Orientering af nye medarbejdere samt en tjekliste, der holder dig på sporet

Orientering af nye medarbejdere er den første officielle oplevelse, som nyansatte har med deres arbejdsgivere, efter at de er blevet ansat på holdet. Den skal give en god introduktion til virksomhedens kultur, medarbejderens arbejdsopgaver og en mulighed for at udfylde eventuelle nødvendige papirer. Vi anbefaler at bruge en tjekliste for at sikre, at du giver den bedst mulige oplevelse.

Vi har udarbejdet en tjekliste til orientering af nye medarbejdere for at hjælpe dig med at huske grundlæggende opgaver som løn- og overensstemmelsespapirarbejde, kontoropsætning og sikkerhedsbrikker og den vigtigste opgave – at få den nye medarbejder til at føle sig velkommen.

Download tjeklisten for introduktion af nye medarbejdere som PDF eller DOC

En tjekliste for introduktion af nye medarbejdere hjælper din virksomhed med at holde styr på opgaverne i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere, så du sikrer, at du får en god start for dine nye medarbejdere. Den omfatter papirarbejde for nyansatte, som f.eks. I-9- og W-4-formularer, der skal udfyldes. Den omfatter også opgaver som opsætning af it-systemer og klargøring af medarbejderens arbejdsplads.

Du bør som minimum inkludere følgende i din introduktionsproces for nyansatte:

• Indførelser mellem medarbejder og leder
• Informationssession om virksomheden (baggrund, mission, værdier)
• Træning på arbejdspladsen
• Tid til at underskrive papirarbejdet for nyansatte
• Gennemgang af sikkerhedsprocedurer
• Forsyningspakke
• Gennemgang af arbejdsområdet (hvis relevant)

Vores tjekliste til orientering af nyansatte kan downloades, og du kan ændre den, så den passer til din virksomheds behov. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at du ikke glemmer noget vigtigt, påkrævet papirarbejde for nyansatte under introduktionsprocessen. Den indeholder alle de grundlæggende orienteringsopgaver for nye medarbejdere, f.eks. introduktioner, der skal foretages, papirarbejde, der skal udfyldes, og tidsrammer.

Du skal ændre skabelonen for at inkludere elementer, der er relevante for din virksomhed, f.eks. rundvisninger på kontoret, parkeringskort, bestilling af uniformer eller trinene for at få billeder til et medarbejdermærke eller en pressemeddelelse. Ved at downloade vores skabelon sparer du dig for at skulle oprette din egen tjekliste fra bunden.

Onboarding og orientering under processen for nyansatte

Når du har afsluttet processen med at ansætte medarbejdere, er du videre til de næste trin: orientering og onboarding. Processen for nyansatte starter længe før medarbejderens første dag. Den begynder, når en medarbejder har accepteret dit tilbud, og fortsætter i løbet af det første år med onboarding og uddannelse. Det tager typisk omkring otte måneder, før en nyansat er fuldt ud produktiv.

Gennem en solid onboarding som en del af din introduktionsproces for nye medarbejdere sikrer, at tiden ikke er spildt, og at medarbejderen sandsynligvis vil blive. Se billedet nedenfor for de grundlæggende trin i processen for nyansatte, og bemærk, at orienteringen starter på medarbejderens første dag.

Processen for nyansatte illustreret i fem trin

Alle disse trin er inkluderet i tjeklisten for nyansatte ovenfor. Vi vil gå mere i detaljer med nogle af opgaverne nedenfor, så du har en god fornemmelse af, hvad du skal gøre og hvornår du skal gøre det.

Dag et: Velkomst og orientering

Dag et er den dag, hvor du skal gøre to vigtige ting med alle nyansatte. Den første opgave – papirarbejde for nyansatte – er den mest presserende, men ikke den vigtigste. Det vigtigste er at få den nyansatte til at føle sig velkommen. Ved slutningen af den første dag skal din nye medarbejder være overbevist om, at han/hun har truffet en god beslutning ved at slutte sig til din virksomhed.

Din opgave på dag et er at inspirere og motivere ham/hende til at komme tilbage på dag to. Det kan du gøre ved at sørge for, at alt papirarbejdet er gjort korrekt (det mest presserende), og ved at sørge for, at de føler sig velkomne i din virksomhed (det vigtigste).

Aktiviteter, som du kan overveje at gøre i løbet af den første uge af orienteringen, er:

• Planlæg individuelle møder med de nøglemedarbejdere, som den nyansatte skal arbejde sammen med
• Byd snydeark, f.eks. virksomhedens telefonliste, kontorplan, eller vejledninger til telefonsvarer
• Forstil en liste over, hvem der gør hvad i deres afdeling, hvis de har spørgsmål
• Giv dem en kopi af organisationsdiagrammet og forklar dem, hvordan virksomheden er opbygget
• Vis dem, hvor plakater om arbejdsret er placeret, og tilbyd at besvare spørgsmål
• Forstil en rundvisning i bygningen, så de ved, hvor konferencerummene er, kopimaskiner og nødudgange er
• Beskriv den uddannelse, de vil få, og hvornår/hvor den vil finde sted
• Sørg for, at de ved, hvor de kan finde brugermanualer, dokumenter og referencematerialer
• Få dem til at skygge en kollega, så de kan se, hvordan en dag i en kollegas liv ser ud
• Sørg for, at de har alle de værktøjer, de har brug for til deres arbejde: en computer, VPN, badges, nøgler, webside-URL’er og ID’er
• Oplys dem om virksomhedens mission, vision, værdier og strategiske plan
• Sæt tid af med deres leder til at gennemgå deres jobbeskrivelse og besvare spørgsmål

Opdrag forskellige teammedlemmer, ledere og kollegaer til at hjælpe med ovenstående opgaver. Selv hvis du ikke har et formelt mentorprogram, kan du vælge en kollega til at tjekke ind hos den nyansatte hver dag i de første par uger. Den pågældende person kan være en ressource, som den nyansatte kan stille spørgsmål om både arbejdsrelaterede og ikke-arbejdsrelaterede ting, f.eks. hvordan man sender en fax, og hvor man kan gå til frokost.

HR Tip: For at hjælpe medarbejderen med at føle sig velkommen og sikre, at han/hun ikke får kolde fødder, kan du overveje at bede en kollega om at invitere ham/hende på frokost hver dag i den første uge. Den første dag kan du måske endda dække udgifterne til frokost, så deres chef eller peer-mentor kan invitere dem ud. Brug den første uge til at hjælpe din nyansatte med at opbygge relationer til sine kolleger, så de begynder at føle loyalitet over for din virksomhed og deres team.

Nyansatte papirarbejde

Det papirarbejde for nyansatte er den del af HR, som er mest skræmmende for nye virksomhedsejere. Det hjælper at have en tjekliste, så du ikke glemmer noget afgørende. Her er en liste over alle de dokumenter og formularer, som du måske skal have medarbejderen til at udfylde, gennemgå og/eller underskrive. Ved hjælp af nedenstående links kan du finde artikler, skabeloner eller instruktioner til hvert af disse dokumenter for at gøre onboarding nemmere at administrere.

• I-9: Bruges til at verificere ansættelsesberettigelse. Bed medarbejderen om at medbringe legitimation på den første dag.
• W-4: Bruges til at indsamle medarbejdernes skatteopkrævninger. Der kan være en statsskatteudgave af W-4, som også skal udfyldes.
• Medarbejderhåndbog: Få medarbejderen til at gennemgå og underskrive medarbejderhåndbogen.
• Andre virksomhedspolitikker: Politikker, der er unikke for din virksomhed, og som ikke er dækket i din medarbejderhåndbog; eksempler omfatter politikker for seksuel chikane, politikker for barselsorlov og politikker for fritid.
• Ansættelse efter eget ønske: Sikre, at medarbejderen forstår din politik om ansættelse efter eget ønske.
• Formular til direkte indbetaling: Brug denne formular til at indsamle bankoplysninger til medarbejderens lønseddel, hvis du tilbyder direkte indbetaling.
• Medarbejderdatablad med kontaktoplysninger i nødstilfælde: I nødstilfælde.
• Underskrevet tilbudsbrev: Anmod om et underskrevet eksemplar, hvis du ikke allerede har modtaget det.

HR Tip: Overvej at fordele gennemgangen af papirarbejdet i løbet af de første par dage i stedet for at give den nyansatte en stak dokumenter og gå væk. Overvej at gennemgå hvert enkelt punkt med den nyansatte for at forhindre, at han/hun bliver overvældet. Du kan f.eks. gennemgå lønregistrering og I-9-dokumentation på dag ét, dokumentation om fordele på dag to, politikker på dag tre, håndbogen på dag fire osv.

Hvis mere end én nyansat begynder på samme dag, kan du planlægge tid med dem sammen for at gennemgå vigtige politikker som f.eks. at undgå seksuel chikane eller gennemgå hele medarbejderhåndbogen, så de har mulighed for at stille spørgsmål. Elementer, der ikke bruges med det samme, som f.eks. medarbejderudgiftsblanketten, kan vente og gennemgås, når medarbejderen planlægger sin første forretningsrejse.

Hjælp din nye medarbejder til at føle sig velkommen

Som nævnt er dette den mere værdifulde del af den nye medarbejders orienteringsoplevelse, fordi det hjælper medarbejderen til at føle sig velkommen. De kan møde deres team, lære deres vejlederes prioriteter at kende, forstå virksomhedens mission og føle sig som en del af virksomheden.

En ny medarbejder kan også føle sig fortabt i forhold til, hvordan de passer ind i det store billede af virksomheden. Pingboard giver dig mulighed for at oprette et organisationsdiagram, som du kan dele med alle dine medarbejdere, så de kan se, hvor deres arbejde passer ind i virksomheden. Det er gratis for op til 50 medarbejdere, opdaterer automatisk ved at integrere med ADP, BambooHR, Google G Suite og anden HR-software og forvandler dit organigram til en søgbar medarbejderdatabase, der er tilgængelig via Pingboard-appen.

Besøg Pingboard

Onboarding-Første uge på jobbet

Den første uge på jobbet er nervepirrende for de fleste nyansatte. Det er din opgave at få dem til at føle sig velkomne, opmuntre dem til at lære dine processer, dit system og din kultur at kende og sørge for, at de har en person, der kan hjælpe dem med spørgsmål i løbet af de første dage.

Hvem skal stå for onboarding er et spørgsmål, som mange arbejdsgivere har. Selv om HR har en vigtig rolle, viser det sig, at nyansatte ønsker en blanding af forskellige personer involveret. Ledelsen er den vigtigste. Det er ikke overraskende, at medarbejderne ønsker at vide, hvad lederne i virksomheden forventer af dem i deres nye job. Så virksomhedsledere bør overveje at planlægge tid med deres nyansatte.

33 % af de nyansatte foretrækker, at ledelsen gennemfører deres introduktion. Kilde: BambooHR

Frequently Asked Questions (FAQs) About New Employee Orientation

Hvad er forskellen mellem orientering og onboarding?

Orientering af medarbejdere og onboarding er begge meget ens, men orientering finder sted, når medarbejderen starter i jobbet – for nogle virksomheder varer det en dag, og hos andre er det en uge eller mere. Den er normalt struktureret – nogle gange afholdes den i klasseform – og består af at byde dem velkommen og introducere dem til virksomheden samt udfylde eventuelle nødvendige papirer, f.eks. til løn- eller understøttelse.

Onboarding er mere en løbende proces, hvor man hjælper medarbejderen med at lære processerne at kende og hjælper vedkommende med at blive mere engageret; det fortsætter typisk, indtil medarbejderen er mere etableret i virksomheden.

Kan jeg foretage flere orienteringer af medarbejdere på én gang?

Du kan foretage flere orienteringer på én gang; faktisk bør du bestræbe dig på at gøre det, når det er muligt. Det sparer dig for at skulle gennemføre den samme session flere gange og giver også de nyansatte mulighed for at komme i kontakt med folk som dem, der er nye i virksomheden. Så længe du følger et struktureret format, der fungerer for alle stillinger (du kan altid oprette separate minisessioner til specifik uddannelse), bør det fungere godt.

Hvilke emner bør dækkes i et introduktionsprogram for medarbejdere?

Du bør give en varm velkomst ud over at gennemgå oplysninger om virksomhedens procedurer (sikkerhedsrelaterede og ikke-sikkerhedsrelaterede opgaver), fordele og kompensation, papirarbejde for nyansatte, betalt fritid, uddannelse, bygningens indretning osv. Du skal tilpasse programmet til din virksomhed, men dette er generelle oplysninger, der kan gælde for alle virksomheder.

Bottom Line

Medarbejdere er et aktiv for din virksomhed, hvis de er i stand til at udføre det arbejde, du har ansat dem til. For at sikre det skal du sørge for, at dine nyansatte får en god start. Vores tjekliste til orientering af nyansatte gør mere end at sørge for, at du håndterer alt papirarbejdet for nyansatte. Hvis du bruger den, vil den hjælpe med at reducere omsætningen, engagere dine nyansatte og reducere den tid, det tager for dine nye medarbejdere at være produktive.