Organisationsplanlægningsguide:

Organisationsplanlægning er som at tegne din virksomheds vej på et kort. Du er nødt til at vide, hvilken retning du er på vej i for at forblive konkurrencedygtig.

Men hvad er egentlig organisatorisk planlægning, og hvordan gør du det effektivt? Denne vejledning vil dække:

• De forskellige komponenter eller typer af organisationsplaner?
• De 5 procestrin i organisationsplanlægning
• Eksempler på organisationsplanlægning
• Organisationsplanlægningsværktøjer

Hvad er organisationsplanlægning?

Organisationsplanlægning er processen med at definere en virksomheds grund til at eksistere, opstille mål, der sigter mod at realisere det fulde potentiale, og skabe stadig mere diskrete opgaver for at opfylde disse mål.

Hver fase af planlægningen er en delmængde af den foregående, hvor strategisk planlægning er den vigtigste

Der er fire faser i en ordentlig organisationsplan: strategisk, taktisk, operationel og beredskabsplanlægning. Hver planlægningsfase er en delmængde af den foregående, med strategisk planlægning som den forreste.

Typer af organisatorisk planlægning

Strategisk

En strategisk plan er virksomhedens store billede. Den definerer virksomhedens mål for en bestemt periode, hvad enten det er et år eller ti år, og sikrer, at disse mål er i overensstemmelse med virksomhedens mission, vision og værdier. Strategisk planlægning involverer normalt topcheferne, selv om nogle mindre virksomheder vælger at tage alle deres medarbejdere med, når de definerer deres mission, vision og værdier.

Taktisk

Den taktiske strategi beskriver, hvordan en virksomhed vil gennemføre sin strategiske plan. En taktisk plan består af flere kortsigtede mål, der typisk gennemføres inden for et år, og som understøtter den strategiske plan. Generelt er det mellemledernes ansvar at fastlægge og føre tilsyn med taktiske strategier, som f.eks. planlægning og gennemførelse af en markedsføringskampagne.

Operationelle

Den operationelle plan omfatter det, der skal ske løbende, på daglig basis, for at kunne gennemføre de taktiske planer. Operationelle planer kan omfatte arbejdsskemaer, politikker, regler eller bestemmelser, der fastsætter standarder for medarbejderne, samt specifikke opgavetildelinger, der relaterer sig til målene i den taktiske strategi, f.eks. en protokol for dokumentation og håndtering af arbejdsfravær.

Kontingentplaner

Kontingentplaner venter i kulissen i tilfælde af en krise eller uforudsete hændelser. Beredskabsplaner dækker en række mulige scenarier og passende reaktioner på spørgsmål, der varierer fra personaleplanlægning til avancerede forberedelser til eksterne hændelser, der kan have en negativ indvirkning på virksomheden. Virksomheder kan have beredskabsplaner for ting som f.eks. hvordan de skal reagere på en naturkatastrofe, softwarefejl eller pludselig afgang af en topchef.

De 5 procestrin i organisatorisk planlægning

Den organisatoriske planlægningsproces omfatter fem faser, der ideelt set danner en cyklus.

Strategisk, taktisk, operationel og beredskabsplanlægning falder inden for disse fem faser.

Udvikle den strategiske plan

Strin i denne indledende fase omfatter:

• Gennemgå din mission, din vision og dine værdier
• Saml data om din virksomhed, som f.eks. præstationsanvisende målinger fra din salgsafdeling
• Udfør en SWOT-analyse; gør status over din virksomheds styrker, svagheder, muligheder og trusler
• Fastsæt overordnede mål, der tager hensyn til din mission, vision, værdier, data og SWOT-analyse

Omsæt den strategiske plan til taktiske skridt

Det er nu på tide at udarbejde taktiske planer. Indhent mellemledere til at hjælpe med at gøre følgende:

• Formuler kortsigtede mål – kvartalsvise mål er almindelige – som understøtter den strategiske plan for hver afdeling, f.eks. at fastsætte en kvote for salgsteamet, så virksomheden kan opfylde sit strategiske indtægtsmål
• Udvikle processer til at gennemgå målopfyldelsen for at sikre, at de strategiske og taktiske mål bliver opfyldt, som f.eks. at køre en CRM-rapport hvert kvartal og indsende den til Chief Revenue Officer for at kontrollere, at salgsafdelingen når sin kvote
• Udvikle beredskabsplaner, f.eks. hvad der skal gøres, hvis salgsteamets CRM fungerer dårligt, eller der sker et databrud

Planlægge den daglige drift

Den operationelle plan, eller de processer, der bestemmer, hvordan de enkelte medarbejdere tilbringer deres dag, er i høj grad mellemledernes og de medarbejdere, der rapporterer til dem, ansvarlige. For eksempel er den proces, som en sælger følger for at finde, pleje og konvertere et lead til en kunde, en operationel plan. Arbejdsskemaer, arbejdsgange i kundeservice eller GDPR-politikker, der beskytter potentielle kunders oplysninger, hjælper alle en salgsafdeling med at nå sit taktiske mål – i dette tilfælde en salgskvote – så de hører under operationelle planer.

Denne fase bør omfatte fastsættelse af mål og delmål, som de enkelte medarbejdere skal nå i løbet af en bestemt periode.

Ledere kan vælge selv at fastsætte nogle planer, f.eks. arbejdsskemaer. På den anden side kan de enkelte opgaver, der indgår i en salgsplan, kræve input fra hele teamet. Denne fase bør også omfatte fastsættelse af mål og delmål, som de enkelte medarbejdere skal nå i løbet af en bestemt periode.

Udfør planerne

Det er tid til at sætte planerne i værk. Teoretisk set skal de aktiviteter, der udføres i det daglige (defineret af den operationelle plan), bidrage til at nå de taktiske mål, hvilket igen støtter den overordnede strategiske plan.

Overvågning af fremskridt og justering af planer

Ingen plan er komplet uden perioder med refleksion og justering. Ved udgangen af hvert kvartal eller den kortfristede målperiode bør mellemlederne gennemgå, om de har nået de benchmarks, der blev fastsat i trin to, og derefter indsende datastøttede rapporter til ledelsen på C-niveau. Det er f.eks. på dette tidspunkt, at lederen af salgsafdelingen vil køre en rapport, der analyserer, om en ny proces til styring af salgspipelinen hjalp teamet med at nå sin kvote eller ej. Et marketingteam kan på den anden side analysere, om deres indsats for at optimere reklamer og landingssider lykkedes med at generere et bestemt antal leads til salgsafdelingen.

Afhængigt af resultatet af disse undersøgelser ønsker din organisation måske at justere dele af sine strategiske, taktiske eller operationelle planer. Hvis salgsteamet f.eks. ikke nåede deres kvote, kan deres leder beslutte at foretage ændringer i deres operationelle plan for salgspipeline.

Eksempler på organisatorisk planlægning

Disse skabeloner og eksempler kan hjælpe dig med at begynde at tænke over, hvordan du skal formatere din organisationsplan.

Strategisk

Dette er en toårig strategisk plan på en enkelt side for en fiktiv virksomhed. Bemærk, at de mål, der er anført i afsnittet “Strategiske mål og organisationsmål”, følger SMART-målmodellen: De er specifikke, målbare, handlingsorienterede, relevante og tidsbaserede.

Planlægning af arbejdsstyrken

Firksomheder skal bruge planlægning af arbejdsstyrken til at analysere, forudsige og planlægge fremtiden for deres personale. Planlægning af arbejdsstyrken hjælper med at identificere huller i færdigheder, ineffektivitet, muligheder for medarbejdervækst og med at forberede sig på fremtidige personalebehov.

Her er et eksempel på et levende organisationsdiagram, hvor virksomheder kan visualisere deres ledelsesstruktur og planlægge for fremtiden

Brug Pingboard som et værktøj til at planlægge og forene din arbejdsstyrke. Start gratis i dag!

Taktisk

Dette er en toårig handlingsplan for en administration, som også kan betegnes som en taktisk plan. Organisationens overordnede mål – dvs. strategiske mål – som er relevante for denne afdeling er anført i den øverste sektion, mens de mere taktiske mål for lederen af denne afdeling er anført nedenfor.

Operationel

Kig på denne skabelon til en strategisk plan. Du vil bemærke, at opgaver for en enkelt medarbejder hører under operationel planlægning. Bemærk, at der inden for hvert punkt er plads til, at lederen kan give feedback til medarbejderen.

Kontingent

Denne beredskabsplan dækker, hvordan man beskytter følsomme sundhedsoplysninger i tilfælde af en IT-nødsituation. Der beskrives detaljer, herunder formålet med det flersidede dokument, de standarder, der skal opfyldes, og trinene til at opfylde disse standarder.

Organisationsplanlægning er afgørende for en succesfuld virksomhed

Selv om organisationsplanlægning er en lang og kompleks proces, er den afgørende for din virksomheds succes. Heldigvis bliver processen mere automatisk og intuitiv med regelmæssige planlægnings- og revisionsmøder.

Brug Pingboard’s software til organigrammer til at hjælpe dig med at planlægge og kommunikere din strategi. Med Pingboard kan brugerne opbygge og dele flere versioner af deres organisationsdiagram for at hjælpe med successionsplaner, organisationsomlægninger, planer for fusioner og opkøb. Pingboard hjælper også med ansættelsesplaner ved at give dig mulighed for at kommunikere åbne roller i dit liveorganigram, så medarbejderne forstår, hvor deres virksomhed vokser, og hvilke roller de kan søge. Pingboards medarbejderkartotek hjælper med at finde efterfølgere til specifikke roller ved at give ledere mulighed for at søge i deres arbejdsstyrke efter de færdigheder og erfaringer, der er nødvendige for at besætte en stilling.

Start planlægningen i dag – risikofrit!