Sådan skriver og opdaterer du din medarbejderhåndbog for 2021

Aktualiseret 17. februar 2021

Medarbejderhåndbøger i 2021: En god medarbejderhåndbog er et værdifuldt værktøj. Mange virksomhedsejere overser dog vigtigheden af en velskrevet medarbejderhåndbog.

Er din håndbog et nyttigt værktøj for din virksomhed? Ja, det gør en god medarbejderhåndbog:

• Sæt forventninger til nyansatte
• Kodificer, organiserer og opdaterer virksomhedens politikker
• Forenkler onboarding
• Hjælper nyansatte til at lykkes
• Merker uddannelse og håndhævelse lettere
• Beskytter dig mod problemer med overholdelse

I denne artikel tager vi et dybt dyk i medarbejderhåndbøger: Hvad, hvorfor og hvordan. For at hjælpe dig med at finde det, du har brug for, har vi inddelt denne guide i fem afsnit:

1. Hvad er en medarbejderhåndbog?
2. Hvad er du lovmæssigt forpligtet til at medtage i din medarbejderhåndbog?
3. Håndbogseksempler til inspiration
4. Udfordringen ved at holde håndbøger opdaterede
5. 20 grunde til, at du måske har brug for at opdatere din medarbejderhåndbog

Hvad er en medarbejderhåndbog?

I dette afsnit forklarer vi vigtigheden af en god håndbog. For det første er den afgørende for en smidig drift. Den bør være den vigtigste autoritet for politikker. For det andet er den afgørende for mere end uddannelse af nye medarbejdere. Den er det første sted at søge efter f.eks. juridisk afklaring. For det tredje kan du bruge den til at vise din virksomhedskultur frem.

Hvad skal jeg bruge til en medarbejderhåndbog?

Nu, hvor vi har diskuteret dens betydning, hvad skal du så skrive i din håndbog?

Helt faktisk stort set alt. Det er trods alt en brugervejledning for nye medarbejdere, ledere og ledelse. Hvis du starter helt fra bunden, skal du helt sikkert forvente at lave flere udkast. Tag dig god tid, og få input fra alle.

Et HRMS (Human Resources Management System) gør det faktisk lettere.

Nu skal vi dykke ned i det. De fleste store virksomheder dækker følgende i deres håndbog:

• Firksomhedspolitik
• Løn/fordele
• Arbejdsbetingelser
• Lønfradrag
• Disciplin
• Betalte fridage (PTO)
• Beskæftigelsesrejser
• Overtid
• Nondiskrimination
• Interessekonflikter
• COVID-19-relaterede infektionsforebyggelsesforanstaltninger
• Intellektuel ejendomsret
• Retaliering
• Telearbejde
• Opførselskodeks
• Tid og fremmøde
• Etik
• Dresskode
• Sikkerhed
• Mobile enheder
• Sociale medier
• Cannabis

Vigtigt, bør en medarbejderhåndbog være et levende dokument. Derfor skal du gennemgå den ofte og opdatere den, når du har behov for det. F.eks. når der vedtages en ny lov. Proaktive opdateringer forebygger nemlig problemer. Virksomheder, der f.eks. udarbejdede en politik for sociale medier for 20 år siden, sparede en masse bøvl. På samme måde undgik virksomheder, der uddannede deres ansættelseschefer i ulovlige interviewspørgsmål, retssager. Desuden var de, der tog fat på sexchikane, på forkant.

Hvad er du juridisk forpligtet til at have i din nye medarbejderhåndbog?

Nu, hvor vi har diskuteret “hvad”, lad os diskutere “hvorfor”. Hvorfor har du brug for en håndbog? Er det desuden lovpligtigt at have en sådan? Faktisk kræver det føderale arbejdsministerium ikke, at du skal have en håndbog i sig selv. De kræver dog, at du informerer medarbejderne om deres rettigheder. Som følge heraf undlader nogle arbejdsgivere at udarbejde en håndbog med skilte på arbejdspladsen. Under indskolingen udleverer de en stak papirer. Smarte arbejdsgivere har de krævede arbejdspladsskilte plus en god medarbejderhåndbog.

Hvordan skaber en ufuldstændig håndbog problemer? Overvej denne situation, der er beskrevet på Reddit:

Jeg vidste ikke, at jeg skulle tilmelde mig før mine tre måneder til sygesikringen. Jeg fik aldrig at vide det, jeg antog bare, at jeg ikke kunne, før mine tre måneder skete. Jeg begyndte at snuse rundt og fandt ud af, at jeg skulle gøre det i forvejen åbenbart. Er der noget, jeg kan gøre? Jeg kunne virkelig godt bruge sygesikringen. Reddit

State, Federal, Local, and Union Workplace Laws

Hvor du begynder at skrive en ny håndbog (eller opdatere en), skal du forstå, at der er mange arbejdspladslove i spil. Hvis du har ansatte i mere end én by eller stat, skal du f.eks. have stedspecifikke afsnit.

At-Will ansættelsesklausul

“At-will” betyder, at begge parter til enhver tid kan afslutte arbejdsforholdet. I alle stater undtagen Montana overtager du denne aftale som standard. Hvis du har ansatte i Montana, skal du derfor sørge for at præcisere dette.

Lige ansættelsesforhold og bekæmpelse af chikane

Det er Equal Employee Opportunity Commission (EEOC), der regulerer dette. Sørg for, at du beskriver uacceptabel adfærd i detaljer. Fortæl desuden dine medarbejdere, hvad de skal gøre, hvis de bliver udsat for chikane eller ser det ske for en kollega. Desuden skal du beskrive, hvad du vil gøre, hvis en medarbejder hævder chikane.

Federal Medical Leave Act (FMLA)

Ud over FMLA-plakaten skal oplysningerne gives i skriftlig form. Hvis en medarbejder har brug for at tage orlov, kan han/hun derfor se din håndbog for at få detaljerede instruktioner.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

For at have en sikker arbejdsplads skal dine medarbejdere kende dine sikkerhedspolitikker. Hvordan gør du det? For det første skal du undervise i disse på mange forskellige måder. Brug personlig undervisning. Og glem ikke plakaterne, så medarbejderne har dem i baghovedet. Frem for alt skal du præsentere dem i håndbogen på den første dag. Du ønsker trods alt, at dine nyansatte skal forstå din forpligtelse til sikkerhed.

Drugfri arbejdsplads-politikker

Drugfri arbejdspladsloven fra 1988 udløb i 2010. Din stat har dog muligvis et lignende program. Derfor er det en god idé at have en politik for stofmisbrug, uanset om det er en lov i din stat eller ej. Hvis du f.eks. foretager dopingprøver, må dine politikker ikke diskriminere. Det vigtigste er, at du sørger for at kende lovene og forklarer dem i din håndbog.

Slutløn og uudnyttet PTO

Spørgsmål vedrørende afslutning af ansættelsesforhold kan være omfattet af en føderal eller statslig lov, afhængigt af hvor du bor. På grund af dette skal du tale med dit juridiske team. Nogle stater kræver f.eks., at arbejdsgivere skal udbetale ubrugt PTO.

COBRA

Din håndbog bør beskrive, hvad der sker, når en medarbejder siger op eller bliver opsagt. Hvis du tilbyder sundhedsydelser, har tidligere medarbejdere ret til at tilmelde sig COBRA. (COBRA er en forkortelse for Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Den giver bl.a. mulighed for fortsat sygesikring efter en fratrædelse. I praktisk brug refererer det til den ydelsesplan, som virksomheden tilbyder under COBRA). Tidligere ansatte, der ansøger om COBRA, skal bruge tilmeldingsblanketter. Hvis du har et HRMS, skal du derfor inkludere et link til disse formularer i din håndbog.

Tid og fremmøde

Husk, at løn- og timelovgivningen er knyttet til medarbejdernes tidsregistrering. Som følge heraf er det vigtigt at vide, hvordan man registrerer timer. Din håndbog bør forklare, hvordan medarbejderne stempler ind til vagter. Medtag f.eks. regler for måltider og pauser, PTO, mindsteløn, overarbejde og retfærdig arbejdsuge.

Generelle ansvarsfraskrivelser

Der kan være en masse dokumenter, der flyder rundt. Beskyt dig mod forældede eller dårligt skrevne politikker, der blev udarbejdet før den gældende lovgivning. Angiv tydeligt, at håndbogen træder i stedet for alle andre regler. Dette giver dig også en vis grad af beskyttelse mod uformelle eller “formodede” politikker. Begge dele kan være i modstrid med officielle politikker eller love. Beskyt dig som minimum ved at angive, at politikkerne kan ændres.

Medarbejdernes anerkendelse og aftale

HRMS med e-signering forenkler uddannelsen af medarbejdere. Medarbejderne kan læse politikkerne i digital form. Derefter underskriver de, at de forstår og vil følge dem. Medarbejdere, ledere og administrative medarbejdere kan hurtigt søge i databasen efter enhver formular. Elektroniske dokumenter forenkler rapporteringen.

Eksempler på medarbejderhåndbøger, der kan inspirere dig

Nu har vi diskuteret de “nødvendige ting”, så lad os gennemgå nogle eksempler på medarbejderhåndbøger. Se, hvordan disse HR-afdelinger har gjort deres medarbejderhåndbog levende. The Motley Fool Employee Handbook Vi er særligt stolte af at kalde os selv “Foolish” – med stort F. Vi går tilbage til Shakespeare. Det er vores visitkort at være respektløs. At instruere og underholde. Og at sige sandheden. Så vores kerneværdier kan ganske enkelt opsummeres som “Be Foolish”. Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook “Enhver hos Tesla kan og bør tale med enhver anden i overensstemmelse med, hvad de mener er den hurtigste måde at løse et problem på til gavn for hele virksomheden. Du kan tale med din chef. Du kan også tale med din managers manager. Og du kan tale direkte med en vicepræsident i en anden afdeling. Desuden kan du tale med Elon – du kan tale med hvem som helst uden nogen andres tilladelse.” Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook Nyansatte hos Trello får en håndbog, der er organiseret i et Trello-board. Komplet med charmerende billeder af bedårende hunde og katte. Du kan se den her.

Udfordringen ved at holde håndbøger opdaterede

Det kræver en løbende indsats at holde medarbejderhåndbogen opdateret. Det gælder især for små virksomheder uden en HR-chef. For det første har den person, der har opgaven, ikke altid tid til at finde ud af de små detaljer. I nogle virksomheder er det at skrive og ajourføre håndbogen en frygtet opgave. Som følge heraf er der ingen, der er ivrige efter at tage ejerskab, og ansvaret bliver sendt rundt og rundt. For det andet er det de stramme budgetter, der er ramt af trykomkostninger. Det er uheldigt. Når alt kommer til alt, har små virksomheder lige så meget brug for en god håndbog som større virksomheder.

Problemer med forældede medarbejderhåndbøger

I dette afsnit vil vi tale om problemer med forældede håndbøger. En forældet håndbog kan gøre mere skade end gavn. Især hvis politikkerne ikke er i overensstemmelse med reglerne. En ufuldstændig håndbog skaber forvirring. Desuden kan det være særligt problematisk for nyansatte.

Tænk på dette eksempel: Hvad hvis en ny medarbejder antager, at sundhedsydelser starter med det samme? Antag, at din virksomhed har en ventetid på 60 dage. Medarbejderen afslutter sin tidligere dækning, før de nye ydelser træder i kraft. Så får den nyansatte en større lægeudgift. Du vil få en vred medarbejder med et bjerg af regninger.

Det er ikke en god måde at begynde et nyt job på. Her er et bedre scenarie: Håndbogen forklarer tydeligt ventetiden. Nyansatte får et link til medarbejderhåndbogen tilsendt pr. e-mail, så snart de accepterer jobtilbuddet. I e-mailen skal du opfordre den nyansatte til snart at læse håndbogen. Især afsnittet om politikker om fordele. HR kan bruge HRMS til at overvåge fremskridtene og minde den nyansatte om at læse den færdig. Når de har læst den, underskriver den nyansatte medarbejder for at bekræfte, at de forstår og accepterer at overholde reglerne.

Hvorfor du måske har brug for flere håndbogsversioner

Hvis du har medarbejdere i mange stater, har du måske brug for et separat afsnit for hver stat. Tal med din virksomhedsadvokat eller statens arbejdsministerium. Hvis du f.eks. er baseret i Californien, har du måske brug for et separat afsnit for arbejdstagere i bestemte byer. Californien har også for nylig vedtaget en ny lov om uddannelse mod chikane. Desuden har staten New York udvidet kvalificeret orlov ud over den føderale lov.

Din håndbog repræsenterer din virksomhed

Når din medarbejderhåndbog er forældet, afspejler det din virksomhed dårligt. Som følge heraf ignorerer alle den ret hurtigt. Medarbejderne er nødt til at spørge deres leder eller HR-medarbejderne, hver gang de har et spørgsmål. Ukorrekte oplysninger og uformelle politikker spredes i arbejdsstyrken.

20 grunde til, at du måske har brug for at opdatere din medarbejderhåndbog

I dette kapitel diskuterer vi 20 specifikke grunde til, at du måske har brug for at opdatere din personalehåndbog.

Compliance

At holde din medarbejderhåndbog opdateret er ikke blot et spørgsmål om bekvemmelighed. Det er nødvendigt for at overholde lovgivningen. Det er vigtigt at huske, at den kan og vil blive brugt som et juridisk dokument. Du vil blive holdt op imod de standarder, du dokumenterer. Hvis du ikke har opdateret din håndbog for coronavirus-nødsygeorlov og udvidet FMLA, er det nu, det er på tide.

Når du udarbejder dine politikker for overholdelse, skal du overveje, hvordan du uddanner dine medarbejdere og dokumenterer deres forståelse og accept af at følge reglerne. Millioner af amerikanske virksomheder vender sig til Learning Management Systems (LMS) for overkommelig og effektiv uddannelse af medarbejdere i overholdelse af reglerne.

Legalisering af marihuana

Dertil kommer, at mange stater har legaliseret cannabis. Cannabis er dog fortsat ulovligt på føderalt niveau. Som følge heraf er der forvirring om, hvad dette betyder på lokalt plan. Hvis din stat har legaliseret marihuana, er det klart, at det er tid til at opdatere din medarbejderhåndbog. Dette kan f.eks. påvirke dine politikker for dopingkontrol. Opdagelse af THC i en narkotest i en stat, der har legaliseret rekreativ hashbrug, kan ikke nødvendigvis indebære en forbrydelse. Din virksomhed kan dog tilpasse sig til føderale love.

Fair Scheduling, Overtime and FMLA Updates

Sikkert er det, at lovene ændrer sig hele tiden. For eksempel er der for nylig sket betydelige ændringer i lovgivningen vedrørende planlægning. Dette omfatter overarbejde og betalt fritid (PTO). Den bedste praksis er at udpege en HR-chef til at følge ændringerne i ansættelseslovgivningen. Sørg desuden for at tale med din advokat og dit lønningsfirma for at få hjælp på dette område.

Ændringer i statslige diskriminationslove

Som vi taler om love, har for eksempel over 20 stater i øjeblikket særlige love i forbindelse med diskrimination. Desuden overvejer mange stater at indføre nye. I takt med at lovene udvikler sig, er det vigtigt at holde trit med udviklingen i din medarbejderhåndbog. I øvrigt har mange virksomheder vedtaget en politik, der er strengere end de føderale myndigheder.

Ny placering

Hvis din virksomhed har åbnet en ny placering, er det på tide at opdatere din medarbejderhåndbog. Medarbejderne skal kunne finde den officielle adresse på dit nye sted. Du bør også kommunikere formål og funktion, så medarbejderne ved, hvilke områder af din virksomhed der er ansvarlige for de spørgsmål, der opstår. Håndbogen er det bedste sted at oplyse officielle adresser, stedets funktioner og kontaktoplysninger.

Tilbud om et nyt produkt eller en ny tjeneste

Alle medarbejdere bør forstå dit produkt- eller tjenesteudbud. Når der kommer nye produkter, skal du tilføje dem til produktafsnittet i din medarbejderhåndbog. Angiv også produkter eller tjenester, der ikke længere tilbydes. Du skal ikke blot fjerne dem, men også mærke dem som udgåede. Medarbejderne har brug for en officiel metode til at få oplyst, hvornår produkterne er tilgængelige.

Nye medarbejdertyper

Du kan definere jobroller og medarbejdertyper for at tydeliggøre berettigelsen til fordele. Du kan f.eks. have uafhængige entreprenører, sæsonarbejdere, vikarer eller ikke-residenter. Angiv særlige overvejelser eller udelukkelser, hvor det er nødvendigt. F.eks. kan nye uafhængige kontrahenter ikke være berettiget til en bestemt ydelse.

Politikker for sociale medier

Brugen af sociale medier udvikler sig fortsat i takt med, at der opstår nye platforme. Nogle generationer bruger sociale medier som deres primære måde at kommunikere på. Det er klart, at sociale medier kan være en effektiv form for kommunikation, promovering og markedsføring. De kan også være en belastning for produktiviteten. Derfor bør du tydeliggøre din politik for personlig og virksomhedens brug af sociale medier. Vær især specifik med hensyn til konsekvenserne af overtrædelser.

Stiget bevidsthed om seksuel chikane og juridiske implikationer

Indtilbage står, at bevidstheden om seksuel chikane på arbejdspladsen har været stigende i de seneste par år. Offentlige sager, aktivisme og natlige nyhedshistorier har fået alle til at tænke over det. Nu er det et perfekt tidspunkt til at opdatere din medarbejderhåndbog om politikker for seksuel chikane. Hvis ikke en opdatering, så måske en præcisering. Det kan hjælpe medarbejderne til bedre at forstå din politik. Medarbejderne vil have spørgsmål efter at have set nyhedshistorier og hørt om alvorlige konsekvenser. Sørg for, at din medarbejderhåndbog er klar og tydelig om seksuel chikane.

Salgsforanstaltninger

Salgsforanstaltninger fra arbejdsgiverens side er nu den hyppigst indgivne klage til EEOC. Repressalier er, når en arbejdsgiver straffer en medarbejder for en beskyttet handling. F.eks. hvis den ansatte har sladret eller indgivet en klage. Gennemgå dine politikker. Forsikre dine medarbejdere om, at de kan rejse problemer. Forklar desuden procedurerne for indberetning af problemer. Hvis din håndbog indeholder instruktioner, er der mindre sandsynlighed for, at du kommer ud i en ubehagelig situation. Dette vil hjælpe dine medarbejdere med at løse problemer på en standardiseret måde.

Interviewpolitik

Mange stater har forbudt spørgsmål om lønhistorik under interviews. Det skal din ledelse og dit ansættelsesteam faktisk vide det. Overtrædelse kan bringe dig i dyre retssager. Det er også et godt tidspunkt til at tænke på medarbejderengagement. Det er ikke nok at opdatere din medarbejderhåndbog med nye love. Du skal også sørge for, at medarbejderne rent faktisk engagerer sig i indholdet.

Telearbejde

Har din virksomhed begyndt at tillade fjernarbejde? Det er klart, at det er på tide at opdatere din håndbog af mange årsager. En af de vigtigste er dine regler for tidsregistrering og fremmøde. Fjernarbejde kræver nemlig sit eget sæt regler. Det vigtigste er at beskrive, hvornår du forventer, at fjernmedarbejdere er på arbejde. Forklar procedurer for registrering af tid og fremmøde. På samme måde skal du opdatere politikker om pauser og fleksibel tid.

Kriminel baggrundskontrol

Der er nye statslige love om baggrundskontrol. Dette er et område, som du skal holde øje med, især hvis du rutinemæssigt foretager kriminelle baggrundstjek. Derfor skal du opdatere din medarbejderhåndbog, så den indeholder instruktioner, politikker om beskyttelse af personlige oplysninger og acceptabel praksis. Sørg desuden for, at dine ledere er opdateret. Hvis der bliver lavet rod i det, kan det nemlig give dig problemer. Tal desuden med din juridiske rådgiver for at få at vide, hvordan din stat håndterer dem.

Love om måltider og pauser på statsniveau

Gennemgå og ajourfør ofte dine love om måltider og pauser. For hvis du undlader at kommunikere disse til dine medarbejdere, kan det resultere i bøder. Det er helt sikkert et vigtigt område at holde øje med.

Legal Clarifications

Hvis din virksomhed har “uskrevne eller “antagne” politikker, er du på tyndt juridisk grundlag. De er helt sikkert ikke politikker i juridisk forstand og vil ikke kunne forsvares. Følgelig kan de underminere integriteten af hele din medarbejderhåndbog.

Er der f.eks. tvetydigt sprog? Eller underforståede omstændigheder? Hvis ja, åbner du døren for fortolkning. Selvfølgelig kan fortolkning gå en million forskellige veje. Tag dig tid til at gennemgå din medarbejderhåndbog for tvetydigt sprog. Opdater den for at præcisere din holdning. Lad ingen sten forblive uvendt (eller uredigeret). Når medarbejderne har et løftestangspunkt, er der nemlig plads til tvister.

Lige politikker

Din medarbejderhåndbog bør indeholde retfærdige politikker. Især dem, der definerer interaktioner mellem ledelse, medarbejdere og virksomheden. Gennemgå faktisk din medarbejderhåndbog for at sikre, at dine politikker er retfærdige. På samme måde skal du sørge for, at lederne forstår politikkerne. Du underminerer din medarbejderhåndbog, hvis en leder viser favorisering. Gennemgå derfor din håndbog, og revider alle områder, der ikke er klare. Frem for alt skal du sørge for, at alle politikker er ligeværdige og håndhæves retfærdigt.

Cloud-adgang

Har du udnyttet cloud-adgang til din medarbejderhåndbog? Hvis ikke, er dette et perfekt tidspunkt til at begynde. Cloud-baserede personalehåndbøger er nemme at få adgang til, og de er tilgængelige altid og hvor som helst. Desuden kan du opdatere dem i realtid efter behov. Det kan ikke blive bedre end det. Som følge heraf behøver du ikke at genoptrykke den eller uddele yderligere afsnit.

Jobrolleidentifikation

Dine medarbejdere skal altid kunne gennemgå opdaterede jobroller. Derfor bør hver jobrolle indeholde grundlæggende ansvarsområder og forventninger. I et cloud-baseret system kan du give adgang efter behov. På den måde er det kun medarbejdere med den pågældende rolle, der kan se dem.

Streamline Onboarding

Som tidligere nævnt forbedrer cloud-baserede håndbøger onboarding. Din medarbejderhåndbog er den bedste måde at fastsætte forventninger på. Giv derfor nyansatte adgang til din håndbog med det samme. Derefter kan du læse fremskridt i dit HRMS.

Vækstmilepæle

Du er måske for nylig blevet omfattet af reglerne for “store arbejdsgivere”. Disse er i de fleste tilfælde føderale og er primært relateret til diskriminationslove og Affordable Care Act (ACA). Dine forpligtelser afhænger dog af, hvor mange ansatte du har. For det første skal du, hvis du har mindst én ansat, give lige løn for lige arbejde til mandlige og kvindelige ansatte. (Det bør du gøre alligevel.) For det andet er du, hvis du har 15 til 19 ansatte, omfattet af de love, der forbyder forskelsbehandling. Baseret på race, hudfarve, religion, køn (herunder graviditet, seksuel orientering eller kønsidentitet). Plus national oprindelse, handicap og genetiske oplysninger (herunder familiemæssig sygehistorie). Derudover er du omfattet af loven, der kræver, at arbejdsgivere skal give lige løn for lige arbejde.

WorkforceHub til medarbejderhåndbøger

Sammenfattende vil vi gerne præsentere dig for Swipeclock’s HRMS WorkforceHub. WorkforceHub hjælper dig med at administrere din medarbejderhåndbog effektivt. Hvis du vil have flere oplysninger, kan du planlægge en demo i dag.

• Author
• Reneste indlæg

Content strategist og corporate blogger (2000+ indlæg). Hendes arbejde er blevet præsenteret på G2’s Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys og over 500 forretningswebsteder. Hun spiller bluegrass-mandolin og nyder at vandre i det røde klippelandskab i det sydlige Utah. Connect with me on LinkedIn

Sidste indlæg af Liz Strikwerda (se alle)

• Hvorfor strukturerede interviews er kritiske – 25. marts 2021
• Bedste HRMS til små virksomheder – 18. marts 2021
• Hvordan reducerer biometriske tidsklokker lønomkostningerne? – 11. marts 2021