Positiv tone: Det er hvordan du siger det

af Leigh Geraghty

Når de bliver spurgt om deres udfordringer med at skrive forretningstekster, siger mange af vores workshopdeltagere, at de har problemer med tonen i deres budskab. Tonen er den måde, hvorpå man beskriver den følelsesmæssige kvalitet af det skrevne. Den afspejler forfatterens holdning til læseren og har indflydelse på, hvordan læseren vil reagere. Skribenter har en tendens til at gøre en stor indsats for at lyde kompetent og professionel, men er ikke altid sikre på, hvordan man skaber en positiv tone.

Tre valgmuligheder for tone

Når det kommer til tone, har du tre valgmuligheder: positiv, negativ eller neutral.

Positiv tone: Positiv tone: Positiv tone er altid dit bedste valg. Det handler ikke kun om at være flink – den positive tone er klarere og hjælper os med at få tingene gjort, fordi dens formulering er enklere, og der bruges færre ord. Ved at formulere budskaberne positivt opmuntrer du folk til at acceptere dine idéer og skaber gode relationer for fremtiden. Positiv tone er en troværdighedsskabende faktor.

Negativ tone: Negativ tone har tendens til at få læseren til at føle sig vred og defensiv, og det kan skade dit professionelle image. Selv om sætninger, der indeholder negative udtryk, kan føre til eftergivenhed, resulterer de sjældent i et lykkeligt samarbejde. Negativ tone kan også gøre dit budskab svært at forstå og huske.

Neutral tone: Neutral tone: Neutral tone er fraværet af positivt eller negativt sprog. Neutral tone har ingen følelser – kun fakta. Selv om dette kan virke uskyldigt nok, indebærer neutral tone en risiko for at blive fortolket negativt, afhængigt af læserens humør. Faktisk kan den neutrale tone virke kold eller endog skræmmende.

I forretningsskriverier er en positiv tone altid det bedste valg – også selv om budskabet er negativt. Skriv altid med fokus på at forsøge at hjælpe læseren og opbygge relationen, selv om du er irriteret.

Sådan skaber du en positiv tone

Tone formidles gennem dit valg af ord og vendinger, dit synspunkt, og hvordan du sætter ord og vendinger sammen. Her er nogle tips til at skrive i en positiv tone:

1. Undgå at bruge negative udløsende ord som f.eks:

argue dårlig men skødesløs klager farlig gæld defekt

forsinkelse vanskeligt tvivl bestræbelse fejl fejl fejl heller

ansvar fejl markeret må ikke aldrig indlysende problem

afvises svært skal skal stoppe skrækkeligt heldigvis spild forkert

1. Brug i stedet disse positive ord:

fordel bonus hell klar

let effektiv energi forsikre

hurtig hurtig koncentreret nu simpel stærk

1. Brug den positive form af sætningen. I stedet for “Glem ikke at booke et mødelokale” skal du levere budskabet på en positiv måde: “Husk at booke et mødelokale.”

1. I stedet for at fokusere på problemet skal du fokusere på løsningen eller handlingen. Ændr f.eks. “Jeg er ked af, at vi ikke kan diskutere et loft over salgspriserne, fordi den vigtigste beslutningstager først er til rådighed på mandag” til “Vi kan diskutere et loft over salgspriserne på mandag, når den vigtigste beslutningstager er til rådighed.”

1. Undgå lange forklaringer, og fokuser på løsningen. I stedet for “Jeg er bortrejst fra den 13. februar til den 18. februar og kan først mødes med dig derefter” skal du blot sige “Jeg kan mødes med dig efter den 18. februar.”

1. Brug antonymer for at fjerne ordet “ikke”. For eksempel:

I stedet for Han tog ikke imod hjælp. Kontoret vil ikke være åbent. De var ikke til stede.

Brug Han takkede nej til hjælp. Kontoret bliver lukket. De var fraværende.

Tone er til stede i al skriftlig kommunikation, uanset om det er et valg eller et uheld. Ved at vælge en positiv tone vil du opbygge og vedligeholde positive relationer, projicere et professionelt image og lettere nå dine mål.

Den 9. januar 2017 / Karrierecoaching, E-mailskrivning, Mødefærdigheder, Præsentationsevner, Skrivefærdigheder