Konferencetemaer er afgørende for et vellykket møde og kan gøre forskellen mellem en sløv begivenhed og et energigivende, mindeværdigt program. År efter år kan det være en kamp at finde på noget nyt, der vil vække genklang hos dit team. Dit kongrestema repræsenterer den centrale idé og det budskab, du ønsker at formidle.
En god præmis giver et fokuspunkt eller et midtpunkt, som alt andet bygger på, herunder hovedtaler, breakout-sessioner, rumindretning, mad, receptioner samt incitamenter og præmier til deltagerne.
4 trin til at definere konferencetemaer
#1 – Skab en klar opfordring til handling. Hvilket budskab ønsker du at formidle, og hvilken handling ønsker du, at deltagerne skal foretage? Bestem dit centrale budskab, så alle involverede ved, hvad du forventer under og efter konferencen. Dette er selve kernen i at vælge et solidt tema med varig effekt.
#2 – Gennemgå Chips liste over gennemprøvede temaer. Chip har udarbejdet denne liste over kvalitetstemaer til salgsmøder som hjælp til brainstorming af ideer til dit arrangement. Du kan også tage udgangspunkt i aktuelle begivenheder, film, tv, sport, musik, historie eller temaer om succes og sejr.
#3 – Vær konsekvent med image og branding. Sørg for, at dine konferencetemaer er i overensstemmelse med din virksomheds image eller branding. Hold titlen enkel, så alle finder den nem at relatere til og bruge. Mindre er mere, så lad være med at tvinge for meget ind i et program.
#4 – Integrer dit mødetema. Anvend de valgte konferencetemaer på alle elementer af mødet og videre frem. Begynd med invitationer, materialer, skiltning, PowerPoint-skabelon, priser, gaver, måltider og receptioner. Vælg talere, der har evnen til at integrere temaet problemfrit i deres program. Sammenflet alle incitamenter, konkurrencer og præmier, der vil blive brugt i løbet af året for at give dit kongrestema benene på jorden.
Få talerne involveret tidligt i planlægningsfasen
Sørg for at kommunikere dine salgskonference- eller ledelseskonference-temaer fuldt ud til alle mødets oplægsholdere, så de kan formidle de vigtigste budskaber for arrangementet. Gentagelsen fra hver enkelt taler styrker mødets opfordring til handling, så det fortsætter med at påvirke deltagerne, efter at konferencen er slut.
Giv dine konferencetemaer benene på jorden
Det er en enorm udfordring at komme med spændende motiverende mødetemaer år efter år. Når du har valgt din idé til konferencetemaet, skal du tage dig tid til at flette elementer kreativt sammen til hver del af dit møde. Følg denne liste over trin for at integrere alle aspekter fuldt ud for at opnå den største effekt på deltagerne:
- Vælg et farveskema
- Opret et logo og en PowerPoint-skabelon til oplægsholderne
- Fastlæg ledelsesteamets nøglebudskaber, og hvad de tema betyder for alle oplægsholdere
- Optag oplægsholdernes nøglebudskaber til mp3-download eller cd/dvd for at forstærke budskaberne
- Send teaser-invitationer ud pr. mail, e-mail, med lyd- og videoklip
- Binde alle særlige begivenheder, måltider og oplevelser sammen med dit tema
- Bestil temarelaterede reklamespecialartikler som skjorter, tasker, T-shirts, hatte, kuglepenne, flashdrev osv. og placer dem på hotelværelserne
- Udstyr dine medarbejdere med skjorter med temalogo, så de skiller sig ud
- Skab et opfølgningsprogram med en undersøgelse for at sikre, at de rigtige budskaber er blevet modtaget