategie beschreibt, wie ein Unternehmen seinen strategischen Plan umsetzen wird. Ein taktischer Plan besteht aus mehreren kurzfristigen Zielen, die in der Regel innerhalb eines Jahres umgesetzt werden und den strategischen Plan unterstützen. Im Allgemeinen ist es Aufgabe der mittleren Führungsebene, taktische Strategien festzulegen und zu überwachen, z. B. die Planung und Durchführung einer Marketingkampagne.

Betriebspläne

Betriebspläne umfassen das, was kontinuierlich und tagtäglich geschehen muss, um die taktischen Pläne umzusetzen. Zu den operativen Plänen können Arbeitspläne, Richtlinien, Regeln oder Vorschriften gehören, die Standards für die Mitarbeiter festlegen, sowie spezifische Aufgabenzuweisungen, die sich auf Ziele innerhalb der taktischen Strategie beziehen, wie z. B. ein Protokoll für die Dokumentation und Behandlung von Arbeitsausfällen.

Notfallpläne

Notfallpläne stehen in den Startlöchern für den Fall einer Krise oder eines unvorhergesehenen Ereignisses. Notfallpläne decken eine Reihe möglicher Szenarien und angemessener Reaktionen ab, die von der Personalplanung bis hin zur Vorbereitung auf externe Ereignisse reichen, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken könnten. Unternehmen können Notfallpläne für Dinge wie die Reaktion auf eine Naturkatastrophe, eine fehlerhafte Software oder das plötzliche Ausscheiden einer Führungskraft haben.

Die 5 Prozessschritte der Organisationsplanung

Der Prozess der Organisationsplanung umfasst fünf Phasen, die im Idealfall einen Zyklus bilden.

Strategische, taktische, operative und Notfallplanung fallen in diese fünf Phasen.

Entwicklung des strategischen Plans

Zu den Schritten dieser ersten Phase gehören:

• Überprüfen Sie Ihren Auftrag, Ihre Vision und Ihre Werte
• Sammeln Sie Daten über Ihr Unternehmen, z. B. Leistungskennzahlen aus Ihrer Vertriebsabteilung
• Durchführen Sie eine SWOT-Analyse; Machen Sie eine Bestandsaufnahme der Stärken, Schwächen, Möglichkeiten und Bedrohungen Ihres Unternehmens
• Setzen Sie sich große Ziele, die Ihren Auftrag, Ihre Vision, Ihre Werte, Ihre Daten und die SWOT-Analyse berücksichtigen

Übersetzen Sie den strategischen Plan in taktische Schritte

An diesem Punkt ist es an der Zeit, taktische Pläne zu erstellen. Ziehen Sie mittlere Führungskräfte hinzu, die Sie bei den folgenden Aufgaben unterstützen:

• Festlegen Sie kurzfristige Ziele – häufig sind es Quartalsziele -, die den strategischen Plan für jede Abteilung unterstützen, z. B. die Festlegung einer Quote für das Verkaufsteam, damit das Unternehmen sein strategisches Umsatzziel erreichen kann
• Entwickeln Sie Verfahren zur Überprüfung der Zielerreichung, um sicherzustellen, dass die strategischen und taktischen Ziele erreicht werden, z.B. vierteljährlich einen CRM-Bericht erstellen und dem Chief Revenue Officer vorlegen, um zu prüfen, ob die Vertriebsabteilung ihre Quote erreicht
• Notfallpläne entwickeln, z.B. was zu tun ist, wenn das CRM des Vertriebsteams nicht funktioniert oder es zu einer Datenpanne kommt

Das Tagesgeschäft planen

Die Betriebspläne oder die Prozesse, die bestimmen, wie die einzelnen Mitarbeiter ihren Tag verbringen, liegen weitgehend in der Verantwortung der mittleren Führungskräfte und der ihnen unterstellten Mitarbeiter. Der Prozess, den ein Vertriebsmitarbeiter durchläuft, um einen Lead zu finden, zu pflegen und in einen Kunden zu verwandeln, ist beispielsweise ein Betriebsplan. Arbeitspläne, Arbeitsabläufe im Kundenservice oder GDPR-Richtlinien, die die Daten potenzieller Kunden schützen, helfen einer Vertriebsabteilung, ihr taktisches Ziel – in diesem Fall eine Verkaufsquote – zu erreichen, und fallen daher unter die operativen Pläne.

In dieser Phase sollten Ziele und Vorgaben festgelegt werden, die die einzelnen Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum erreichen sollten.

Manager können sich dafür entscheiden, einige Pläne, wie z. B. Arbeitspläne, selbst festzulegen. Andererseits können einzelne Aufgaben, aus denen sich ein Verkaufsplan zusammensetzt, die Mitwirkung des gesamten Teams erfordern. In dieser Phase sollten auch Ziele und Vorgaben festgelegt werden, die die einzelnen Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum erreichen sollen.

Die Pläne ausführen

Jetzt ist es an der Zeit, die Pläne in die Tat umzusetzen. Theoretisch sollten die tagtäglich durchgeführten Aktivitäten (die im operativen Plan festgelegt sind) dazu beitragen, die taktischen Ziele zu erreichen, was wiederum den strategischen Gesamtplan unterstützt.

Fortschritte überwachen und Pläne anpassen

Kein Plan ist vollständig, wenn es nicht Phasen der Reflexion und Anpassung gibt. Am Ende eines jeden Quartals oder der kurzfristigen Zielperiode sollten die mittleren Führungskräfte überprüfen, ob sie die in Schritt zwei festgelegten Benchmarks erreicht haben, und dann datengestützte Berichte an die Führungskräfte auf C-Ebene vorlegen. So würde beispielsweise der Leiter der Vertriebsabteilung einen Bericht erstellen, in dem er analysiert, ob ein neues Verfahren zur Verwaltung der Vertriebspipeline dazu beigetragen hat, dass das Team seine Quote erreicht hat oder nicht. Ein Marketingteam wiederum könnte analysieren, ob seine Bemühungen zur Optimierung von Werbung und Landing Pages eine bestimmte Anzahl von Leads für die Vertriebsabteilung generieren konnten.

Abhängig von den Ergebnissen dieser Überprüfungen möchte Ihre Organisation vielleicht Teile ihrer strategischen, taktischen oder operativen Pläne anpassen. Wenn zum Beispiel das Verkaufsteam seine Quote nicht erreicht hat, kann der Manager beschließen, den operativen Plan für die Verkaufspipeline zu ändern.

Beispiele für die Organisationsplanung

Diese Vorlagen und Beispiele können Ihnen helfen, darüber nachzudenken, wie Sie Ihren Organisationsplan formatieren sollten.

Strategisch

Dies ist ein einseitiger strategischer Zweijahresplan für ein fiktives Unternehmen. Beachten Sie, dass die im Abschnitt „Strategische Ziele und Organisationsziele“ aufgeführten Ziele dem Modell der SMART-Ziele folgen: Sie sind spezifisch, messbar, umsetzbar, relevant und zeitbezogen.

Personalplanung

Unternehmen müssen die Personalplanung nutzen, um die Zukunft ihres Personals zu analysieren, vorherzusagen und zu planen. Die Personalplanung hilft dabei, Qualifikationsdefizite, Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Mitarbeiterentwicklung zu erkennen und sich auf den künftigen Personalbedarf vorzubereiten.

Hier ein Beispiel für ein Live-Org-Diagramm, mit dem Unternehmen ihre Managementstruktur visualisieren und für die Zukunft planen können

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Taktisch

Dies ist ein zweijähriger Aktionsplan für eine Verwaltung, den man auch als taktischen Plan bezeichnen könnte. Organisationsweite Ziele – also strategische Ziele -, die für diese Abteilung relevant sind, werden im oberen Abschnitt aufgeführt, während die eher taktischen Ziele für den Leiter dieser Abteilung weiter unten aufgeführt sind.

Operativ

Sehen Sie sich diese Vorlage für einen strategischen Plan an. Sie werden feststellen, dass die Aufgaben für einen einzelnen Mitarbeiter unter die operative Planung fallen. Beachten Sie den Platz innerhalb der einzelnen Punkte, an dem der Vorgesetzte ein Feedback für den Mitarbeiter hinterlassen kann.

Notfallplan

Dieser Notfallplan behandelt den Schutz sensibler Gesundheitsdaten im Falle eines IT-Notfalls. Es werden Einzelheiten erläutert, darunter der Zweck des mehrseitigen Dokuments, die einzuhaltenden Standards und die Schritte zur Erfüllung dieser Standards.

Organisationsplanung ist für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich

Die Organisationsplanung ist zwar ein langwieriger und komplexer Prozess, aber sie ist für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich. Glücklicherweise wird der Prozess durch regelmäßige Planungs- und Überprüfungsmeetings automatisiert und intuitiv.

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