Wisconsin and Federal Family and Medical Leave Acts

Original Issuance Date (Oprindelig udstedelsesdato): July 1, 2015
Sidste revisionsdato:

Politikkens formål

Denne politik beskriver bestemmelserne i de føderale og Wisconsin Family and Medical Leave Acts og medarbejdernes og arbejdsgiverens rettigheder og forpligtelser i henhold til begge love.

Den information, der gives i denne politik, bør ikke tjene som den eneste ressource for familie- og sygeorlov. Da lovene kan ændre sig, skal du altid kontrollere oplysningerne med de tilsvarende bestemmelser, vedtægter osv. for at bekræfte, at de stadig er aktuelle, inden du træffer beslutninger om familie- og lægeorlov.

Politisk baggrund

Den føderale familie- og lægeorlov blev gældende for de fleste arbejdsgivere den 5. august 1993. Wisconsin Family and Medical Leave Act trådte i kraft den 26. april 1988.

Bestemmelserne i Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) Act er fastsat i Wis. Stat. § 103.10 og Wis. Admin. Code § DWD 225.

De føderale bestemmelser i Family and Medical Leave (FMLA) Act findes i 29 U.S.C. 2601, et seq. og 29 CFR Part 825

Politiske definitioner

Se SYS 1225, General Terms and Definitions, for en liste over generelle termer og definitioner.

Definitioner, der er specifikke for denne politik:

Barn omfatter alle personer, der er omfattet af både WFMLA-definitionen, der er skitseret i Wis. Stat §103.10(1)(a) og den føderale FMLA-definition, der er beskrevet i 29 C.F.R. § 825.122, (se “søn eller datter”). Se U.S. Dept. of Labor administratorens fortolkning (nr. 2013-1) om FMLA-orlov til pasning af et voksent barn (18 år eller ældre).

I henhold til denne politik vil enhver medarbejder, der står i loco parentis, som defineret i 29 C.F.R. § 825.122 og U.S. Department of Labor Wage and Hour Division Fact Sheet #28C, til et barn, få de samme rettigheder i henhold til både FMLA og WFMLA som en biologisk, adoptiv- eller stedforælder.

Federal Family and Medical Leave (FMLA) betyder alle de bestemmelser, der er fastsat i Family and Medical Leave Act i henhold til 29 U.S.C. 2601, ff. og 29 C.F.R. Part 825.

Betalt orlov betyder sygeorlov, ferie, ferieoverførsel, personlig ferie, lovlig ferie, kompenserende tid og orlov i en betalt orlovsbank.

Seriøs helbredstilstand er defineret i Wis. Stat. § 103.10(1)(g) med henblik på WFMLA og defineret i 29 §§ C.F.R. 825.113-.115, 825.119 og 825.113 med henblik på FMLA.

Wisconsin Family and Medical Leave (WFMLA) betyder alle de bestemmelser, der er fastsat i Wisconsin Family Leave Act under Wis. Stat. § 103.10 og Wis. Admin. Code § DWD 225.

Politik

Den Wisconsin- og føderale lov om familie- og lægeorlov (W/FMLA) giver berettigede medarbejdere ret til jobbeskyttet orlov på grund af alvorlig sygdom hos en medarbejder eller et medarbejderens familiemedlem og fødsel, adoption eller anbringelse af et barn. FMLA giver også mulighed for en jobbeskyttet orlov på grund af en kvalificerende omstændighed, der opstår, når et familiemedlem er et nuværende medlem af militæret eller en omfattet veteran, som er alvorligt syg eller skadet og har brug for pleje.

University of Wisconsin System-institutioner skal overholde alle gældende statslige og føderale love vedrørende familie- og sygeorlov og må ikke diskriminere mod eller gribe ind i en medarbejders ret til at tage en sådan orlov. Anvendelsen af disse love skal koordineres med andre orlovsydelser i UW System. Americans with Disability Act (ADA) og Wisconsin Fair Employment law kan også finde anvendelse i en bestemt situation.

Medarbejdere, der anvender orlovsydelser i henhold til W/FMLA, vil samtidig anvende orlovsydelser i henhold til UW System orlovspolitikker. Al kvalificerende orlov løber samtidig og kan tages i én sammenhængende periode, med mellemrum eller på en reduceret arbejdstid i visse situationer. Det er UW System-institutionen, der har ansvaret for at udpege kvalificerende orlov som W/FMLA-orlov. Institutionen må IKKE, efter anmodning fra en medarbejder, undlade at udpege en kvalificerende orlov som W/FMLA-orlov.

Hvis en medarbejder opfylder kravene til berettigelse til både WFMLA og FMLA, skal arbejdsgiveren overholde begge love samtidig. Den bestemmelse i WFMLA, FMLA eller University of Wisconsin orlovspolitik, der giver den mest generøse fordel for medarbejderen, skal anvendes. Hvis en medarbejder kun er berettiget i henhold til én lov, behøver arbejdsgiveren kun at overholde denne ene lov.

A. Arbejdsgiverens dækning

Alle UW System-institutioner er arbejdsgivere i henhold til både Wisconsin-loven og den føderale lov om familie- og lægeorlov.

B. Medarbejderens berettigelse

Når en institution afgør, om en medarbejder har arbejdet både det krævede antal timer og den krævede tid for at være berettiget til WFMLA eller FMLA, betragtes alle institutioner inden for UW System samt alle agenturer i staten Wisconsin som én arbejdsgiver. Alle timer og al arbejdstid for alle institutioner eller statslige agenturer skal kombineres for at fastslå berettigelsen.

Rettigheder til WFMLA og FMLA afgøres fra den første dag af den ønskede orlov.

1. Wisconsin FMLA: i overensstemmelse med Wis. Stat. § 103.10(2)(c) er en medarbejder berettiget til WFMLA-orlov, hvis medarbejderen:
   • Har været ansat ved en UW-institution eller et agentur i staten Wisconsin i mere end 52 på hinanden følgende uger; og
   • Har arbejdet for en UW System-institution eller et agentur i staten Wisconsin i mindst 1.000 timer (betalt orlov tæller med i de 1.000 arbejdstimer) i den forudgående 52-ugers periode.
   • Medarbejderen betragtes stadig som “ansat”, selv om en medarbejder er på en godkendt orlov, militær orlov, arbejdsskadeerstatning, midlertidig invaliditet, midlertidig afskedigelse eller permanent afskedigelse, hvis medarbejderen genansættes.
2. Føderal FMLA: I overensstemmelse med 29 C.F.R. §825.110 er en medarbejder berettiget til FMLA-orlov, hvis medarbejderen:
   • Har været ansat ved en UW System-institution eller et agentur i staten Wisconsin i mindst 12 måneder (de 12 måneder behøver ikke at være på hinanden følgende, og sommermånederne tæller med for medarbejdere med akademisk år), og
   • Har arbejdet for en UW System-institution eller et agentur i staten Wisconsin i mindst 1250 timer (betalt orlov tæller ikke med i de 12250 arbejdstimer) i løbet af de 12 måneder, der går umiddelbart forud for begyndelsen af den ønskede orlov.
     • Medarbejdere på fuld tid i det akademiske år antages at opfylde standarden på 1.250 timer, medmindre andet bevises.
     • Hvis en medarbejder er på militær orlov fra UW, der er omfattet af Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA), tæller denne periode med både i forhold til den tid, der er arbejdet for en arbejdsgiver, og i forhold til kravene til antal arbejdstimer.

C. Årsager til orlov og varighed af dækkede orlovsfridage

1. Wisconsin FMLA: Berettigede medarbejdere har ret til at bruge WFMLA-dækket orlov i løbet af hvert kalenderår af de årsager og i den varighed, der er fastsat i Wis. Stat. §§ 103.10(3) og (4). Yderligere oplysninger findes i State of Wisconsin Department of Workforce Development Equal Rights Division (ERD) Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws og publikation ERD-7983-P, en plakat, som skal hænges op af alle UW System-institutioner.
2. Federal FMLA: Berettigede medarbejdere har ret til at bruge op til i alt 12 ugers ulønnet FMLA-dækket orlov i løbet af hvert kalenderår af de årsager, der er anført i 29 U.S.C. § 2612, 29 C.F.R. § 825.112(a) og 29 C.F.R. § 825.200. For yderligere oplysninger om årsagerne til den omfattede orlov henvises til arbejdsministeriets Wage and Hour Division Fact Sheet 28F.
3. Bemærk vedrørende orlov i forbindelse med fødsel og adoption: En medarbejder kan højst benytte højst seks ugers WFMLA-orlov og højst tolv ugers FMLA-orlov til fødsel eller adoption af et enkelt barn, selv om retten til orlov strækker sig ind i et andet kalenderår. Fødsel eller adoption af mere end ét barn på samme tid betragtes som en enkelt begivenhed. Når dette sker, får en medarbejder ikke yderligere 12 ugers orlov for hvert yderligere barn. WFMLA omfatter ikke orlov i forbindelse med anbringelse af et barn i plejefamilie.

D. Intermitterende/delvis orlov

1. En medarbejder kan tage familie- eller sygeorlov i ikke-kontinuerlige intervaller (dvs. delvis fravær fra arbejdet). Et delvist fravær skal være i intervaller svarende til det korteste intervaller, som institutionen tillader for enhver anden ikke-hasteorlov, så længe en sådan orlov ikke forstyrrer arbejdsgiverens drift unødigt.Når en ansat tager orlov med afbrydelser eller en reduceret orlovsplan, skal institutionen bogføre orloven ved hjælp af et intervaller, der ikke er større end det korteste tidsrum, som arbejdsgiveren bruger til at bogføre brugen af andre former for orlov, forudsat at det ikke er større end en time. Institutionen må ikke kræve, at medarbejderen tager mere orlov end nødvendigt for at afhjælpe de omstændigheder, der udløste behovet for orlov, og at FMLA-orlov kun kan modregnes i en medarbejders FMLA-rettigheder for den orlov, der er taget, og ikke for den tid, der er arbejdet for arbejdsgiveren.Intermitterende orlov for alle UW System-ansatte vil blive registreret i intervaller på 15 minutter.
2. Ledighed uden løn for et hvilket som helst antal timer, der tages som intermitterende orlov til dokumenterede FMLA-kvalificerende formål, vil ikke påvirke en berettiget medarbejders FLSA-fritagelsesstatus.
3. Kun den mængde orlov, der faktisk er taget (med eller uden løn), kan medregnes i den årlige WFMLA- eller FMLA-tildeling. Hvis en medarbejder, der normalt arbejder fem otte timers dage om ugen, f.eks. tager en fridag, vil medarbejderen bruge otte timer af W/FMLA-rettighederne.
4. For mindre end fuldtidsansatte medarbejdere bestemmes den mængde ferie, som de har ret til, på et proportionelt grundlag ved at sammenligne den nye planlægning med medarbejderens normale planlægning. Hvis en medarbejder, der normalt arbejder 30 timer om ugen, f.eks. nu arbejder 20 timer om ugen i henhold til en reduceret arbejdstidsplan, vil medarbejderen bruge ti timers FMLA-orlov om ugen. Den normale arbejdsuge for en medarbejder, hvis skema varierer, skal baseres på et ugentligt gennemsnit af de planlagte timer, herunder eventuelle orlovstimer, i løbet af de 12 måneder forud for orlovsperiodens begyndelse.
5. Hvis det er fysisk umuligt for en medarbejder, der anvender intermitterende orlov eller arbejder efter et reduceret orlovsskema, at påbegynde eller afslutte arbejdet midtvejs i en vagt, betegnes hele den periode, hvor medarbejderen er tvunget til at være fraværende, som FMLA-orlov og tæller med i medarbejderens FMLA-rettigheder.

E. Anvendelse og erstatning af betalt orlov

Al kvalificerende orlov, med eller uden løn, skal af institutionen betegnes som orlov i henhold til W/FMLA, og den vil blive modregnet i den ansattes W/FMLA-rettigheder. Medarbejderne har ret til at bruge enhver tilgængelig betalt orlov under en kvalificerende W/FMLA-orlov. UW-institutionerne skal dog angive al kvalificerende betalt orlov som W/FMLA-orlov. Medarbejdere kan også vælge at bruge ubetalt orlov, hvis de tager W/FMLA-orlov, i stedet for at bruge deres betalte orlov.

Under orlov, der kun kvalificerer sig som WFMLA-orlov eller som kvalificerer sig som samtidig WFMLA- og FMLA-orlov, kan medarbejdere erstatte al tilgængelig betalt orlov, herunder sygeorlov, uanset UW System og institutioners politikker om den betalte orlov. Hvis en betalt orlov imidlertid ikke er kvalificeret som WFMLA-orlov, skal medarbejderen overholde alle UW System- og UW-institutionspolitikker vedrørende den pågældende betalte orlov. Hvis en medarbejder er berettiget til at tage FMLA-orlov, men ikke WFMLA-orlov, og medarbejderen ikke har nogen kvalificerende betalt orlov til rådighed, kan medarbejderen kun tage ulønnet orlov.

F. Videreførelse af medarbejderydelser

Alle medarbejderydelser kan opretholdes under en ubetalt eller betalt WFMLA- og/eller FMLA-dækket orlov. Medarbejderen skal fortsat betale enhver medarbejderkrævet præmie rettidigt for at bevare ydelserne.

Den statslige gruppesygesikringsdækning skal opretholdes på de betingelser, der var gældende umiddelbart før W/FMLA-orloven begyndte. Medarbejderen skal fortsat betale medarbejderbidraget og er berettiget til arbejdsgiverbidraget til præmien i den periode, hvor den W/FMLA-dækkede orlov varer.

G. WFMLA- og FMLA-administrativ proces

Det er UW System-institutionens ansvar at sikre, at medarbejderne indsender og modtager de relevante WFMLA- og/eller FMLA-formularer rettidigt.

(1) Medarbejderens anmodning om orlov

1. Medarbejderne skal give 30 dages varsel om behovet for at tage W/FMLA-orlov, når behovet er forudsigeligt. Når 30 dages varsel ikke er muligt, skal medarbejderen give besked så hurtigt som muligt og skal generelt overholde UW-institutionens sædvanlige og sædvanlige krav til varsel og proceduremæssige krav for anmodning om orlov. Hvis en medarbejder ikke overholder de sædvanlige krav til varsel og procedurer, og ingen usædvanlige omstændigheder berettiger den manglende overholdelse, kan FMLA-beskyttet orlov blive forsinket eller nægtet.
2. Medarbejdere opfordres til at bruge formularen Employee Request for Family and/or Medical Leave (UWS 80) til at anmode om en W/FMLA-dækket orlov fra institutionen. En medarbejder, der anmoder om WFMLA-orlov for at passe en ægtefælle eller en ægtefælles forælder, skal udfylde denne formular for at attestere ægtefælleskabet til WFMLA-formål.

(2) Medarbejdercertificeringsformularer

1. En hvilken som helst formular til attestering fra en sundhedsplejeudbyder skal overholde fortrolighedskravene i Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 (GINA). Se bilag A for de oplysninger, der skal medfølge alle anmodninger til sundhedsudbydere om medicinske oplysninger.
2. En medarbejder eller medarbejderens talsmand (f.eks, hvis medarbejderen er uarbejdsdygtig, medarbejderens ægtefælle, voksent barn, forælder, læge osv.) skal give tilstrækkelige oplysninger om årsagen til en medarbejders anmodning om orlov, for at UW-institutionen kan afgøre, om W/FMLA-orlov er passende.
3. En institution kan kræve, at en medarbejder fremlægger en attest og periodisk genattest, der understøtter behovet for orlov.Hvis der kræves lægeerklæring, skal medarbejderen indsende lægeerklæringen til institutionens repræsentant senest 15 kalenderdage efter, at der er anmodet om orlov, medmindre det ikke er praktisk muligt under de givne omstændigheder. Godkendelse gives indtil modtagelse af lægeerklæringen, hvis den er påkrævet. (Bemærk: Hvis den lægelige attest er utilstrækkelig, har medarbejderen 7 dage til at fremsende yderligere afklarende lægelig dokumentation).
4. Hvis der kræves en attestformular, anbefales det, at en af følgende attesteringsformularer eller tilsvarende udfyldes af medarbejderen eller medarbejderens talsmand.
   • Certification of Health Care Provider for Employee’s Serious Health Condition (DOL WH-380-E)
     Note vedrørende medarbejdere, der kun tager en WFMLA-orlov – Hvis en medarbejder kun tager en WFMLA-orlov (medarbejderen er ikke kvalificeret til føderal FMLA), bør medarbejderen bruge den WFMLA-kompatible formular, UWS 82a, til at attestere sin egen alvorlige helbredstilstand.
   • Certificering af sundhedsplejerske for et familiemedlems alvorlige helbredstilstand (DOL WH-380-F)
     Note vedrørende medarbejdere, der kun tager WFMLA-orlov – Hvis en medarbejder kun tager WFMLA-orlov (medarbejderen er ikke berettiget til føderal FMLA og/eller medarbejderen tager orlov for at passe en partner i hjemmet eller en forælder til en partner i hjemmet), skal medarbejderen bruge den WFMLA-kompatible formular, UWS 83a, til at certificere et familiemedlems alvorlige helbredstilstand.
   • Certification of Qualifying Exigency for Military Family Leave (DOL WH-384)
   • Certification for Serious Injury or Illness of Current Servicemember – for Military Family Leave (DOL WH-385) – en medarbejder skal udfylde denne formular, hvis medarbejderen ønsker FMLA-beskyttet orlov for at passe et nuværende militært militært medlem, der er familiemedlem eller nærmeste pårørende, og som er alvorligt syg eller skadet på grund af militærtjeneste.
   • Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V) – en medarbejder skal udfylde denne formular, hvis medarbejderen ønsker FMLA-beskyttet orlov for at passe en militær veteran, der er familiemedlem eller nærmeste pårørende, og som er alvorligt syg eller skadet som følge af militærtjeneste.

(3) UW-institutionens ansvarsområder

(a) Meddelelse om rettigheder & ansvarsområder

UW-institutionen skal udlevere formularen Meddelelse om berettigelse og rettigheder & ansvarsområder (UWS 81) eller tilsvarende til en medarbejder inden for fem arbejdsdage (når det er muligt) efter en medarbejders anmodning om orlov, der kan være omfattet af WFMLA og/eller FMLA. Hvis medarbejderens anmodning ikke blev indsendt, før orloven blev taget, skal formularen udleveres inden for fem dage fra den dato, hvor den WFMLA- og/eller FMLA-kvalificerende orlov blev taget første gang (se “Udpegning med tilbagevirkende kraft” nedenfor).

(b) Meddelelse om udpegning

UW-institutionen skal give en meddelelse om udpegning (UWS 86) eller tilsvarende til den medarbejder, der har anmodet om en W/FMLA-beskyttet orlov, for at meddele medarbejderen, om orloven er godkendt, og/eller om medarbejderen skal indsende yderligere oplysninger, før orloven kan godkendes.

Hvis UW-institutionen kræver, at medarbejderen skal fremlægge en arbejdsdygtighedsattest for at blive genansat, skal institutionen give meddelelse om dette krav sammen med meddelelsen om udpegning. UW-institutionen skal medtage en liste over de væsentlige funktioner i medarbejderens stilling og skal i meddelelsen om udpegelse angive, at attesten skal omhandle medarbejderens evne til at udføre disse væsentlige funktioner.

Hvis de oplysninger, som institutionen har givet medarbejderen i meddelelsen om udpegelse, ændres (f.eks, medarbejderen opbruger retten til W/FMLA-orlov), skal institutionen give skriftlig meddelelse om ændringen inden for fem arbejdsdage efter modtagelsen af medarbejderens første meddelelse om behov for orlov efter en eventuel ændring.

Institutionen skal underrette medarbejderen om den mængde orlov, der modregnes i medarbejderens ret til W/FMLA-orlov. Hvis det ikke er muligt på forhånd at bestemme orlovsbeløbet, skal institutionen efter anmodning fra medarbejderen give meddelelse om det orlovsbeløb, der modregnes i medarbejderens W/FMLA-orlovsret, dog højst én gang inden for en periode på 30 dage, hvor orlov blev afholdt. Meddelelsen om omfanget af den afholdte W/FMLA-orlov kan være mundtlig eller skriftlig. Hvis den er mundtlig, skal den bekræftes skriftligt senest på den næste lønningsdag, der ligger mindst en uge senere. Skriftlig meddelelse kan være i enhver form.

Hvis orlov både kan betragtes som orlov til pleje af et nuværende medlem af militæret eller en veteran i en enkelt 12-måneders periode og orlov til pleje af et familiemedlem med en alvorlig helbredstilstand, skal orloven betegnes og medregnes som orlov til pleje af et nuværende medlem af militæret og ikke som orlov til pleje af et familiemedlem med en alvorlig helbredstilstand.

Retroaktiv betegnelse: Hvis institutionen ikke udpeger orloven rettidigt, skal institutionen med tilbagevirkende kraft udpege orloven som W/FMLA-orlov med passende meddelelse til medarbejderen, UDEN at arbejdsgiverens manglende rettidige udpegning af orloven medfører skade eller ulempe for medarbejderen. I alle tilfælde kan en arbejdsgiver og en ansat gensidigt aftale, at orlov med tilbagevirkende kraft skal betegnes som W/FMLA-orlov.

H. Afslutning af orlov

Om orlov, der er til rådighed i løbet af et kalenderår, skal bruges inden for det pågældende kalenderår. Orlov, der er til rådighed i en enkelt 12-måneders periode for at passe et nuværende medlem af militæret eller en veteran, skal bruges inden for denne enkelte 12-måneders periode. Hvis orloven ikke udnyttes, bortfalder medarbejderens ret til orlov ved udgangen af den 12-måneders periode, i hvilken orloven blev optjent. En medarbejders ret til orlov i forbindelse med fødsel eller adoption udløber 12 måneder efter datoen for fødslen eller anbringelsen til adoption.

Hvis en medarbejder blev ansat for en bestemt periode eller kun for at udføre arbejde på et enkeltstående projekt, har institutionen ingen forpligtelse til at genansætte medarbejderen, hvis ansættelsesperioden eller projektet er afsluttet, og institutionen ellers ikke ville have fortsat med at ansætte medarbejderen.

I. FMLA og arbejdsskadeerstatning

Når en alvorlig helbredstilstand skyldes en skade, som en medarbejder har pådraget sig under arbejdet, vil medarbejderens ret til FMLA løbe samtidig med eventuelle arbejdsskadeerstatninger. Hvis den sundhedsplejerske, der behandler medarbejderen for arbejdsskade, attesterer, at medarbejderen er i stand til at vende tilbage til et “let arbejde”, men ikke er i stand til at vende tilbage til det samme eller et tilsvarende arbejde, kan medarbejderen afslå tilbuddet om et let arbejde. Som følge heraf kan medarbejderen miste udbetalingen af arbejdsskadeerstatning, men har ret til at forblive på ulønnet FMLA-orlov, indtil de 12 ugers ret er opbrugt.

En hvilken som helst periode, hvor en medarbejder er fraværende fra arbejdet, mens han/hun er på arbejdsskadeerstatningsorlov, skal ikke tælles med som tid brugt i henhold til WFMLA.

J. Medarbejderens ret til genansættelse

Når en medarbejder vender tilbage fra W/FMLA-orlov, har han generelt ret til at blive genansat i den samme stilling, som medarbejderen havde, da orloven begyndte, eller i en tilsvarende stilling med tilsvarende ydelser, løn og andre ansættelsesbetingelser. En medarbejder har ret til en sådan genindsættelse, selv om medarbejderen er blevet erstattet, eller hvis hans eller hendes stilling er blevet omstruktureret for at tage højde for medarbejderens fravær. En medarbejder har dog ikke større ret til genindsættelse eller til andre fordele og ansættelsesvilkår, end hvis medarbejderen havde været ansat uafbrudt i FMLA-orlovsperioden. En arbejdsgiver skal kunne påvise, at en medarbejder ellers ikke ville have været ansat på det tidspunkt, hvor der anmodes om genindtrædelse, for at kunne nægte genindtrædelse i ansættelsen.

K. WFMLA- og FMLA-krævede udstationerede meddelelser

(1) WFMLA

I overensstemmelse med Wis. Stat. § 103.10(14) skal hver UW-institution på et eller flere iøjnefaldende steder, hvor meddelelser til ansatte sædvanligvis ophænges, sætte en meddelelse i den af DWD godkendte form med angivelse af statsansattes rettigheder i henhold til WFMLA.

(2) FMLA

I overensstemmelse med 29 C.F.R. § 825.300 skal hver UW-institution på et eller flere iøjnefaldende steder, hvor meddelelser til ansatte sædvanligvis ophænges, sætte en meddelelse med angivelse af de ansattes rettigheder i henhold til FMLA. Denne meddelelse skal hænges op på både engelsk og spansk.

L. Opbevaring

UW-institutioner skal i mindst tre år opbevare optegnelser over al orlov, der tages i henhold til WFMLA og FMLA. De optegnelser, der skal opbevares, omfatter:

• Basisoplysninger om løn og identifikation af medarbejdere, herunder navn, adresse og beskæftigelse; lønsats og kompensationsbetingelser (dvs. løn vs. timeløn); daglige og ugentlige arbejdstimer pr. lønperiode; tillæg til eller fradrag i lønnen; og den samlede udbetalte kompensation.
• Datoer, hvor medarbejdere har taget FMLA-orlov. Orlov skal i dokumentationen betegnes som FMLA-orlov.
• Om orlovstiden, hvis FMLA-orlov tages i intervaller på mindre end en hel dag.
• Kopier af meddelelser om orlov til medarbejderne, der er givet til agenturet i henhold til FMLA, og kopier af alle meddelelser, der er givet til medarbejderne som krævet i henhold til FMLA. Disse kopier kan opbevares i medarbejderens personalemappe.
• Alle dokumenter (herunder skriftlige og elektroniske optegnelser), der beskriver personalegoder eller agenturets politikker og praksis vedrørende afholdelse af betalt og ulønnet orlov.
• Præmiebetalinger af personalegoder.
• Optegnelser om enhver tvist mellem agenturet og en medarbejder om udpegning af orlov som FMLA-orlov, herunder enhver skriftlig erklæring fra agenturet eller medarbejderen om årsagerne til udpegningen og til uenigheden.
• Optegnelser og dokumenter vedrørende lægeerklæringer, generklæringer eller lægehistorier for medarbejdere eller medarbejdernes familiemedlemmer, der er oprettet med henblik på FMLA, skal opbevares som fortrolige lægejournaler i særskilte filer fra de sædvanlige personalejournaler. Hvis ADA også finder anvendelse, skal sådanne optegnelser opbevares i overensstemmelse med ADA’s fortrolighedskrav, bortset fra, at:
  • Overordnede og ledere kan informeres om nødvendige begrænsninger i en medarbejders arbejde eller opgaver og nødvendige tilpasninger.
  • Førstehjælps- og sikkerhedspersonale kan informeres, når det er relevant, hvis medarbejderens fysiske eller medicinske tilstand kan kræve nødbehandling.
  • Offentlige embedsmænd, der undersøger overholdelsen af FMLA, skal efter anmodning have relevante oplysninger.

Relaterede dokumenter

Medarbejderformularer

Medarbejderens anmodning om familie- og/eller lægeorlov (UWS 80)
Beregistrering af sundhedsplejerske for medarbejderens alvorlige helbredstilstand (DOL WH-380-E)
Bekræftelse fra en sundhedsplejerske for medarbejderens alvorlige helbredstilstand – kun WFMLA (UWS 82a)
Bekræftelse fra en sundhedsplejerske for et familiemedlems alvorlige helbredstilstand (DOL WH-380-F)
Berklæring fra en sundhedsplejerske om et familiemedlems alvorlige helbredstilstand – kun WFMLA (UWS 83a)
Berklæring om kvalificerende omstændigheder for militær familieorlov (DOL WH-384)
Berklæring om alvorlig skade eller sygdom hos et nuværende medlem af tjenesten – for militær familieorlov (DOL WH-385)
Certification for Serious Injury or Illness of a Veteran of a Veteran for Military Caregiver Leave (DOL WH-385-V)

Employer Forms

Notice of Eligibility and Rights & Responsibilities (UWS 81)
Designation Notice (UWS 86)

Designation Notice (UWS 86)

UW System Documents

SYS 1210, Ferie, lønnede feriebanker og kontant udbetaling af ferie
SYS 1211, Personlig ferie & Administration af lovbestemt ferie
SYS 1212, Sygeorlov
SYS 1214, Katastrofeorlovsprogram
SYS 1215, Paid Leave of Absence for Bone Marrow and Human Organ Donation

State WFMLA and Federal FMLA Information

Comparison of Federal and Wisconsin Family and Medical Leave Laws
Department of Labor – Family and Medical Leave
Wisconsin HR Handbook Chapter 724 – Family and Medical Leave

Policy History

Reviewed by the Board of Regents, April 10, 2015

Bilag A

Meddelelse til FMLA-administratorer på UW-institutioner
Den nedenfor viste meddelelse om Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) skal medfølge alle anmodninger til sundhedsudbydere om medicinske oplysninger. Erklæringen kan medtages på formularen til lægeerklæring eller formularen om egnethed til tjeneste, eller den kan gives i et brev eller notat, der ledsager anmodningen om medicinske oplysninger.

Givelse af en GINA-meddelelse giver en “sikker havn”, når genetiske oplysninger utilsigtet erhverves, som måske ikke er nødvendige for en fuldstændig lægeerklæring i henhold til FMLA.

Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 Notification
Genetic Information Nondiscrimination Act of 2008 (GINA) forbyder arbejdsgivere og andre enheder, der er omfattet af GINA afsnit II, at anmode om eller kræve genetiske oplysninger om en person eller et familiemedlem til personen, undtagen når det specifikt er tilladt i henhold til denne lov, herunder, men ikke begrænset til, når den ansatte anmoder om orlov på grund af et familiemedlems helbredstilstand for at (1) dokumentere passende brug af sygeorlov; og (2) når “familiens sygehistorie” er påkrævet i det omfang, det er nødvendigt for at gøre den medicinske attest fuldstændig og tilstrækkelig i henhold til FMLA og WFMLA.

For at overholde denne lov beder vi dig om ikke at give genetiske oplysninger, når du svarer på denne anmodning om medicinske oplysninger, medmindre de opfylder de ovenfor nævnte undtagelser for familiemedlemmer.

Genetiske oplysninger’ som defineret af GINA omfatter en persons familiemæssige sygehistorie, resultaterne af en persons eller et familiemedlems genetiske tests, det faktum, at en person eller et familiemedlem har søgt eller modtaget genetiske tjenester, og genetiske oplysninger om et foster, der bæres af en person eller et familiemedlem, eller et embryon, der lovligt opbevares af en person eller et familiemedlem, der modtager reproduktionshjælpende tjenester.