Gehaltsabrechnung Excel Vorlage

Während alle Mitarbeiter gerne ihren Gehaltsscheck erhalten, ist die Gehaltsabrechnung, die das Geld begleitet, ebenfalls wichtig. Diese Excel-Vorlage für Gehaltsabrechnungen enthält Einzelheiten zu den Löhnen und Gehältern des betreffenden Zeitraums. Zwar sind Gehaltsabrechnungen nicht durch Bundesvorschriften vorgeschrieben, aber mehr als die Hälfte der Bundesstaaten verlangen die Aufzeichnung von Gehaltsabrechnungen. Davon verlangen elf Staaten von den Arbeitgebern, dass sie eine physische Kopie der Gehaltsabrechnung aushändigen, anstatt einer digitalen.

Aber auch wenn Sie Ihr Unternehmen nicht in einem dieser Staaten betreiben, müssen Sie nach dem Fair Labor Standards Act genaue Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden und Zahlungen führen. Das Gesetz listet vierzehn verschiedene grundlegende Aufzeichnungen auf, die der Arbeitgeber für jeden nicht freigestellten Arbeitnehmer führen muss.

Diese Aufzeichnungen sind die Informationen, die normalerweise auf einer Lohnabrechnung enthalten sind. Auch wenn Sie Ihren Mitarbeitern keine Kopie davon aushändigen, müssen Sie dennoch Aufzeichnungen führen. Das bedeutet, dass Sie ein System zur Nachverfolgung von Arbeitgeberlöhnen, Abzügen und geleisteten Arbeitsstunden benötigen.

Dieser Excel-Gehaltsabrechnungsrechner kann Ihnen helfen, die Aufzeichnungen mit einer einfachen Datenbank zu rationalisieren. Und wenn Sie Gehaltsabrechnungen erstellen möchten, um sie auszudrucken und Ihren Mitarbeitern auszuhändigen, gibt es eine unkomplizierte Methode, dies zu tun.

Während Excel in erster Linie eine Tabellenkalkulation ist, kann es auch als einfache Datenbank verwendet werden. Der Schlüssel zu dieser Excel-Vorlage für eine Mitarbeiterdatenbank liegt in diesen Datenbankfunktionen. Die Gehaltsabrechnung verwendet dann VLOOKUP, um Daten aus der Datenbank zu ziehen.

Vorlageninhalt

Wenn Sie die ZIP-Datei für diese Mitarbeiterdatenbank-Excel-Vorlage herunterladen, erhalten Sie zwei verschiedene Arbeitsblätter:

• Lohnabrechnungs-Excel-Vorlage mit Datenbank nach Mitarbeitername
• Lohnabrechnungs-Excel-Vorlage mit Datenbank nach Mitarbeiter-ID

Beide dieser Arbeitsblätter enthalten mehrere Arbeitsblätter. In jeder heruntergeladenen Gehaltsabrechnungsvorlage finden Sie:

• Anweisungen zur Verwendung,
• ein Einrichtungsblatt zur Anpassung Ihrer Vorlage,
• eine Gehaltsdatenbank zur Eingabe von Mitarbeiterdatensätzen und
• eine Gehaltsabrechnungsvorlage, mit der Sie Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter ausdrucken können

Der einzige Unterschied zwischen den beiden Dateien besteht in der Gehaltsabrechnungsvorlage. Sie sind fast identisch in der Verwendung, aber ein wesentlicher Unterschied unterscheidet sie.

In der Excel-Vorlage Gehaltsabrechnung mit Datenbank nach Mitarbeiternamen erstellen Sie Gehaltsabrechnungen auf der Grundlage des Mitarbeiternamens.

In der Excel-Vorlage Gehaltsabrechnung mit Datenbank nach Mitarbeiter-ID erstellen Sie sie unter Verwendung der Mitarbeiter-ID-Nummer.

Sie müssen entscheiden, was für Ihr Mitarbeiterdatenbankmanagementsystem am sinnvollsten ist. Sobald Sie sich entschieden haben, können Sie damit beginnen, die Vorlage anzupassen und zu verwenden.

Anweisungen

Auf der Rückseite jeder Vorlage finden Sie ein Arbeitsblatt mit Anweisungen zur Verwendung. Diese Arbeitsblätter enthalten eine vereinfachte Version der schriftlichen Anleitung.

Es gibt kurze Anleitungen für das Arbeitsblatt „Einrichtung“, das Arbeitsbuch „Gehaltsabrechnung“ und das Arbeitsblatt „Datenbank“. Außerdem finden Sie einige hilfreiche Hinweise zu allen drei Arbeitsblättern, damit Sie die Arbeitsblätter effizienter nutzen können.

Die Gehaltsabrechnungsvorlage wird mit Beispieldaten geliefert, damit Sie leichter sehen können, wie die Vorlage funktioniert und wie Sie Gehaltsabrechnungen mit Ihren eigenen Daten erstellen können. Löschen Sie einfach die Beispieldaten, um ein leeres Formular zu erstellen.

Nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen und entpackt haben, können Sie diese Anleitung schnell durchlesen. Auf diese Weise haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Sie Ihre Gehaltsabrechnungen vorbereiten.

Vorlage einrichten

Wenn Sie das Arbeitsblatt „How to Use“ gelesen haben, können Sie zur Seite „Setup“ navigieren. Hier können Sie Ihre Daten, Titel und Kategorien anpassen.

Die Vorlage für Gehaltsabrechnungen deckt einen Zeitraum von zwölf Monaten ab, mit einem Gehaltsscheck pro Monat. Sie können die Monatsnamen und Überweisungsdaten an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Das Überweisungsdatum ist das Datum, an dem Ihr Unternehmen das Geld an Ihre Mitarbeiter schickt. Dies ist in der Regel ein bis drei Arbeitstage vor der direkten Einzahlung auf die Bankkonten Ihrer Mitarbeiter.

Im anderen Bereich können Sie Verdienste und Abzüge verfolgen. Diese Datenbank kann bis zu acht davon erfassen.

In der Spalte „Gehaltsbezeichnungen“ können Sie dokumentieren, welche Verdienste und Abzüge berücksichtigt werden müssen. In der Spalte „Gehaltskategorie“ geben Sie dann über das Dropdown-Menü an, ob es sich bei der jeweiligen Gehaltsbezeichnung um einen Verdienst oder einen Abzug handelt.

Alle Änderungen, die Sie im Setup-Formular vornehmen, werden in der Excel-Datenbank und im Generator für die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter übernommen.

Gehaltsdatenbank für Mitarbeiter

Wenn Sie die richtigen Monate, Überweisungsdaten, Gehaltsbezeichnungen und Gehaltskategorien eingegeben haben, ist der Einrichtungsprozess abgeschlossen. Jetzt können Sie mit der Arbeit an der Personaldatenbank beginnen.

Ein Überblick

Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, kann sie ein wenig überwältigend sein. Da dieses Formular dazu gedacht ist, die Bezüge der Mitarbeiter für ein ganzes Jahr zu erfassen, gibt es zwölf verschiedene monatliche Abschnitte, in denen die Bezüge eingetragen werden können. Außerdem gibt es einen Abschnitt, in dem Sie grundlegende Informationen über jeden Mitarbeiter eintragen können. Hier sehen Sie eine vergrößerte Darstellung eines Teils dieser umfangreichen Datenbank.

Diese Vorlage bietet Platz für 50 Mitarbeiter. Sie können weitere Zeilen hinzufügen, aber Sie müssen dies vor der letzten Zeile der Datenbank tun. Auf diese Weise werden auch die Formeln automatisch hinzugefügt.

Wenn Sie keine 50 Zeilen benötigen, können Sie auch Zeilen aus der Datenbank löschen. Folgen Sie den Anweisungen in diesem Beitrag, um Zeilen einzufügen oder zu löschen:

Zeilen und Spalten einfügen oder löschen

Fenster einfrieren, um Spalten- und Zeilenköpfe immer zu sehen

Da dieses Arbeitsblatt so groß ist, kann es von Vorteil sein, Fenster einzufrieren. Dadurch werden die von Ihnen ausgewählten Zeilen und Spalten fixiert, so dass sie immer sichtbar sind, auch wenn Sie einen Bildlauf durchführen. Das Einfrieren der Bereiche kann Ihre Dateneingabe beschleunigen, da Sie sich nicht an jede Zelle erinnern oder zu den Überschriften zurückblättern müssen.

Um die Bereiche zu sperren, folgen Sie bitte den Anweisungen in diesem Artikel:

Bereiche einfrieren, um Zeilen und Spalten zu sperren

Farbige Überschriften

Um die Übersichtlichkeit zu wahren und die einzelnen Abschnitte der Datenbank zu unterscheiden, sind die Überschriftenzeilen farblich gekennzeichnet. Der lilafarbene Abschnitt ist für die Erfassung von Mitarbeiterinformationen vorgesehen. Jeder Monat ist abwechselnd türkis und braun gefärbt, damit Sie leicht erkennen können, wo ein Monat endet und der nächste beginnt.

Minimieren und Maximieren von Monatsgruppen

Um die Excel-Tabelle übersichtlicher zu gestalten, können Sie auch Monate, die Sie nicht verwenden, minimieren. Über jedem Monatsabschnitt, in der Zeile der Spaltenüberschrift, befinden sich Plus- (+) und Minuszeichen (-). Klicken Sie darauf, um die einzelnen Gruppen zu erweitern oder zu minimieren.

Benutzung

Wenn Sie die Bereiche eingefroren und alle Monate, mit denen Sie nicht arbeiten, minimiert haben, können Sie damit beginnen, Informationen in den violetten Bereich des Formulars einzugeben.

Für jeden Mitarbeiter erfassen Sie dessen:

• Mitarbeiter-ID
• Name
• Titel
• Abteilung
• Direktor/Manager
• Bankname
• Bankkontoname
• Bankkontonummer

Sie sollten bei der Eingabe dieser Informationen sorgfältig vorgehen, um eine genaue Dateneingabe zu gewährleisten.

Als nächstes können Sie zur Monatsgruppe für den aktuellen Monat navigieren. Hier geben Sie alle Zahlen für die Bezüge und Leistungen Ihrer Mitarbeiter ein. Für jeden Verdienst und jeden Abzug, den Sie auf der Einrichtungsseite eingegeben haben, gibt es eine Spalte. Wenn Sie Änderungen an diesen Spaltenüberschriften vornehmen müssen, ändern Sie sie auf der Seite Einrichtung. Auf diese Weise werden die Änderungen in der gesamten Datenbank und nicht nur im aktuellen Monat berücksichtigt.

Nachdem Sie alle Daten für den Gehaltszeitraum eingegeben haben, können Sie damit beginnen, Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter zu erstellen.

Gehaltsabrechnung

Das Arbeitsblatt für Gehaltsabrechnungen ist als Vorlage für Gehaltsabrechnungen gedacht und ermöglicht es Ihnen, für jedes Mitglied Ihres Teams eine individuelle Gehaltsabrechnung zu drucken.

So sieht die Vorlage für die Gehaltsabrechnung aus:

Sie müssen die Zelle mit der Aufschrift „Die Arbeitsblattseite“ in der oberen linken Ecke aktualisieren, um den Namen Ihres Unternehmens anzuzeigen. Sie können ihn direkt eingeben oder ein Logo hochladen.

Nach dem Ändern dieser Zelle ist die Lohnabrechnung einsatzbereit. Es werden alle Gehaltsinformationen, die Sie für diesen Mitarbeiter eingegeben haben, übernommen und eine vertrauliche Gehaltsabrechnung erstellt.

Dazu gehören:

• Einkommen (Gehalt, Verpflegung, Transport, Krankengeld usw.),
• Abzüge (Versicherung, Steuern usw.),
• Bruttogehalt (die Vorlage verwendet ein festes Gehalt, keinen Stundenlohn),
• Nettolohn,
• Zahlungszeitraum (Standard ist monatlich, aber Sie können die Vorlage bei Bedarf an einen zweiwöchentlichen Zahlungszeitraum anpassen),
• Überweisungsdatum (das Datum, an dem die direkte Einzahlung des Gehalts vorgenommen wurde),
• Bankdaten und
• Positionsdaten (Titel, Abteilung und Manager).

Sie müssen für jeden Mitarbeiter eine eigene Gehaltsabrechnung erstellen und diese einzeln ausdrucken. Dies ist ein einfacher Vorgang, der nur eine manuelle Eingabe erfordert.

Um mit dem Drucken von Gehaltsabrechnungen zu beginnen, müssen Sie wissen, welche Version der Arbeitsmappe für die Lohnverarbeitung Sie verwenden.

Generieren Sie eine Gehaltsabrechnung nach dem Namen des Mitarbeiters

Wenn Sie die Excel-Vorlage PayStub mit Datenbank nach dem Namen des Mitarbeiters verwenden, sehen Sie einen Dropdown-Pfeil neben dem Feld für den Namen des Mitarbeiters:

Sie wählen einfach den richtigen Mitarbeiter aus den Dropdown-Optionen aus, und alle übrigen Informationen zu dieser Person werden automatisch ausgefüllt. Danach ist das Formular druckbereit.

Wählen Sie dann einen neuen Namen aus und drucken Sie die nächste Gehaltsabrechnung. Sie wiederholen diesen Auswahl- und Druckvorgang für jeden Mitarbeiter im Unternehmen.

Generieren Sie eine Gehaltsabrechnung nach Mitarbeiter-ID

Wenn Sie die PayStub Excel-Vorlage mit Datenbank nach Mitarbeiter-ID verwenden, sehen Sie einen Dropdown-Pfeil neben dem Feld für die Mitarbeiter-ID:

Sie wählen einfach die Mitarbeiter-ID-Nummer aus, die Sie anzeigen möchten, und drucken dann das Formular aus. Sie können dies für jeden Mitarbeiter tun.

Gehaltsinformationen für jeden Monat hinzufügen

Nachdem Sie die Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter gedruckt haben, können Sie den gerade abgeschlossenen Monat minimieren. Wenn es dann an der Zeit ist, die Abrechnungsvorlage erneut auszuführen, können Sie den nächsten Monat maximieren.

Um die monatliche Gehaltsabrechnung vorzubereiten, müssen Sie:

• alle persönlichen oder Zahlungsinformationen der Mitarbeiter aktualisieren,
• den Zahlungszeitraum aktualisieren,
• alle neuen Mitarbeiter hinzufügen,
• alle Abzüge und Ausgaben eingeben,
• für jeden Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erstellen und
• für jeden Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung drucken.

Durch die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für ein ganzes Jahr in dieser einzigen Datenbank können Sie leicht zurückgehen und alle Fragen zur Bezahlung der Mitarbeiter beantworten.

Bewahren Sie das Formular vertraulich auf

Da es sich um eine offizielle Gehaltsabrechnung handelt, müssen Sie Ihre Datenbank sicher aufbewahren. Sie wollen nicht, dass jeder Änderungen daran vornimmt.

Um sicherzustellen, dass keine unbefugten Änderungen vorgenommen werden, können Sie das Dokument mit einem Kennwort schützen und nur Ihrem Personal für die Gehaltsabrechnung Zugang gewähren. Um ein geschütztes Arbeitsblatt zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen in diesem Beitrag:

Arbeitsblatt schützen

Das Schützen eines Arbeitsblatts verhindert, dass Personen Änderungen vornehmen. Sie können die Datei jedoch weiterhin öffnen und vertrauliche Informationen einsehen. Um zu verhindern, dass unbefugte Personen das Arbeitsblatt öffnen, können Sie das Excel-Dokument auf Dateiebene schützen.

Abhängig von dem technischen System, das Sie eingerichtet haben, können Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Verschlüsseln der Datei,
• Erfordern eines Kennworts zum Öffnen der Datei oder
• Einschränken des Zugriffs auf die Datei mit Information Rights Management Berechtigungen.

Weitere Informationen zur Sicherheit von Excel-Tabellen finden Sie in diesem Beitrag:

Schutz und Sicherheit in Excel

Verfolgen Sie Ihre Mitarbeiterbezüge

Wenn Sie Ihre Schutzmaßnahmen eingerichtet haben, können Sie die Bezüge Ihrer Mitarbeiter vertraulich verfolgen. Auf diese Weise können Sie die staatlichen und lokalen Arbeitsgesetze einhalten und die Gehaltsdaten jedes einzelnen Mitarbeiters aufzeichnen.

Jedes Jahr können Sie eine neue Vorlage erstellen und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Zahlungsinformationen zu aktualisieren. Dann können Sie mit der Vorlage beginnen, um Gehaltsabrechnungen für jede Person auf der Gehaltsliste zu erstellen.