Der 5-stufige Prozess der strategischen Planung

Strategische Pläne helfen dabei, die Ziele einer Organisation zu ermitteln und die für den Erfolg erforderlichen Schritte festzulegen.

Früher wurden strategische Pläne für zehn Jahre erstellt, aber heute schauen Organisationen in der Regel 2-3 Jahre in die Zukunft – manche Branchen planen sogar nur von Jahr zu Jahr.

Die Entwicklung eines strategischen Plans ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem ein Schritt auf den anderen aufbaut.

Um den Prozess zu beginnen, muss die Organisation eine Leidenschaft für das haben, was sie tut, und eine klare Vorstellung davon haben, was sie zu erreichen hofft.

Diese Klarheit macht die Entwicklung der Strategie erst möglich.

5 Schritte bei der Entwicklung eines Strategieplans

Schritt 1: Verfassen einer Visionserklärung

Eine Visionserklärung ist eine Aussage (in der Regel 2-3 Sätze), die dem Leser (und, was noch wichtiger ist, der Organisation) eine Vorstellung davon vermittelt, was die Organisation zu werden hofft oder was sie zu erreichen hofft.

Es ist wichtig zu verstehen, wohin eine Organisation gehen will, bevor sie einen strategischen Plan entwickeln kann, wie sie dorthin gelangen kann.

Der Wert einer Visionserklärung liegt darin, dass sie der Führung und den Mitarbeitern ein gemeinsames Ziel gibt.

Um eine Visionssitzung zu erleichtern:

Bitten Sie die Visionäre in einen Raum.

Bitten Sie sie, die Augen zu schließen und das geistige Bild zu beschreiben, das sie sehen, wenn die Organisation ihren optimalen Zustand erreicht hat.

Dokumentieren Sie die Gedanken, die das Bild beschreiben, auf einem Flipchart.

Einigen Sie sich auf alles, was beschrieben wird.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Formulierung zu überarbeiten oder mit ihr zu spielen, bis sie die Gedanken genau beschreibt.

Beispiel Vision Statement

„ABC Dry Cleaners wird die führende professionelle Wäscherei
der Metropolregion sein, indem sie einen unübertroffenen
Kundenservice und einen Reinigungsservice bietet, der die Konkurrenz übertrifft“.

Schritt 2: Verfassen eines Leitbildes

Ein Leitbild ist eine Erklärung, warum eine Organisation existiert und welchen Weg sie einschlagen wird, um ihre Vision zu erreichen.

Leitbilder sind in der Regel kürzer als ein Leitbild, aber nicht immer, und sind organisationsspezifisch.

Dies ist eine Erklärung, die beschreibt, wofür die Organisation sich einsetzt und warum sie existiert.

Um den Prozess der Missionserklärung zu erleichtern:

Lassen Sie die Gruppe die Visionserklärung anschauen und beginnen Sie mit dem Prozess des Brainstormings für eine Missionserklärung.

Gehen Sie im Raum herum und lassen Sie jeden eine kurze Beschreibung (5-7 Wörter) geben, die seine Gedanken beschreibt und dokumentieren Sie seine Antworten auf einem Flipchart.

Wenn alle ihre Ideen niedergeschrieben haben, suchen Sie nach Gemeinsamkeiten, und in der Regel wird sich eine natürliche Aussage herauskristallisieren.

Umformulieren und verfeinern Sie die Aussage, bis alle damit einverstanden sind, dass sie den Auftrag der Organisation widerspiegelt.

Beispiel für eine Leitspruch

„Wir existieren, um unseren Kunden dabei zu helfen, ihre Kleidung zu pflegen
und die Lebensdauer ihrer Investitionen zu verlängern“.

Schritt 3: Durchführen einer Lückenanalyse

Eine Lückenanalyse ist ein Prozess, den eine Organisation durchläuft, um die Lücken zwischen ihrem aktuellen Zustand und dem, was sie zu erreichen hofft – ihrer Vision – zu ermitteln.

Um eine Lückenanalyse durchzuführen, schaut man sich einfach an, wo die Organisation steht, und vergleicht sie mit dem, was sie zu erreichen hofft.

Dieser Prozess umfasst in der Regel einen Schritt, bei dem Daten außerhalb der Organisation recherchiert werden, sowie einen genauen Blick auf die Daten innerhalb der Organisation.

Beispiele für Lücken, die eine Organisation untersuchen könnte, wären:

• Marktanteil

• Finanzen

• Interne Prozesse/Systeme

• Öffentlichkeitsarbeit

• Kundenzufriedenheit und Qualität der Produkte/Dienstleistungen (diese werden auch als kritische Erfolgsfaktoren betrachtet).

Beispiel für den aktuellen Zustand der Organisation:

1. Kundenzufriedenheitswerte von 65;
2. Gewinnspanne 1%
3. 10% des Marktanteils
4. 10% Rendite bei schlechter Reinigungsqualität

Schritt 4: Schreiben Sie SMART-Ziele

Schreiben Sie SMART-Ziele für einen Zeitraum von 2 bis 3 Jahren (manche Unternehmen entscheiden sich für kürzere oder längere Zeiträume, je nach Unternehmen).

Beispiel für organisatorische Ziele:

1. Bis zum Jahr 20xx wird ABC Dry Cleaner eine Kundenzufriedenheit von 85 erreichen
2. Bis zum Jahr 20xx wird ABC Dry Cleaner eine Gewinnspanne von 5 % haben
3. Bis zum Jahr 20xx wird ABC Dry Cleaner einen Marktanteil von 25 % haben
4. Bis zum Jahr 20xx wird ABC Dry Cleaner eine Rendite von weniger als 2 % für minderwertige Reinigungen haben

Nun, hier trifft der Gummi auf die Straße.

Ziele sind eine wunderbare Sache, aber wenn sie nicht umgesetzt werden und jemand durch einen strukturierten Leistungsmanagementprozess zur Verantwortung gezogen wird, sind sie nicht mehr als Worte auf einem Stück Papier.

Um den Zielen Biss zu verleihen, müssen sie auf die Abteilungs- und letztendlich auf die Mitarbeiterebene heruntergebrochen werden. Das bedeutet, dass festgelegt werden muss, wer die Aufgabe übernimmt.

Beispiel für ein Zieldokument

Schritt 5: Fortschritte überwachen

Ziele sollten mindestens vierteljährlich überprüft werden.

Das kann so einfach sein, dass man die verantwortliche Person bittet, einen Statusbericht über ihre Ziele für das Quartal zu geben.

Es ist sehr wichtig, dass dies geschieht, weil alle Organisationen heute so beschäftigt sind, dass die täglichen Verantwortlichkeiten manchmal der Verwirklichung langfristiger Ziele im Wege stehen können.

Einmal im Jahr sollten der strategische Plan und die Ziele überprüft und aktualisiert werden, um die aktuellen Marktbedingungen und Veränderungen zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Ziele auf den aktuellen Stand der Organisation ausgerichtet sind.

Verwenden Sie das Zieldokument, um den Status der Zielerfüllung zu verfolgen.

Sprechen Sie bei jeder Mitarbeiterversammlung über die Ziele, um sicherzustellen, dass jeder ihre Priorität versteht.

Viele Organisationen erstellen keinen strategischen Plan, weil der Prozess sie einschüchtert.