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Pennsylvania Payroll Taxes and Laws

Wenn Sie ein Arbeitgeber in Pennsylvania sind, gibt es viele Lohnsteuern und Gesetze, die Sie kennen müssen. Lokale Einkommenssteuern, Bundeslohnsummensteuern und Gesetze zum Krankenstand sind nur einige der Dinge, die Sie im Auge behalten müssen.

Hört sich nach viel an? Die Verwendung eines automatisierten Lohnabrechnungssystems oder die Beauftragung eines erfahrenen Lohnbuchhalters kann die Lernkurve in Bezug auf die Lohnabrechnungssteuern und -gesetze in Pennsylvania vereinfachen.

Lohnabrechnungssteuern in Pennsylvania

Pennsylvania hat mehrere Schichten von staatlichen Lohnabrechnungssteuern. Eine wird sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern gezahlt, die anderen von den Arbeitnehmern.

Steuern, die sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern gezahlt werden

Pennsylvania Unemployment Compensation

In Pennsylvania zahlen sowohl Sie als auch Ihre Arbeitnehmer die Unemployment Compensation(UC)-Steuer.

Der Arbeitgeberanteil der UC-Steuer wird auf die ersten 10.000 Dollar des Jahreseinkommens jedes Arbeitnehmers gezahlt. Der Steuersatz ist unternehmensspezifisch, und Sie erhalten am Ende jedes Kalenderjahres das Formular UC-657, das Ihren Steuersatz für das folgende Jahr enthält. Die Sätze für 2019 liegen zwischen 2,3905 % und 11,0333 %.

Neue Arbeitgeber in Pennsylvania zahlen in den ersten zwei oder drei Jahren den neuen Arbeitgeber-UC-Satz, bevor ihr Satz möglicherweise angepasst wird. Arbeitgeber im Baugewerbe zahlen 2019 einen UC-Satz von 10,2238 %, während neue Arbeitgeber, die nicht im Baugewerbe tätig sind, einen Satz von 3,6890 % zahlen.

Für den Arbeitnehmeranteil der UC-Steuer müssen Sie 0,06 % von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten. Anders als beim Arbeitgeberanteil gibt es für den Arbeitnehmeranteil keine Lohngrenze. Jeder Dollar, den der Arbeitnehmer verdient, unterliegt der UC-Steuer.

Steuern, die von Arbeitnehmern gezahlt werden

Staatliche Einkommensteuer

Auch bei der staatlichen Einkommensteuer gibt es keine Lohngrenze. Wie viel Sie von den Einkünften Ihrer Mitarbeiter einbehalten, kann jedoch davon abhängen, wo sie wohnen.

Für die meisten Arbeitnehmer, die in Pennsylvania arbeiten, müssen Sie 3,07 % ihres Einkommens für die staatliche Einkommenssteuer einbehalten. Dies ist der Steuersatz für 2019, unabhängig vom Einkommen und vom Status des Arbeitnehmers bei der Steuererklärung.

Wohnt ein Arbeitnehmer jedoch in Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia oder West Virginia, müssen Sie die Einkommenssteuer für Pennsylvania nicht einbehalten. Stattdessen müssen Sie die Einkommenssteuer des anderen Staates einbehalten und an den anderen Staat abführen.

Um herauszufinden, welche Einkommenssteuer einzubehalten ist, lassen Sie alle neuen Mitarbeiter das Formular „Employee’s Nonwithholding Application Certificate“ (Formular REV-419 EX) ausfüllen. Auch derzeitige Mitarbeiter sollten das Formular bei einem Umzug erneut ausfüllen.

Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf. In bestimmten Fällen können Sie auch verpflichtet sein, eine Kopie an das Pennsylvania Department of Revenue zu übermitteln (sieheVerantwortlichkeiten des Arbeitgebers).

Pennsylvania local taxes

Zusätzlich zur staatlichen Einkommenssteuer müssen Arbeitnehmer, die in Pennsylvania leben oder arbeiten, möglicherweise auch lokale Lohnsteuern zahlen.

Die lokalen Steuern in Pennsylvania können verwirrend sein, aber wenn Sie Ihre Mitarbeiter das Formular zur Bescheinigung des Wohnsitzes ausfüllen lassen, wird Ihnen das helfen. Es liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um den korrekten Steuerbetrag zu ermitteln, der einzubehalten ist.

Philadelphia-Lohnsteuer

Ab dem 1. Juli 2019 müssen Sie beispielsweise 3,8712 % des Verdienstes für Arbeitnehmer einbehalten, die in Philadelphia wohnen. Diese Philadelphia-Lohnsteuer muss von allen Einwohnern Philadelphias einbehalten werden, unabhängig davon, wo sie arbeiten.

Umgekehrt müssen Sie den Nicht-Einwohner-Satz von 3,4481 % einbehalten, wenn Ihre Mitarbeiter in Philadelphia arbeiten, aber anderswo wohnen.

Local Earned Income Tax (EIT)

Unternehmen, deren Angestellte in Pennsylvania arbeiten, sind ebenfalls verpflichtet, von den Löhnen ihrer Angestellten den jeweils geltenden lokalen Earned Income Tax-Betrag einzubehalten und die Steuer an die zuständige örtliche Steuerbehörde abzuführen.

Vergleichen Sie den EIT-Satz des Wohnsitzes Ihrer Angestellten mit dem EIT-Satz ihres Arbeitsortes, um ihren EIT-Einbehaltungssatz zu ermitteln. Der höhere der beiden Sätze wird eingezogen, aber die Einbehaltung wird immer an den Steuereinnehmer des Arbeitsortes gezahlt.

Klangt das nicht ein wenig kompliziert?

Mit diesem Tool der Regierung können Sie für jeden Ihrer Angestellten den entsprechenden lokalen Einkommensteuersatz ermitteln.

Lokale Dienstleistungssteuer

Dann gibt es noch die lokale Dienstleistungssteuer (LST).

Es handelt sich um eine Pauschalsteuer, d. h. jeder zahlt unabhängig von seinem Einkommen den gleichen Betrag. Der Jahresbetrag wird in der Regel nach der Anzahl der Lohn- und Gehaltsperioden im Jahr anteilig berechnet und vierteljährlich an das zuständige Finanzamt abgeführt. (Eine Ausnahme gilt für LSTs von 10 $ oder weniger. Diese geringen Beträge können zu Beginn des Jahres oder bei Eintritt eines neuen Arbeitnehmers in einer einzigen Zahlung einbehalten und abgeführt werden).

Um herauszufinden, welche LSTs für Ihre Angestellten gelten und wohin die Steuern zu überweisen sind, können Sie hier deren Arbeits- und Wohnanschrift eingeben.

Schulbezirkssteuern

Okay, eine weitere lokale Steuer, die wir durchgehen müssen.

Einige Schulbezirke in Pennsylvania haben eine Einkommenssteuer für ihre Einwohner eingeführt. Sie können mit Hilfe des Steuersatzfinders herausfinden, welche Schulbezirkssteuern für Ihre Mitarbeiter gelten.

In manchen Fällen erheben sowohl eine Stadt als auch ein Schulbezirk eine Einkommenssteuer für denselben Arbeitnehmer. Verwenden Sie in diesen Fällen den lokalen Steuersatzfinder, um zu ermitteln, wie viel Steuer an die Stadt und wie viel an den Schulbezirk zu zahlen ist.

Zu berücksichtigende Lohnsteuern auf Bundesebene

Wie die Lohnsteuer in Pennsylvania wird auch die Lohnsteuer auf Bundesebene zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen beide: FICA

Die FICA-Steuer (Federal Insurance Contributions Act) umfasst sowohl die Medicare-Steuer als auch die Sozialversicherungssteuer. Im Jahr 2019 beträgt die Gesamtsteuer 15,3 %.

So setzt sie sich zusammen:

• Für die Sozialversicherungssteuer zahlen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils 6,2 % des Lohns bis zu 132.900 $.
• Für die Medicare-Steuer zahlen sie jeweils 1,45 % des Lohns. Es gibt keine Lohnobergrenze für die Medicare-Steuer.

Arbeitgeber zahlen: FUTA

Im Jahr 2019 beträgt die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) 6 % auf die ersten 7.000 Dollar des Lohns jedes Arbeitnehmers pro Jahr.

Die meisten Arbeitgeber haben jedoch Anspruch auf einen viel niedrigeren Satz von 0,6 %. Wenn Sie Ihre staatliche Arbeitslosensteuer rechtzeitig zahlen, erhalten Sie wahrscheinlich eine Steuergutschrift von 5,4 % auf Bundesebene. Damit liegt Ihr effektiver FUTA-Satz bei 0,6 % und der Höchstbetrag pro Arbeitnehmer sinkt.

Arbeitnehmer zahlen: Bundeseinkommenssteuer und zusätzliche Medicare-Steuer

Die Bundeseinkommenssteuer wird von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehalten, und zwar auf der Grundlage der von ihnen auf ihrem Formular W-4 gewählten Quellensteuer. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter bei seiner Einstellung ein W-4 ausfüllt.

Die zusätzliche Medicare-Steuer wird von Arbeitnehmern erhoben, die mehr als einen bestimmten Betrag verdienen (je nach Anmeldestatus). Der Steuersatz für 2019 beträgt 0,9 % und wird von den Einkünften von Arbeitnehmern einbehalten, die 200.000 USD pro Jahr übersteigen.

Zu beachtende Regeln für Gehaltsabrechnungen in Pennsylvania

Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen

Alle Arbeitgeber müssen detaillierte Gehaltsabrechnungen vorlegen:

• Anzahl der vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden,
• Lohnsatz,
• Bruttolohn,
• Steuerabzüge,
• andere genehmigte Abzüge (falls zutreffend) und
• Anfangs- und Enddatum des Lohnzeitraums, für den die Lohnabrechnung gilt.

Krankengeld

Bundesweit:Es gibt kein Gesetz in Pennsylvania, das Arbeitgeber verpflichtet, Krankengeld zu zahlen, es sei denn, der Arbeitgeber hat eine Richtlinie oder einen Vertrag zur Zahlung dieser Leistungen.

Philadelphia:Gemäß der Verordnung der Stadt Philadelphia zur Förderung gesunder Familien und Arbeitsplätze müssen Arbeitgeber, deren Angestellte in Philadelphia arbeiten, eine Stunde Krankengeld für jeweils 40 Arbeitsstunden zahlen.

Wenn Sie zehn oder mehr Angestellte haben, muss dies eine bezahlte Krankheitszeit sein. Arbeitgeber mit weniger als zehn Beschäftigten müssen unbezahlte Krankheitszeiten zum gleichen Satz gewähren.

Überstundenvergütung

Sie müssen unbezahlten Beschäftigten das 1,5-fache ihres Stundensatzes für alle Arbeitsstunden zahlen, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen.

Und Überstunden müssen mit dem Lohn bezahlt werden – Sie können keinen Freizeitausgleich („comp time“) anstelle der Bezahlung von Überstunden anbieten.

Zusätzliche Regeln für die Gehaltsabrechnung in Pennsylvania, die Sie beachten sollten

Achten Sie auf die folgenden wichtigen Regeln:

• Meldung von Neueinstellungen:Arbeitgeber müssen Neueinstellungen innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung oder Wiedereinstellung an das Commonwealth Workforce Development System von Pennsylvania melden.
• Benachrichtigung neuer Mitarbeiter:Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, müssen Sie ihm Zeit und Ort mitteilen, an dem er seinen Gehaltsscheck abholen kann. Sie müssen ihnen auch ihren Lohnsatz und die Höhe der für sie zu zahlenden Zusatzleistungen oder Lohnzuschläge (z. B. Gewerkschaftsbeiträge) mitteilen.
• Bezahlung des Bereitschaftsdienstes: Je nach Situation müssen Sie Ihren Mitarbeitern den Bereitschaftsdienst bezahlen. Einzelheiten finden Sie auf der Website des Arbeitsministeriums & von Pennsylvania.
• Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer:Wenn Sie einem Auftragnehmer, der nicht in Pennsylvania wohnt, mindestens 5.000 Dollar pro Jahr zahlen, müssen Sie die staatliche Einkommensteuer von 3,07 % von den Zahlungen einbehalten.
• Auszahlung der letzten Gehaltsschecks:Wenn ein Mitarbeiter kündigt, entlassen oder entlassen wird, haben Sie bis zum nächsten regulären Gehaltsdatum Zeit, ihm seinen letzten Gehaltsscheck auszuzahlen.