Lønseddel Excel-skabelon

Selv om alle medarbejdere nyder at modtage deres lønseddel, er den lønseddel, der følger med pengene, også vigtig. Denne Paystub Excel-skabelon giver detaljer om deres løn fra lønperioden. Og mens lønsedler ikke er påkrævet af føderale bestemmelser, kræver over halvdelen af staterne lønsedler optegnelser. Af disse kræver elleve stater, at arbejdsgivere skal levere en fysisk kopi af en lønseddel i stedet for en digital.

Men selv hvis du ikke driver din virksomhed i en af disse stater, kræver Fair Labor Standards Act, at du skal føre nøjagtige optegnelser over udførte timer og udbetalinger. Loven opregner faktisk fjorten forskellige grundlæggende optegnelser, som arbejdsgiveren skal føre for hver enkelt ikke-fritaget arbejdstager.

Disse optegnelser er de oplysninger, der typisk er indeholdt på en lønseddel. Så selv om du ikke giver dine medarbejdere en kopi af dem, skal du stadig føre en optegnelse. Det betyder, at du har brug for et system til at spore arbejdsgiverløn, fradrag og arbejdstimer.

Denne Excel-lønberegner kan hjælpe dig med at strømline registreringsprocessen med en simpel database. Og hvis du ønsker at oprette lønsedler for at udskrive dem og give dem til dine medarbejdere, er der en ligetil metode til at gøre det.

Selv om Excel primært er et regneark, har det også mulighed for at blive brugt som en simpel database. Nøglen til at få denne medarbejderdatabase excel-skabelon til at fungere korrekt ligger i disse databasefunktioner. Derefter bruger lønsedlen VLOOKUP til at hente data fra databasen.

Skabelonens indhold

Når du downloader ZIP-filen til denne medarbejderdatabase excel-skabelon, modtager du to forskellige regneark:

• Lønseddel Excel-skabelon med database efter medarbejdernavn
• Lønseddel Excel-skabelon med database efter medarbejder-id

Både disse regneark indeholder flere regneark. I hver lønseddel-skabelon til download finder du:

• Anvisninger til brug,
• Et opsætningsark til at tilpasse din skabelon,
• En medarbejderløndatabase til at indtaste medarbejderposter og
• En lønseddel-skabelon, så du kan udskrive lønsedler for hver enkelt medarbejder

Den eneste forskel mellem de to filer er på lønseddel-skabelonen. De er næsten identiske i brug, men en vigtig forskel adskiller dem fra hinanden.

I Excel-skabelon til lønseddel med database efter medarbejdernavn opretter du lønsedler for medarbejderne på baggrund af medarbejderens navn.

I Excel-skabelon til lønseddel med database efter medarbejder-ID opretter du dem ved hjælp af medarbejderens ID-nummer.

Du skal selv afgøre, hvad der giver mest mening for dit system til administration af medarbejderdatabasen. Når du har besluttet dig, kan du begynde at tilpasse skabelonen og tage den i brug.

Vejledning

Bagerst på hver skabelon finder du et regneark med en vejledning til brug. Disse regneark indeholder en forenklet version af disse skriftlige anvisninger.

Der er korte anvisninger til regnearket til opsætning, regnearket til lønseddel og regnearket til database. Du finder også nogle nyttige noter om alle tre, så du kan bruge regnearkene mere effektivt.

Lønseddelsskabelonen leveres med eksempeldata for at gøre det lettere for dig at se, hvordan skabelonen fungerer, og hvordan du kan oprette lønsedler ved hjælp af dine egne data. Du skal blot slette eksempeldata for at oprette en tom blanket.

Når du har downloadet og udpakket skabelonen, kan du hurtigt scanne disse anvisninger. På den måde får du et bedre overblik over, hvad du skal gøre for at udarbejde dine lønsedler til medarbejderne.

Skabelonopsætning

Når du har læst arbejdsarket Sådan bruges, kan du navigere til siden Opsætning. Det er her, du tilpasser dine datoer, titler og kategorier.

Lønseddel-skabelonen dækker en tolvmåneders periode med en lønseddel hver måned. Du kan justere månedsnavne og overførselsdatoer, så de passer til din virksomheds behov. Overførselsdatoen er den dato, hvor din virksomhed sender pengene til dine medarbejdere. Dette vil typisk være en til tre arbejdsdage før pengene indsættes på dine medarbejderes bankkonti med en direkte indbetaling.

I den anden sektion kan du spore indtjening og fradrag. Denne database kan spore op til otte af disse.

I kolonnen “Løntitler” kan du dokumentere, hvilke lønninger og fradrag der skal redegøres for. I kolonnen “Lønkategori” kan du derefter bruge rullemenuen til at angive, om hver enkelt løntitel er en indtægt eller et fradrag.

Alle ændringer, du foretager i Opsætningsformularen, vil blive afspejlet i Excel-databasen og i medarbejderens lønseddelgenerator.

Løndatabase for medarbejdere

Når du har de korrekte måneder, overførselsdatoer, løntitler og lønkategorier, har du afsluttet den indledende opsætningsproces. Nu kan du begynde at arbejde med medarbejderdatabasen.

En oversigt

Når du først åbner databasen, kan den være lidt overvældende. Da denne formular er beregnet til at spore medarbejdernes løn for et helt år, er der tolv forskellige månedlige sektioner til at registrere lønnen. Der er også et afsnit til at tilføje grundlæggende oplysninger om hver enkelt medarbejder. Her er et udzoomet billede af en del af denne massive database.

Denne skabelon har plads til 50 medarbejdere. Du kan tilføje yderligere rækker, men du skal gøre det før den sidste række i databasen. På den måde bliver formlerne også automatisk tilføjet.

Hvis du ikke har brug for 50 rækker, kan du også slette rækker fra databasen. Følg anvisningerne i dette indlæg for at indsætte eller slette rækker:

Indsæt eller slet rækker og kolonner

Frost paneler for altid at se kolonne- og rækkeoverskrifter

Da dette regneark er så stort, kan du måske finde det fordelagtigt at fryse paneler. Dette låser de rækker og kolonner, du vælger, så de altid er synlige, selv når du scroller. Frysning af ruder kan være med til at fremskynde din dataindtastning, da du ikke skal forsøge at huske, hvad hver celle er til, eller skal rulle tilbage til overskrifterne.

For at låse ruder skal du følge anvisningerne i denne artikel:

Frost ruder for at låse rækker og kolonner

Farvede overskrifter

For at hjælpe dig med at holde dig organiseret og skelne mellem de enkelte afsnit i databasen er der farver på overskriftsrækken. Afsnittet i lilla er til registrering af medarbejderoplysninger. Derefter skifter hver måned mellem grøngrøn og brun, så du nemt kan se, hvor hver måned slutter og den næste begynder.

Minimér og maksimér månedsgrupper

For at gøre Excel-regnearket mere tilgængeligt kan du også minimere måneder, som du ikke bruger. Over hvert månedsafsnit, i rækken med kolonneoverskrift, er der plus- (+) og minus- (-) tegn. Du klikker på disse for at udvide eller minimere hver gruppe.

Sådan bruger du

Når du har frosset ruderne og minimeret alle de måneder, du ikke arbejder med, er du klar til at begynde at indtaste oplysninger i den lilla del af formularen.

For hver medarbejder registrerer du deres:

• Medarbejder-ID
• Navn
• Titel
• Afdeling
• Direktorat/Manager
• Banknavn
• Bankkontonavn
• Bankkontonummer
• Bankkontonummer

Du skal være forsigtig med at indtaste disse oplysninger, for at sikre præcis indtastning af data.

Dernæst kan du navigere til månedsgruppen for den aktuelle måned. Her skal du indtaste alle tallene for dine medarbejderes løn og ydelser. Der er en kolonne for hver af de lønninger og fradrag, du har medtaget på siden Opsætning. Hvis du har brug for at foretage ændringer i disse kolonneoverskrifter, skal du ændre dem på siden Opsætning. På den måde afspejles ændringerne i hele databasen og ikke kun i den aktuelle måned.

Når du har indtastet alle data for lønperioden, kan du begynde at generere medarbejdernes lønsedler.

Lønseddel

Arbejdsarket til lønseddel er designet til at blive brugt som en skabelon til lønseddel og giver dig mulighed for at udskrive en tilpasset medarbejderlønseddel for hvert medlem af dit team.

Sådan ser skabelonen til lønseddel ud:

Du skal opdatere cellen, hvor der står “The Spreadsheet Page” i øverste venstre hjørne, så den viser dit firmanavn. Du kan skrive det direkte, eller du kan uploade et logo.

Når du har ændret denne celle, er lønsedlen klar til brug. Den henter alle de lønoplysninger, du har indtastet for denne medarbejder, og opretter en fortrolig lønseddel.

Dette omfatter:

• Løn (løn, måltider, transport, sundhedstillæg osv.),
• Afdrag (forsikring, skat osv.).),
• Bruttoløn (skabelonen anvender fast løn, ikke timeløn),
• Nettoløn,
• Lønperiode (standard er månedlig, men du kan tilpasse skabelonen, så den passer til en lønperiode på to uger, hvis det er nødvendigt),
• Overførselsdato (datoen for direkte indbetaling af lønnen),
• Bankoplysninger og
• Stillingsoplysninger (deres titel, afdeling og chef).

Du skal generere en separat lønseddel for hver medarbejder og udskrive dem en ad gangen. Dette er en simpel proces, der kun kræver én manuel indtastning.

For at begynde at udskrive lønsedler skal du vide, hvilken version af regnearket til lønbehandling du bruger.

Generer en lønseddel efter medarbejdernavn

Hvis du bruger PayStub Excel-skabelonen med Database efter medarbejdernavn, vil du se en drop-down pil ved siden af feltet medarbejdernavn:

Du skal blot vælge den korrekte medarbejder fra drop-down mulighederne, og alle resten af denne persons oplysninger vil automatisk blive udfyldt. Derefter er denne formular klar til at blive udskrevet.

Derpå skal du vælge et nyt navn og udskrive den næste lønseddel. Du gentager denne udvælgelses- og udskrivningsproces for hver enkelt medarbejder i virksomheden.

Generer en lønseddel efter medarbejder-id-nummer

Hvis du bruger PayStub Excel-skabelonen med Database efter medarbejder-id, vil du se en drop-down pil ved siden af feltet medarbejder-id:

Du skal blot vælge det medarbejder-id-nummer, som du vil se, og derefter udskrive formularen. Du kan gøre dette for hver enkelt medarbejder.

Tilføj medarbejderens lønoplysninger hver måned

Når du er færdig med at udskrive lønsedler for hver enkelt medarbejder, kan du minimere den måned, du lige har afsluttet. Når det så er tid til at køre lønskabelonen igen, kan du maksimere den næste måned.

For at forberede lønsedlen hver måned skal du:

• opdatere alle medarbejderens personlige oplysninger eller betalingsoplysninger,
• opdatere lønperioden,
• tilføje nye medarbejdere,
• indtaste alle fradrag og udgifter,
• generere en lønseddel for hver medarbejder, og
• udskrive en lønseddel for hver medarbejder.

Gennem at gemme et helt års optegnelser i denne enkelt database kan du nemt gå tilbage og besvare eventuelle spørgsmål om medarbejdernes løn. Du vil have de oplysninger, du har brug for, let tilgængelige.

Hold formularen fortrolig

Da der er tale om en officiel registrering af medarbejdernes løn, skal du holde din database sikker. Det er ikke noget, du ønsker, at hvem som helst skal foretage ændringer i.

For at sikre, at der ikke foretages uautoriserede ændringer, kan du overveje at beskytte dokumentet med en adgangskode og kun give dit lønpersonale adgang til det. Hvis du vil oprette et beskyttet regneark, skal du følge anvisningerne i dette indlæg:

Beskyt et regneark

Beskytter du et regneark, forhindrer du folk i at foretage ændringer. Men de vil stadig kunne åbne filen og se fortrolige oplysninger. For at forhindre uautoriseret personale i at åbne arket kan du beskytte Excel-dokumentet på filniveau.

Afhængigt af det teknologiske system, du har konfigureret, kan du overveje:

• Kryptering af filen,
• Kræve en adgangskode for at åbne filen, eller
• Begrænse adgangen til filen med tilladelser til informationsrettighedsstyring.

For at få flere oplysninger om sikkerhed for Excel-regneark kan du læse dette indlæg:

Beskyttelse og sikkerhed i Excel

Spore dine medarbejderes lønninger

Når du har fået sat dine beskyttelser op, har du en fortrolig måde at spore medarbejdernes lønninger på. Dette vil hjælpe dig med at overholde statslige og lokale ansættelseslove og registrere lønoplysninger for hver enkelt medarbejder.

Hvert år kan du begynde en ny skabelon og give medarbejderne en chance for at opdatere deres betalingsoplysninger. Derefter kan du begynde at bruge skabelonen til at generere lønsedler for hver enkelt person på lønningslisten.