Når det er tid for en virksomhedsejer at udfylde skattedokumenter, kan det være lidt forvirrende at forsøge at forstå, hvordan man håndterer udstyr og forsyninger købt til forretningsformål. Disse to typer af køb betragtes på forskellige måder i regnskabsmæssig og skattemæssig henseende.
Visse køb, især køb af mindre beløb, kan udgiftsføres, mens andre køb, som regel udstyr, skal afskrives (spredes ud over tid).
Udstyr og forsyninger kun til forretningsbrug
Først skal du være opmærksom på, at disse køb kun er til forretningsbrug og ikke til personlig brug.
Forsyningsprodukter, såsom printerpapir, kan ikke bruges til personlige formål. Selv om dette ikke synes at være en vigtig sondring, kan en IRS-revision finde, at disse køb ikke er fradragsberettigede, hvis du ikke kan bevise, at de er brugt som en forretningsudgift.
Erhvervsudstyr, der kan bruges til både personlige og forretningsmæssige formål, kaldes opført ejendom. Du kan muligvis fratrække en vis procentdel af udgifterne til forretningsudstyr, hvis du kan bevise omfanget af den erhvervsmæssige brug.
Brug dit erhvervskreditkort eller din bankkonto, når du køber forretningsudstyr og forsyninger. Købsmetoden alene beviser dog ikke deres brug som en erhvervsmæssig udgift.
Udgifter vs. afskrivning
Det vigtigste at huske om forskellen mellem forretningsforbrugsstoffer og forretningsudstyr er, at forbrugsstoffer er et kortfristet eller omsætningsaktiv, og udstyr er et langfristet aktiv.
Omsætningsaktiver er de aktiver, der bruges op inden for et år (mere eller mindre), mens langfristede aktiver bruges over flere år. Ja, kopipapir kan ligge på en hylde i over et år, men dette er blot en generel retningslinje for kategorisering af aktiver til skatteformål.
Fradrag for udgifter til forbrugsgoder
Da forbrugsgoder formodes at blive brugt op inden for det år, de er købt, opføres udgifterne til forbrugsgoder som omsætningsaktiver som en udgift på din virksomheds resultatopgørelse (P&L) og tages som et fradrag på din virksomheds skat i det år, de er købt.
Afskriv udgiften til udstyr
Da udstyr kan bruges over en længere periode, kategoriseres værdien af dette udstyr som et langfristet aktiv på balancen, og omkostningerne afskrives over tid (tages som et fradrag i trin over udstyrets levetid).
Skattevæsenet har forskellige betegnelser for fradrag og afskrivninger. I stedet for “fradrag” siger de “expensing”, hvilket betyder, at man tager et fradrag for en udgift. I stedet for “afskrivning” siger de “kapitalisering”, hvilket betyder, at man fordeler udgifterne til kapitalgoder som udstyr over tid.
Hvad er forretningsforbrugsstoffer?
Erhvervsmaterialer er varer, der købes og typisk opbruges i løbet af året. De mest almindelige typer af forretningsartikler er kontorartikler, herunder hæfteklammer, klistermærker, overstregningspenne og materialer, der bruges til at drive kopimaskiner, printere og andre kontormaskiner.
Hvis du køber materialer til brug i produkter, du fremstiller eller sælger, herunder emballage- og forsendelsesmaterialer, håndteres disse materialer anderledes i regnskabsmæssig og skattemæssig henseende.
Forsyningsmaterialer til fremstilling, forsendelse og emballering af produkter tælles som lagerbeholdning og indgår i beregningen af omkostningerne ved solgte varer. Ved årets udgang foretages der en opgørelse af disse forsyninger som en del af denne beregning.
I regnskabsmæssig henseende anses forretningsforsyninger for at være omsætningsaktiver. Køb af virksomhedsforsyninger trækkes fra på din virksomheds selvangivelse i afsnittet “Udgifter” eller “Fradrag”.
Hvad er virksomhedsudstyr?
Erhvervsudstyr er materielle goder, der anvendes i en virksomhed. Udstyr anses for at være mere permanent og længerevarende end forsyninger, som hurtigt opbruges. Udstyr omfatter maskiner, møbler, inventar, køretøjer, computere, elektronisk udstyr og kontormaskiner. Udstyr omfatter ikke jord eller bygninger, der ejes af en virksomhed.
Køb af udstyr bogføres ikke som en udgift i ét år, men udgiften fordeles i stedet over udstyrets levetid. Dette kaldes afskrivning. Fra et regnskabsmæssigt synspunkt betragtes udstyr som kapitalgoder eller anlægsaktiver, som virksomheden bruger til at skabe overskud.
Skatter på salg af virksomhedens udstyr
Vinster eller tab ved salg af kapitalgoder, herunder udstyr, håndteres anderledes, både fra et skattemæssigt og regnskabsmæssigt synspunkt, end en virksomheds almindelige indkomst fra salg. Gevinsten eller tabet ved salget er underlagt kapitalvindingsskat, som beskattes med en anden sats end indkomst. Satsen afhænger af, hvor længe aktivet er blevet solgt, men er normalt ikke højere end 15 %. Du skal indberette kapitalgevinster på dit skema D i din selvangivelse.
Ny måde at fratrække billigere udstyr på
Selv om erhvervsudstyr, ligesom anden erhvervsejendom, normalt skal afskrives, kan du under visse omstændigheder fratrække de fulde omkostninger ved erhvervsudstyr. Dette fradrag kaldes en de minimis safe harbor, hvilket betyder, at der er tale om en undtagelse for små beløb. Her er kravene:
Hvis din virksomhed har det, som IRS kalder et “relevant regnskab”, kan du i det år, hvor du købte udstyret, tage et erhvervsskattefradrag for beløb betalt for erhvervsudstyr på op til 5.000 USD pr. stk. med en faktura.
Hvis din virksomhed ikke har en relevant årsopgørelse, kan du tage et erhvervsskattefradrag på 2.500 dollars pr. stk. med en faktura i det år, du købte udstyret.
Du skal også underrette IRS på din selvangivelse om, at du tager dette fradrag.
Skatteforhold er altid komplicerede, og afskrivninger og kapitalgevinster står øverst på listen. Denne artikel er en generel oversigt og ikke skattemæssig eller juridisk rådgivning. Få hjælp fra en skatteekspert til afskrivning af udstyr eller indberetning af kapitalgevinstskat.