Die Vorschriften der National Archives and Records Administration verlangten damals, dass alle von persönlichen Konten gesendeten oder empfangenen E-Mails als Teil der Aufzeichnungen der Behörde aufbewahrt werden müssen.
Aber Frau Clinton und ihre Berater haben dies nicht getan.
Wie viele E-Mails sich in Frau Clintons Konto befanden, ist nicht klar, und auch nicht der Prozess, den ihre Berater benutzten, um festzustellen, welche sich auf ihre Arbeit im Außenministerium bezogen, bevor sie sie weitergaben.
„Es ist eine Schande, dass dies nicht automatisch geschah, als sie Außenministerin war, wie es hätte geschehen sollen“, sagte Thomas S. Blanton, der Direktor des National Security Archive, einer Gruppe an der George Washington University, die sich für die Transparenz der Regierung einsetzt. „Jemandem im Außenministerium gebührt Anerkennung dafür, dass er die Initiative ergriffen hat, die Unterlagen zurückzufordern.
Mr. Blanton sagte, dass hochrangige Beamte so vorgehen sollten wie Präsident Obama, indem sie E-Mails von einem sicheren Regierungskonto verschicken, wobei jede Aufzeichnung für historische Zwecke aufbewahrt wird.
„Persönliche E-Mails sind nicht sicher“, sagte er. „Hohe Beamte sollten sie nicht benutzen.“
Strafen für die Nichteinhaltung von Bundesaufzeichnungsanforderungen sind selten, da die Nationalarchive nur wenige Durchsetzungsmöglichkeiten haben.
Herr Merrill, der Sprecher von Frau Clinton, lehnte es ab, Einzelheiten darüber zu nennen, warum sie sich entschieden hatte, die Geschäfte des Außenministeriums von ihrem persönlichen Konto aus zu erledigen. Er sagte, dass Frau Clinton aufgrund der Tatsache, dass sie E-Mails an andere Beamte des Außenministeriums über deren Regierungskonten geschickt hatte, „davon ausgehen konnte, dass diese aufbewahrt würden“. Er ging nicht auf E-Mails ein, die Frau Clinton möglicherweise an ausländische Staatsoberhäupter, Personen im privaten Sektor oder Regierungsbeamte außerhalb des Außenministeriums geschickt hat.
Die Enthüllung über das private E-Mail-Konto greift die seit langem geäußerte Kritik an der ehemaligen Sekretärin und ihrem Ehemann, dem ehemaligen Präsidenten Bill Clinton, wegen mangelnder Transparenz und Neigung zur Geheimhaltung auf.