Niemand mag Veränderungen, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, haben Sie keine andere Wahl, als sich ihnen zu stellen. Sie müssen die Einführung effizienter Lösungen wie EDI in Betracht ziehen, um Transaktionen mit Handelspartnern zu rationalisieren. Angesichts der großen Vielfalt an EDI-Software und -Dienstleistungen, die heute auf dem Markt sind, kann es jedoch schwierig sein, die Lösung zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Unabhängig davon, ob Sie ein EDI-Neuling oder ein langjähriger Anwender sind, wird Ihnen dieser Einkaufsführer helfen, die Auswahl besser zu verstehen, damit Sie die EDI-Lösung finden, die am besten geeignet ist, Ihrem Unternehmen einen strategischen Vorteil zu verschaffen.
In diesem Leitfaden finden Sie insbesondere Informationen zu folgenden Themen:
Was ist EDI-Software?
Electronic Data Interchange (EDI)-Software ist eine robuste Technologie, die den Austausch von Geschäftsdokumenten von einem Computer zu einem anderen in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Handelspartnern erleichtert, so dass diese effizient zusammenarbeiten können. Tausende von Standardgeschäftsdokumenten können automatisch über die EDI-Software versandt werden. Zu den gängigen Beispielen gehören Versandstatus, Rechnungen, Bestellungen, Bestandsdokumente und Zollinformationen.
Die EDI-Technologie macht die manuelle B2B-Kommunikation überflüssig und ermöglicht es den Unternehmen, in der gesamten Lieferkette Zeit und Geld zu sparen, die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen, Fehler zu reduzieren, die Zusammenarbeit zwischen den Handelspartnern zu verbessern und die Kundenzufriedenheit und -treue zu erhöhen. Da EDI völlig papierlos ist und wenig bis gar kein menschliches Eingreifen erfordert, fließen Geschäftsdokumente direkt vom Computersystem des Absenders (z. B. einem Logistiksystem oder einer ERP-Software) zum Computersystem des Empfängers (z. B, ein Auftragsverwaltungssystem).
Merkmale von EDI-Software
| Merkmal | Beschreibung |
|---|---|
| EDI-Übersetzung | Identifiziert die Daten, die zum Schreiben notwendig sind, holt die notwendigen Informationen aus einem entsprechenden System (z.B. ERP oder Kundenauftrag), ordnet die Daten in einer Struktur an, die der Lieferant verstehen kann (entspricht dem Format seines Systems oder einer vorher vereinbarten Auftragsstruktur), und sendet die Anfrage an den Lieferanten |
| EDI mapping | Übersetzt Informationen in ein Format, das in neuen Umgebungen leichter verwendet werden kann. Dazu gehören Flat-File, XML und andere. |
| Sichere Transaktionen | Verwendung von Protokollen wie Secured FTP und HTTPS, um die Kommunikation zu sichern und Ihre Transaktionen zwischen den beteiligten Parteien aufrechtzuerhalten. |
Vorteile von EDI-Software
EDI gibt es seit den späten 1960er Jahren, und die Vorteile haben sich stets als dramatisch erwiesen. Hier ein Blick auf einige der Vorteile von EDI-Software:
| Nutzen | Beschreibung |
|---|---|
| Verbesserte Geschwindigkeit | Beschleunigung des Geschäftszyklus um etwa 61 Prozent. EDI-Nachrichten können mit Hilfe vorkonfigurierter Workflows automatisch versandt werden, so dass Transaktionen zwischen Handelspartnern in wenigen Minuten statt in Tagen oder Wochen abgeschlossen werden können. |
| Erhöhte Genauigkeit | Die manuelle Verarbeitung von Transaktionen birgt ein größeres Risiko menschlicher Fehler, die Ihr Geschäft stark beeinträchtigen können. Experten schätzen, dass Probleme mit der Datenqualität die US-Unternehmen jährlich etwa 3 Billionen Dollar kosten. EDI kann die Zahl der fehlerhaften Transaktionen um etwa 30 bis 40 Prozent senken. |
| Reduzierte Transaktionskosten | Senken Sie Ihre Transaktionskosten um etwa 35 Prozent. Bei Käufern, die zahlreiche Transaktionen abwickeln, ermöglicht EDI-Software Einsparungen von bis zu mehreren Millionen Dollar pro Jahr aufgrund von Skonti für frühzeitige Zahlungen. |
| Bessere Kundenerfahrung | Sichern Sie die Synchronisierung der Erwartungen zwischen Verkäufer und Käufer, wodurch Unklarheiten zwischen den Parteien verringert und ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit erreicht wird. Einigen Schätzungen zufolge kann EDI die Durchlaufzeit von der Bestellung bis zum Zahlungseingang um etwa 20 Prozent verkürzen und so die Transaktionen und Beziehungen zwischen den Geschäftspartnern verbessern. |
| Verbesserte Bestandsverwaltung | Die Bestandsverwaltung ist von entscheidender Bedeutung, da sie sich auf jeden Bereich Ihres Unternehmens auswirkt – vom Lager bis zum Kundendienst. Durch die Automatisierung des Austauschs von Geschäftsdokumenten können Sie die Transparenz Ihrer Lieferkette leicht verbessern. EDI verfügt über eine Nachverfolgungsfunktion, mit der Sie leicht feststellen können, welche Bestände Sie haben und wo sie sich befinden. Und da EDI Aktualisierungen in Echtzeit liefert, können Sie Ihre Ressourcen effektiv zuweisen, Engpässe verhindern und überschüssige Bestände praktisch eliminieren. |
Was braucht Ihr Unternehmen?
Ob Ihr Unternehmen ein kleines Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation oder ein multinationaler Konzern ist, Sie müssen über eine genaue, effiziente und zeitnahe Möglichkeit verfügen, Geschäftsdokumente mit Ihren Handelspartnern auszutauschen. Dies bedeutet die Integration einer EDI-Lösung in Ihr bestehendes B2B-Kommunikationssystem. Ohne ein EDI-basiertes System ist die Übermittlung von Aufträgen und anderen Dokumenten an Handelspartner kostspielig, zeitaufwändig und fehleranfällig.
Es gibt viele verschiedene Arten von EDI, darunter direktes EDI (auch bekannt als Punkt-zu-Punkt), webbasiertes EDI, ein EDI-Netzwerk und eine vollständige B2B-Integration. Jede Art von EDI hat ihre Vor- und Nachteile, je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens.
- Existenzgründer und andere kleine Unternehmen: Startups und andere kleine Unternehmen, die eine EDI-Lösung kaufen möchten, kommen in der Regel mit einer webbasierten EDI-Lösung aus, die über Webbrowser wie Google Chrome und Firefox aufgerufen und genutzt werden kann. Mit Webbrowsern können Sie einfach standardisierte Formulare mit den Geschäftsdaten ausfüllen, die Sie austauschen möchten. Webbasiertes EDI ist für kleine und mittlere Unternehmen oft der einfachste und kostengünstigste Weg, um den Austausch von Geschäftsdaten mit ihren Handelspartnern per EDI zu beginnen. Da viele webbasierte EDI-Lösungen mit großen Einzelhändlern wie Target und Walmart zusammenarbeiten, ist die Komplexität einer typischen EDI-Einrichtung geringer.
- Bestehende EDI-Anwender suchen nach zusätzlichen Funktionen: Wenn Ihr Unternehmen expandiert und Sie sich mit mehr Kunden verbinden, sollte Ihre EDI-Software skalierbar sein, ohne dass Sie spezielle Mitarbeiter für die Verwaltung Ihrer EDI-Funktionen einstellen müssen. Wenn Sie unklare Wachstumspläne haben, sollten Sie eine Cloud-basierte EDI-Lösung in Erwägung ziehen, um grenzenlose Skalierbarkeit in Verbindung mit überschaubaren und flexiblen Preisstrukturen zu gewährleisten.
- Große Unternehmen: Größere Unternehmen wickeln in der Regel ein großes Transaktionsvolumen ab, so dass sie wahrscheinlich einen hybriden Ansatz verfolgen, bei dem sie verschiedene Arten von EDI kombinieren, um sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, mit all ihren Handelspartnern effizient zu arbeiten. Große Unternehmen suchen zunehmend Partnerschaften mit seriösen EDI-Anbietern, die das tägliche Management ihres EDI-Systems übernehmen können.
Beste EDI-Software
Die Wahl der richtigen EDI-Lösung für Ihr Unternehmen ist ziemlich schwierig, da es auf dem Markt eine breite Palette von Möglichkeiten gibt. Während einige Unternehmen es vorziehen, ihr eigenes internes EDI-System zu verwalten, entscheiden sich viele für die Zusammenarbeit mit einem EDI-Anbieter. Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, hier sind einige der beliebtesten EDI-Lösungen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- TrueCommerce ist ein EDI- und eCommerce-System, das kleinen und mittleren Unternehmen eine einzige Plattform bietet, über die sie alle ihre EDI-Transaktionen verwalten können. TrueCommerce wurde entwickelt, um die Lieferkettenprozesse zu beschleunigen, und verbindet Unternehmen mit einer robusten Handelsplattform mit Zugang zu über 10.000 Einzelhändlern weltweit.
- B2BGateway ist eine erschwingliche und vollständig verwaltete EDI-Lösung, mit der Sie Handelspartner hinzufügen können, die nicht EDI-fähig sind. Das Hinzufügen Ihrer Handelspartner zum System ist sehr einfach, da sie nur eine einmalige Gebühr und eine geringe monatliche Wartungsgebühr zahlen müssen. Wenn Sie außerdem eine Schnittstelle zwischen Ihren EDI- und Buchhaltungsprogrammen wünschen, lässt sich B2BGateway vollständig in Microsoft SBA, QuickBooks und Sage 50c integrieren.
Häufige Probleme mit EDI
Auch wenn EDI sehr vielversprechend ist, gibt es auch einige Herausforderungen. Hier sind einige der häufigsten EDI-Probleme:
- Sicherheitsbedenken. EDI ist zwar gut eingeführt und wird in vielen Branchen und Unternehmen eingesetzt, aber es gibt immer noch Probleme beim Informationsaustausch mit EDI-Partnern oder EDI-Drittorganisationen. Zu diesen Problemen gehören der Mangel an Vertrauen, das Risiko, dass vertrauliche Informationen aufgrund von Sicherheitsverletzungen preisgegeben werden, und mögliche rechtliche Probleme aufgrund staatlicher oder organisatorischer Vorschriften.
- Anwendungsaktualisierungen können zu Datenunterbrechungen führen. Manche Unternehmenssoftware kann EDI-Verbindungen stören, auch solche, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben. Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Programme zur Planung von Unternehmensressourcen, Buchhaltungssoftware und viele andere fortschrittliche Systeme können regelmäßig aktualisiert oder verbessert werden, so dass sie mit der von Ihren Handelspartnern verwendeten Software nicht mehr kompatibel sind.
- Probleme bei der Softwareintegration. EDI-Lösungen können Ihre IT-Ressourcen binden oder einen hohen Schulungsaufwand für das Unternehmen bedeuten. Ohne angemessene Schulung und strikte Einhaltung des neuen Protokolls kann der Übergang vom manuellen Dokumentenaustausch zu EDI unübersichtlich werden. Da bei der Implementierung von EDI mehrere Standards zum Einsatz kommen, kann es für kleine Unternehmen schwierig sein, Daten mit größeren Unternehmen auszutauschen, die die neueste Version eines Dokumentenstandards verwenden.
- Kosten für Implementierung und Wartung. Während EDI enorme Kosteneinsparungen ermöglicht, kann die Neugestaltung und Implementierung von Softwareanwendungen zur Integration von EDI in das bestehende System recht kostspielig sein, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Auch die Wartung eines EDI-Systems kann kostspielig sein, vor allem, wenn das zu verarbeitende Datenvolumen schnell wächst.
Markttrends bei EDI-Software
- Zunehmende Nutzung von Cloud-basiertem EDI. Mit dem Einzug von Cloud Computing in ein breiteres Spektrum von Unternehmensaktivitäten wird erwartet, dass Cloud-basierte EDI-Systeme zunehmend genutzt werden, insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen. Immer mehr Unternehmen wollen Verbindungen, Anwendungen, Daten und Integration in die Cloud verlagern. Cloud Computing verändert die Regeln für die Implementierung von EDI-Technologien und die Modelle für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen.
- Mobiles EDI. Mobile Geräte wie Smartphones und Tablets verändern die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Handelspartnern interagieren. Einige Unternehmen beginnen mit der Entwicklung von Anwendungen, um ihre Lieferkette zu mobilisieren. Da Unternehmens-Apps jetzt immer beliebter werden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie eine EDI-bezogene mobile Anwendung aus den App-Stores herunterladen können.
Auswahl von EDI-Diensten und -Software
Der Schlüssel zum Verständnis des EDI-Dokumentenflusses liegt in der Betrachtung der verschiedenen Dienstleistungs- und Softwareangebote, die Ihnen auf dem Markt zur Verfügung stehen:
- Ein Geschäftsdokument wird in Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System erstellt.
- Das Geschäftsdokument wird aus seinem nativen Format im Buchhaltungssystem in eine EDI-Dokumentendatei übersetzt.
- Das neue EDI-Dokument wird an den EDI-VAN-Anbieter gesendet.
- Der EDI-VAN-Anbieter liefert das Dokument elektronisch an die EDI-Mailbox des vorgesehenen Empfängers
- Der Dokumentenempfänger übersetzt das EDI-Dokument zurück in ein lesbares Geschäftsdokument und verarbeitet es.
Angesichts der Anzahl der Schritte im EDI-Dokumentenfluss ist es nicht überraschend, dass es Anbieter gibt, die sich auf jeden Schritt konzentrieren. Es gibt auch Anbieter von End-to-End-Lösungen. Einige ERP-Systeme enthalten EDI sogar als integriertes Modul, das Teil des zugrunde liegenden Systems ist.
Der erste Schritt des EDI-Dokumentenflusses ist die Konvertierung eines Geschäftsdokuments in eine EDI-Datei. Viele Softwarelösungen auf dem Markt bieten eine EDI-Übersetzung an. Ein wichtiger Aspekt bei der Prüfung von EDI-Übersetzungssoftware ist die Kompatibilität mit Ihrer Buchhaltungs-/ERP-Software. Interoperabilität ist das Hauptanliegen bei der Bewertung von EDI-Übersetzungsangeboten.
EDI-VAN-Anbieter übernehmen die Zustellung des EDI-Dokuments. Der VAN-Anbieter ordnet das Dokument den Standards des Empfängers zu, bietet Prüfdienste an und stellt die ordnungsgemäße Zustellung der Datei sicher.
Eine der wichtigsten Überlegungen beim Kauf einer EDI-Lösung ist der Umfang der Dienstleistung. Ob Sie nun eine Übersetzungssoftware, einen VAN-Anbieter als Partner oder eine vollständige ERP-Lösung mit EDI-Funktionen suchen, es gibt eine Vielzahl von Optionen, die Ihr Unternehmen in Betracht ziehen kann. Wenn Sie herausfinden möchten, welche für Ihr Unternehmen geeignet sind, sollten Sie unseren kostenlosen Software-Suchdienst in Anspruch nehmen.