Udnyt A3-skabelonen til problemløsning til effektivt at løse problemer

Vi har for nylig undersøgt, hvordan visuel tænkning kan bruges på Conceptboard, så nu tager vi et skridt videre og ser på, hvordan visuel tænkning kan bruges til at løse problemer i samarbejde ved hjælp af en metode, der blev udviklet af Toyota og i dag bruges verden over af Lean Sigma-udøvere: A3-skabelonen til problemløsning.

Visuel tænkning er en fantastisk måde at frigøre kreativt potentiale på. Vores hjernes kapacitet til at rumme visuelle elementer er enorm, så når du begynder at tænke visuelt, er du i stand til at udnytte en omfattende ressource, som føles ubesværet. Og tør vi sige det, sjovt!

Sådan er det også, når man løser problemer som et team, at man kollektivt kan udnytte hele teamets viden, erfaring og idéer. Ved at trække på denne kollektive viden for at trække dem frem bringer du holdet sammen i en fælles oplevelse. Visuel kortlægning af problemer giver os mulighed for at se alle mulighederne i stedet for blindt at fokusere på de mest indlysende eller mest almindelige. Dette hjælper med at identificere problemets grundlæggende årsag og ikke kun symptomerne.

Opdag visuelt samarbejde

Samarbejd problemfrit på tværs af teams og tidszoner med Conceptboards kollaborative digitale whiteboard

Få mere at vide →

For at udforske alternative brainstormingteknikker kan du se disse 15 brainstormingteknikker og skabeloner, som du kan bruge i samarbejde med dit team.

Skabelonen til A3-problemløsning til at drive løbende forbedringer

Der er hundredvis af måder at løse problemer på, lige fra mindmapping til designtænkning eller kortlægning af kunderejsen. Men den enkle effektivitet af A3-skabelonen er svær at slå.

Grundlaget for A3-skabelonen til problemløsning er kollektivt at kortlægge et flowdiagram for at nedbryde komplekse processer og fremhæve fejl og mangler i systemet. Derfra skal holdene lave diagrammet om og fremhæve de vigtigste ændringer, som de skal foretage for at forbedre systemet. Derefter skal de udarbejde en angrebsplan for at gennemføre disse ændringer. Det er en enkel måde at få alle på samme side for at løse problemer visuelt. Fjerntliggende eller co-located teams kan nemt samarbejde i realtid på en A3-skabelon ved hjælp af Conceptboards enkle skabelon med et rektangulært rum opdelt i fire kvadranter.

For at komme i gang skal du booke et mødetidspunkt (mindst en time) for dit team og sende dem et link til samarbejdstavlen. Gennemfør derefter problemløsningssessionen i fire enkle trin:

1. Detaljer det problem, I forsøger at løse, i kvadranten øverst til venstre.
2. I den næste kvadrant nedenunder skal I som team illustrere problemet som et system, herunder trin og links. I kan gøre dette ved hjælp af kuglepen, klistermærker, grafik eller billeder. Tal derefter om hvert trin som en gruppe og giv hvert trin en generel vurdering af, hvor godt det fungerer. Dette bør resultere i en referenceramme for systemets nuværende tilstand.
3. I den tredje kvadrant skal I igen som et team tegne et visuelt kort over måltilstanden: det vil sige, hvordan det ideelle system ville se ud. I kan fremhæve de fokusområder, hvor I ønsker at forsøge at gøre tingene anderledes, og hvad de tilsigtede resultater vil være.
4. Ved at sammenligne disse to visuelle kort bør I nu være i stand til at vurdere, hvilke foranstaltninger der skal træffes for at opnå måltilstanden. Angiv disse i den sidste kvadrant.
   For at sikre, at listen er handlingsanvisende, skal du specificere, hvem der skal gøre HVAD, inden hvornår.

Når du har udfyldt de fire kvadranter og en handlingsanvisende liste, skal du sørge for at sende linket til den delte fil til alle interessenter eller involverede teammedlemmer. Du kan også eksportere den i PDF-format og udskrive den på et A3-ark, når du er færdig med at udfylde den.

A3-metodologien er ekstremt effektiv, da den giver dig mulighed for at sammenfatte forskellige synspunkter i én overskuelig tilgang. Dette vil skabe en fælles forståelse af problemet samt de virkninger, det har på de forskellige afdelinger i virksomheden. Hvis du vil lære mere om, hvordan kollektiv visuel tænkning kan bruges, kan du se denne fantastiske TED Talk af Tom Wujec.

Føl dig fri til at udforske Conceptboards gratis bibliotek af skabeloner, der sparer dig tid og penge i planlægningsprocessen, så du kan fokusere på det store billede.