Selv om traditionelle faxmaskiner hurtigt bliver erstattet af e-mail og internetfax-tjenester, er det stadig vigtigt at vide, hvordan man bruger denne arbejdshest på arbejdspladsen. Her er nogle grundlæggende anvisninger på, hvordan man sender og modtager en fax.
Sendelse af en fax:
Anvisning
Anvisning
- Sørg for, at faxmaskinen er tilsluttet en strømkilde og også er tilsluttet et fungerende telefonstik.
- Tænd for faxmaskinen.
- Indhent faxnummeret på destinationsfaxmaskinen.
- Saml de dokumenter, du vil sende, og læg dem i den rækkefølge, du ønsker, at de skal modtages.
- Fyld et separat stykke papir, et såkaldt dækblad, ud med modtagerens navn, faxnummer/telefonnummer, dit navn, dit telefonnummer, en kort besked og antallet af sider (inklusive dækblad).
- Læg dokumenterne med forside opad i faxmaskinens indføringsbakke med forsidearket øverst
- Kald modtagerens faxnummer (opkaldsvejledning for internationale opkald)
- Dryk på knappen “fax” eller “send”, afhængigt af den pågældende faxmaskine-model
Nu scanner faxmaskinen hver af dokumentsiderne i sin hukommelse. Når alle siderne er blevet scannet, vil du høre en række faxtoner. Disse toner signalerer “handshake” mellem den afsendende og den modtagende faxmaskine, hvorved der etableres en kommunikationsforbindelse. Vent i et par minutter, mens faxen sendes. Hvis faxmaskinen har en lille skærm, skal du kigge efter en bekræftelse på, at faxen er gået igennem. Nogle faxmaskiner udskriver også en kort bekræftelsesrapport.
Sådan modtager du en fax:
- Sørg for, at faxmaskinen er tilsluttet og tændt, og at den er tilsluttet et fungerende telefonstik. Dette telefonstik kan enten være din almindelige telefonlinje eller en dedikeret faxlinje. Det vigtige er, at afsenderen har det rigtige nummer.
- Sørg for, at faxmaskinen har tilstrækkeligt med blæk i tonerkassetten. Tonerpatroner har normalt en eller anden form for indikator, når toneren er lav. De fleste moderne faxmaskiner giver også en advarsel, når toneren er lav.
- Sørg for, at der er nok printerpapir i faxmaskinens papirbakke. Føntér papiret (kør tommelfingeren langs bunden og adskil de enkelte sider) for at undgå papirstop i maskinen.
- Hvis der er en telefon på faxmaskinen, ringer telefonen. Du skal ikke tage den.
- Venter på “handshake”-tonerne, der angiver, at faxmaskinen taler med afsenderens maskine.
- Faxmaskinen begynder automatisk at udskrive hver side i faxen.
- Kontroller forsiden for at sikre, at du har modtaget lige så mange sider, som der blev sendt.
- Hvis der er tale om et vigtigt dokument, er det en kontoretikette at ringe eller sende en e-mail til afsenderen for at bekræfte, at du har modtaget faxen.
På næste side fortæller vi om, hvordan du løser almindelige problemer med faxmaskiner.