Har du nogensinde været en del af et projekt, der ikke gik som planlagt?
Det føles ikke godt.
Spild af tid, spild af ressourcer. Det er ret frustrerende for alle involverede.
Det er derfor, det er så vigtigt at oprette en omfattende projektstyringsplan, før dit projekt går i gang.
I denne vejledning vil vi undersøge, hvordan du opretter og designer en vellykket projektstyringsplan.
Vi præsenterer også skabeloner, der er nemme at tilpasse, og som du kan oprette i dag i vores Project Management Plan Maker.
- Hvad er en projektstyringsplan?
- Hvad er delene i en projektstyringsplan?
- En projektstyringsplan bør indeholde følgende afsnit:
- Hvordan skriver du en projektplan?
- 1. Fremhæv de vigtigste elementer i din projektplan i et resumé
- Planlæg din projektplan visuelt med et Gantt-diagram
- Der kan du tydeliggøre strukturen i dit projektteam med et teamorganigram
- Opret et organisationsdiagram med vores organisationsdiagrammer.
- Organiser projektets risikofaktorer i en risikoopdelingsstruktur
- Strømlin din arbejdsgang med software til styring af forretningsprocesser.
- Planlæg fremadrettet: Opret projektstatusrapporter for at kommunikere fremskridt til interessenterne
- Skabeloner til projektstyringsplaner
- Skabelon til tilbud på bygge- og anlægsarbejde
- Skabelon til simpel projektstyringsplan
- Skabelon til kommunikationsplan for simpel projektstyring
- Skabelon til projektplan for kommerciel udvikling
- Det at tage med sig: projektplan bedste praksis
Hvad er en projektstyringsplan?
En projektstyringsplan er et formelt dokument, der definerer, hvordan et projekt skal gennemføres. Den skitserer et projekts omfang, mål, budget, tidslinje og leverancer, og den er afgørende for at holde et projekt på sporet.
Du skriver en projektplan i projektplanlægningsfasen i projektets livscyklus, og den skal godkendes af interessenterne, før et projekt kan gå videre til udførelsesfasen.
Hvis nogle af disse termer er nye for dig, kan du komme godt i gang med dette indlæg om projektstyringstermer.
Det betyder, at din projektplan skal være engagerende, organiseret og grundig nok til at opnå støtte fra dine interessenter.
Viderere læsning: Er du ny i projektledelse? Læs vores blogindlæg om de 4 faser i projektets livscyklus.
Hvad er delene i en projektstyringsplan?
Hvor du begynder at sammensætte din egen plan, bør du være bekendt med hovedkomponenterne i en typisk projektplan.
En projektstyringsplan bør indeholde følgende afsnit:
- Resumé: En kort beskrivelse af rapportens indhold
- Projektets omfang & Leverancer: En skitse af projektets afgrænsning og en beskrivelse af, hvordan projektet vil blive opdelt i målbare leverancer
- Projektplan: En skitse af projektets afgrænsning og en beskrivelse af, hvordan projektet vil blive opdelt i målbare leverancer
- Projektplan: En oversigt på højt niveau over projektopgaver og milepæle (Gantt-diagrammer er praktiske til dette)
- Projektressourcer: Budget, personale og andre ressourcer, der er nødvendige for at opfylde projektmålene
- Risiko- og problemstyringsplan: En liste over faktorer, der kan afspore projektet, og en plan for, hvordan problemerne vil blive identificeret, behandlet og kontrolleret
- Kommunikationsstyringsplan: En plan for, hvordan kommunikationen mellem teamet og interessenterne vil blive håndteret i løbet af projektet
En projektplan skal grundlæggende fortælle interessenterne, hvad der skal gøres, hvordan det skal gøres, og hvornår det skal gøres.
Det sagt, så passer én størrelse ikke til alle. Hver projektstyringsplan skal være skræddersyet til den specifikke branche og projektets omstændigheder.
For eksempel ser denne markedsføringsplan ud til at være kundeorienteret. Den er skræddersyet til at sælge kunden på bureauet:
Mens denne kommercielle udviklingsplan fokuserer på specifikke mål og en detaljeret tidslinje:
Med disse grundlæggende ting ude af vejen, lad os komme ind på nogle tips til at skabe en projektstyringsplan, der er lige så engagerende som professionel.
Videre læsning: Hvis du ønsker at oprette et forslag, kan du læse vores dybdegående vejledning om forretningsforslag. Prøv derefter vores skabeloner til jobforslag eller skabeloner til forretningsforslag.
Hvordan skriver du en projektplan?
1. Fremhæv de vigtigste elementer i din projektplan i et resumé
Et resumé er en kort beskrivelse af det vigtigste indhold i en projektplan.
Det er normalt det første, som interessenterne læser, og det bør fungere som en Cliff’s-notes-version af hele planen.
Det kan berøre et projekts værditilbud, mål, leverancer og vigtige milepæle, men det skal være kortfattet (det er trods alt et resumé). Først skal du sørge for at udvikle et proof of concept.
I dette eksempel kan et resumé opdeles i kolonner for at sætte det eksisterende problem i kontrast til projektløsningen:
Det to-kolonneformat med klare overskrifter hjælper med at opdele oplysningerne, hvilket gør det ekstremt let at læse med et enkelt blik.
Her er et andet eksempel på et resumé af en projektstyringsplan. Dette fremhæver visuelt de vigtigste resultater med store skrifttyper og nyttige ikoner:
I dette tilfælde er de fremhævede fakta og tal særligt lette at scanne (hvilket helt sikkert vil gøre dine interessenter glade).
Men dit resumé vil ikke altid være så enkelt.
For større projekter vil dit executive summary være længere og mere detaljeret.
Denne skabelon til projektledelsesplanen har et teksttungt resumé, men de fede overskrifter og forskellige baggrundsfarver forhindrer det i at virke overvældende:
Det er også en god idé at opdele det i sektioner med en dedikeret overskrift for hver sektion:
Og uanset hvordan du organiserer dit resumé, skal det give dine interessenter en forsmag på, hvad der vil komme i resten af projektstyringsplanen.
Planlæg din projektplan visuelt med et Gantt-diagram
En omhyggeligt planlagt projektplan er nøglen til succes for ethvert projekt. Uden en sådan vil dit projekt sandsynligvis smuldre i et rod af overskredne deadlines, dårlig teamledelse og omfangsforringelse.
Glückigvis gør projektplanlægningsværktøjer som Gantt-diagrammer og projekttidslinjer det nemt at oprette din projektplan. Du kan visuelt plotte hver enkelt projektopgave, tilføje vigtige milepæle og derefter kigge efter afhængigheder eller konflikter, som du ikke har taget højde for.
For eksempel skitserer denne skabelon til Gantt-diagrammet projektaktiviteter på højt niveau i løbet af et helt kvartal med opgaver med farvekodning efter team:
En køreplan på højt niveau som den ovenstående er sandsynligvis tilstrækkelig til din projektstyringsplan. Hvert team vil kunne henvise til denne tidslinje i løbet af projektet for at sikre sig, at de er på rette spor.
Men før projektstart skal du gå i dybden og opdele projektansvaret på de enkelte teammedlemmer, som i dette eksempel på et Gantt-diagram:
I projektets senere udførelses- og overvågningsfaser vil du takke dig selv for at have skabt en detaljeret visuel køreplan, som du kan følge og justere, efterhånden som tingene ændrer sig.
Du kan også bruge et projektstyringsværktøj til at holde dit team organiseret.
Videre læsning: Vores indlæg med eksempler på Gantt-diagrammer og flere tips om, hvordan du kan bruge dem til projektstyring.
Der kan du tydeliggøre strukturen i dit projektteam med et teamorganigram
Et af de sværeste aspekter af projektplanlægning er at samle et team og tilpasse dem til projektets vision.
Og at tilpasse dit team handler om kommunikation – at kommunikere projektmålene, kommunikere interessenternes ønsker, kommunikere rationalet bag store beslutninger … listen er lang.
Det er her, at god projektdokumentation er afgørende! Du skal oprette dokumenter, som dit team og dine interessenter kan få adgang til, når de har spørgsmål eller har brug for vejledning.
En nem ting at dokumentere visuelt er strukturen i dit team med et organisationsdiagram som dette:
I et organisationsdiagram bør du medtage nogle grundlæggende oplysninger som teamets hierarki og kontaktoplysninger for teammedlemmer. På den måde har dine interessenter alle de oplysninger, de har brug for, lige ved hånden.
Men derudover kan du angive de enkelte teammedlemmers ansvarsområder på højt niveau og kommunikationskanalerne inden for teamet (så dit team ved præcis, hvad de er ansvarlige for).
Her er en anden simpel skabelon til organisationsstruktur, som du kan bruge som udgangspunkt:
Opret et organisationsdiagram med vores organisationsdiagrammer.
Organiser projektets risikofaktorer i en risikoopdelingsstruktur
En stor del af projektplanlægningen består i at identificere de faktorer, der sandsynligvis vil afspore dit projekt, og at udarbejde planer og processer til at håndtere disse faktorer. Dette kaldes generelt for risikostyring.
Det første skridt i udarbejdelsen af en risikostyringsplan er at opstille en liste over alle de faktorer, der spiller ind, og det er her, at en risikoopdelingsstruktur er nyttig. En risikoopdelingsstruktur er en hierarkisk repræsentation af projektrisici, organiseret efter kategori.
Denne skabelon til risikoopdelingsstruktur viser f.eks. projektrisici opdelt i teknisk risiko, ledelsesrisiko og ekstern risiko:
Når du har konstrueret din risikoopdelingsstruktur, er du klar til at foretage en dybdegående undersøgelse af hver enkelt risiko (for at vurdere og planlægge for eventuelle udløsende faktorer og resultater).
Strømlin din arbejdsgang med software til styring af forretningsprocesser.
Planlæg fremadrettet: Opret projektstatusrapporter for at kommunikere fremskridt til interessenterne
Som jeg nævnte tidligere, er kommunikation grundlæggende i ethvert projekt.
Men alligevel er der noget, der ofte overses af projektledere, en kommunikationsstyringsplan – en plan for, hvordan projektteamet skal kommunikere med projektets interessenter. Alt for ofte bliver projektkommunikationen forfalsket til ad hoc-e-mails eller møder i sidste øjeblik.
Du kan undgå dette ved at planlægge på forhånd. Start med et kickoff-møde om projektet, og inkluder en skabelon til en projektstatusrapport som en del af din kommunikationsplan.
Her er et eksempel på en simpel projektstatusrapport, som du kan sende til interessenterne hver uge:
Denne type rapport er uvurderlig til at kommunikere opdateringer om projektets fremskridt. Den viser, hvad du har opnået i et klart og ensartet format, hvilket kan være med til at signalere problemer, før de opstår, opbygge tillid hos dine interessenter og gøre det nemt at reflektere over projektets resultater, når du har nået dine mål.
Du kan også inkludere en bredere statusrapport til større opdateringer på månedlig eller kvartalsvis basis, som f.eks. denne:
Overstående skabelon giver dig mulighed for at informere interessenterne om større opdateringer som f.eks. nye budgetkrav, reviderede færdiggørelsesdatoer og vurderinger af projektets ydeevne.
Du kan endda inkludere en visualisering af opdaterede projektmilepæle, som i dette eksempel nedenfor:
Vil du have flere tips til at skabe visuelle elementer til at forbedre din kommunikation? Læs vores vejledning om visuel kommunikation for virksomheder.
Skabeloner til projektstyringsplaner
En projektstyringsplan er sandsynligvis den vigtigste leverance, som dine interessenter vil modtage fra dig (ud over selve projektet).
Den indeholder alle de oplysninger, som interessenterne vil bruge til at afgøre, om dit projekt går videre eller bliver sparket til hjørne.
Det er derfor en god idé at starte med en skabelon til projektstyringsplan. Ved at bruge en skabelon kan du hjælpe dig med at organisere dine oplysninger logisk og sikre, at de er engagerende nok til at holde dine interessenters opmærksomhed.
Skabelon til tilbud på bygge- og anlægsarbejde
Din tilbud på bygge- og anlægsarbejde konkurrerer sandsynligvis med flere andre tilbudsgivere. Så det er vigtigt at få det rigtigt.
Start med en omhyggelig projektoversigt, som på den anden side i denne skabelon:
Og selv om du måske tror, at dette projekt vil ligne andre, du tidligere har udført, er det vigtigt at få styr på detaljerne.
Det vil også hjælpe dig med at forstå arbejdets omfang, så du kan vurdere omkostningerne korrekt og komme frem til et tilbud, der hverken er for højt eller lavt. Ontario Construction News har gode råd om denne proces.
Skabelon til simpel projektstyringsplan
Denne simple skabelon til projektstyringsplan, der klart angiver alle de oplysninger, som dine interessenter har brug for:
Skabelon til kommunikationsplan for simpel projektstyring
En vigtig del af projektstyring er at sikre, at alle er med på noderne. En projektkommunikationsplan sikrer, at alle ved, hvordan, hvor, hvem og hvornår teamet vil kommunikere i løbet af projektet.
Nøglen er at finde ud af, hvilken form for kommunikation der er værdifuld for interessenterne, og hvad der blot er overvældende og ikke vil føre til bedre beslutninger.
Denne skabelon beskriver klart alle disse faktorer for at hjælpe med at styre forventningerne og fjerne forvirring om, hvad der vil blive kommunikeret og hvornår:
Skabelon til projektplan for kommerciel udvikling
Den nedenstående skabelon til projektstyringsplan er enkel og minimal, men bruger stadig et unikt layout og enkle visuelle elementer til at skabe en letlæselig, skannelig projektoversigt.
Denne skabelon er perfekt til bygge- eller anlægsledelse eller andre tekniske projekter:
Når du vælger en projektplanskabelon, skal du kigge efter en, der er fleksibel nok til at imødekomme eventuelle ændringer, som dine interessenter måtte kræve, før de vil godkende projektet. Du ved aldrig, hvad der kan ændre sig i de tidlige planlægningsfaser af projektet!
Det at tage med sig: projektplan bedste praksis
- Brug overskrifter, kolonner, og fremhævninger for at gøre dit resumé letlæseligt
- Skitser din projektplan med et Gantt-diagram (med opgaver med farvekoder efter afdeling eller teammedlem)
- Brug visuelle elementer som organisationsdiagrammer og risikoopdelingsstrukturer til at kommunikere på tværs af dit team og med interessenterne
- Vælg en fleksibel skabelon, som du kan opdatere for at tilpasse dig interessenternes ønsker